管理文件和资料控制程序范文.docx

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1、熠某某爱知锻造总承包公司企业标准QG/SAFC4.2.3-01-01管理文件和资料控制程序202*. 03. 01 实施202*.03.01批准发布某某爱知锻造总承包公司某某爱知锻造总承包公司企业标准管理文件和资料控制程序QG/SAFC4.2.3-01-01B/0共8页第1页1 .目的规定了文件和资料的编制、审核、批准、发布、存档、发放、和更改的控制，确保管理文件和资料的形成、管理更趋规范化、标准化及程序化,对质量管理体系有效运行起重要作用的各个场所都能使用有效版本文件。2 .适用范围本程序适用于管理文件和资料的控制，包括质量体系文件和电子文件。3 .引用文件3 .1质量记录控制程序QG/SA

2、FC4.2.4-09-014 .术语4.1 管理文件一一是指适用企业管理活动中重复出现并影响一个以上职能或影响一个以上部门的工作或业务，按照管理目标和相关管理环节的要求，对其目的和范围、管理职责、管理内容、管理程序等作业规定的文件。5 .职责5.1 管理部是管理文件和资料控制的归口管理部门，负责管理文件和资料的编制、标准化审查、标识、发布、保存和管理。负责外来文件登记、发放、存档和管理。5.2 总经理负责管理文件的批准。5.3 副总经理负责各分管条线管理文件的审核。5.4 各部室负责各业务条线管理文件的起草和编制。6 .培训与资格与本程序有关人员须经本程序培训。7 .程序7. 文件草案形成过程

3、8. 1.l文件起草。文件内容所涉及的主要管理业务的归口部门或公司领导指定的部门，为文件起草部门。8.1. 2根据管理业务的需要或公司领导的建议或根据职工代表倡议认为有形成文件之必要，由起草部门组织文件起草工作，确定文件的主要起草人员，进行文件起草，形成文件草案。文件草案就该文件的目的、范围、引用标准、管理职责、管理内容与要求、工作程序等主要条款己基本描述清楚。7.1.3根据文件草案的性质和内容，起草部门可以就文件草案涉及的管理环节，征询相关部门的意见。重要文件或复杂文件应当征询意见。被征询意见的部门，在规定的时间内（一般不超过十五天）提出意见，并在文件草案审批单（附表1,以下简称审批单）上签

4、阅后回复起草部门。某某爱知锻造总承包公司202*年3月1日批准发布202*年3月1日实施QG/SAFC4.2.3-01-01B/0共8页第2页若同意，起草部门将文件草案及审批单移送主管副总经理审核。若异议，起草部门应主动同异议部门协调、解释。经协调，或异议部门同意起草部门意见，则按上款处理；或起草部门接受异议，则修改草案；或双方意见不能一致，则报请主管副总经理裁决。7.1.4主管副总经理在收到起草部门移送审核的文件后，应在适当、合理的期间对文件的正确性、适宜性、必要性等进行综合审核，作出同意、不同意，需修改或补充等意见，在审批单上批注后附文件草案返回起草部门。同意，待文件标准化审查不同意，终止

5、文件形成过程需修改或补充，起草部门按要求进行修改、补充后按木条再审核一次。7.2 文件标准化审查7. 2.1管理部就起草部门移送的经公司主管领导同意的文件草案以及审批单进行审查。在审查过程中，如果发现该文件与现行的有效文件有抵触、冲突或者已经有类似内容文件存在，可以要求起草部门进行修改或撤销。进行修改的，修改后草案按本条再审。要求撤销的，管理部应将要求撤消的理由向原审公司级领导汇报，建议撤销。是否撤销，由原审公司级领导决定。同意撤销，原审公司级领导应在审批单上批注，终止文件形成过程。不同意撤销，则按下程序继续审查。8. 2.2管理部按照管理标准编号的基本规定对移送的文件草案进行格式化，标准化审

