公司物资采购规范化管理制度五篇.docx

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1、公司物资采购规范化管理制度五篇公司物资采购规范化管理制度1一、目的为加强采购计划管理，规范采购工作，保障公司及子公司运营所需物品的正常持续供应，降低采购成本，特制定本制度。二、适用范围本办法适用于公司总部所有物资（包括固定资产、易耗品、营销礼品等）的采购。三、职责权限1、公司董事长负责采购管理制度的审批；2、公司财务部负责采购管理制度的。3、产品中心负责采购管理制度的制订。四、采购原则1、询价和比价原则对于货物的采购，必须有两个以上的供应商提供报价，并在质量、价格、交货期、售后服务、信用、客户群等因素的权衡基础上进行综合评估，与供应商进一步协商最终价格，但临时采购的货物因紧急情况除外。2、一致

2、性原则买方订购的物品必须符合采购申请中列出的要求、规格、型号和数量。如果市场条件不能满足请购部门的要求或成本过高，采购人员必须及时反馈信息，以便申请部门更改请购单或参与。因具体情况不能与请购单完全一致的，经审核，差额不超过请购单的57096。3、低价搜索原则采购人员应随时收集市场价格信息，建立供应商信息档案，了解最新的市场趋势和最低价格，实现最优采购。4、清廉的原则（1）自觉维护企业利益，努力提高进货质量，降低进货成本。（2）诚实自律，不收受礼品、贿赂、邀请，不主动联系供应商。（3）严格执行采购制度和程序，自觉接受监督。（4）加强学习，广泛掌握与采购业务相关的新材料、新设备和市场信息。（5）工

3、作认真细致，无失误，不因自身工作失误给公司造成损失。5、招标采购原则所有大宗或经常使用的项目都要进行谈判或招标，由采购、财务等相关部门共同参与一段时间（一年或半年）确定供应商和价格，签订供应协议，简化采购流程，提高工作效率。对于价格随市场快速变化的商品，除了缩短招标间隔外，还需要随时掌握市场情况，调整采购价格。6、审计监督原则：采购人员应自觉接受财务部门或公司领导对采购活动的监督和询问。对于采购人员在采购过程中违反诚信制度的行为，公司有权根据公司相关制度对相关人员进行处罚，甚至追究其法律责任。五、材料分类：（一）材料分类1、固定资产：单位价值在IOoo元以上，使用寿命在一年以上的有形资产。2、

4、操作材料：与操作有关的各种物品。3、营销礼品：节日礼品、营销礼品等4、办公用品：与办公有关的物品。5、后勤物资是指厨房和宿舍物资。6、其他物资：其他需采购的相关物资。（二）采购安排：总公司统一采购：代理商填写采购申请单，由部门经理批准，子公司总经理审核。原则上由总公司产品销售中心统一采购。（子公司门店业务提供的办公用品、物流食堂菜肴及调味品、零食、水果等临时消耗品，由部门经理备案后报子公司总经理批准，财务审核后可由子公司自行采购）六、采购流程：1、请购单：用户部门填写采购申请单，经部门经理和子公司总经理批准后，提交产品销售中心。购货申请表应注明产品名称、规格型号、数量、需求日期、参考价格、用途

5、等。2、询价、比价、洽谈：（1）每项（材料）原则上报价应在三家以上。（2）采购员接到报价单后，需进行比价、议价，并填写询价记录表，按低价原则进行采购。（3）在下列情况下，不需要比价、议价：独家代理、独家制造、独家产品、原零配件无替代品，但仍需报价记录。3、样品的提供和确认：（1）如需提供和确认样品，必须确定样品发货周期，并由采购人员负责跟踪。收到样品后，必须第一时间送到需求部门进行确认,如有必要，必须与财务部等部门相关人员进行确认。（2）如果样品需要保存，必须密封以便将来比较。4、供应商选择：（1）具有法定经营主体的。（2）质量、交货期、价格、服务等条件良好。（3）有良好信誉的。（4）客户认可

