采购控制程序.docx

《采购控制程序.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《采购控制程序.docx（19页珍藏版）》请在优知文库上搜索。

1、采购控制程序文件编号：版本状态：编制：批准：生效日期：2023年X月X日XXX科技有限公司文件编号：XX-XX-XX版本状态：A/0采购控制程序修订页历史制/修订纪要制/修订时间制/修订摘要制/修订人核准者版本备注本次制/修订说明编制/修订原因说明：原章节号现章节号修订（内容）分发部门：GMMDIDMKADCSERDPCQPPMCEDSD-COEMPDFDHRXXX科技有限公司文件编号：XX-XX-XX版本状态：A/0采购控制程序签批页签名/日期制修订人:I制修订部门审核:ISO事务所审核意见:相关部门会签:1.研发部：7.人力资源部：2.技术部：8.营销事业部：3.品质部：9.海外事业部：4

2、.生产部：10.OEM事业部：5.PMC部：11.采购部：6.仓务部：12.财务部：审批意见:1 .目的:XXX科技有限公司文件编号：XX-XX-XX版本状态：A/0采购控制程序为合理、准确地选择最佳合格供方，并对其进行有效的评估与考核，使其所供的产品或服务能持续达到规定的要求，能有效的对采购成本控制，流程化管理，采购交期的管理，采购权限审批流程管理规范化，特制定本程序。2 .范围：本程序适用于对提供生产资料（原材料）、辅助材料（包装材料、办公用品）、机器设备、检验仪器、工程物资、外购件、外协件等供方以及运输服务供方的选择和评定。3 .定义：采购：是指负责获得生产产品或提供服务所需的物料、零件

3、和补给。供方：提供产品的组织或个人。合格供方：指经过评定合格、符合与公司建立正式合同关系的供方。4 .职责：4.1 采购部4.1.1 负责公司所用于生产物料的采购。4.1.2 负责所有外协加工件的采购。4.1.3 负责公司固定资产投入硬件和软件设备、设施、检验仪器的采购。4.1.4 负责对上述4.1.1；4.1.2：4.1.3所管辖采购权供方的选择、评价、考核、和重新评价准则的建立、维护和实施。4.1.5 负责对上述4.1.1：4.1.2：4.1.3所管辖采购供方的采购物料价格的比价、议价、定价和对供方的沟通。4.1.6 负责与各部门对采购信息和采购过程及采购要求进行沟通和协调。4.1.7 负

4、责对采购的物资市场价格的走向作出分析和调整采购计划。4.1.8 负责发送质量反馈表给供方，要求供方定期提出质量改进方案。4.1.9 负责本程序的归口管理。4.2 各部门4.2.1 供方评审小组：由研发部、品质部、采购部相关人员组成，必要情况下可由组织部门（采购部）邀请总经办、生产部、技术部，仓库等部门参与。供方评审小组具有对供方是否合格的评价、判断、审核、否决权。4.2.2 品质部负责对生产资料、辅助材料、检验仪器、外购、外协材料的检验和试验并做好记录，对各种质量数据分析与审核，不合格品的判定。423仓库负责入库数量的验收，以及对供方供货数量和质量、配合度方面进行记录，以作为考核的依据进行定期

5、考核。XXX科技有限公司文件编号：XX-XX-XX版本状态：A/0采购控制程序4.2.4 各部门有权对采购人员在其采购过程、采购信息和采购要求进行监督与检查，并对其异常情况及时反馈给采购部或上级主管领导。4.2.5 研发部负责物料（产品）技术标准的制定；参与供应商的评审及样品确认。426.1SO事务所负责对各部门的表单申请的版本号给予复查后采购才可以采购。4.2.7各部门负责按本程序要求提出物料需求计划、请购或加工委托申请，并跟踪物料是否按期回厂，作为考核采购部门的依据。5.工作程序：5.1 采购物料的分类：公司将所有采购的物料分为以下三类：A类物料：构成最终产品的主要部分或关键部件，直接影响

6、产品质量的外购、外协件。包括：主材料（亲水无纺布，拒水无纺布，底层无纺布，透气膜，彩头贴，前腰贴，氨纶丝，抛弃贴，魔术扣，高分子，面层，膨化纸，膨松布，胶水等）。备注：主要生产的设备设施的采购要选择供应商要评估。B类物料：对产品符合性形成无直接性影响的外购、外协件及A类以外的其他物料。包括：包材（包装袋，透明胶袋，专用封箱胶，纸箱等）C类物料：低值易耗品,采购渠道容易获得，对产品质量无影响。包括：设备加工件，设备五金机电配件，劳保用品，办公用品，日常维修水电用品等。（C类物料采购供应商不需要评估，但要按采购流审批程进行运作）5.2新供方的选择与评估5.1.1 新供方选择的基本条件和要求a）合法

7、登记注册的组织；b）符合国家有关质量法律法规的要求；c）具有良好的经营信誉和经营宗旨；d）能遵守我司对供方的相关管理制度，接受技术指导；e）具有较好的质量保证能力、生产能力和供货能力。5.1.2 采购员负责新供方的寻找，对于满足5.1.1各项要求且具有合作潜力的供方，采购员应收集其相关资料（包括营业执照、税务登记证、一般纳税人资格证、公司简介等），并通知其填写供方基本情况调查表。5.1.3 采购部根据采购员收集的资料及供方基本情况调查表。之内容，评估其加工或接单能力，并参考以往业绩及业界风范等评定是否可列为开发或合作对象，不符合者予以淘汰。524供方基本情况调查合格后，采购部根据物料对产品实现

