企业业绩改善工具包06-4 会议管理办法.docx

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1、1.0目的:注:1、此份为试运行文件,该制度负责人为人力资源部,主要职责是维护制度的运行、检查、培训指导、问 题点收集、处理等;2、在运行过程中遇到运作不畅等情况时,请及时书面知悉文件负责人;3、运行过程中若同相关文件有冲突时,一律依本文件执行。文件更改一览表版本更改内容更改日期更改人A/0试运行和英企业管理咨询 项目负责人XX集团有限公司集团总裁为使本集团会议系统的规范化、制度化,以达到提高会议效率,使 会议有会有议、有议有决、有决有行、有行有果的目的,特制定本办法。2.1 范围:本办法适用于本集团及各厂部的各种工作会议。2.2 内容3.1 会议方式:3.1.1 例会:有计划于每周或月统一固

2、定时间召开的例行性会议,公司 例会包括员工大会、经营分析表、产前会议、产供销协调会;3.1. 2临时会议:由召集人临时通知召开的会议;3.1.3集团会议:由集团高层主持召开的各厂部都参加的会议或有关厂 部领导参加的专题会议;3. 1. 4厂部会议:由厂部负责人或厂部主管召开的部门内员工会议;3.1.5专题会议:由专项工作负责人主持召开的,参与专项工作的各厂 部参与人参加的会议;3. 2会议主持与记录:3.2.1 公司会议:由总裁或部门负责人主持召开,由主持人决定参会人 员,指定人员负责通知、组织管理,并做好会议记录及决议落实 的跟催;3.2.2 部门会议:由部门负责人或负责人指定部门主管主持,

3、部门文员 或指定人员负责通知、组织管理,并做好会议记录及决议落实的 跟催;3.2.3 专题会议:由专项工作负责人或负责人指定人员主持,指定人员 负责通知、组织管理,并指定人员做好会议记录,专项工作负责人或负责人指定人员负责决议的落实与跟催;3. 2. 4具体会议如下:序 号会议名称时间主持人参会人员内容备注1员工大会每周周六早 晨各厂负责人各厂全体人 员本周生产计划达成数据,下周生产任务,品 质安全,工厂流程制度及通告等精简通报等2产前会议每批订单量 产前各班班组长各班组 成员本批订单工艺要求,品质注意事宜及包装方 式等3物料碰头 会每天计划员计划组、仓 库、采购组以3天滚动计划为依据的物料排

4、查4生产协调 会每天计划员各班组 组长当日生产达成数据通报,品质异常协调,次 日生产任务下达,人员协调调动,安全及工 厂流程制度或通知等精简通报等5集团每周 总结计划 会每周周一早 晨制造副总/助 理各巴上周销售/生产达成数据通报、未完成原因分 析及改善措施,本周销售/生产数据通报,异 常协调事宜6销售中心 总结计划 会每周周五14: OO总经理销售部 成员本周销售/收款达成数据通报、未完成原因分 析及改善措施,下周销售/收款数据通报及出 货计划,异常协调事宜。7产供销协 调会每周周五15: 00制造副总/助 理计划部 销售部 制造各巴本周销售/生产达成数据通报、未完成原因分 析及改善措施,下

5、周销售/生产数据通报及出 货计划协商,异常协调事宜。8经营分析 会每月上旬经营委员会 会长经营委员会 董事会成员上月经营数据通报、未完成原因分析及改善 措施,本月经营数据通报并分解到每周及工 作月度工作重点9品质异常 案例分析 会不定期制造副总/助 理相关部门 负责人品质案例描述,预计品质失败成本费用、责 任人、原因分析、改善措施、责任人问题陈 述、案例启示3. 3会议管理:3.1. 3.1部门内部工作、两个部门间能沟通的问题尽可能在工作中沟通, 避免事无巨细都通过会议沟通与讨论;3.2. 3. 2各参会部门在会议前需申报与会议主题相关的议题给会议主持 人,并预估议题所需时间,未申报议题在会上

6、一般不予讨论;3.3. 3所有会议皆需有明确的议题、议程、目的,会中要讨论出决议或 结果,决议或结果要有可执行性,有时限性,且由主持单位负责 跟催;3.4. 4会议各议项都要能形成决议,每个决议都要确定责任人、完成期 限、完成效果,方便会后进行决议完成之进度跟催;3.5. 3. 5参会人员的议题至少提前2小时以上报给会议主持人,以便于会 前准备工作;3.6. 6参加会议人员须提前5分钟进入会场,会议要准时召开,不许迟 至IJ、早退,作好会前签到,万一因事要迟到或不能参加者需事前 电话说明情况并向主持人请假,否则按考勤纪律办理;3.7. 7会议进行时要求所有手机关机或调成静音,不能接听手机,有来

7、 电者只能会后回复、解释;3.8. 8会议主持人随时把控会场气氛,注重质量,提高效率;3.9. 9会前应作好充分准备,一般会议不得超过60分钟,禁止开马拉松 会议,杜绝议而不决的会议;3.10. 10与会人员都应做好会议记录,对议题积极发言,踊跃提出各种合 理化的意见和建议,会议发言要结合主题,不得偏离主题,发言要 简洁明了,时间不宜过长;3.11. 1注意会场纪律,不得在会场内交头接耳、闲谈、争吵,会议期间 不得处理与会议无关事务或中途退场,不得带无关人员进入会场;3.12. 2注意做好会议保密工作,没有要求传达的有关问题,不得自行传 达、扩散;3.13. 3会议室或公共会议的场地、设备、设

8、施会后由相关参会人员共同清洁与整理。4. O违纪处理会议违纪按以下规定处理:1 .1未向会议主持人请假,或请假未得到批准,而无故缺席者,责任人乐 捐IOO元/次;迟到或早退者,责任人乐捐50元/次;4 . 2非紧急事务,且未得到主持人同意,中途离开会场听手机及办其事, 或会中手机未关铃音响起,第一次乐捐10元,第二次乐捐20元,以 此类推;4. 3凡因未通知到的原因造成应参加会议人员迟到或缺席的,按4.1规定 处罚会议通知责任人。5.0附则:5.1制、修、废本办法属于公司管理规章,经集团总裁批准后公告实施;修订、废止 时亦同。5. 2公告实施本管理办法属公司级管理制度,其他制度与之相矛盾、相冲突时, 以此办法为准。于2016年04月日拟订,于2016年04月12日起 公告实施,严格执行!6. 0附件表单:表一:会议通知签收表表二:会议考勤表表三:会议记录表

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