6、的供应商。采购方应建立供应商信息账户。5、合同签署：（1）供应商通过样品评审后，采购部与选定的供应商签订合同。（2）因交易发生的争议，按合同约定的条款处理。6、后续的进展（1）为保证按时交货，采购人员应提前通过电话、传真或亲自与供应商进行跟踪，以确保货物（材料）的及时供应。（2）如采购物品（材料）不能在规定时间内发货，采购人员必须提前通知请求部门寻求解决办法，并必须与供应商重新确定发货日期并通知请求部门。7、验收和仓储：采购的货物（材料）到达公司后，经营性固定资产、材料、配件、非经营性固定资产、大宗劳动防护用品等项目（材料）由需求部门验收。办公用品和其他常用用品经仓管员验收合格后，由仓管员出具

7、入库表,并按入库程序办理入库手续。验收不合格的，应通知采购部门，并在2天内办理换货（退换货）手续。8、对账付款：采购付款实行审批制度，具体程序如下：（1）采购人员凭采购申请单、入库单、采购发票到财务部门申请付款；（2）付款方式：A.金额在200元以下的，由产品销售中心和副总经理（总经理）签字，经公司财务部门审核后，以现金方式支付。B.金额在200元至IOOO元之间，由产品销售中心和副总经理（总经理）签字，经公司财务部门审核后，以转账方式支付。C.金额在IOoO元以上的,由产品销售中心、副总经理（总经理）、公司财务部、董事长转账支付。（3）要求预付款项的部门直接填写转账汇款申请表。经产品销售中心

8、、副总经理（总经理）、公司财务部门审核，董事长签字后，即可先行办理汇款手续。财务部相应挂账，发票到账后，经办部门办理发票入账手续冲账。七、本制度解释权归财务部，自20XX年3月1日起执行。公司物资采购规范化管理制度2总则一、为了规范公司的物资采购，降低物资采购成本，确保公司各项物资供应，加强企业物资采购的监督管理，特制定本规定。二、本规定是公司物资采购管理的基本规范。三、采购部应当根据市场信息做到比质、比价采购，同时，在付款方式上，做到货到付款，或分期付款，减少采购风险。第一章采购部职责四、采购部岗位职责1、负责制定物料采购管理制度和内部岗位职责；2、负责物资采购员、计划员、档案员的监督管理；

9、3、负责物料采购计划的编制，采购合同的签订和保管；4、负责材料采购的询价、谈判、比质、比价；5、负责按时完成部门所需的所有物料的采购，保质保量；6、负责辖区内的卫生安全工作。7、采购部负责管理各种档案，如采购合同、各种批准文件、公司签发的各种文件等；8、采购部门建立采购物资账户、贷款明细账户和公司应付账款，并定期与财务部核对。五、物料采购原则1、未经批准的材料不得采购；2、仓库库存物料应使用优先；3、在建立合格供应商名单时，本着远近采购的原则；4、采购物资时尽量采用银行结算，减少现金结算；5、在比价过程中，严格执行同类产品比价、同质量比价、同价格比价、同价格比价的原则，选择最优采购单位；6、对

10、于先试用的材料，用户部门必须出具测试报告并批准后才能购买。第二章物资采购管理六、为节约采购成本，公司实行采购计划月度报告。采购部门在编制采购计划时，要从实际工作出发，避免盲目报送物资采购计划，避免物资积压损失。七、公司各部门及配套厂家按程序上报物料采购计划，每月23日前将下个月的采购计划提交给采购部门，经采购部门汇总后提交公司经理办公室会议。八、各部门及配套厂家提供的待采购材料的规格、型号必须齐全。如果材料不完整，原料清单供应商承担50%的经济损失，部门承担30%的经济损失；同时，采购部门有权拒绝采购型号不完整的材料。九、在采购材料时，必须严格按照采购原则和采购计划进行采购，保证好订货、不漏订

