采购询价及订购成本控制全.docx

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1、采购询价及订购成本控制一:采购询价控制流程2订购成本控制标准一、目的为加强对订购成本的控制，降低采购成本，提高公司的经济效益，特制定本标准。二、相关定义订购成本是指公司为实现一次采购而进行各种活动的费用，包括办公费、差旅费、电话费和邮资等。具体地说，订购成本相关费用如表4-1所示。表4-1订购成本费用一览表订购成本分类相关活动内容固定成本采购部日常工作运转采购部的基本支出变请购手续成1.编制并提出采购申请1.请购人工费用动本2.审批采购申请2.请购日常用品费用成3.主管及有关部门的审查费本用采购执行成1.调查并选择合适的供1.估价、询价、比价、议价本应商费用2.填写并发出采购单2.执行采购费用

2、3.填写并核对收货单3.通信联络费用进货验收成检查验收采购物品1.检验人工费用本2.检验交通费用3.检验仪器仪表费用入库成本物品卸载、搬运与入库物品搬运所花费的成本其他成本会计入账支付款项等活会计入账支付等所花费的成动本备注三、职责分工(一)采购部职责1 .采购部经理的职责(1)审批采购申请。(2)确定供应商。(3)签订采购合同。(4)监督采购过程。2 .采购专员的职责(1)负责采购工作。(2)负责询价、议价。(3)执行采购合同。(4)领取相关差旅费、通信费等采购费用。（二）财务部职责1 .财务部经理的职责（1）审核采购申请。（2）审查采购价格与采购合同。（3）按合同审批物品采购款项。（4）审

3、批采购专员的费用报销申请。2 .成本会计的职责成本会计负责订购成本的核算工作。3 .出纳的职责4 1）支付供应商采购款项。5 2）发放采购专员的报销费用（差旅费、通信费等）。（三）物流部职责物流部装卸人员负责物品的卸载与搬运工作。（四）质量管理部职责质量管理部负责采购物品的质检工作。（五）仓储部职责仓储部仓库管理员负责物品的入库存储工作。四、控制措施（一）请购过程控制为降低请购过程中发生的成本与费用，公司需明确制定请购的审批权限，优化请购流程，降低人工费用和手续费用。1,请购授权审批控制公司应建立请购授权审批制度,明确审批人对采购作业的授权批准方式、权限、程序和责任等。公司具体的请购审批权限规

4、定如表4-2所示。表4-2请购授权审批权限一览表采购项目采购金额请购程序(元)申请人初核人复核人核准人计划内采O-20000采购专采购部经财务部经财务部经购员理理理20000以采购专采购部经财务部经主管副总上员理理计划外采全部采购专采购部经财务部经主管副总购员理理备注2.建立明确、合理的请购审批流程(1)生产或使用部门根据生产计划及工作需求向仓储部门发送物品需求单，该单上需注明使用部门、物品名称、规格、数量、要求到货日期及用途等内容。(2)仓储部根据物品需求情况和仓库存货情况，填具存货量，汇总物品需求信息，将物品需求单传递给采购部。(3)采购专员收到仓储部送来的物品需求单后，填制采购申请表，该

5、表一式四联，一联采购部留存,二联返还使用部门，三联返还仓储部，四联送财务部审核。采购申请表内容包括使用部门、物品名称、规格、数量、要求、价格、到货日期及用途等，同时制定采购预算表，报采购部经理审批。(4)采购部经理收到采购申请表和采购预算表表后，审核采购是否在计划内，若符合计划，则审批签字后由采购专员转交财务部审查，否则报公司主管副总审批。(5)财务部审查采购申请表和采购预算表，检查是否在预算内，若在预算内，则由财务部经理审批签字后，交采购专员办理物品采购，若在预算外，则报公司副总审批。(6)计划内采购金额大于1万元的采购项目与任何金额的计划外采购项目均需经主管副总审批签字后方可办理采购业务。

6、(7)重要物品的请购应当经过使用部门、技术部门和采购部门等相关人员决策论证后，报公司总经理审批。(8)对于紧急需求的特殊请购需制定特殊审批程序。因特殊原因需取消请购申请时，使用部门应通知采购部停止采购，采购部应在采购申请表上加盖“撤销印章，并退回给使用部门。(二)采购方式控制不同的物品可采取不同的采购方式,采购方式也是影响订购成本的因素之-O具体采购方式的选择标准如表4-3所示。表4-3采购方式分类表采购方式实施要点适用范围招标采购 1 .详列所有条件2 .发布广告3 .厂商投标4 .供应商相互比价5 .选择供应商议价采购 1 .选择几家供应商询价6 .比价、议价7 .选择供应商定价收购定价现

7、款采购公开市场在公开交易场合或拍卖采购会上采购大宗物品的采购，如大宗设备等一般物品的采购。公司普遍采用的采购方式购买数量巨大,非几家厂商所能全部提供的物品大宗物品采购(三)采购过程控制采购过程中发生的估价、供应商选择、议价比价等相关活动直接影响着采购人工费用、管理费用、差旅费和电话费等订购成本，公司须对这些活动进行有效的控制，优化采购流程。1.建立并优化采购流程采购专员在完成请购审批手续后开始执行采购作业，其流程如下。(1)采购专员根据此次的采购计划，选择合适的采购方式。(2)采购专员从供应商档案库中选择几家比较合适的供应商进行询价，与供应商围绕采购物品的价格进行初步谈判，确定由吴选供应商名单

