1-合同管理标准.docx

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1、合同管理标准1范围本标准规定了集团公司合同管理的要求，包括分级管理、分类管理、授权管理、过程管理、监督检查等内容。本标准适用于集团公司集团公司和下属各单位合同管理工作。2规范性引用文件及术语和定义2.1 规范性引用文件下列文件对于本标准的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本标准。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本标准。中华人民共和国合同法中国铁建股份有限公司法律事务管理办法（试行）（中国铁建法（2009）8号）2.2 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。2.2.1 合同指集团公司及下属单位与自然人、法人或其他组织之间设立、变更、终止民事权

2、利义务关系而订立的合同、协议，包括合同书、具有法律约束力的其他各类法律文件（框架协议、备忘录、意向书、数据电文等）以及即时清结的口头协议。2.2.2合同违约事项指合同对方当事人不履行、怠于履行、不适当履行合同约定的义务，可能对集团公司及所属单位造成直接或间接经济、行政、资质、声誉等方面损失的事项。包括但不限于：工期延误、质量缺陷、损失赔偿、成本增加、安全危害、行政处罚、资质降级、声誉影响等。3职责3.1集团公司及各级单位合同管理机构包括合同综合管理部门、合同专项管理部门和合同参与管理部门。各分（子）公司应当明确合同综合管理部门、合同专项管理部门、合同参与管理部门：a）合同综合管理部门，牵头负责

3、合同管理；b）合同专项管理部门是指各业务部门，依据其部门职责分类负责本部门业务合同以及所属单位业务条线合同的专项管理；C）合同参与管理部门包括业务关联部门、财务部门、审计部门、纪检部门等,依据其部门职责负责对合同的订立、履行、监督参与管理。3.2集团合同综合管理部门（法律合规部）职责3. 2.1组织合同专项管理部门设计、建立和完善合同管理体系，并组织实施和监督检查：a）建立逐级负责的合同管理工作体制；b）明确各级单位合同管理职责；c）明确各级单位合同综合管理部门、合同专项管理部门和合同参与管理部门之间的合同管理职责；d）组织合同专项管理部门指导、监督、检查合同专项管理部门及所属单位合同管理工作

4、。4. 2.2组织合同专项管理部门设计、制订和规范合同管理流程：a）规范合同订立前准备阶段的评审、决策等；b）规范合同谈判工作；C）规范合同订立工作。3.2.3指导专项管理部门合同的准备、订立、履行、终止全过程，提供法律服务。3.2.4参与重大合同订立、履行。3.2.5参与合同评审，提出法律合规审核意见。3.2.6督促合同专项管理部门推行合同标准化管理，颁发、补充和完善合同示范文本。3.2.7建立和完善合同法律风险防范机制：a）制订合同法律风险管理工作指引。b）建立合同法律风险预警机制，进行法律风险评估分析、预警提示、防控建议。C）建立合同授权审批机制，负责授权委托书的法律合规审核。3.2.8

5、组织合同专项管理部门建立健全合同监督检查机制：a）监督检查合同专项管理情况；b）监督检查合同履行情况。3.2.9完善合同纠纷处理机制：a）负责合同法律纠纷案件的处理；b）配合处理非诉纠纷；C）协调内部合同纠纷。3. 2.10协助相关部门预防和惩治单位或个人利用合同进行违法、违纪活动。3.3 集团合同专项管理部门职责3.4 .1制订合同专项管理实施细则并组织实施和监督。3.3.2负责办理本部门业务合同的尽职调查、可研分析、商务会谈、文本起草、报审报批、授权手续、用印签署等具体事务。3.3.3组织本部门业务合同招标、投标及签约活动。3.3.4负责本部门业务合同的初审，以及组织发起合同审核审批流程。

