优化费用报销流程加强企业财务管理.docx

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1、艮锚罐加强企业财务徵S所谓费用报销是指企业各个业务部门在办理资金支付后，凭借从供应商、服务提供方获得的费用发票到财务部门办理结算的过程。费用的报销流程需要企业经办人员、部门领导写明资金支出内容并签字，并按照财务部门费用报销规定填写报销单据，最终由财务人员、财务经理签字后，方可办理资金结算。费用报销流程既要简洁、提高费用报销的效率，还要具有严格的审核过程，通过报销单据可以清晰地了解费用办理相关责任人，为日后内部审计、税务稽核明确相关责任人提供依据。因此，企业应优化费用报销流程，不断提高财务管理效率，并降低企业财务风险。一、企业优化费用报销流程的重要意义（一）保证企业财务管理制度顺利执行。企业每名

2、工作人员在各个流程中均需要进行费用报销，财务部门在审核费用报销凭据时，既要高效，又要认真核对报销内容、数量，防止企业资金浪费：一是如果财务人员制定的报销流程过于复杂，将大大增加经办人员、财务人员、管理层公文处理效率，使财务人员将主要的精力放在了审核原始凭证上，影响到了会计信息的质量。二是如果费用报销流程过于简单，无法受到财务人员、部门领导的监控，将极易造成企业资金浪费或贪污。因此，企业通过优化费用报销流程，可以保证财务管理工作正常开展，使企业经办人员、财务人员可以明晰报销具体流程，降低各自工作量。（二）可以保证财务信息披露更加真实。财务人员制定的费用报销流程中，规定经办人所在业务部门必须为第一

3、审核人，应对原始凭据的数量、内容与实际情况是否相符进行审核，以保证费用报销的真实性、合法性。财务部门在对费用票据进行审核时，会根据现行会计基础核算相关规定、税收法规对发票的合法性进行再次审核，并通过设计费用报销流程来规范企业工作人员费用报销行为，财务人员通过审核后将一些不符合财务制度、税收法规要求的票据退回，一来降低了企业税务风险，二来也提高了企业会计信息的质量。（）帮助企业管理层实现管理会计与业财融合目标。所谓的业财融合是指企业将财务管理融入生产经营各个流程，通过财务报表分析、预算管理等管理会计工具参与到企业生产经营过程中，使企业在降低财务风险的同时，提高经营决策的正确度，确保企业可持续地发

4、展。因此，企业通过优化费用报销流程可以将经营业务活动产生的票据不断进行规范，督促财务人员参与到企业经营活动当中,有助于企业业务与财务的有机融合。（四）明确财务管理职责，提高财务管理效率。财务人员通过优化费用报销流程，加大原始凭证审核力度，可以使企业业务部门工作人员了解费用报销流程与财务管理的重要性。并使工作人员真正了解国家财税政策与制度，督促工作人员在法律允许范围内开展经济业务。同时，能够加快企业内部规章制度的执行，各个企业针对自身的发展情况制定了相应的财务管理及费用报销规章制度，能够有效地对企业内部的财务管理及费用报销流程产生具体的指导作用。二、目前我国企业费用报销中存在的问题（一）费用报销

5、流程不规范。费用报销是企业财务管理的重要内容，它需要企业财务人员以流程或制度的形式加以监控、规范。而目前，一些中小型企业由于对财务管理工作的漠视，在费用报销过程中只要是领导签字即可办理支付，使费用报销流程流于形式，无法发挥监控作用。例如，一些具有责任心的部门经理可以对费用报销事项做到心中有数，一旦部门经理出现记忆偏差或违背企业利益准则现象则直接影响费用报销成效。这就需要企业以费用报销流程为依托推行配套制度加以管理,确保费用报销流程管理科学高效，财务管理内容更为精细全面。（二）企业费用报销未得到有效的监管。费用报销从表面上来讲是支出事宜，实则涉及发票、报税、会计信息质量等企业财务管理事项，通过监

