会议中常见的问题及高效会议的十大原则.docx

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1、会议中常见的问题与高效会议的十大原则会议？或许有人会觉得这个问题有些小题大作，还有不会开会的？这么简洁的事情，好像是人都会开，大会小会参与过多数场，可是开得好吗？参与的多数次会议中真正有效的、能解决问题的、效率比较高、投入产出比高的会议有多少？下面我们先分析一下会议中常见的问题：会荒：常年不开会，这些人对会议的作用不够了解或曾深受“会灾”之害对会议已经形成偏见，还美其名日“让大家有更多干增值的活的时间”。却不知假如利用得好，会议能成为沟通信息、通报状况、沟通和统一思想、集思广义、资源共享、探讨策略、协商事项、解决问题尤其是跨部门和跨系统问题和冲突、布置任务、促进工作落实、总结阅历、激励士气等的

2、一个特别有效的工具和手段，“开会不是万能的，但不开会却是万万不能的”；会海：过多开会、过滥开会、无效开会，文山会海。彼得德鲁克曾指出：一个企业的经理假如用超过25%的时间开会，就是一种“病态组织的表现”：拖沓：有的会议拖拉严峻，形成了效率低下的“大尾巴会”（于是有公司规定上午11点才开会，大多数状况下对一般会议效率是很高，但对一些重大事项可能不适用）：会议拖沓与会议主持人的会议主持水平有亲密关系：事前打算如汇报材料或会议流程、时辰表不清晰也会造成会议拖沓；“陪绑”严峻：有些为了“相互敬重”或“显示重量”搞排场或形式主义，与会人数众多，无多大关系也叫过来，没有会议成本的意识。口本一些企业会在会议

3、室醒目的标出会议成本的公式：会议成本=与会人员每小时平均工资X3X2X开会人数X会议时间（小时）+会务干脆成本其中：“X3”是因为劳动产值高于平均工资：“X2”是因为参与会议要中断常常性工作，离开原来的工作岗位造成的生产、管理、市场反应的滞后等产生的损失，损失要以2倍来计算：而人越多时间越长，会议成本也就越高；会务干脆成本则包括筹备费、接待费、会议材料费、场地租金、会场布置费、茶水班、投影设备租赁费、交通费、住宿费等。会议成本即使这么高，确定要留意有足够的产出；主持人选择不妥：假如会议主持人的技能、阅历、权威不足以驾驭会议的方向、内容和局面时，或主持人的风格与会议须要的气氛不匹配时，会议都有可

4、能失控，达不到预期的目标：议题繁多：会议议题过多，探讨不深，都只能蜻蜓点水，一遇到大一点的或难一点就推到“下次专题探讨”，可就是从来见不到专题探讨，结果问题是一而再，再而三的重复发生，整个组织在重曳的学费：重曳会议：同一议题不从根上解决彻底，不得不一次次开会探讨治标却不治本的方案：地点支配不当：有些公司为了节约成本，会议都在公司召开。可是一些重大的事项必须要在充分探讨、无太多干扰或头脑风暴的状况下才能形成，在公司开很难不被打搅或受影响。会前、会下不沟通：会议从零起先，与会人员一头雾水，会议起先时要么花许多时间讲明背景、概念或者干脆就是鸡同鸭讲，没有共同言语。许多真正高效的会议都在会前、会下已经

5、沟通基本达成共识了，开会只是统一意志形成决议；有些公司会议基本属于临时通知，相关人员也不行能做充分的打算，或者重要人员出差在外无法参与会议，这样的会议效果自然要大打折扣；会议纪律乱：不到、迟到、早退、中场打电话等现象严峻，没有制定会议制度，尤其是奖惩制度；会而不议：成为了领导“一言堂”，失去了会议的意义；议而不决，决而不议：会议只是探讨不形成决议，会前打算不充分，全是到位再凭嘴巴、凭记忆、凭感觉说，不打算主题相关的事实和数据，没有养成以事实和数据决策的习惯；或者真正决议的事情乂不开会探讨而是私下确定了，这样的决策很快，但往往懊悔或变更也很快；决而不行：即使有会议决议，不落实到责任人，不落实执行

6、：行而不果：即使执行，也没有跟踪，根本没有结果或效果；执行得好与不好都一个样，没有奖惩，久而久之，主动性被消磨殆尽。通过视察一个公司的会议制度、具体会议的打算、进行过程和会议决议的执行结果可以基本推断其管理水平。知道了会议可能出问题的地方，我们就可以有针对性地去预防和调整，尽量让会议更高效。而要会议高效，除避开上述常见问题外，须遵守以下十项原则：原则一、会议要规划依据公司或部门实际状况，可支配有早会、周例会、月例会、季度会、半年会、年会等例会，比如周例会，在总结和规划方面就很有效，会议要有其召开的合理时间和频率，例会可参考占代“有本早奏,无事退朝”的原则，而且依据不同阶段的管理水平和目标，可调

7、整例会的频率和时间长度；除了固定的例会外，还应有一些重大事项的专题会议，假如平常例会开得好，问题得到切实解决落实，例外的会议比例则会大幅下降。原则二、打算要充分要想会议高效，会前必需做好充分的打算。重大事项必需提前足够的时间思索和打算，并会前私卜.广泛征求看法，有些不便于在会上公开发表的看法或担忧也在会前提前沟通和解决掉，总之要提前充分作好打算，最好能基本达成共识，这样才可能在会议上快速作出决策,提高会议效率。会议主题、时间、地点、参与人、议程、时辰表等最好都在会议通知中必需提前确定时间告知好让相关人员打算，会议方程在会议前再打印给到相关人员以便大家遵守。原则三、主题要集中一次会议，最好只有一

