档案管理制度.docx

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1、档案管理制度一、总则1.为规范公司档案的管理工作，完整、系统保护和利用公司档案，为适应公司的长远发展服务，根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法，以及2013年2月1号发布的10号令，结合本公司的实际，特制定本制度。2 .公司档案，是指公司自筹建以来，在从事的各种经营活动中形成的具有参考利用价值、保存备查的文字、图表、声像、电子档案等不同形式的历史记录。3 .本制度为总公司档案管理制度，分支机构档案管理参照此制度执行。二、管理体制和职责（一）公司档案管理，实行集中统一领导、分级管理的原则总公司行政部是公司档案工作的主管部门，指定专人负责公司档案的收集与管理工作，并对各部门、各分

2、支机构的档案的收集整理归档工作进行督促、协助和指导。（二）公司文件材料归档工作应纳入公司各项工作计划，纳入公司各部门的工作议程中，纳入相关人员岗位责任制。（三）公司应建立文件材料归档责任追究制度。不按要求及时归档的应追究当事人及部门负责人的责任。（四）档案管理工作的主要职责：1.贯彻执行档案工作的方针、政策、法令、条例和办法，制定并建立健全公司档案工作各项规章制度，明确公司文件材料的归档范围、时间、要求，保证归档文件材料齐全、完整、准确、系统和安全。2 .管理公司各类档案，对公司经营活动中形成的各种文件、资料进行收集、整理、鉴定、编目和归档，并积极提供利用服务。3 对所保存的档案进行科学管理，

3、不断提高档案管理水平，做到案卷质量标准化，档案整理系统化，库房管理科学化，查找利用现代化。4 .执行保密制度，防止档案失密和泄密，确保档案的安全。（五）总公司行政部的档案管理职责：1.妥善保存和管理总公司各类证照，按照总公司证照管理制度，行使证照的管理职责。2 .对总公司签订的各类重大协议、合同、备忘录等文件妥善保存，与文件交付人核对档窠信息并予以登记建册，重要文件扫描保留电子档案。3 .接收各部门己整理完毕的批量存档文件（如：财务凭证、人力资源档案、法律相关材料、业务申报单等），与交付人核对档案信息，协助交付人装箱封存并登记建册。4 .建立档案使用管理规定后工作流程，并按规定和流程行使管理职

4、责。5 .对总公司保管的档案材料进行系统的整理、编目、立卷、归档、使用。6 .对内部库房和外部库房进行定期或不定期的维护和管理，保障档案的完整性和安全性。7 .对总公司各部门和分支机构提供档案管理工作督促、指导、支持和检查。（六）总公司各部门应对部门内部档案建立管理细则，明确管理职责分工和管理办法。专业类档案管理办法如下：财务类档案参见总公司财务部制定的会计档案管理办法；人力资源档案参见公司人力资源部制定的人力资源档案管理制度；业务日常工作档案管理办法参见经营管理部发布的相关制度和工作要求；法律事务档案参见公司法务部制定的法律事务管理办法。三、管理范围（一）行政管理工作形成的文件材料（包括并不

5、仅限于下列内容）：1 .公司筹备期的可行性研究、申请、批准，公司章程。2 .公司领导的活动记录。3 .综合性行政事务，证照以及印鉴的管理。4 .行政后勤工作，办公环境的安全保卫以及综合治理。5 .外事工作，（二）经营管理工作形成的文件材料1 公司经营战略决策（包括并不仅限于下列内容）：2 .公司领导班子（包括董事会、股东会、监事会和经理层）构成及变更，公司内部机构及变更。3 .计划管理，责任制管理，各种统计报表，公司综合性统计分析。4 .资产管理，房地产管理，资本运作，对外投资，股权管理，多种经营管理，产权变动、清产核资5 .属公司所有的知识产权和商业秘密及其管理。6 .公司信用管理，形象宣传

6、.7 .商务合同正本及与合同有关的补充材料,有关的资信调查等。8.财务管理,资金管理，成本价格管理，会计管理。9 .物资采购、保存、供应和流通。10产品销售、经营业务管理，服务质量管理。IL境外项目管理。12 .招投标项目管理。13 .公司业务经营中发生的相关法律方面合同或协议等文件。归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物、电子文档、电子图片、音频视频文件等各种载体形式。四、归档时间要求（一）公司证照一般应在办理或更新完毕后立即归档。（一）公司业务项目等材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后一个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。（三）外购设备仪器或引进项目的文件材料在

7、开箱验收或接收后即时登记,安装调试后归档。（四）公司员工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后一周内及时归档，（五）会计文件材料在会计年度终了后由财务部整理、装订、归档、装箱,再根据实际使用情况确定交付总公司行政部统一保管。（六）电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。（七）磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档U（八）下列文件材料应即时归档:1.变更、修改、补充的文件材料；2 .公司内部机构变动和员工聘用、员工离职时留在部门或个人手中的文件材料；3 .公司产权变动过程中形成的文件材料;4 .公司与其他公司、组织、个人签订的合同，纸质合同原

8、件及电子版同时归档.5 .其他临时活动中形成的文件材料。五、归档的流程1 .总公司档案交付人在移交档案时应填写归档材料移交目录（见附件一），移交前需对档案进行检查，并对档案的完整性和准确性负责。归档材料移交目录由部门负责人签字后向公司行政部门移交档案。重要项目的文件材料移交时应编写归档说明。行政部档案管理专员应核对归档文件名称、内容、数量等信息，无误后在归档材料移交目录接收人位置签字确认，并在二个工作日内完成档窠信息入册扫描电子版，材料存放至公司内部档案库保存。2 .总公司批量文件（如：财务凭证、人力资源档案、法律相关材料、业务申报单等）归档时，应由文件所属部门事先整理、装订、排序，并填写归档

