高校公文制发工作的重要性及路径建议探讨.docx

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1、高校公文制发工作的重要性及路径建议探讨公文，即公务文书，是由国家统一规定、有特定效力和规范格式的书面文字材料。公文制发作为公文处理的重要环节，主要包括代拟、审核、送签、编印、使用和存档等系列工作，是决定公文质量的关键。如何适应新形势新任务新要求，围绕办公室“三服务”职能，确保高校公文制发工作的科学化、制度化、规范化水平，成为摆在我们面前的新课题。本文通过对当下高校公文制发的重要性、常见问题进行分析,提出建议，从而提升办公室工作水平。一、高校公文制发工作的重要性“教育强则国家强”。高校作为教育的重要组成部分，同时也是国家公共事业的重要部门，承担着人才培养、科学研究、服务经济社会发展、文化传承创新

2、等职能。面向新时代，如何增强服务供给能力、优化内部治理体系、不断提高行政效能，从而保障上述职能的有效发挥，公文在其中发挥着重要作用。公文制发作为办公室履行职能的重要方式和手段,能够提前介入重大政策制定、重要文件起草、重点工作部署。无论是国家教育方针、政策法规的贯彻落实，还是学校章程、规划和校内规章法纪的制定执行，都离不开公文这一重要载体的有效运转。从一定意义上说，公文质量的高低直接影响着高校行政工作的效率。高校作为国家科技研究和社会科学研究的重要力量，承担着大量涉及重大国防军工科研项目、尖端技术以及国家重要政策的研究任务，保密工作涉及面广且秘密事项大部分以公文形式进行传递。高校办公室作为学校机

3、关运行枢纽，不仅是学校公文制发的责任处室，一般还承担学校保密办公室的职责，负责指导全校行政单位和教学科研单位的公文制发和保密相关工作，必须聚焦学校中心工作和重点任务，严格按照制度要求做好涉密公文制发工作，以更高效能为强化国家战略科技力量提供坚强保障。二、高校公文制发工作中的常见问题（一）文种混乱。根据党政机关公文处理工作条例（中办发（2012）14号）规定，公文种类主要有15种，即决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要，并明确了每类文种的适用范围和体例范式。受诸多因素影响，在实际工作中错用文种的情况仍时有发生。“报告”适用于向上级机关汇报工

4、作、反映情况，回复上级机关询问，个别单位会在报告中夹带建议或请示事项。“请示”适用于向上级机关请求指示、批准，个别部门的请示类公文不符合“一文一事”要求，往往“一件多请等。“函”适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。个别部门向校外不相隶属的单位行文，应采用“函”这一文种，但为了表示对受文单位的尊重，常采用“请示”“报告”文种，还有的自创“申请”“请求”“汇报”文种。（二）文字和格式不过关。公文代表着单位的门面，需严格对标对表国家2012年发布的党政机关公文格式，认真对照学校有关规范要求。在实际审核工作中，常常发现拟稿单位存在人名、地名、时间、数字、段落顺序和引

5、文等不准确情况，如公文引用的文件表述不够准确全面，发文单位、文件标题、发文字号等要素不全，在“为贯彻落实xxx”“根据XXX”等常见引文表述中，有的部门在文件标题后再加上“文件精神”要求等词语；文字、计量单位和标点符号等用法不规范，如文中三级标题应为力“2“3.“，常被误用为“1、”“2、”“3、；字体、字号、页边距、行距等要素不合规等问题。以口语代替书面语、语句缺少主语或宾语、附件说明与正文之间没有空行、主送和抄送单位不明确、联系人和联系电话不齐全等状况也屡见不鲜，极易损害单位的形象。（三）内容质量不高。一篇高质量的公文要确保逻辑清晰、语言简洁、表述准确、符合实际，还要充分考虑后续工作的落实