11、货，及时、准确地实施材料供应。签署的材料在采购合同期间，严格执行合同法和公司合同管理制度。合同应当载明数量、规格型号、价格、质量标准、交货期、交货地、结算方式、运费承担、包装、运输、验收方式、经营人的经济责任等需要明确的事项。合同一般按照公司标准合同文本签订。如有特殊情况，应与公司法律顾问联系后签订合同。十、在材料采购过程中，如果工程部和设计院出具的原材料出现短缺，采购部门应征求用户的意见，在用户同意并签字确认后，采购用户愿意接受的替代品。否则，后果由采购部直接负责。十一、若采购部门未能及时完成采购任务，应尽早向总经理生产助理汇报原因并提出补救措施。第三章物资验收与入库管理十二、物料到达仓库后

12、，采购部检验人员应将到货物料的数量、规格、型号通知质检部，并在约定时间到达现场进行检验。十三、采购部门在验收过程中对不合格的材料应及时与供应商沟通，及时退换材料。十四、所有对外协调的材料必须经采购部门确认，并经总经理生产助理批准后方可对外协调。十五、合格的物料由采购部检验人员及时送入仓库，由仓管员办理入库手续；如货票在同一行，由仓管员打印入库单，验货人员取回入库单。双方应完成交接手续。如果发票不同，仓库管理员会在发票到达后打印入库收据。十六、采购部收到入库清单后，应尽快到财务部办理开具借条的手续。每月25日以前，减到20万元的限额。公司物资采购规范化管理制度31目的加强对本公司工程项目物资采购

13、的管理和控制，确保工程物资质优价廉，满足工程设计和施工需要。2适用范围本制度适用于本公司自建工程项目材料采购、验收等管理工作。3工作职责3.1 各项目部物料部是工程材料、设备和项目管理的集中管理部门。3.2 项目部具体实施工程材料设备的采购、验收、发放、使用等管理。4物料管理要求4.1根据批准的材料采购计划和文件，按质量准确采购各工序所需的工程材料和工程设备，遵守国家有关法律法规，执行公司采购控制程序的有关规定。4.2物料采购实行分级管理，物料种类分为：4.2.1重要材料:钢材、水泥、商品混凝土、设备、板条、九胶合板；4.2.2主要材料:砂石、红砖、空心砖、防水材料、管材、建筑电线电缆等当地材

14、料；4.2.3辅助材料:其他建筑材料、旋转材料等。4.3材料采购计划的编制4.3.1项目各工序统一的材料清单应使用。4.3.2项目进度表（如计划变更，需补充进度表），所需材料清单应注明品种、规格、数量、质量要求、供货时间等。各使用单位（组）应按材料种类，每月提前向项目部提交所需材料清单，供项目部采购。4.3.3项目物料部在收到所需物料清单后，根据库存情况统一规划，分别制定物料采购计划。4.3.4重要材料的采购计划应经项目经理和项目第一负责人审核批准后实施。主要材料和其他材料的采购计划由项目经理批准，由建设项目物料部负责组织实施。4.3.5采购后对物料进行准确、及时的验收，妥善保管和监督,减少贮

15、存损失，确保物料安全贮存。5物料采购合同5.1 材料采购供应商一般在单位出具的合格、优质分包商名单中确定，并由合同成本部进行检查和监督。5.2 项目部负责签订各种物资采购合同，合同成本部负责检查和监督。5.3 物资采购合同必须符合国家法律法规，尽可能采用国家标准合同文本。5.4 对于违反合同不能按质按量按时供货的供应商，项目部应及时向合同成本部报告。项目部提出处理建议，报公司主管领导批准后予以开除。从名单中除名的，一年内不得使用。6材料验证6.1根据采购合同和生产要求，必要时，项目部组织物料员不定期到供应商（直接供应商）源头进行验证，发现问题及时提出改进要求,确保供应商按质按量按期供货。这种核查也可在采购邀请文件中商定。6.2如工程合同（项目部）中明确要求对供方（供方）材料进行核查的，不能代替物料部门的现场核查。6.3物料入库验证分级管理重要物料和主要物料入库验证由项目部负责，由质量主管和物料主管进行验证，其他物料入库验证由项目部指定的仓管员进行验证并负责。6.4来料验证必须按照合同条款进行。根据供应商提供的相关规格、数量、质量等证明文件，对来料（施工现场）进行验收，并由材料验证人员填写材料验收记录。6.5需作现