医院档案管理工作制度.docx

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1、院档案管理工作制度一、档案借阅制度1、凡工作需要借阅档案,可凭工作证或其他证明按下列规定办理借阅手续。2、借阅文书档案的审批权限:(1)查阅职能范围的档案,可直接向档案室办理借阅手续;(2)查阅职能范围外的档案,应经立卷部门负责人同意,方可借。3、凡借阅党委、院办公会议记录,应经党办或院办主任批准,凡涉及保密内容者须经院长或党委书记批准。4、机关文件按阅读范围和工作需要查阅,不能借阅。5、院外人员查阅档案,一律凭单位正式介绍信,并经院办主任批准按照上述规定办理。二、借阅科技档案的审批权限1、凡借阅本人的、本课题组的或本部门、他人的有关科技档案,除出示本人工作证外,必须由主管科研领导批准。2、借

2、阅机密以上的科技档案,必须由主管科研领导批准。3、外单位查阅科技档案时,凭本单位介绍信,经部门领导和有关部门同意,方可借阅,查阅机密以上的科技档案,须经主管院长批准可查阅,但严禁借出。(I)借阅档案严守保密规定,爱护档案,不准涂改、划圈打叉、增删、插剪、抽页、调换、污损卷内文件,不得擅自公开档案内容。违反者视问题性质和情节严肃处理,给予罚款、批评、警告、公开检讨直至追究法律责任。(2)各类档案一般不外借,如需外借须经院办主任审批,同意后办理借出登记手续,借阅时间不超过3天。(3)复制或摘抄文书档案,由党办或院办主任审批,复制或摘抄科技档案,由立卷部门负责人审批,并交纳查档、复印费后,方可办理复

3、印或摘抄手续。(4)本室工作人员对归还的档案,应详细的检查,核对无误后,再办理归还手续,如发现有损坏、丢失情况,应立即追查,并给予罚款处理,对逾期仍未还者,应及时催交。三、档案安全保密制度1、档案工作人员要严守党和国家机密,认真执行安全保密制度,确保档案材料安全,杜绝泄密、失密现象。2、未经批准,任何人不得将档案带出,更不得随便复印。档案工作人员不得私自摘抄和向外传播档案内容。3、档案接收、查借都要办理登记手续,归还时要验收注销。4、档案工作人员切实做好防火、防盗、防虫、防鼠、防尘、防潮、防光工作,保持室内清洁卫生,库内严禁吸烟,严禁带入火种和放置易燃、易爆物品。5、每天上下班均应对库房门、窗

4、、电源等进行安全检查,注意搞好节假日和假期安全保密工作,发现问题,及时处理。6、需要销毁的档案材料,经造册审批后,应有监销人参加销毁。平时办公废物纸,不能当垃圾随便倒掉,必须烧毁。四、档案库房管理制度1、库房是存放档案的要地,非本室工作人员不得随便进入档案库房。2、严格遵守档案借阅制度,借阅档案应填写借阅登记表;归还档案时,档案员要认真核对是否丢失、损坏现象,注销借出卡,放卷时,要核对目录号、卷号、前后卷号,以免插错。3、采取积极有效措施,切实做好库房内的防盗、防潮、防尘、防鼠、防火工作。4、加强库房管理,特别是在高温、高湿季节应采取有效措施降低湿度,定期检查有无霉变、褪色、尘污、破损、虫鼠咬坏现象,发现问题及时处理。定期放置杀虫药品。5、确保在库房内严禁吸烟,不准存放易燃、易爆物品。6、新入室的档案要及时检查质量,清点数目,履行签字手续;上架入柜时,要做到排列整齐,标志清晰醒目。对不符合要求的档案,必须妥善处理后,方能入库。7、对所保存的档案按年度进行准确统计,每月底检查借阅登记本一次,发现借出档案未按期归还者,及时追踪归档。8、下班前要注意、检查门窗,切断电源以保安全。9、严格执行保密制度,保护好档案的安全,最大限度地延长档案保管寿命。

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