办公室档案信息化管理转型问题分析及对策建议思考.docx

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1、办公室档案信息化管理转型问题分析及对策建议思考目前，通过对办公室档案的构成要素、管理指标、信息化特征进行研究，挖掘了三者之间的数据共性，并且，在此基础上通过应用数字化思维、数字化技术，推动了办公室档案从信息化管理向数据化管理的转型升级。比较两种不同的管理方案，前者属于初级的信息化管理，重点集中于信息采集、存储、传输、使用。后者是信息化管理的高级应用，不仅与前者存在本质性差异，而且，在使用中能够将信息化管理阶段的管理功能延伸到数据抽取、数据分析、生成分析报告、应用分析报告调整档案管理方案及其他事项等，具体分析如下：一、办公室档案信息化管理转型的必要性（一）办公效率分析。办公室档案在办公系统中起着

2、枢纽作用，通过提升采集信息、建立档案、存储档案、使用档案、销毁档案各个档案管理环节的效率，可以较好地扩大办公室档案使用效用。具体而言，在纸质化时代，办公室档案管理效率较低、档案利用率相对不高。进入信息化时代后,通过信息化管理方式，改变了办公室档案管理形式、提高了管理效率、扩大了应用范围。可是，信息化管理一直处于相对初级的阶段，未能进一步解决档案数据分析问题。而完成数据化管理转型的机构则以档案数据分析为转型目标，快速实现了提升办公室档案管理效率，推进档案在各个部门高效使用的目标。由此可见，在竞争日益激烈的市场化条件下,当前需要加快转型工作。（二）档案效用分析。办公室档案信息化管理阶段，已经成功实

3、现了实物管理向技术管理的转型。可是，就档案本身的效用看，潜在的功能、作用并未获得较大提升。除了信息采集、存储、交互、提取方面增加了便利条件之外，并未从档案本身出发，在根本上深化档案效用。从当前实践经验看，主要是对档案的实物特征、信息特征进行研究，未做深度层面的理论研究及广度层面的增值应用。简单讲，档案的功能与作用未获得挖掘，导致了档案效用没有获得扩增。所以，在新时期高质量发展目标牵引之下，应该回归档案属性,尽可能借助技术要素的配置，扩增办公室档案效用。二、办公室档案信息化管理转型问题分析（一）信息化管理理念更新较慢。在纸质化档案管理向信息化管理转型后，以管理效率为核心的办公室档案管理中,管理思

4、维的扩展应用相对较少，由此导致了管理理念更新不足、相对滞后的现象。具体而言，将信息化管理理念设置在互联网思维上，未能将它与办公室档案管理所从属于的行业、组织机构性质、业务等进行有效关联，使得产业链思维、系统性思维、互联网思维之间的关联缺乏，从而造成了档案信息化管理中，对于档案关联性应用不足。例如，办公室档案管理涉及的范围较广，但是档案资料及其内容仍然集中在业务、财务、人事等各个具体层面。当单独地进行各项事务的档案管理时，并不能在二者之间建立起对应关系，达到档案系统性管理目标。同时，档案管理又分为办公室对外、对内两个部分，对于外部市场方面的档案管理，数据分析不足，不能使档案在产品（实物产品、虚拟

5、产品）生产制造中，获得有效利用。在办公室档案应用于组织机构内部各部门时，又属于静态管理，未利用信息化管理方案，将其转变为动态管理方式。所以，造成了管理理念不能推动档案管理的现象。（二）信息化管理技术应用较少。目前，办公室档案信息化管理应用的设备主要包括了计算机及其配套设备，如扫描仪器、打印设备、移动存储设备等，在技术层面主要以配套的OffiCe办公软件为主，未能满足办公室档案管理需求。例如，由于在计算机技术应用中，并未引入数据库技术、虚拟存储技术，一方面，导致了数据库建设不足，引发数据分析困难的情况；另一方面，由于办公室档案信息的增长速度加快，当各类存储设备中的信息存储量增大时，容易引起档案管

6、理操作系统速度变慢，严重时会引起系统崩溃与信息丢失等，而常用的保护手段仍然以备份方案为主，并没有从根本上解决数据存储、数据保护需求。尤其随着人工智能技术在各行业领域的广泛应用，已经扩大了计算机网络信息安全风险，一旦办公室档案管理过程中，遭遇黑客攻击、病毒入侵，其风险可以波及整个办公室档案。对于具备知识产权的机构而言，一旦受到信息安全风险威胁，对其造成的损失将会更大。再如，办公室档案管理中，牵涉到内部信息与外部信息的交互以及各部门信息的交互，而比较初级的信息管理平台,并不能做到数据的实时共享，只能通过分享信息的方式完成信息交互，于业务经营和对抗外部风险，均不能起到较好的作用，由此也阻碍了办公室档

7、案效用的扩增及发挥。尤其在大数据技术方面，当办公室档案管理仍然停留于信息化管理阶段时，大数据技术的数据分析功能及作用无法融入档案管理。所以，也不能建立动态的办公室档案管理方案，更不能实现从档案信息采集到档案信息利用的系统性管理目标等。（三）信息化管理方法创新不足。从表面上看，办公室档案信息化管理只属于一个技术管理方法。进一步分析发现,除此之外，它涵盖了互联网思维，并且与档案管理制度、机制、档案管理人才的专业水平等密切关联。所以，在当前的办公室档案信息化管理中，部分行业、机构组织将其单一定位在信息化管理上，限制了创新意识与创新手段。具体而言，在制度层面对信息化管理缺乏深入解读，未能结合信息化管理