6、，任务的完成。在现实工作中，经常存在以下几类问题：一是站位角度不准，有部门起草文件时，部分内容不是从全校的角度，而是从部门的角度去阐述；二是表述照搬上级文件，缺乏针对性和侧重性，有的只是简单引用、拼凑字数，甚至与实际不符；三是有些语言表述不够规范，比如一些固定的用法“坚持问题导向、目标导向、结果导向”“提高政治判断力、政治领悟力、政治执行力顺序是固定的，不能颠倒；四是篇幅过长，不能发扬“短实新”文风，有关重要性或现状的一般性论述占幅较大、现有政策重复论述，造成文章事项不明确、重点不突出、内容显拖沓，特别是上行文,应该直接切入主题，将要请示、报告的事项阐述清楚，而非简单按照时间顺序罗列事实，这样

7、大大降低了公文的质量。（四）程序不严谨。严守程序是公文质量的必要保证。个别部门报件时不按照正常行文规则和渠道报送，比如，有的没有经部门负责人签署意见就报到办公室；有的没有会签就报送，或者会签存在分歧没有协调，但没注明就上报；还有的认为上过学校重要决策会议，无须再办理任何签发手续即可直接制发文件，在呈领导签批过程中又有部门提出不同意见，造成不必要的环节卡顿。个别部门填写发文稿纸不规范，部分单位报送的发文稿纸中，存在“信息公开”“密级”“责任人”等栏目未填写、“负责人审签”“核稿”“拟稿”等签字未签时间、标题多次涂改、字迹潦草等问题，从而影响了发文效率。三、公文制发问题的原因分析以上问题，折射出高

8、校的公文制发工作还存在些许不规范、不合理、不科学之处，究其原因，可以分为以下四点：第一，公文种类繁多，部分文种较为相似，在拟制文件的同时还要考虑后续贯彻落实、信息公开、宣传解读等各个环节,综合性、技术性和系统性要求较高，在实际制发中难免出现不符合要求的现象；第二，办文人员大多身兼数岗，多非科班出身，除了负责文字工作外，还可能负责党建、人事、资产等工作，对公文制发工作了解不足，再加上精力有限，不能很好地吃透上情、掌握内情、熟悉外情，常常制约公文制发工作的规范化程度；第三，随着高校信息化、网络化建设不断深入，OA系统之类的自动化办公系统日益普及。较之传统办文方式，通过OA系统进行网上公文办理，不仅

9、受制于网络条件、电子设备，还更加讲究程序性，注重办文人员的权限划分。一旦出现网络设备故障，或公文运转线路和公文审核、阅批权限没有及时随分工进行调整，都会影响公文制发的效率；第四，在信息技术高速发展和对外交流日益频繁的今天，部分工作人员保密意识淡薄，再加上网络管控不严、制度不够完善等原因，使得高校公文保密工作面临着巨大的挑战。四、高校公文制发工作的提升路径从一定意义上讲，公文质量的高低反映了一个单位的工作质量、水平和效率。公文制发是公文处理过程中的重要一环，是确保公文质量的关键。为此，要进一步强基础、促规范、优服务，强化五种”意识，助力公文制发工作提质升级。（一）树立学习意识，培养专业能力。一是

10、要提高政治站位，教育引导办文人员深入学习贯彻习近平新时代中国特色社会主义思想和党的十九大及十九届二中、三中、四中、五中、六中全会精神，坚持运用马克思主义的立场、观点和方法分析问题，保证公文制发工作始终保持正确的政治方向;二是要提高业务能力，积极举办公文处理培训班，组织办文人员通过专题学习、自学等形式，深入学习党政公文处理工作的政策法规，不断强化公文制发工作的规范化、法制化意识；三是要发挥好学校办公室办文核心枢纽作用，与各单位加强经常性交流，共同探讨问题，研究解决办法。同时，梳理发文过程中的易错点，编印案例汇编，为学校办公室系统做好公文制发工作提供直观参考，推动全校公文办理水平整体提升。（二）树

