物业公司文件档案及票据管理作业规范.docx

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1、文件档案管理作业规范一、目的：规范公司各种文件档案的管理，充分发挥其在日常工作中的作用。二、适用范围：适用于公司本部和管理处的文件档案的管理。三、职责：L公司总经办为公司级文件档案管理的归口部门，负责员工档案的管理。2,公司本部各部门负责部门文件档案的管理。3,各管理处负责的管理的物业的物业管理文件档案。4,总经办是公司各级文件档案管理的监督部门。四、作业规范：1,相关概念（1）文件一一档案的前身，分“现行文件”和“历史文件二（2）档案一一文件使用后或办理后转化而来。2,公司级文件档案的管理（1）文件分类“红头文件”:即公司报董事长的请示、报告等。“蓝头文件”：即公司下发各基层单位的内部文件。

2、公司下发的其它文件。外来文件a上级部门下发给本公司的文件。b通过各种方式收集的适用于本公司的法律、法规、规范、标准和其它文件资料。基层单位的请示报告等。员工档案（2）管理对红头、蓝头和公司下发的其它文件，在严格核对上报下发数量后，由档案员分类编号、登记并保存原件。外来文件a档案员将收到的外来文件呈送总经理批阅后，分类并编号、登记存档。基层单位的请示报告在按程序处理完毕后，由档案员分类、编号、登记进行管理。员工档案按员工档案管理作业规范操作。（3）查阅查阅红头文件须经总经理批准。查阅蓝头文件须经总经办主任同意。查阅请示报告须由档案员同意。（4）保存期限红、蓝头文件和外来文件一般为长期保存文件。层

3、请示报告单一般保存期为2年。（5）销毁红、蓝头文件和外来文件的销毁须经总经理批准，并做好记录。基层请示报告单若需销毁须经总经办主任同意后记录。3,管理处级文件档案（1）文件分类物业档案:从规划到接管验收的全部工程资料及物业构成各个方面资料。业主档案:业主自然情况、费用缴纳情况等资料。管理服务档案：根据物业合同约定进行管理服务的所有资料。其它（2）管理归档:由管理员将取集的资料根据来源、内容、形式进行整理、分类、编号、标识并保存。查阅：文件档案的查阅须经管理处主任同意，并在查阅记录上签字。复制：外部人员一律不得复制管理档案，本公司人员如工作需要而复印资料，须经管理处主任批准并登记。保存期限：长期

4、保存有关管理处内部管理的资料由管理处专人妥善保存，不许任何人复制、借出。4,公司总经办负责监管各基层单位的文件档案管理工作。五、相关表单：文件查阅登记表票据管理作业规范一、目的：规范公司票据管理，避免和堵塞因管理不善而存在的漏洞。二、适用范围：适用于本公司各种票据的管理。三、职责：（一）公司财务部是本公司各种票据管理的归口部门。（二）各单位严格执行本作业规范。四、作业规范：（一）本规范所称票据，指各种发票、收据和其它凭据。（二）票据的发生：L由于经济活动而产生的相关票据。2,由于其他活动而产生的相关票据。（三）票据的处理：1,持票人于办理报销手续之前，将各类票据整理分类。2,按公司要求将各类票

5、据粘贴于相应的报销单背面。3,部门负责人签批。4,将报销单交总经办工作人员。5,总经办将报销单送公司财务部核验，核验合格，用铅笔在报销单右上角注明：“已核”，返回总经办。6,总经办工作人员将从财务部返回的报销单整理后呈总经理审批。7,总经办将总经理审批的报销单分发原持单人。8,持单人完成报销手续。（四）票据的保存：1,财务部是公司所有票据的保存部门。2,财务部分部门按月装订票据，作标准封面和标识。3,财务部将处理完毕的票据保存在安全、防火、防蛀、防潮的地方，上锁。4,票据均为长期保存。（五）票据的查阅：1,如确需查阅历史票据，必须经财务部经理同意，必要时须经总经理批准。2,不得复印票据，如需复制，须经财务部经理同意或总经理批准。