8、的特征，在制度上进行创新，导致对档案信息化管理过程的评估不足，阻碍了对信息化管理方法的改进与创新发展。尤其是目前办公室档案信息化管理中的运行机制往往是单一地从技术角度进行实践，并未借助权责机制、协同机制等，向着更高效的管理水平迈进。尤其是对于档案管理人员的信息化管理技能培训缺乏前瞻性，仍然以常规化的计算机操作、软件操作技能为主开展培训工作。一方面，未能延伸到对于相关设备的运维管理；另一方面，没有结合信息化管理的发展，适度引进数据分析培训等。所以，从整体上看，信息化管理方法创新不足的原因集中在制度创新、机制协调、人力资源管理三个方面。三、办公室档案信息化管理转型问题的解决措施（一）运用数字化思维

9、，加快管理理念更新。目前，办公室档案信息化管理转型重点放在数字化方向。有必要开发在档案管理的要素、指标、信息之间存在的数据共性特征,并结合该特征更为合理地完成对办公室档案管理理念的更新。建议如下：首先，应该梳理办公室档案信息化管理前期实践中的经验，将互联网思维转变为数字化思维。例如，汲取一些大型机构的办公室档案信息化管理转型经验，先应用全要素分析法解析办公室档案构成要素，制作出档案管理要素清单，再根据档案管理各个环节，设置档案管理技术指标。并在分析档案管理要素、管理指标的信息特征的基础上，挖掘要素、指标、信息共同具有的数据特征。明确档案数据特征后，可以将信息化管理中的互联网思维，转变为与数据化

10、管理对应的数据化思维，进而从数据化管理的角度，完成对办公室档案管理理念的更新。其次，办公室档案牵涉到生产、业务、财务、人事、投资等各个部门的数据，为了保障档案管理效率、扩增档案效用，建议将数据化思维与产业链思维（如产品生产制造产业链条中的设计、采购、制造、营销、售后等）、系统性思维（如针对具体项目划分出的总项目、分部项目、子项目等）关联起来，从而为档案管理“赋能”。具体而言，一方面，应该将档案数据化管理落实到产品生产制造产业链条上，增强档案管理内容的完善性；另一方面，可以对应具体的项目，实现多项目档案管理，进而提高档案管理效率。（二）引入数字化技术，提高管理技术水平。办公室档案信息化管理的目标

11、是将初级信息化管理提升到数据分析水平，进而实现数据化管理。因此，在引入数字化技术时，应该从数据化管理方案的建设层面，选择匹配的技术。就当前的实践经验看，建议如下：首先，应该引入数据库技术（如常用的SQL数据库技术即可满足实践需求），根据现阶段办公室档案中已经建立的档案管理要素、档案管理指标，将计算机办公软件技术、数据库技术结合起来，搭建档案管理要素库存、指标库。由于办公室档案管理牵涉到各个部门的实际业务，所以，建议先建立各个部门的数据库，再通过信息管理系统中的通信网络完成数据库之间的联结。至于独立的项目，则应该单独设立数据库，然后将其关联到总数据库。数据库搭建的作用是将每个部门采集的数据信息集

12、中起来，从而固定信息采集通道,以此提高信息采集效率，使档案管理工作的前端问题获得较好处理。其次，原来的办公室档案信息化管理中，建立、汇总、编辑、完成档案，档案存储、使用等流程相对完整，因而在实践数据化管理转型过程中，仅需要对于建档后的存档环节,配套地引入虚拟存储方案，例如，通过设置虚拟硬盘、虚拟桌面的方式完成档案虚拟化存储。至于档案的利用，则应该增加一个数据分析环节，包括数据获取、数据分析，生成分析报告、利用分析报告等。这样，实际上建立了一个以档案数据采集一传输一存储一获取一分析一生成分析报告一应用分析报告为内容的数据化管理体系，延伸了档案管理、扩大了档案效用。（三）应用综合性方法，扩增管理实

13、践效用。建议在办公室档案信息化管理制度方面，扩大信息化管理制度规范条例中的内容，使其能够满足数据化管理需求，为其提供制度保障。在机制方面，数据化管理只能提供一个智能化水平相对较高的理性管理程序与数据共享机制。所以，为了保障办公室档案管理效率，应该引入权责机制，明确档案管理人员在不同岗位上的职能与责任，从而提高信息化管理专业水平。考虑到数据共享是协同管理的基础，应该将数据共享机制与协同机制联合起来，确保数据化管理体系下，办公室档案管理与外部市场、内部部门之间建立起动态交互。另外，应该利用人力资源管理方法，对档案管理人员开展分析，确定其信息管理水平后，再制定适用性强的知识结构优化方案、专业技能培训

14、方案。建议从档案数据化管理、档案信息安全防护两个方向制定方案并开展培训。以知识结构优化为例，一方面，应该以数据化管理体系的各个流程为准，进行系统性培训，确保档案管理人员能够梳理清楚档案管理构成环节与数据化管理流程之间的对应关系；另一方面，应该结合现代办公室信息化管理中已经出现的信息安全案例，开展档案信息安全防护培训，并使其将防护落实到日常的计算机操作系统与软件应用之中。四、结语总之，在“互联网+”改革趋势下，各类机构均提高了对办公室档案管理的认知水平，并且结合自身所在行业、经营业务，开展了多元化的档案管理实践工作。通过以上初步分析可以看出办公室档案信息化管理转型对于提高办公效率、发挥档案效用十分重要。然而，由于转型过程中仍然存在一些问题，阻碍了转型速度与转型后的功能应用。所以，建议在新时期高质量发展阶段，尽可能通过多条路径同步开展转型实践工作，进而加快管理理念更新、提高管理技术水平、扩增管理实践效用，促进办公室档案使用效率的提升。