《办公自动化》PPT课件.ppt

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1、.1.23.1 样式与内建样式样式与内建样式 样式是一系列格式设置操作的集合，是应用于样式是一系列格式设置操作的集合，是应用于文档中的文本、表格和列表的一套格式特征。它文档中的文本、表格和列表的一套格式特征。它主要可以分为：字符样式、段落样式、表格样式主要可以分为：字符样式、段落样式、表格样式和列表样式。和列表样式。.33.1.1 利用内建样式快速格式化文档 步骤1 打开已创建好内容的劳动合同文档。步骤2 在菜单栏中选择“格式”|“格式和样式”命令，如图3-1所示，或者在工具栏中单击“格式窗格”图标“ ”，在Word文档的右边部分弹出“样式和格式”对话框，如图3-2所示，接着选中所要进行格式化

2、的内容，然后通过选择其中的“标题1、标题2和标题3”等内建样式可以对文档进行快速的格式话。 图3-1 样式启动 图3-2 “样式和格式”对话框 .43.1.2 修改内建样式 在Word文档的格式编辑过程当中，有时候内建样式的基本设定，不能够完全满足我们的需求。这时候，我们就可以去对内建样式做一定的修改。如左图3-3所示，单击“标题1”旁的图标，出现“标题1”的下拉菜单，在其中选择“修改”选项，弹出“修改样式”对话框，如中图3-4所示，在其中可以对样式的格式进行修改；同时，还可以单击其对话框左下角的“格式”下拉按钮，对更多的格式进行修改，如右图3-5所示。图3-3 内建样式修改启动 图3-4 “

3、修改样式”对话 图3-5 样式多种格式启动 .53.2 自定义样式 3.2.1 新建样式新建样式 可以根据可以根据Word文档提供的文档提供的“新样式新样式”对话框，创建出我们所需对话框，创建出我们所需要的新样式。如图要的新样式。如图3-6所示，选择所示，选择“新样式新样式”按钮，弹出按钮，弹出“新建样式新建样式”对话框，如图对话框，如图3-7所示，在其中可以根据需要，定义出符合我们要所示，在其中可以根据需要，定义出符合我们要求的格式加以使用。求的格式加以使用。 图3-6 选择新样式 图3-7 “新建样式”对话框.63.2.2 快速套用自定义样式步骤步骤1 在菜单栏中选择在菜单栏中选择“工具工

4、具”|“自定义自定义”选项，如选项，如图图3-8所示，在弹出的所示，在弹出的“自定义自定义”对话框中选择对话框中选择“命命令令”选项卡，如图选项卡，如图3-9所示。所示。 .7步骤步骤2 在在“命令命令”选项卡中选择选项卡中选择“键盘键盘”按钮，弹出按钮，弹出“自定义键盘自定义键盘”对话框，在其中的对话框，在其中的“类别类别”对话框中选对话框中选择择“样式样式”，并在出现的，并在出现的“样式样式”对话框中选择新建的对话框中选择新建的样式样式“主体主体”，如图，如图3-10所示。所示。步骤步骤3 在在“请按新快捷键请按新快捷键”空格内输入所要定义的快空格内输入所要定义的快捷键捷键“Ctrl+P”

5、,并确定其保存的位置，单击下面的并确定其保存的位置，单击下面的“指定指定”按钮，对快捷键进行指定，如图按钮，对快捷键进行指定，如图3-11所示，所示，最后最后“关闭关闭”。图3-10 “自定义键盘”对话框 图3-11 指定快捷键窗口 .83.3 样式的高级应用 3.3.1 查找和替换样式查找和替换样式3.3.2 重命名和删除样式重命名和删除样式 在新建的样式在新建的样式“主体主体”中，单击下拉按中，单击下拉按钮钮“ ”，在出现的下拉菜单中选择，在出现的下拉菜单中选择“修修改改”选项，弹出选项，弹出“修改样式修改样式”对话框，在对话框，在其中的名称一栏中将其中的名称一栏中将“主体主体”重新命名为