6、管可保障费用报销按照流程合理、合法进行，这就需要企业做好费用报销程序监管工作，规避财会信息质量降低、偷税漏税等问题的发生。目前.，我国绝大部分企业的费用报销是由具体经办人持有原始费用凭据到业务领导、财务部门进行审核。这种传统的费用审核流程的主要弊端在于审核的业务领导、管理层对某个专业领域缺少必要的了解，并对财务管理与内部控制制度也缺少必要的认知，常常造成费用报销过程中出现审核不严、违反财经纪律问题。正是由于相关领导对财务核算、税收法律等财经理论知识的匮乏，使已经获得领导审批的费用票据交到财务人员手中时，财务人员有时会无奈地对该票据审核通过,增加了企业财务风险、税务风险，扰乱了企业费用报销流程。

7、（三）企业费用报销受到管理层干预。费用报销的审核是确保经济业务实质合法、合规的前提条件，但由于企业日常费用报销频率的加大且种类繁多，对于一些不经常发生的特殊费用并没有通过制度、流程形式加以限定，导致财务人员在审核费用报销票据时，出现不同财务人员审核结果不一致，对同一性质的报销所附单据的要求也不一致，甚至会出现同一人在不同时期审核同一性质的费用也会产生不同。产生这种问题的主要原因是不同的人对企业费用报销管理办法和会计准则的理解不一致。（四）企业未树立规范报销流程意识。优化费用报销流程一方面需要企业制定完善的流程与制度，另一方面需要企业工作人员真正树立良好的报销意识。而目前，一些企业工作人员将财务

8、人员费用报销审核认为是走形式，认为只要是领导签字就可以办理一切费用报销，尚未能树立财经法律意识。三、企业优化费用报销流程，加强企业财务管理的具体途径通过以上对费用报销流程现状的分析可行，一些企业由于缺少了费用报销意识，费用报销审核要点存在缺失，费用报销程序监管不佳，相关制度有待完善等问题客观存在，影响企业费用报销综合成效。基于此，企业应持续优化费用报销流程，通过财务管理完成相关报销任务，继而使企业得以良性发展。（一）建立完善的费用报销流程与制度。首先，应对费用报销的流程进行有效的管理。财务部门应征求各业务部门意见，要求各业务部门申报部门费用报销的特点与流程，使财务部门制定的报销流程更加符合业务

9、需要，具有一定的可操作性。同时，征求各业务部门对费用报销流程的意见与建议，为日后费用报销积累更加科学、有效的素材。其次，强化对费用报销凭证进行管理。财务人员应针对不同业务类型，以制度的形式对票据样式、内容、抬头、数量等进行限定。再次，对于提交预支差旅费、采购或借款资金等业务，财务人员应在制度中明确相应的流程，避免因资金大量被占用而使企业承受过多的财务风险。同时，按照内部控制相关要求，对不同金额的费用报销制定不同的审批权限与流程，以此来规范、约束大额费用报销业务。从次，费用报销制度中应明确报销凭证填写、处理的时效性，以保证会计核算可以及时反映经济业务的本质，避免因费用报销滞后而增加企业税务风险。

10、最后，充分发挥大数据、互联网信息化技术强化费用报销管理。随着企业资金流加大及费用报销笔数的增加，引入信息化管理措施可强化企业报销审核能力，为避免信息化管理数据遗漏等现象，需从安全管理、流程合规、精准核算角度出发推行管理制度，突出信息化费用报销优势，规避人为因素对企业费用报销精确性、时效性带来的不良影响。（二）强化对费用报销监督与管理。一是财务人员应强化费用报销凭据的审核。财务人员可通过初步对费用报销凭据进行审核来实现报销业务的真实性、合法性，严格按照企业制定的内部控制、财务结算流程及会计基础规范等要求，对费用凭据进行审核，避免一些非法票据来掩盖非法目的行为的发生，切实地降低企业财务风险。例如，

11、企业财务人员在审核费用报销凭据时应关注以下关键点，包括费用报销经济业务内容、经办人员与业务部门领导签字、发票开具单位名称及发票专用章等。二是具备条件的企业可以将OA系统与ERP综合管理软件相结合，通过信息化技术实现网上费用报销程序，通过OA系统提醒业务部门、财务人员、管理层及时处理未报销单据。三是通过信息化系统将预算指标与报销系统融合，使财务部门在审核费用报销业务时，对于一些超出预算范围的报销凭据直接提示停止报销，这样可以保证企业费用报销得到有效的预算控制，降低企业资金浪费风险。四是通过制度明确各个业务部门领导、经理、总经理的费用报销审批权限，一旦财务部门审核发现某笔费用报销单据出现违反财经纪