8、个主题，因为只有这样才能更好地集中相关人员、时间和精力，高效解决问题。综合性会议，主题也最好不要超过三个为好。议题越多，参与人员越多，“陪绑”的人越多，效率越低下，时间越长，成本也就越高。原则四、人员要相关只选对相关状况真正了解的人员参与，一问三不知、不了解具体状况或供应“假情报”、说了不算或说了却很可能被推翻的人参与了也没有用。所以一是要“少而精”，即只要与会议议题干脆关联的单位参与，协办的单位不用派人陪绑；二是要“有效”，具体的议题让主要负责人员干脆汇报，领导不要代为汇报，避开“一问三不知”的现象出现，更不要因为不了解实际状况而想当然地盲目决策；三是要有“决策权”，与会人员确定要有决策权，

9、主管领导有事委派人参与,也要给予相应的权利，否则因做不了主造成议而不决，造成较大的奢侈！也打击与会人员的主动性；四是要“正面”，不要只是提问题、追究责任或相互推诿，而是要从多角度多提建设性建议、多激励、多确定，既解决当前问题治标，更要想出将来长治久安的、预防类似问题市夏发生的根本之策。原则五、流程要合理会议的流程关系到会议是否真正民主、有效。一是尽量不要领导主持会议，而应当是会议议题发起单位或办公室主持；二是领导尽量最终讲话，否则起先基调确定，许多人就不敢发衣自己的看法，或者只是随声附和；三是会议发表看法时贯穿例外管理的原则，重复观点尽量少谈，尽量谈有建设性看法，且少发表主观看法观点而应以事实

10、和数据支撑，出现跑题或刹不住车时耍与时拉回来：四是繁简得当,有些问题简要介绍即可，重大问题探讨要充分，让相关尤其是线部门充分发表看法，不能仓促决策，而且不同部门、人员由于学习、工作经验和岗位职责不同，所关注的重点通常也会有所不同，充分沟通布.利于优势互补；五是重大决策最好刻意支配反面看法，会议决策怕的是一面倒，假如确定要做也要经得起考验，想出各种应对风险的措施尽量削减损失，“两益相权取其重，两害相权取其轻”，假如明确能承受最大的损失和最坏的结果，这样决策了也不会轻易摇摆；六是该议的时候要议，该决的的时候要决，该举手的时候要举手，该签字的时候要签字，尽可能会上形成决议而不要拖到会议结束了还没有结

11、论，要落实贡任人、关键行动措施、验收标准、完成时间、风险防范措施、配套资源支持和关键里程碑等。原则六、时间要紧凑要事先规定会议时间，一般的会议不要超过一小时，较长的会议要分大阶段进行，每阶段发言人的时间要规划和限制好，主持人要把握好会议节奏。对较长的会议要支配中场休息，且最好提前打算好茶水、甜点和水果等，否则开会时间开长r,大脑转得慢r留意力也不简洁集中。原则七、决议要与时会议的记录确定要完整、规范、完整，从会议主题、与会人员/缺席人员、发言、探讨记录到会议决议、表决状况等都要进行具体记录，可采纳专用记录格式、卡片，做到规范、精确、可查，避开事后不认账。会议结束后，应尽快卜发会议决议。会议决议

12、不同于会议简洁的流水帐记录，须要做确定的整理、调整和提升，因为会议临时讲的可能不全面或有遗漏。会议决议确定要落实责任人、关键行动措施、验收标准、完成时间、风险防范措施、配套资源支持和关键里程碑等,要简洁、明白。会议决议正式签发之前最好支配几个人交叉检查，决策人签发后最好给与会与决议相关人员签名确认以有人推脱。为了要与时贯彻会议精神，要与时发放会议决议：一可增加会议时效性，发挥会议的作用；二可乘热打铁，取得事半功倍的效果；三可提高会议的效益，增加执行力：四可明确责任，并通知到相关部门。原则八、手段要先进会前充分打算，多应用PPT,要求简明扼要、重点突出、逻辑清晰，不要整版的文字而应图表结合（假如

13、基础较弱对这一块最好组织特地如何打算和汇报PPT的培训，并事先做一些参考模板）。另外，能开电话会议、视频会议的尽可能利用这些高科技，可大幅节约交通、住宿等费用和来回的时间成本，大大提高沟通的效率，其投入产出比是特别合算的，尤其是金融危机的状况下多地点办公、全国性或全球化公司更应多应用一些高科技工具和手段。另外，会议决议发放、跟踪等也可通过Emai1、OA、IM（包括QQ、POP0、VSN、SKYPE、RTX等）等多种工具和手段来宣导、提示和落实。原则九、执行要检查会议决策状况的跟踪检查，尤其是关健节点的把握，最好能培育主动、与时汇报的职场习惯。假如没有，则须要有“盯牢”“管好”“跟完竟”的执行力强的人持续跟进和追踪，直到相关部门和人员养成习惯为止，当然最好能有配套的培训来进一步强化执行力。原则十、结果要奖惩大多数人不会做你期望的事，只会做你检查和奖惩的事。假如做与不做一个样、做好与做坏一个样，就会出现混日子、多i事不如少一事、多做多错少做少错、不求有功但求无过的局面和冗围。对不能与时、较好完成任务的予以帮扶、培训、指责，仍不行的可能须调岗或淘汰；对主动、主动、按时、高质量完成任务的则予以表扬、嘉奖或晋升等，让大家清晰地知道什么样的行为会受到奖惩从而变更行为甚至习惯。总之，高效的会议要做到会而有议，议而有决，决而有议，决而有行，行而有果。