6、查，作出合格或不合格判断。合格，在审批单上批注，待送总经理审批。不合格，或退回起草部门补正，或给予修正，经补正、修正后，待送总经理审批。7.3 审批7.3. 1管理部将经过文件标准化审查合格的文件草案和审批单在适当的时间，递交总经理审阅，根据文件的性质和内容：一般文件，总经理就该文件在企业标准批准令（附表2,以下简称批准令）上签发公司令，将文件草案和审批单及批准令一并退转管理部。重要文件或复杂文件，总经理可以选择下列会议形式将文件草案提请审议。a）员工代表会议；b）经理办公会议；c）公司经理办公扩大会议；6. 3.2文件草案经总经理提请特定会议审议获得通过的，总经理就该文件在批准令上签发公司令

7、后附文件草案和审批单一并退转管理部。文件草案经特定会议审议未获通过的，则终止文件形成过程。7. 3.3管理部在接到经过总经理批准的文件草案后，按照该文件的业务分类、先后顺序在管理文件登记台帐上进行登记，根据管理标准编写的基本规定给注编号，并通知文件起草部门办理文件打印手续。QG/SAFC4.2.3-01-01B/0共8页第3页8. 4印刷和发放7.4.1起草部门在接到办理文件打印手续通知后，根据在对文件有效运行起重要作用的各个场所都能得到相应文件的有效版本要求，确定发放范围并填写文件发放清单（附表4）和管理文件和资料印制申请单（附表5,以下简称申请单），经管理部批准后安排打印，打印稿校对由文件

8、起草部门负责。文件发放范围，由起草部门根据该文件涉及的业务环节确定，并经管理部批准。7.4.2文件打印完毕后，管理部根据文件发放清单在文件封面上加盖受控标识（见示例）和部门编号（见表）并在文件资料发放回收登记簿（简称发放簿）上登记。部门（人员）受控编号明细表部门（人员）受控编号部门受控编号总经理01-01工务部07中方第一副总经理01-02技术规划部08日方副总经理01-03质量保证部09中方第二副总经理01-04销售部03总经理助理01-05财务部06工会主席01-06管理部02制造部05注:各部门内部受控编号由各部门自行编制。长：50mm宽：25mm受控标识示例SAFC受控文件编号C）O一

9、部门（人员）受控编号一各部门内部受控编号文件原稿和文件正式件1份及原收存的批准令和审批单文件发放清单由管理部一并装订、收集保管。7.4.3管理部根据受控章上注明的部门编号发放，也可以委托起草部门代理发放。各收文部门在收文的同时，应在发放薄上签收。各部门收文后，应按照本部门的发放络，进行文件编号、登记、发放、借阅、收存等工作，确保在对文件有效运行起重要作用的各个场所都能得到相应文件的最新有效版本并可追溯。7.4.4依本章第各条程序形成的文件，为有效文件。7.5文件其他方面的控制7.5.1文件转抄QG/SAFC4.2.3-01-01B/0共8页第4页凡需对现行有效文件进行转抄而悬挂或安放在一定场所

10、供应用掌握的，可以由悬挂或安放文件的所在地部门向该文件归口部门提出申请，如果同意，归口部门应对转抄件进行审核，确认无误后盖部门公章。转抄文件的正下方必须注明该文件的编号、批准日期及其申请部门和批准部门的公章。7.5.2文件更改7.5.2.1提出管理部对现行有效管理文件应定期进行评审。确定是否有更改的需求。根据客观情势的实际变化，或者文件在实施过程中反映出的问题，会同文件起草部门或归口管理部门提出更改文件的申请。在填妥文件更改申请（附表6）（以下简称申请书）后送主管经理审批。7.5.2.2批准公司主管领导在收到申请书后，认为应当修改的，则在申请书上签发同意意见。反之,则签发不同意意见。7.5.2

