形成文件信息控制程序.docx

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1、1目的为了在公司各部门和生产车间均使用有效版本的质量/环境管理体系文件和资料,使公司质量/环境管理体系有效运作。2范围本程序适用于公司质量/环境管理体系文件和资料的控制。3职责人事行政部负责：质量/环境管理体系文件和资料的发放、更改、回收、作废等总经理、管理者代表负责：组织质量管理体系文件的制订、审批、评审。4运作程序4.1 文件控制的范围公司质量/环境管理体系文件包括质量管理手册（质量方针、目标）、质量计划、程序文件、作业指导类（包括工艺卡、检验规范、操作规程、样品）、质量记录（表格）、外来法律法规、标准及文件和资料等。4.2 文件编写4.2.1 质量手册、程序文件等由管理者代表组织文件编写

2、小组编写。4.2.2 作业指导类、技术图纸、记录表格、管理制度等由各责任部门组织人员编写。4.2.3 相关标准、法律法规等外来文件由人事行政部负责搜集。4.3 文件的审批质量管理手册由管理者代表审核、总经理批准；程序文件由相关部门负责人审核，管理者代表或总经理批准；其他文件按部门文件核准权限要求进行审核。4.4 文件的控制规定文件分受控文件和非受控文件，发放至直接用于指导生产、服务与工作的部门的文件为受控文件，发放至顾客、上级部门文件核准权限要求进行审批。4.4.1 受控文件的标志a受控文件必须盖有“受控文件”的印章，并有文件编号、版本号等。b对于承载媒体不是纸张的文件（如样品、照片等）一般不

3、盖受控章，而通过目录清单的形式表明其控制状态。c质量记录按记录控制程序实施控制。所有受控文件者必须由人事行政部统一发放及回收,严禁各部门自行复印使用。受控文件复印件为无效版本。4.4.3 受控文件的发放、保存和使用：人事行政部确定受控文件的使用部门和数量，将所有的文件登记在文件控制总览表中。发放时登记于文件分发缴回记录表中，各使用部门对受控文件应妥善保存和使用有效版本。4.4.4 受控文件的更改：a文件需要更改时，应由文件更改提出人填写文件申请单说明更改原因，对重要的更改还应附有充分的证据。受控文件的更改应得到再次批准。b文件更改批准合，人事行政部发出更改通知或更改页给使用部门，并替换相应措施

4、的原文件页。4.4.5 受控文件的的作废与回收a版本/版次：第一次制订之原版以A/0表示，A版第一次修订以A/1为表示，第二次修订以A/2表示，依此类推。b为避免版次修订次数太多，影响文件之真实内容，凡版次经5次修订后，原制订单位应变更版本，发行第B版、C版c受控文件经5次更改后（修改状态从“0”到5”）或文件需大幅度修改时，可以作废，但受控文件的发放部门必须发放新版本受控文件后，才能把旧版本作废。旧版本回收时，填写文件分发缴回记录表，并将废版本文件盖“作废”标识。作废文件不用于指导工作和生产，不得代替受控文件的有效版本使用。4.5 文件的管理4.5.1 除文管员依规定影印适当份数发行外，使用

5、单位不得影印任何正式文件。4.5.2 文件如发现有缺页、破损、字迹模糊等缺陷或文件之分发份数不够时，使用单位应填写文件申请单向文管员申请补发，不得借其它单位之文件以影印方式自行处理，而文管员对于破损、字迹模糊等缺陷之页次，应于补发之同时进行回收作业并销毁之。4.5.3 非受控文件仅作工作参考用，不得将非受控文件用于指导工作和生产，只登记发放情况，不作修订，不作回收。非受控文件上盖“非受控文件”或“仅供参考”。4.6.1 一阶文件：质量手册：对品质系统全面的概略的描述。4.6.2 二阶文件：程序文件：具体、详细地说明各项品质活动（如文件控制、内部审核、管理审查等）进行的方法、步骤的管理文件。4.

6、6.3 三阶文件：作业指导：作业指导书、操作规程、检验规范等指导各项具体作业的文件。4.6.4 四阶文件：品质记录：校验记录、纠正记录、测试报告、保养记录等。465外来文件：客户提供之图样、标准，以及本公司程序文件或作业标准所依据并引用之有关行业、国家或国际标准。4.7质量管理体系文件的编号规则4.7.1 编号原则：a）一二阶文件编号原则XX-TZ文件顺序号从01起依序编列（四阶文件从001起依序编列）文件类别代号公司代号即XX（XX的缩写）b）三阶文件编号原则XX-XX-XXXX顺序号从01开始三阶文件子类别代号，顺序号从01开始三阶文件类别代号如：QW4.7.2 文件类别代号：4.7.2.

7、1 品质手册：QEM（QUaliyManUal的英文缩写）4.7.2.2 程序文件：QEP（QUaliyManagementProCedUre的英文缩写）4.72.3作业指导：QW（QUaIiyWOrkInStrUCt的英文缩写）a管理制度：XX-QW-OIXXb设备操作规程：XX-QW-02XXc检验规范：XX-QW-03XXd工艺规程：XX-QW-04XXe统计技术应用：XX-QW-05XXg技术图纸由技术部根据具体要求的进行编号。472.4品质记录：QR（QUantyReCord的英文缩写）4.7.2.6示例说明XX-QEM表示XX质量手册；XX-QEP-OI表示XX程序文件中的第一个程

8、序文件；如下类推XX-QR-4001表示XX质量记录，ISO标准条文中第四章中的第一个质量记录表单；XX-QR-7011表示XX质量记录,ISO标准条文中第七章中的第十一个质量记录表单;如下类推4.8外来文件的识别、发放：481相关法律法规/标准等外来文件的搜集渠道：上网查询及与政府主管部门联系顾客提供的标准、样板、色板等4.8.2 外来文件的控制：1）文控部门负责法律法规或政府文件等的收集，取得，登记在文件控制总览表中。对新颁布的或更改的法律法规、标准等应及时修订文件控制览表的内容按受控文件进行管理、发放。4.8.3 外来文件的管理4.8.4 本公司外来文件主要指国家、行业标准等，由人事行政

9、部负责外来文件的跟踪收集、登记、建档、分发及旧版回收。外来文件应加盖蓝色“外来文件”印章。4.8.5 人事行政部编制外来文件清单并作适时更新，以反映外来文件的最新状态。外来文件通常保留其原有编号。4.9质量体系文件的评审：管理者代表根据需要组织品管、采购、销售、生产、技术等相关部门进行文件及法律法规评审，正常情况下一年评审一次，遇新法规颁布或技术标准换版等新情况时，可增加评审的频次。4.9.1 评审的内容主要是:1）适用于组织的法规类、名录；具体章节、内容;2）适用文件的正确理解；3）适用的范围；4）有效性、符合性评价。4.9.2 评审时发现文件不适宜时，应立即采取修订措施，并经过再次批准，发放。5支持性文件无6相关记录XX-QR-4001XX-QR-4002XX-QR-4003XX-QR-40041文件控制总览表2文件修改记录表3文件分发缴回记录表4文件申请单