公司采购业务全流程风险控制指引（2024示范模板）.docx

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1、公司采购业务全流程风险控制指引（2024示范模板）说明：本指引旨在为公司规范采购行为、防控采购风险提供参考和建议,内容涵盖请购、审批、购买、验收、付款、采购后评估等公司采购业务全流程所涉及的管理制度、相应权责配置和风控程序。具体条文如下：第一章总则第一条为了促进XXX公司（以下简称“公司”）依法合规采购，满足生产经营需要，规范采购行为，防范采购风险，根据财政部等五部委企业内部控制应用指引第7号一一采购业务XXX公司章程（以下简称公司章程）等规定，制定本指引。第二条本指引所称采购，是指购买物资（或接受劳务）及支付款项等相关活动。第三条公司采购业务至少应当关注下列风险：（一）采购计划安排不合理，市

2、场变化趋势预测不准确，造成库存短缺或积压，可能导致公司生产停滞或资源浪费。（二）供应商选择不当，采购方式不合理，招投标或定价机制不科学，授权审批不规范，可能导致采购物资质次价高，出现舞弊或遭受欺诈。（三）采购验收不规范，付款审核不严，可能导致采购物资、资金损失或信用受损。第四条公司应当结合实际情况，全面梳理采购业务流程，完善采购业务相关管理制度，统筹安排采购计划，明确请购、审批、购买、验收、付款、采购后评估等环节的职责和审批权限，按照规定的审批权限和程序办理采购业务，建立价格监督机制，定期检查和评价采购过程中的薄弱环节，采取有效控制措施，确保物资采购满足公司生产经营需要。第二章购买第五条公司的

3、采购业务应当集中，避免多头采购或分散采购，以提高采购业务效率，降低采购成本，堵塞管理漏洞。公司应当对办理采购业务的人员定期进行岗位轮换。重要和技术性较强的采购业务，应当组织相关专家进行论证，实行集体决策和审批。公司除小额零星物资或服务外，不得安排同一机构办理采购业务全过程。第六条公司应当建立采购申请制度，依据购买物资或接受劳务的类型，确定归口管理部门，授予相应的请购权，明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购和审批程序。公司可以根据实际需要设置专门的请购部门，对需求部门提出的采购需求进行审核，并进行归类汇总，统筹安排企业的采购计划。具有请购权的部门对于预算内采购项目，应当严格按照预算执行进度办

4、理请购手续，并根据市场变化提出合理采购申请。对于超预算和预算外采购项目，应先履行预算调整程序，由具备相应审批权限的部门或人员审批后，再行办理请购手续。第七条公司应当建立科学的供应商评估和准入制度，确定合格供应商清单，与选定的供应商签订质量保证协议，建立供应商管理信息系统，对供应商提供物资或劳务的质量、价格、交货及时性、供货条件及其资信、经营状况等进行实时管理和综合评价，根据评价结果对供应商进行合理选择和调整。公司可委托具有相应资质的中介机构对供应商进行资信调查。第八条公司应当根据市场情况和采购计划合理选择采购方式。大宗采购应当采用招标方式，合理确定招投标的范围、标准、实施程序和评标规则；一般物

5、资或劳务等的采购可以采用询价或定向采购的方式并签订合同协议；小额零星物资或劳务等的采购可以采用直接购买等方式。第九条公司应当建立采购物资定价机制，采取协议采购、招标采购、谈判采购、询比价采购等多种方式合理确定采购价格，最大限度地降低市场变化对公司采购价格的影响。大宗采购等应当采用招投标方式确定采购价格，其他商品或劳务的采购，应当根据市场行情制定最高采购限价，并对最高采购限价适时调整。第十条公司应当根据确定的供应商、采购方式、采购价格等情况拟订采购合同，准确描述合同条款，明确双方权利、义务和违约责任，按照规定权限签订采购合同。公司应当根据生产建设进度和采购物资特性，选择合理的运输工具和运输方式，

6、办理运输、投保等事宜。第十一条公司应当建立严格的采购验收制度，确定检验方式,由专门的验收机构或验收人员对采购项目的品种、规格、数量、质量等相关内容进行验收，出具验收证明。涉及大宗和新、特物资采购的,还应进行专业测试。验收过程中发现的异常情况，负责验收的机构或人员应当立即向公司有权管理的相关机构报告，相关机构应当查明原因并及时处理。第十二条公司应当加强物资采购供应过程的管理，依据采购合同中确定的主要条款跟踪合同履行情况，对有可能影响生产或工程进度的异常情况，应出具书面报告并及时提出解决方案。公司应当做好采购业务各环节的记录，实行全过程的采购登记制度或信息化管理，确保采购过程的可追溯性。第三章付款

7、第十三条公司应当加强采购付款的管理，完善付款流程，明确付款审核人的责任和权力，严格审核采购预算、合同、相关单据凭证、审批程序等相关内容，审核无误后按照合同规定及时办理付款。公司在付款过程中，应当严格审查采购发票的真实性、合法性和有效性。发现虚假发票的，应查明原因，及时报告处理。公司应当重视采购付款的过程控制和跟踪管理，发现异常情况的,应当拒绝付款，避免出现资金损失和信用受损。公司应当合理选择付款方式，并严格遵循合同规定，防范付款方式不当带来的法律风险，保证资金安全。第十四条公司应当加强预付账款和定金的管理。涉及大额或长期的预付款项，应当定期进行追踪核查，综合分析预付账款的期限、占用款项的合理性

8、、不可收回风险等情况，发现有疑问的预付款项,应当及时采取措施。第十五条公司应当加强对购买、验收、付款业务的会计系统控制，详细记录供应商情况、请购申请、采购合同、采购通知、验收证明、入库凭证、商业票据、款项支付等情况，确保会计记录、采购记录与仓储记录核对一致。公司应当指定专人通过函证等方式，定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。第十六条公司应当建立退货管理制度，对退货条件、退货手续、货物出库、退货货款回收等作出明确规定，并在与供应商的合同中明确退货事宜，及时收回退货货款。涉及符合索赔条件的退货，应在索赔期内及时办理索赔。第四章附则第十七条本指引未尽事宜，依照国家有关法律、法规和公司章程的规定执行。第十八条本指引由行政管理部（可根据公司具体情况设置该部11）修订并解释，自公司董事会批准之日起施行。