11、.3打印替换7.5.2.3.1申请部门根据公司主管领导的同意修改意见，将确定更改的章节内容，填写在文件修改单（附表7）上，并经总经理批准，到管理部办理更改打印手续。7.5.2.3.2更改打印完毕。管理部按照被更改文件原发放范围，或者自行发放、或者委托申请部门代理发放。同时收回全部原文件被替换章节。更改文件收回，管理部在发放簿上记录。被替换章节，如果已批准转抄或已经转抄并悬挂安放，由原批准部门负责收回、销毁。7.5.2.4代替如果对原文件更改内容较多或者文件整体不宜局部更改的采用本条程序：a）代替的申请、批准按6.5.2.1、款操作；b）代替文件的形成按6.1、6.2、6.3条操作。c）代替文件

12、的印刷和发放按6.4条操作。d）代替文件的修改状态标识，以文件版本号A、B、C、D以此类推形式进行标识。7.6文件作废文件由于被更改或者被代替或者已超过文件本身规定的有效期，而失去原有效力的，应当作废。应当作废的文件按照原发放范围追溯收回后由管理部对用于存档和内部参考件加盖“作废”章,其余一律销毁，并由销毁人员在文件发放清单上记录。7.7文件复印文件灭失，或者需要增加发放范围，可以复印。7.7.1复印复印，由需要部门提出书面申请并填写印制申请单交管理部，经核准后安排复印。7.7.2控制QG/SAFC4.2.3-01-01B/0共8页第5页复印完毕，由管理部对复印件加盖受控标识和部门编号，并记录

13、于文件发放清单，需要部门在管理文件和资料复印台帐上签领。7.8文件归档当年度内形成、发布的文件，包括原稿、批准令、审批单，如果有更改的，还应包括申请书、文件修改单，由管理部收存保管。隔年的文件由文档室收存保管，处于持续改进状态的文件可以适当延长归档期。归档后的文件的使用、处理由文档室按有关规定操作。7.9外来文件管理7.9.1接收a）外来文件通过信函邮寄方式传递或上级通过公司条线、部门下发的一律由管理部接收；b）外来文件通过委托代传代购的，由委托代传代购人及时将该文件移送管理部。7.9.2应用a）具有短期指导、操作作用可直接发布应用的外来文件，由管理部填写发文登记单，并附转发通知，发放至有关部

14、门执行。发放按企业文书类文件发放程序执行；b）具有长期指导、操作作用可发布应用的外来文件，由管理部将文件移送公司领导，并由公司领导指定具体部门负责转抄，使其成为本企业的标准。转抄文件适用本标准程序操作。7.10表式管理7.10.1依木程序形成的文件所涉及附表，按6.3.3款进行编号。7.10.2文件表式由文件归口部门管理，用毕需加印的，由归口部门提供表式名称、编号并填写印制申请单交管理部，经核准后安排印制。7.10.3对文件已作修改，原文件表式未作改动的原有表式，可以继续使用，但必须对表式编号进行修正并加盖修正章后方可使用。老表式使用完毕后，应即使用与文件编号一致的新版本表式。7.11文件保存

15、7.11.1 质量手册、程序文件失效后保存三年。7.11.2 合同评审文件、业务计划失效后保存三年。7.11.3 其它文件失效后保存二年。7.11.4涉及到产品安全性文件至少保存十五年，以上期限如与法规、通用准则、顾客要求不同时，按法规、通用准则、顾客要求实施。7.12质量体系文件7.12.1文件分类7.12.11本企业质量体系文件分为二大类：a）管理类文件：质量手册、程序文件（管理性）工作指导书；b）技术类文件：质量控制计划、产品图样（技术性）工作指导书（包括工艺文件、技术标准、检查指导书、试验规范、作业规定等）。7.12.2.2本公司质量体系文件分为四层次：QG/SAFC4.2.3-01-01B/0共8页第6页a）第一层次为质量手册；b）第二层次为程序文件；c）第三层次为