12、律行为时，直接追究相关审批领导责任。五是财务部门应根据会计核算中的收入与支出配比原则，以制度形式明确费用报销具体时限要求，例如，一般经济业务要在业务完成的一个月内进行报销，3个月内报销的需要报分管领导审批，超过个三个月的，不能报销。六是限定网上报销流程的审批时间。超过规定的时间未审批，系统会自动跳入下一个审批环节，系统会默认本环节已审批通过，如果在本环节出现问题，仍由本环节的审批领导负责。（三）强化财务人才的培训。一是制定再完善、再科学的费用报销流程与制度，应由具备责任心、业务能力的财务人员实施方可保证作用的发挥。因此，企业应提高对财务人员业务能力的培养，为财务人员落实报销制度提供环境。二是为

13、财务人员在晋升、考察、学习等方面提供机会，充分调动企业财务人员参与业务管理的积极性。三是定期组织企.业财务人员就内部控制、预算管理、报销流程等业务知识进行培训，提高业务水平。财务部要定期给业务部门讲解报销管理办法及其在报销中需注意的事项，这样可以大大减少不合规、不合理费用的产生。第四，财务部内部采取定期轮岗，业务互查等方式，对发现的问题及时整改，降低纠错成本，提高工作质量。（四）企业内部应树立正确的费用报销意识。企业管理层及工作人员应树立起正确的费用报销意识，保证获取的发票真实、合法，避免个别工作人员利用报销流程混乱、财务审核不严的机会贪污企业资金。同时，企业管理层应广泛宣传优化费用报销流程的

14、重要意义，督促各个业务部门严格按照财务部门制定的流程开展报销业务。另外，企业应建立财务管理业绩考核机制，对于能够按照预算指标办理经济业务的部门及工作人员给予一定的奖励，特别是对于节省企业费用资金的工作人员给予精神上、物质上的奖励。除此之外，企业应将费用报销系统与业务模块、预算管理模块、会计核算模块统一，实现自动化费用报销管理。随着电子发票、移动互联及大数据等新技术的日益成熟，将会推动费用流程化报销不断创新，为企业财务管理、战略管理提供强有力的数据支撑，为企业未来更快适应时代变革提供辅助力量。（五）提高企业全面预算管理水平。绩效评价、预算执行、预算编制是预算管理涉及的主要内容，其中预算编制需要依

15、靠预算执行进行实践检验，预算执行管理的过程之一就是费用报销程序管理。为了实现收支与预算挂钩的目的，企业管理层应树立正确的预算管理意识，按照相应的财务核算流程填报费用预算审批表，保证各项费用支出严格控制在限额之内，避免企业资金被浪费、超支。同时，强化企业全面预算管理也可有效规范企业经济业务行为，降低企业个别业务领导随意支出企业资金行为。（六）规范企业票据管理。一是财务人员在审核费用报销凭证过程中应强调发票的合法性，发票必须加盖税务机关监制章，或加盖财政部门公章的行政事业单位收费票据，并由开具单位加盖企业发票专用章，这样可以最直接地降低发票伪造风险及与实际业务存在差异的风险。二是财务人员应要求经办

16、人员提供的报销票据必须符合以下要求，不可缺少如经济业务内容、数量、发票开具时间、付款单位（抬头）等内容，发票表面还应该清洁、可辨，不能存在任何挖补、涂改的痕迹。三是对于一些货品项目与数量繁多的报销业务，允许在发票后附货物清单，并加盖供应商公章，清单的数量与金额必须与发票内容一致。四是财务人员应通过“金税三期”、增值税发票比对系统，对供应商相关信息、发票真伪进行查验，这是验证发票真伪的最直接、最高效办法。五是对于经办人员将发票遗失的情况，应要求经办人员详细写明事件缘由，并由经办人员及业务部门领导共同签字后方可办理费用报销。对于可以通过网络系统获得电子增值税发票的情况，经办人员应积极通过互联网下载、打印增值税发票，连同情况说明一并向财务部门提供审批。对于无法提供火车票、飞机票、打车票的费用，经办人需提供的报销材料包括本人说明、出差地点最近交通距离费用标准证明；对于购物发票、在住宿发票丢失的情况，经办人应当到开票单位开取单位证明，并将原发票金额、原发票号码、单位财务专用章附注在证明书上。四、结束语综上所述，