学校档案制度汇编.docx

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1、学校档案制度汇编综合档案室二。九年十二月学校档案综合管理制度3学校档案分类编号方案6学校文书档案归档制度8学校文书档案归档范围和保管期限表10学校基建档案立卷归档制度13学校教学档案归档制度18学校教学档案保管范围及期限表22学校设备、仪器档案归档制度25学校设备、仪器档案归档范围及保管期限表28学校声像档案归档制度30学校声像档案归档范围及保管期限表32学校实物档案归档制度33学校实物档案归档范围及保管期限表34学校综合档案室职责35学校档案保管制度36学校档案保密制度37学校档案鉴定销毁制度38学校档案借阅利用制度39学校档案库房管理制度40学校档案员岗位责任制41学校档案员考核方法42学

2、校档案综合管理制度学校档案是广阔教职员工在教育管理、教学实践和教学研究活动中产生的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料，是学校各项工作活动的历史记录，也是学校领导决策和教育、教学的必要依据，档案是师生员工智慧的结晶，是国家的珍贵财富，是学校历史的鉴证。为了加强我校档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案在教学、科研、管理和学校其他各项工作中的作用，根据中华人民共和国档案法的规定，制定本制度。第一条根本任务一、贯彻执行档案政策、法规、规划全校档案工作。二、建立健全全校各类档案工作规章制度，并监督、指导、检查执行情况。三、负责各类档案和资料的接收、征集、整理、编目、鉴定、保管、销毁和

3、统计工作。四、催促和指导各科室、组正确收集、整理归档文件资料。五、鉴定并处理已过保管期限和并无保存价值的学校档案。六、对已经收集归档的档案要注意发挥其为学校各项工作效劳的作用。七、制定学校的档案管理制度，严格执行有关规定，维护档案的完整和平安。第二条第二条档案工作人员学校档案人员必须政治立场坚决，政治理论、思想作风和职业道德水平较高，具备一定的根底知识、专业知识和相关知识，较强的工作能力。第三条立卷归档制度一、归档范围详见各类档案归档范围及保管期限表。二、归档时间1、党务工作类、政务工作类、教代工团类、财务会计类、根本建设类等，应按照年度归档立卷（每年的1月1日至12月31日止），次年六月底立

4、卷完毕，移交综合档案室（财务会计类保管一年后移交综合档案室）。2、教学管理类、教学研究类、学籍类档案应按照常年归档立卷（9月1日至次年8月31日）。三、归档要求3、我校档案是由党支部、校长室、教导处、总务处、工会、大队部、团支部、教科室等部门产生的。因此，原那么上哪个部门产生的文件材料就由其部门相关人员负责收集整理，归档立卷。4、凡应归档的文件材料要尽量做到文件完整、准备、系统，并具有参考应用价值，能够起历史凭证作用。5、凡应归档的文件材料应质地优良、书绘工整、声像清晰；不能使用易褪色如铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水笔等，字迹必须端正清楚，不得重写）、易变质的材料书写；不能有金属物装订。6、特别珍贵的

5、档案，从平安与保管条件等方面考虑，可以随时归档。7、各部门向综合档案室移交档案，必须填写移交清单一式两份，交接双方签字盖章。归档单位与综合档案室各一份分别保存。第四条档案统计制度做好档案的登记和统计工作，使档案家底清楚，账务相符合，以便改进工作，提高档案管理水平。一、准确统计我校各类档案的数量，库存档案的构成状况和变换以及提供利用情况，每年统计一次。财务档案的各类上年的财务账册、报表、凭证年末整理后交综合档案室保管。二、由专人做好统计工作，实行统一的统计方法。三、加强对统计数据的综合分析，掌握利用动态、规律，根据利用的信息反响内容，研究和改进工作，促进档案管理水平的提高。四、填写档案利用情况统

6、计表，做好档案利用效果的统计。五、做好查阅登记、借阅登记以及各类归档的总账登记。第五条档案的保管制度一、综合档案室对每年归档应按照永久、长期、短期分别编号存放。排放整齐，并编制必要的检查工具，为翻检利用创造条件，到达调卷迅速、准确。二、档案库房应单独设置，不得兼办公室或其他用处。未经档案员允许，任何人不得擅自进入库房。三、档案室必须保持清洁，必须符合防盗、防火、防光、防虫、防鼠、防霉、防潮、防尘、防腐蚀、防水等要求；定期检查保管情况，发现问题及时向校有关领导汇报、及时处理。四、档案室对库存档案定期检查，及时改进工作缺点，补救问题。对超过保管期限，需销毁的档案材料进行清理造册，经分管领导同意，报

7、主管部门批准方可销毁。销毁时必须由档案室和有关部门共同派员监销。第六条档案的保密制度执行保密法，严格遵守国家工作人员保密守那么，非档案室人员，未经许可，不得擅自进入档案室。第七条档案的开放制度一、我校档案室保存的材料可供各处、室、组和外单位查阅使用，但是必须办理查阅手续（外单位人员持单位介绍信），填写查阅档案登记表。二、档案原那么上不外借，特殊情况需经分管领导书面批准，借阅时间一般以三天为期限,并办理借阅登记手续。三、查阅者只准查阅所需范围内的档案材料，不准查阅所需范围以外的档案材料；如需摘录、复印，事先需经档案室人员同意，但只准摘录有关局部，抄写在专门纸上，并妥善保管。不得将档案私自带出，不