11、立规范意识，严格办文程序。一是要创新制度规范，认真贯彻党政机关公文处理工作条例及省市公文处理工作有关规定，结合工作实际，建立健全本单位公文制发办法、规范性文件审核办法，为全面提高公文制发质量提供务实管用的制度保障；二是公文会签更加完备，凡是公文实质性内容涉及的部门（单位）实现全部会签，充分征求部门（单位）意见，实现协商一致；三是规范发文程序，严格遵循“拟稿人自审、拟稿部门（单位）初审、办公室综审、分管领导审签（签发）、主要领导签发“五级审核制度，规范公文起草、内部审核、办公室审核、相关部门会签、领导签发、排版印制、盖章发送等各个流程环节，确保拟发公文“零差错”,不断提高公文审核质量。同时，明确

12、凡是未经办公室审核的公文，一律不予赋号、不予印制，避免一些常见错误、低级“硬伤”出现。（三）树立责任意识，加强审核把关。公文审核是确保公文质量的重要环节。办公室作为文件材料的“出口”，要切实把好“三道关”。一是严把发文校核关，从工作需要出发，按照少发文、发短文、办精文的原则，从严要求、从严把控，做到不该发的文坚决不发、可发可不发的文一律不发；二是严把公文质量关，把政治性、政策性、合法性审核作为重点，对综合性文稿、文件信函等进行全面审核把关，严防出现原则性失误和错误，确保制发公文符合党的路线方针政策，符合法律法规要求，符合学校实际；三是严把内容格式关，力求公文格式规范、内容准确简洁，确保公文涉及

13、的有关事实包括数字、引文、人名、地名等不出差错，以及版头、版记、附注、附件说明、特殊标点符号等容易忽视的细节无误，切实保证公文的严肃性和权威性。（四）树立高效意识，提高办理时效。一是加快流程再造，梳理制定流程图和工作规范，对公文处理的每个环节应该干什么、怎么干、达到什么标准、与下一个环节如何衔接等作出明确规定，将流程再造的优势转化为公文质量和效率的提升；二是坚持精准服务，对符合要求的公文坚持即接即办，对不符合要求的公文，标出问题，说明原因，指导报送部门（单位）及时修改完善，将“一次办成”“容缺受理”零跑腿”等服务理念融入公文制发工作中，帮助来文部门（单位）切实解决实际困难，主动想办法、“找出路

14、”，杜绝简单地“一退了之、三是细化公文阅批权限，协调信息化办公室，根据分工和职责，及时对校领导网上阅批公文的权限进行界定，对调离人员和新进人员网上办件权限进行调整，保证电子办公权限一一对应、责任到人，保障公文高效有序运转；四是发挥网上公文运转优势，借助办公自动化系统平台，及时掌握文件签批状态和流向，以OA协同办公平台提醒为保障，推动非涉密发文征求意见、会签、归档等全流程网上办理,坚持保证每份文件自始至终都在流程内跟进。（五）树立安全意识，做好保密管理。坚持把保密管理融入公文制发工作全过程。一是开展保密教育，对办文人员进行任前审查、上岗培训，加强日常监督管理；二是严格公文定密管理，定期集中对定密

15、人员进行业务培训，对执行上级定密事项的公文，按已定密级定密；对复制、摘录、引用、汇编属于国家秘密的内容，按规定报批，不改变原件的密级、保密期限和知悉范围；三是严格公文制发管理，拟制涉密公文需使用涉密计算机和打印机，过程稿也必须标注密级。非涉密公文在履行公开发布程序之前，按照内部文件管理；四是严格密件流转管理，流转时必须进行清点、登记、编号，履行签收手续，按限定的知悉范围分发，杜绝通过非涉密渠道传递涉密公文；五是严格档案管理，对公文办理形成的文件材料，及时整理收集归档，进行集中统一管理，进一步巩固公文安全防线。五、结语公文制发是办公室服务全局工作的重要抓手，对高校的建设和发展起着至关重要的作用。在实际工作中，受诸多方面因素的影响，还存在文种混乱、文字格式不过关、内容质量不高、程序不严谨等问题。笔者结合自身工作经验，尝试从多个方面对高校公文制发工作提出建议，以期提高公文制发的质量与效率，充分发挥以文辅政、以文研事的作用，有力推动机关事务有序运转，有效激发中国特色世界一流大学建设的内生动力和发展活力。