M01 文件控制程序.docx

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1、文件控制程序CSCEC46/M01-20091目的对公司与质量管理、职业健康安全和环境管理体系有关的文件和资料予以控制，防止文件和资料的丢失、误用，确保公司各个场所能及时得到适用文件的有效版本，建立本控制程序。2适用范围适用本公司与质量管理、职业健康安全和环境管理体系有关的文件控制。3职责3.1 工程部负责组织QEO管理手册、管理体系程序文件的编制、修订及实施，负责体系文件的控制管理。3.2 工会代表员工参与环境和职业健康安全管理事务的评价、检查和调查，保持与有关领导和单位进行协商和沟通方面的意见和建议文件记录。3.3 宣传部负责公司管理方针、目标及体系建立、运行、改进的信息发布和宣传。3.4

2、 法务部负责获取与档案、文件管理有关的法律、法规方面的信息传递、发布和其他要求。3.5 办公室负责行政管理类文件的控制。3.6 公司各相关部门负责编制相应管理制度及支持性文件，并负责对本业务系统专业文件进行控制管理。3.7 公司各部门、分支机构、项目部设专人，可采取多种形式，负责本单位所有与质量管理、职业健康安全管理、环境管理各自业务范围内信息的接收、传递和处理，保存相关信息记录。并保证快速将有关文件、信息传达到相应岗位。4工作程序4.1 文件的分类4.1.1 内部文件：QEo管理手册、管理体系程序文件；对管理体系的运行提供支持,包括决定制度、规定、办法等制度性红头文件；各部门业务系统中与质量

3、管理、职业健康安全和环境管理体系有关的文件资料，包括：施工组织设计、职业健康安全与环境管理方案、操作规程、合同文件等。4.1.2 外部文件：由公司外部进入本公司的文件。包括法律法规文件、标准类文件、图纸类文件、上级下发的与质量管理、职业健康安全和环境管理体系有关的文件等。4.2文件控制工作程序图文件管理流程图4.3 文件的编号及版本号手册及管理体系程序文件以文件编号、版本号及日期形式发布。支持性文件以文件编号、版本号、发文单位及日期形式发布。其它文件的发文稿方式由发放部门或单位具体确定。版本号采用A版、B版、C版方式表示，文件编号方法如下：4.3.1 管理体系文件编号方法：CSCEC46/M.

4、T.SOOXXXX序号号_管理标准用M表示，技术标准用T表示，氢标识支持性文件SM是Manager（管理标准）的英文缩写T是TeChnOIogy（技术、工艺标准）的英文缩写S是SUPPOrt（支持性文件）的英文缩写4.3.2 支持性文件编号方法：按公司行政行文文件编号规定4.3.3 外部文件编号方法：外部文件仍采用原文件编号或由相应管理部门自行进行编号。4.4 文件的编制、审核和批准发布4.4.1 文件和资料发布前，发文单位必须请有关人员（见下表）对文件的充分性、适宜，性、发放范围进行审:股，填写并保管文件HR批汇签单。序号名称文件编制、更改审核批准、发布1QEO管理手册工程部管理者代表组织有

5、关领导和部门负责人总经理2程序文件工程部、各主控部门管理者代表组织有关领导和部门负责人管理者代表3行政文件相关部门及办公室相关部门经理及办公室主任主管领导4施工组织设计项目技术负责人技术部门组织有关部门会签总工/分支机构总工5施工方案类专业技术人员/项目技术负责人项目经理总工/分支机构总工6职业健康安全/环境管理方案公司由同级工会/办公室组织编制组织有关部门会签公司副总经理分支机构由同级工会/办公室组织编制项目由项目经理组织编制相关部门审核会签分支机构生产负责人7合同文件相应部门分管领导主管领导8外部文件办公室/相关部门接收确认部门负责人主管领导9各有关部门下发的与质量、职业健康安全和环境管理

6、体系有关的其它文件和资料相应部门部门负责人主管领导4.4.2 审批人员在确定文件的发放范围时，应注意与质量管理体系、环境管理体系、职业健康安全管理体系运行有关的各个场所，都能得到相应文件的有效版本。4.4.3 文件通常以打印文字、电子版、信息平台的形式发布。4.5 文件状态与分发标识4.5.1 所有质量管理、职业健康安全管理和环境管理体系的有效文件均应标识。4.5.2 文件状态为“受控”、“非受控”、“作废”。(1) “受控”指文件持有人必须按照文件的批准、发放、使用、更改、作废回收程序严格执行，并按规定管理。(2) “非受控”指对文件进行修改、换版时不需通知文件持有者，发放做好登记即可。(3

7、)若因工作需要作为参考使用时:应在文件封面显著位置作“作废保留”标识。(4)文件分发号标识用各岗位或单位名称的汉字标识，如：发给总经理的受控文件,在受控状态栏标明“受控”，在分发标识栏内标明“总经理，中建四局六公司体系文件分发章受控状态分发标识4.6 文件的发放4.6.1 公司各部门、分公司、项目经理部都应设立专职或兼职资料员负责各类文件的发放、接受、登记、标识、传递、存放。确保文件处于受控状态。4.6.2 发文时按批准人在“文件发放登记簿”上批示的发放范围发放，发文应填写“文件发放登记簿”，按类别建立发文台帐。注明文件名称、文件编号、序号、收文单位、受控标识，并要求收文人签字，注明签收日期。