6、3.3.5组织或监督实施本部门业务合同。3.3.6与合同综合管理部门和有关职能部门保持联系，及时反映合同履行动态,加强合同异常履行的监控。3.3.7负责本部门业务合同统计分析和登记保管，编制合同台账、报表、报告，并及时报送合同综合管理部门。3.3.8制订业务合同范本，经法律合规部门审核后实施应用。3.3.9负责所属单位业务条线合同专项管理的指导、监督、检查和考核，并将结果及时反馈相关业务主管部门。3.3.10参与合同管理信息化建设，提供、输入全面、详实的合同信息数据。3.3.11规范合同履行期间及终止后，合同文件的完整存档工作。督促所属单位建立合同台账。3.3,12负责合同纠纷的协商、处理，配

7、合诉讼、仲裁案件处理和内部合同纠纷协调。3.3.13规范合同订立后的履行、付款、验收流程和工作要点。3.3.14规范合同订立后的变更、补充、终止流程和工作要点。3.3.15规范合同审计和后评价工作。1.3. 16建立合同统计、分析的台账管理机制。包括：a）设计、制作合同统计报表等格式化文本；b）定时收集各专项管理部门的合同统计报表；C）负责合同的基础统计、分析工作，报送公司领导以供决策；d）总结、推广合同管理经验。3. 3.17开展合同信息化建设，包括：a）合同评审与合同信息化管理系统相融合；b）实现专项合同的风险预警与风险控制；C）负责合同全面细致的统计、分析和查询工作；d）根据强有力的信息

8、数据，全面深入分析合同订立、履行的具体情况，汇总分析宏观市场环境、企业经营管理情况，为公司战略规划、转型升级等提供决策支持，促进企业管理水平的整体提升。4. 3.18集团合同经办人是合同专项管理部门具体办理合同签订、履行、终止事务和手续的人员，主要职责包括：a）根据授权，依法进行合同的准备、订立、履行、终止等一系列或单项工作;b）提请合同的报审报批和用印；C）及时报告合同履行情况；d）协助法律合规部对经办合同纠纷的和解、调解、诉讼及仲裁活动；e）保管好合同准备、订立、履行和终止全过程的合同及有关文件资料，及时向档案管理人员交接存档。3.3.19明确专人负责本部门的合同专项管理，主要职责包括：a

9、）负责配合部门领导在本部门贯彻执行合同管理制度，以及与合同有关的其他日常事务；b）统计、分析和报告合同专项管理情况，与合同综合管理部门对接；C）督促本部门业务合同的初审工作，负责发起和组织合同审核审批的具体事务工作；d）负责本部门业务合同文件、资料的归档保管工作；e）组织本部门业务合同示范文本的拟制；f）负责在合同管理信息系统中录入合同的准备、订立、履行及终止等基础信息。3.4 集团合同参与管理部门职责3. 4.1根据合同专项管理部门的统一安排，负责或参加合同项目论证、谈判。4. 4.2根据合同专项管理部门的要求，负责提出合同项目中相关专业的咨询意见，提供专业技术支持。5. 4.3根据合同专项

10、管理部门的要求，参加对方当事人的资信调查或尽职调查。3.4.4负责对合同文本中涉及本部门业务职责范围内的相关内容进行审核会签。6. 4.5根据本部门职责参与对合同准备、订立、履行、终止全过程管理的监督、指导。7. 4.6负责对合同管理信息系统涉及本部门业务流程的操作、录入和维护管理。8. 4.7负责在合同的准备、订立、履行、终止及归档全过程管理中应由本部门负责或协作处理的其他工作。9. 4.8及时将发现的问题反馈至合同专项管理部门、合同综合管理部门。3.5 二级单位法务部职责3.5.1建立健全本单位合同管理机构，配备专职人员。3.5.2明确和落实合同综合管理部门、合同专项管理部门、合同参与管理

11、部门合同管理工作职责。3.5.3在集团公司法律合规部的指导、监督下，开展合同综合管理工作。4合同管理目的与风险4.1 集团公司合同管理的目的是防控合同风险，维护集团公司合法权益。4.2 集团公司合同管理的原则包括：谁主张、谁签订、谁管理、谁负责原则。集团公司所属各单位及机关各业务部门在合同综合管理部门监督、指导、审核下，负责本单位、本部门发起合同的签订和管理，并对其下属单位的合同管理进行指导、监督和检查；纵向分级管理原则。集团公司合同按集团公司本级、二级单位及分支机构实行分级管理；授权管理原则。集团公司及所属单位、承办人员应当按照规定权限订立合同，不得未经授权、超出授权以及越级订立合同；一一全