8、得转借他人，不得扩散档案内容。四、前来查阅者必须遵守保密制度，保护档案，严禁在档案上任意涂划、删改、涂点、剪插、撕页等。五、归还档案材料时，档案管理人员应对档案作详细检查，发现问题要当面指出，并问明情况及时处理。六、室藏档案属以下情况之一者不开放：1、涉及党和国家秘密的；2、涉及专利或技术秘密的；3、涉及个人隐私的；4、档案形成部门规定限制使用的。学校档案分类编号方案为了统一本校档案实体分类，以适应档案管理、利用的需要和档案分类整理、排列、检查、编目标准化与标准化要求，根据广东省档案局印发的?广东省机关档案分类方法?和省、市档案局的要求，结合我校档案工作实际情况，制定本方案。第一条分类原那么一

9、、以本校工作活动形成的全部档案为对象，根据档案内容及其载体形态的特点进行科学分类。二、本校综合档案室的档案分为七大类，大类采用英文字母为代号，大类以下的属类用阿拉伯数字代号，从左到右依次为一级属类，二级属类等，有类设类，无类空类。第二条大类设置一、党政工团档案（简称文书档案，代字：A）二、基建档案（代字：B）三、设备、仪器档案（代字：C）四、会计档案（代字：D）五、声像档案（代字：F）六、教学档案（代字：G）七、实物档案（代字：H）第三条分类编号方法一、文书档案文书档案采用单件归档的方式归档，一年设三个目录，按永久、长期、短期分类。例如:永久OOOln2021长期0001n-短期0001n每件

10、文件加盖档号章，样式如下:全宗号类别号A期限永久年度2021机构件号0001二、基建档案基建档案按工程工程编案卷顺序号，其结构模式为大类代字+工程代字+案卷序号。例如:B001-0001I1案卷号I工程代字大类代字三、设备、仪器档案设备、仪器档案（C）,按种类编案卷顺序号，其结构模式为大类代字+属类代字+设备代号+案卷号。属类代字分别为：、多媒体设备；、实验室设备；、办公设备。例如：C1Ol-0001II案卷号I设备代号属类代字（多媒体设备为1）大类代字（设备档案）四、会计档案会计档案1D）,按种类编案卷顺序号，其结构模式为大类代字+属类代字+目录号+案卷号。属类代字分为：、报表；、帐簿；、凭

11、证；、其它。例如：D31-001II案卷号I目录号属类代字（凭证为3）大类代字（会计档案）五、声像档案设二级属类代号：照片为F1；底片为F2；录音带为F3；录像带为F4；机读材料（包括计算机磁盘、光盘、幻灯片、缩微胶片等）F5。按属类、形成时间编流水号。例如：F11-0001II案卷号I目录号属类代字（照片为1）大类代字（声像档案）六、教学档案教学档案包括：教学管理档案为G1；学籍档案为G2；教学科研档案为G3。采用单件归档的方式归档。按“年度一保管期限分类，每件文件加盖档号章，样式如下：全宗号类别号Gl期限永久年度2021机构件号0001七、实物档案实物档案根据教体形式不同，分类如下：HI奖

12、牌，H2奖杯，H3奖状，H4荣誉证书，H5奖旗,H6题词书画。H1-2001-0001II案卷号I年度属类代字（1为奖牌）大类代字（实物档案）学校文书档案归档制度为保证本校档案的完整性，加强文书归档工作，特制定本制度。第一条归档的文件材料必须按年度归档，本校各部门在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别归档。第二条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。办完后及时交部门本专（兼）职档案员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。第三条文件材料的收集管理一、坚持部门收集、管理文件材料制

13、度。各部门均应指定专（兼）职档案员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知校综合档案室。二、凡本校缮印发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）一律由本校办公室统一收集管理。三、一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。第四条各部门专（兼）职档案员的职责：一、了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。二、认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将上年度归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。三、

14、承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好效劳工作，并办理临时借用文件材料登记手续。第五条归档范围一、党务、组织类材料。二、宣传教育类材料。三、工会类材料。四、团委类材料。五、行政、综合类材料。六、德育工作类材料。第六条归档为统一归档标准，保证归档质量，归档工作由相关部门兼职档案员配合，综合档案室档案员负责编目。一、归档要求遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。1、归档的文件材料份数以及每份文件的页数均应齐全完整。2、但凡原来文件上有生锈的金属物，归档时都必须去掉，并用细线或其它对纸张无损害的粘合剂重新将文件缝粘）合，破损的文件应裱糊，字迹扩散的

15、应复制与原文一并存档。3、凡文件尺寸大于A4纸规格的，要按A4规格进行折叠或或裁剪，小于16开规格及破损的要进行托裱。二、归档方法1、顺其自然，单件归档。即顺应文件形成时的本来状况，以自然件为归档单位，逐件整理归档。2、单份文件，一份文件为一件；各种报表、名册、图册、书刊等，一册（本）为一件；正本与定稿、正件与附件，两件作为一件；文件处理单（表）与被处理文本合为一件。3、归档的文件按年度一一保管期限逐级进行分类。4、在分“年度时，应遵循以下方法：一般的文件材料，放在其形成年度归档；方案、预决算、总结、报告、统计报表等，应放在文件内容针对的年度；长远规划应放在文件内容针对的头一年；多年的总结、报告，应放在文件针对的最后一年；跨年度的案件，应放在结案的一年。不同年度的文件应分开排放。5、归档的文件先将归档文件材料按三个保管期限分开，并且尽可能将