8、4.6.3 文件使用部门或使用人丢失文件，应提出申请，说明原因，经本单位负责人提出处理意见，报公司主管领导批准后，方可补发，并注明“补发”。4.6.4 由于公司机构变动，新设置的单位(部门)应及时申请补发体系文件，发文单位应积极配合。4.7 文件的接收、传递与转移471文件接收人员收到文件后，在收文登记簿中按要求登记。4.7.1 所有进入本单位、本部门的文件，首先交给文件主控部门，文件主控部门按照“收文登记簿”逐项填写，并粘贴“文件处理、传阅用笺”报领导批阅，并按照领导批示办理。有办理期限的文件，主控部门请示主管领导后及时办理。4.7.2 文件的转移a)调出公司的人员所持有的公司文件应办理交接

9、。b)本公司范围内调动的人员，其所持有的文件应移交。具体按以下办理：(1)在原单位(部门)借阅的文件应归还原单位(部门)，资料员在“文件借阅记录表”上予以注明。（2）由原单位（部门）发放的文件如需要归还的，原单位（部门）资料员在相应的收发文台帐上注明归还原因及归还日期。（3）由原单位（部门）发放的文件如需要保留的，原单位（部门）资料员在收发文台帐上注明文件去向及转移时间。接受单位（部门）资料员应在收发文台帐上进行登记，并注明时间和由来，文件编号和受控标识不变。4.8 文件和资料复制受控文件的复制由部门负责人审批，做好复制记录。所有复制文件的发放按照本程序4.5有关规定执行。4.9 文件的评审与

10、修订公司使用中的文件应在必要时进行适宜性评审。4.9.1 QEo管理手册和管理体系程序文件在必要时进行评审，评审由管理者代表主持，工程部负责组织各职能部门参加。4.9.2 支持性文件在发现有不适宜部分或文件内容有部分不能正确指导公司生产经营管理以及记录有误时，由主管部门及时组织相应职能部门进行评审。4.9.3 其它文件的评审由文件编制部门根据需要安排实施。4.9.4 当文件在评审后需要修改时，由该文件的原编制单位进行更改，按原批准发放权限进行，并由更改文件的部门填写“文件更改/作废审批表经批准人审批后方可。4.9.5 体系文件经过多次更改，应采取换版，提升版本号，并按本程序4.5有关规定执行。

11、4.9.6 文件的更改方法a）文件的更改应由该文件的管理部门或单位发出“文件更改通知单”，文件的持有者按更改通知的要求指定专人统一更改，领导持有的体系文件由其分管的有关部门负责更改。“文件更改通知单的发放应比照原文件发放范围，并按照本程序4.5有关规定执行。b）文件和资料更改一般采用“划改”或“换页”。如果“划改”，则在需更改处直接用黑水笔在原有文字上划上单条横线，在原有文字上方写上更改后的文字；如果“换页”则撤下原页予以销毁，再换上有效页。图纸的更改由持有人（部门）按照变更通知单在图纸相应部位进行标识，并署名。C）所有文件的更改，均需在“文件更改一览表”上注明更改通知单编号和更改日期。4.1

12、0 外来文件的管理外来文件的标识、发放、使用、更改和废止的方法与公司内部文件相同。4.11 文件的归档管理4.11.1 各单位资料员负责本单位文件的保管，资料员要经常检查文件的完整性，建立文件借阅台帐，杜绝文件丢失、误用现象的发生。文件保存时应确保文件清晰，并便于识别和检索。4.11.2 文件在批准发布后，办公室统一收集整理交档案室归档保存。4.11.3 各项目部、分支机构编制和管理的工程文件和技术资料按中建四局六公司工程技术档案暂行办法执行。4.11.4 所有归档的文件和资料由公司档窠室按中建四局六公司档案管理规定、中建四局六公司基建档案管理暂行办法、中建四局六公司工程技术档案管理暂行办法、

13、的有关规定保存管理。4.12 文件的保存与销毁4.12.1 针对工程项目编制的施工文件、根据现行档案法和当地有关规定执行。4.12.2 当文件内容已不能正确指导公司生产经营管理必须作废时，应按照文件的原批准发放权限进行。并由文件的作废部门填写“文件作废通知单经批准人审批后方可。“文件作废通知单”的发放按照本程序4.5有关规定执行。4.12.3 文件持有部门在接到“文件作废通知单”后，应立即停止对该文件的使用，并按“文件作废通知单的要求，由本单位资料员将该文件收回、销毁，文件销毁前须填写“文件销毁登记表”，并保留销毁记录。4.12.4 若须查阅保留的作废文件应在该文件的封面上加盖“作废保留”印章

14、。4.12.5 文件控制过程形成的记录，参照公司相关管理规定。5相关/支持性文件中建四局六公司基建档案管理暂行办法中国建筑工程总公司企业档案分类规划（试行）中建四局六公司工程技术档案管理暂行办法中建四局六公司机关文件材料归档范围中建四局六公司电子文件管理办法6记录文件处理、传阅用笺文件发放登记簿 收文登记簿 有效文件清单CSCEC46/M01-01CSCEC46/M01-02CSCEC46/M01-03CSCEC46/M01-04文件复制登记表文件更改通知单 文件销毁登记表CSCEC46/M01-05CSCEC46/M01-06CSCEC46/M01-07文件处理、传阅用笺收文年月曰CSCEC46/M01-01文号文件名称份数拟办意见领导批示有关部门（阅办情况）处理结果文件处理、传阅用笺年月曰CSCEC46/M01-01十叁文件份又亏名称数拟办意见领导批示有关部门（阅办情况）处理结果文件发放登记簿发文日期文号文件名称审批人发放范围份数分发序号签收接收日期备注