8、过程及其输出的影响程度，或综合考虑公司的相关要求，决定是否组织对供方进行现场评估，并确定是否须送样和送样时间（现场评估前还是评估后）。5.2.5新供方现场评估XXX科技有限公司文件编号：XX-XX-XX版本状态：A/O采购控制程序5.2.5.1 对供方现场评估前，采购员必须填写供方调查申请表，经采购部经理审核、副总经理批准后，由采购部组织供方评审小组（或其它部门人员参与）对供方的综合能力作首次现场评估。5.2.5.2 对供方的现场评估参照供方资格评估表要求进行：a）现场评估内容：供方经营能力（包括生产能力、质量体系、交货周期、仓储情况等）、质量管理能力和仓库储存情况（包括质量体系、仪器校验情况

9、、仓库容量、堆放及标识情况）等；b）评估项目可按行业的不同进行增减；C）评估结果记录于供方现场评估记录表上。5.2.5.3 供方现场评审完成后，采购部应总结供方的评审情况。采购部根据评估结果填写供方资格评估表，包括生产经营能力、质量管理能力、仓库储存情况以及服务质量等。a）凡得分在3分以上，可与其建立合作意向；b）凡得分在2.92.0分者，由供方评审小组（研发部、品质部、采购部）决定是否与其建立合作意向；c）凡得分在1.9分以下者，不得列为合作对象。52.54评估合格的供方经采购部核准后列入合格供方名册，若不合格，则必须书面回复该供方，并要求其限期进行改进。5.2.5.5 应同时选择3个或3个

10、以上的合格供方，以降低采购风险。特殊情况下少于3家采购供方的需经副总经理批准，以保证物料采购的来源和采购过程的有效性。52.5.6品质部负责对样品进行检测并记录检测结果，研发部协助对样品的评估、确认，并提出意见或建议。5.2.5.7经品质部检验合格的样品研发部确认后转交生产部试用。样品试用符合要求后小批量供货试用，试用物料有品质部全程跟进使用情况，发现异常及时反馈、处理。52.58样品检验、确认、小批量试用均合格的供应商经评审、批准后，列入合格供应商名册。52.5.9样品检验、确认、试用不合格的供应商，采购通知其重新送样或整改，改善后效果达不到要求的，则停止合作。5.3合格供方（旧供方）的日常

11、考核与评估5.3.1 合格供方的日常考核与评估分为供货过程业绩考核、定期现场评估和特殊评估。5.3.2 供货过程业绩评估5.3.2.1 由采购部制定供方名册表，将需考核的供方（需考核的供方可根据供货问题比较突出的，选择3-4家），提供给研发、品质、PMC等相关部门进行考核。5.3.22每月月初，PMC根据上月对需考核供方的交期进行考核评分（用电子表格的供方考核表），并于每月（季、年）6号前转发品质部、研发部，由品质部、研发部对需考核供方质量进行考核评分，于每月（季、年）8号前转交采购部，采购部再对需考核供方价格、配合度进行考核。第6页XXX科技有限公司文件编号：XX-XX-XX版本状态：A/0

12、采购控制程序1.1.1 .3供方考核表评定出来的等级，必须经采购部、研发部、品质部、PMC会审签字后报副总经理批准。53.2.4 供方考核分A、B、C、D四个等级进行奖惩：a）评分在881OO分者为A级，评为A级为优秀供方，可加大采购量；b）为7087分者为B级，评为B级的供方可继续与其合作；C）评分为6069分者为C级，评为C级的供方应减量采购，并要求其限期整改，若限期内仍无法改进，则先暂停与其合作关系；d）评分为60分以下者为D级，评为D级的供方则取消其合格供方的资格。若再申请合作，则需对其重新做合格供方评定。53.2.5 存在下述现象之一的供方，自动降为D级，严重者终止合作关系：a）以次

13、充好，弄虚作假，交验产品中夹有已被判定不合格退货的产品；b）质量问题重复发生，且无改进措施；c）数次不按期完成合同任务，严重影响我司生产进度。52.26如属于市场行情变动影响价格上升而评分偏低者，即价格波动式标准价超过5%,经采购部审核、副总经理批准，最低可按20分评估。53.2.6 期现场评估53.31一般情况下，合格供方的定期现场评估为每年一次。采购部将需定期现场评估的供方（需定期现场评估的供方可根据问题比较突出的以及过程业绩考核得分情况，选择34家），供方评审小组在需定期现场评估的供方现场填写供方现场评估记录，返回公司后汇总并进行评审（可参照新供方现场评估要求进行）。1.1.3 2对于原

14、材料、包材等直接影响生产的物资，采购部根据合格供方的定期考核结果得分情况，可调整对供方的定期现场评估的次数。53.33如属质量等稳定的战略合作供方，需经副总经理批准后可2年评估一次。对于辅助材料，可不定期由采购部进行选择性的调查评估。1.1.4 特殊评估1.1.4.1 当供方出现严重质量问题或不能按时交货，供方评审小组应及时提出对供方进行特殊评估的书面申请。534.2该书面申请经副总经理批准后，由采购部组织供方评审小组对该供方进行特殊评定，参照新供方现场评估要求进行。1.1.5 如果供方自接到采购部发出的质量反馈表，在双方协定的时间内产品质量没有改善，则取消其合格供方资格。1.4 采购作业1.4.1 采购部接到申购单，即根据申购单上的申购物资品种、数量及仓库报送的库存量报表，及最低存第7页XXX科技有限公司文件编号：XX-XX-XX版本状态：A/0采购控制程序量、采购周期，制订出合理的月度物料采购计划汇总表后，与供方签订供销合同或订购单向供方订购。签订合同后，须编制送货计划，传真给供方确认并回传，确保供方按时按量交货。采用订购单方式的不须编制送货计划，但供方收到订购单后须确认数量及交期盖章签名