8、（3个左右），并将谈判结果填入采购申请表上报给采购部经理。采购申请表如表4-4所示。表4-4采购申请表编号：日期：年月日请购项物料编使品规格型数估计单需用日备目号用名号量价期注部门询价记厂商厂单总价预订交货采购意裁决采购部经办人采购部经理备注：第一联由采购部留存，第二联返还相关使用部门，第三联返还仓储部,第四联返还财务部。(3)采购部经理根据采购计划审核采购申请表。(4)计划外采购项目和重要采购项目的初次谈判结果须经财务部经理审批,其审批依据包括采购计划、采购预算和已制定的采购底价等。(5)经审批通过后，采购专员与候选供应商做进一步洽谈,洽谈的内容主要是采购价格和相关条件，如交货期、付款方式、

9、配送方式等。(6)采购专员根据洽谈结果进行对比，选择适合此次采购计划和公司实际情况的供应商，将结果填入采购申请表并编制采购作业报告，上报采购部经理。(7)对于公司重要项目的采购，采购部经理需会同其他相关部门对采购价格进行审议。(8)价格审议后，采购专员与供应商拟订采购合同，报采购部经理、财务部经理和公司副总审批。(9)审批通过后，采购部与供应商签订正式的采购合同并上报，按照采购合同的约定条款办理采购手续。(10)采购部会同仓储部与质量管理部对抵达仓库的物品进行验收并入库。因配送错误或质量问题造成物品无法入库的,采购专员须及时与供应商联系协商解决办法，同时上报相关领导，按领导的指示处理。(11)

10、财务部根据采购合同付款和会计核算，处理相关账务。(12)采购合同及时归于档案库,采购部、财务部保留采购合同副本。2.供应商选择控制(1)建立并完善供应商档案公司应建立采购供应商档案，档案的内容包括供应商编号、详细联系方式、地址、付款条件、交货条款、交货期限、品质评级、银行账号等，每一个供应商档案须经严格的审核后才能归档。采购部经理指定专人管理供应商档案，并定期或不定期对其进行更新，保证档案的时效性。采购专员必须在已归档的供应商档案中选择供应商。(2)建立供应商准入制度公司须制定严格的供应商考核制度和指标，按考核流程对其进行评估，合格者才能归档。公司重要物品的采购供应商须经过质检部门、生产部门、

11、财务部门联合考核后才能进入供应商档案。如有可能相关人员须到供应商生产地进行实地考核。3 .采购价格确定控制(1)建立并更新价格档案采购部必须对所有采购物品建立价格档案，每一批采购物品的报价应首先与归档价格进行比较,分析价格差异的原因。如无特殊原因,原则上采购的价格不能超过档案中的价格水平，否则须做出详细的说明。采购部经理需指定专人负责建立与维护价格档案，并根据市场情况及时更新物品价格。相关人员在更新物品价格时，须注明原因并附上相关证明。（2）建立价格评价体系公司对于重要物品的价格建立价格评价体系，由公司财务部、采购部、生产部、质检部等相关部门人员组成价格评价小组,每季度收集有关价格信息，分析评

12、价现有的价格水平，并对归档的重要物品价格档案进行评价与更新。价格评价小组不定期检查价格档案，审查各物品价格的更新情况，督促相关人员完善价格档案。4 .建立物品的标准采购价格财务部根据市场的变俯口产品标准成本定期对重要物品制定出标准的采购价格，督促采购人员积极采购，不断降低采购价格。（四）入库过程控制物品到库后，搬运所花费的费用和检验人员的人工费用、检验仪表仪器费用等均属于订购成本。公司须制定详细的入库验收流程和入库检验规范，提高验收人员的效替口物品入库的速度。（五）费用报销控制采购专员在采购过程中发生的差旅费、通信费等均属于订购成本，其报销控制审批流程如下。1 .采购专员须填制费用报销单，连同

13、相关的费用凭证一起上交采购部经理审批。2 .采购专员将采购经理签字后的费用报销单与费用凭证交到财务部会计处审核。3 .财务会计根据采购专员上交的资料，审查报销金额，按照财务部制定的费用报销管理规定办理报销手续，登记相关台账。如费用较高，须报财务部经理审批后办理报销手续。4 .财务部出纳向采购专员发放报销费用。五、检查、考核和奖惩公司须对采购各环节的费用使用与控制情况进行检查考核，并根据考核结果实施奖惩。（一）检查与考核1 .针对请购过程的检查与考核，公司可通过采购计划的完成率、请购报批出错率、错误采购次数、请购过程时间耗用情况和采购滞后情况等相关指标来进行。2 .针对采购执行过程的检查与考核，公司可通过采购预算执行情况、采购实际价格和标准成本的差额、供应商对比选择情况等相关指标来进行。3 .物品检验入库过程可通过物品验收合格朝口入库工作时间等相关指标来进行。（二）奖惩根据考核结果，公司按照相关奖惩办法对采购部人员进行奖惩。