9、材料移交目录清单，由部门负责人签字核准后移交公司行政部门。行政部档案管理专员收到归档材料移交目录后应与交付人一起核对档案信息，确认无误后协助交付人装箱封存,在归档材料移交目录接收人位置签字确认并后登记建册。行政部根据实际情况尽快统一安排装箱文件入公司外部仓库存档。3 .总公司档窠管理专员在每年年初对上年度内部仓库档案进行清点整理并统一造册，将超过五年以上的不常使用的档案整理造册后安排装箱存入外部仓库。4 .总公司档窠管理专员在每年第一个季度和第三个季度对外部仓库保存的档案进行实地抽查，专业类档案组织相关部门共同检查。检查完毕后在七个工作日内将抽查报告提交行政部长审阅，由行政部长将检查结果和后续

10、工作方案通知档案相关部门。5.总公司各部门内部档案应明确管理档案管理职责分工和管理办法，建立完善的档案归档机制。6.归档工作中，交接双方应认真核对归档材料移交目录，并履行签字手续，归档材料移交目录各留一份以备查考。六、归档材料的规范化要求1 .整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求。2 .归档的文件材料应为原件。因故无原件的，可用具有凭证作用的文件材料的复印件归档。文件材料归档后不得更改3 .具有永久、定期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档，并移交相应的支持软件。外文材料若有翻译材料的应与翻译材料一并归档，无译文的要译出标题后归档。4 .归

11、档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。5 .归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。6 .两个以上部门合作完成的项目，主办部门保存全套文件材料，协办部门保存与承担任务相关的正本文件。有合同、协议规定的，按其要求执行。七、档案的借阅（一）档案管理专员要编制各种必要的检索工具和参考资料，积极主动做好档案的提供利用工作。（二）利用档案必须遵守以下规定：1考虑到单一性及安全性，档案原件原则上不予外借，仅提供电子版或复印件。借阅档案（含电子版和复印件）必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。

12、2 .档案借阅人，不得泄密、涂改、拆散、转借复印和携带档案外出。3 .借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间上海本地一般当日归还，异地一般不得超过一周。4 .借阅人对档案要妥善保管，不得遗失。5 .凡借阅的档案、文件一律不得私自复印。八、档窠借阅的流程1 .总公司员工需要档案管理人员提供档案复印件、电子扫描件，须填写档窠借阅登记表（见附件二），经部门负责人批准签字后，总公司档案管理员按照审批要求提供。如员工需要将档案借出使用，除须部门负责人批准档案借阅登记表，还需递交总公司行政部长审批，通过后方能借阅。2 .分支机构借阅总公司档案资料应由分支机构借阅人填写档案使用申请表（见附件三），并由分支机

13、构总经理签字批准后，邮件发送给对借阅用途有管辖权的总公司相关部门领导审核，通过后交总公司行政部审批。总公司档案管理员在收到审准的档案使用申请表后一个工作日内完成借阅寄送或交付工作；若档窠已被借阅，则在一个工作日内以电子邮件形式通知分支机构借阅排队情况。3、具有保密性质的档案须公司总经理批准后方可借阅。九、档案的销毁（一）档案鉴定工作由总公司行政部牵头组织，法务部、审计部和相关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。对超过保管期限、失去利用价值的档案，由鉴定小组审定，编制销毁清册，并经公司有关领导批准后，方可销毁。销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，由审

14、计部作为监销人在销毁清册（见附件四）上签字。（二）档案的保管期限定为永久、定期两种。定期为最少不低于十年，视实际情况确定。其划分原则：1 .永久保管的档窠主要包括：（1）公司设立、合并、分立、改制、上市、解散、破产或其他变动过程中形成的文件材料，本企业董事会、监事会、股东会的构成、变更、召开会议、履行职责和维护权益的文件材料；（2）公司资产和产权登记、评估与证明文件材料，资产和产权转让、买卖、抵押、租赁、许可、变更、保护等凭证性文件材料，对外投资文件材料；本公司资本金核算、确认、划转、变更等文件材料，企业融资文件材料；（3）公司关于重要问题向有关机关的请示、报告、报表及其复函、批复，有关机关制

15、发的需本公司办理的重要文件材料，行业协会、中介机构等对本企业做出的重要决定、出具的审计、公证、裁定等重要文件材料，本公司与其他组织和个人形成的重要合同、协议及补充协议等文件材料；（4）公司发展规划、战略决策、重大改革、年度计划和总结文件材料，内部管理制度、规定、办法等文件材料；（5）公司机构演变，人力资源管理的重要文件材料；本公司涉及职工权益的其他重要文件材料；企业文化建设文件材料；（6）公司经营管理工作的重要文件材料；（7）公司行政管理工作的重要文件材料；（8）公司法律事务相关的文件材料；(6)公司党群、工会工作的重要文件材料；(10)新闻媒体对本公司重要活动、重大事件、典型人物的宣传报道；(11)本公司下属分公司、所属、控股、参股、境外企业和机构报送的关于重要问题的报告、请示和批复等文件材料。2 .定期保管的档案主要包括：(1)本公司资本金管理、资产管理的一般性文件材料-，本公司涉及员工权益的一般性文件材料；(2)本公司业务相关的合同、协议、约定书等资料；(3)本公司各部门工作或专项工作规划，半年、季度、月份计划与总结等文件材料；(4)本公司召开会议、举办活动的一般性文件材料，发布的一般性公告；(5)本公司经营管理工作的一般性文件材料；(6)本公司行政管理工作的一般性文件材料；