12、过程管理原则。集团公司合同管理流程分为合同的招标、评标、定标、评审、订立、履行、终止以及登记归档等，实行全过程管理；合同评审原则。合同订立前，应当对合同进行评审，评审包括商务审核、技术审核和法律合规审核；先签合同后履行原则。集团公司合同应当先签订、后履行，各单位应严格控制和避免在合同履行过程中甚至在合同履行完毕后补签合同。4.3 集团公司合同管理的关键绩效指标包括： 合同法律审核率； 是否建立合同履约台账； 是否建立违约事项登记表。4.4 集团公司合同管理需应对的主要风险包括：一一合同未经法律审核，出现漏洞或者重大法律风险导致经济损失。5合同管理内容5.1 合同分级管理5.1.1 集团公司合同

13、管理集团公司在各级单位推动建立合同综合管理部门牵头管理、业务部门专项管理和相关部门参与管理的全面协调、条块结合、各司其责、动态跟踪的合同管理体系，规范各级单位合同管理工作，加强监督检查，促进企业依法经营、依法决策、合规管理。5. 1.2二级单位合同管理5.1. 2.1集团公司各二级单位应当贯彻落实集团公司合同管理体系建设要求，积极完善本单位范围内合同管理体制机制，根据集团公司合同管理制度研究制订本单位合同管理制度并组织实施，指导、监督和检查所属项目经理部或其它分支机构的合同管理工作。5.1.2.2二级单位在订立合同时，应按照承包合同评审管理标准和分供合同管理标准规定的程序进行审核、审批；在订立

14、BT、BOT,超高层等重大合同时，承揽单位应当在组织合同评审的同时，附送集团公司法律合规部出具的法律意见书，没有附送法律意见书或法律意见书审批程序不齐全的，集团公司法律合规部不予受理。5.1.2.3二级单位应根据集团公司合同管理制度制定本单位合同管理细则，并按其规定履行合同管理职责。二级单位应当定期向集团公司报告本单位合同管理情况，并接受集团公司监督检查。5.1.2.4二级单位拟以集团公司名义开展海外、投融资、兼并重组、房地产开发等重大项目时,在按照相关规定须向中国铁建报批前,应当组织二级单位本级、集团公司评审，并由集团公司法律合规部出具法律意见书后，报送集团公司领导审批决策。没有附送法律意见

15、书或法律意见书审批程序不齐全的，集团公司法律合规部不予受理。5.1.2.5二级单位应当向集团公司报告合同管理情况，并接受集团公司监督、检查、审计、考核和评价。5.1.3三级单位合同管理5.1.3.1三级单位包括：施工类二级单位所属项目经理部、房地产公司独资或合资设立的项目公司、非施工类二级单位设立的其它分支机构。三级单位应当贯彻执行集团公司、二级单位合同管理体系建设要求，根据自身实际情况，对上级合同管理制度进行细化和补充，形成本单位合同管理制度并组织实施。5.1.3.2三级单位应当定期向二级单位报告合同管理情况，并接受上级单位监督检查。5.1.3.3各级分（子）公司应当严格控制其项目经理部以自身名义对外订立合同。项目经理部必须经集团公司专项审批同意后，方可以自己名义对外订立合同。5.1.3.4集团直管项目（如有）对外订立的合同，由直管项目负责组织合同管理各项流程。5.1.3.5集团直管项目经集团公司同意以自己名义订立重大合同，以及以集团公司名义订立合同时，直管项目应当负责组织合同审核审批流程。5. 1.3.6集团直管项目合同审批流程除减少二级单位审批外，其他流程应与普通项目一致。5.2 合同分类管理5.2.1 集团各业务