6、重新命名为“内容内容”，如图，如图3-12所示。所示。图3-12 “修改样式”对话框 .93.4 交叉引用3.4.1 使用标题进行交叉引用使用标题进行交叉引用步骤步骤1 确定插入点。在图确定插入点。在图3-13所示的位置输入所示的位置输入“（返回）（返回）”字样，并将光标置于图中所示位置，选择字样，并将光标置于图中所示位置，选择“插入插入”|“引引用用”|“交叉引用交叉引用”命令。如图命令。如图3-14所示。所示。“返回”文本位置 图3-13 输入“返回”文本 图3-14 选择“交叉引用” .10步骤步骤2 选择引用内容。在弹出的选择引用内容。在弹出的“交叉引用交叉引用”对话框对话框中，单击中

7、，单击“引用类型引用类型”下拉按钮，在展开的下拉列表下拉按钮，在展开的下拉列表中可以看到，中可以看到，Word可以对编号项、标题、书签、脚可以对编号项、标题、书签、脚注、尾注、表格、公司和图表等内容进行引用，本注、尾注、表格、公司和图表等内容进行引用，本章引用类型选择章引用类型选择“标题标题”，如图，如图3-15所示。所示。图3-15 “交叉引用”对话框 .11步骤步骤3 在在“引用哪一个标题引用哪一个标题”列表框中单击列表框中单击“九、合同九、合同的变更、解除、终止、续订的变更、解除、终止、续订”选项，最后再单击选项，最后再单击“插插入入”按钮，如图按钮，如图3-16所示，即可建立引用。所示

8、，即可建立引用。步骤步骤4 测试引用。如图测试引用。如图3-17所示，引用建立好之后，所示，引用建立好之后，会自动插入标题内容到此处，单击此处即可返回到会自动插入标题内容到此处，单击此处即可返回到该部分。该部分。 图3-16 选择引用标题 图3-17 建立好的“交叉引用” .123.4.2 使用书签进行交叉引用步骤步骤1 选定劳动合同文本中选定劳动合同文本中“一、合同订立条件一、合同订立条件”，然后选择，然后选择“插入插入”|“书签书签”命令，如图命令，如图3-18所示，弹出所示，弹出“书签书签”对话框。对话框。 步骤步骤2 在在“书签名书签名”中输入要插入的书签名中输入要插入的书签名“劳动条

9、件与劳动保劳动条件与劳动保护护”，如图，如图3-19所示，单击所示，单击“添加添加”按钮，完成书签的插入。根按钮，完成书签的插入。根据需要可按上述步骤插入更多的书签。据需要可按上述步骤插入更多的书签。 图3-18 “插入”对话框 图3-19 插入书签 .13在建立书签时，在建立书签时，“书签名书签名”可以和选中的内容不同，可以随可以和选中的内容不同，可以随意地为要插入的书签命名。在一篇长文档中，如果使用了意地为要插入的书签命名。在一篇长文档中，如果使用了大量书签，可以利用大量书签，可以利用“书签书签”对话框中的排序功能进行对话框中的排序功能进行“名名称称”或或“位置位置”上的排序，方便用户查找

10、。上的排序，方便用户查找。为方便编辑文档，还可选择显示书签。选择为方便编辑文档，还可选择显示书签。选择“工具工具”|“选项选项”命令，单击命令，单击“视图视图”标签，打开标签，打开“视图视图”选项卡，在选项卡，在“显示显示”选项区中选中选项区中选中“书签书签”复选框，单击复选框，单击“确定确定”按钮，即可显示按钮，即可显示所有书签，并以所有书签，并以的形式出现，的形式出现，的形式只是为了的形式只是为了方便编辑，不会被打印出来。方便编辑，不会被打印出来。 小贴士.14步骤步骤3 在书签插入完成后，就可以对它进行交叉引在书签插入完成后，就可以对它进行交叉引用操作。将光标定位在要插入交叉引用书签名的

11、位用操作。将光标定位在要插入交叉引用书签名的位置，选择置，选择“插入插入”|“引用引用”|“交叉引用交叉引用”命令，弹出命令，弹出“交交叉引用叉引用”对话框，在对话框，在“引用类型引用类型”中选择中选择“书签书签”，在，在“引用内容引用内容”中先选择中先选择“书签文字书签文字”，在，在“引用哪一个书引用哪一个书签签”选项中选择要插入的书签名，单击选项中选择要插入的书签名，单击“插入插入”按钮，按钮，如图如图3-20所示。所示。 图3-20 交叉引用书签类型 .15步骤步骤4 将光标定位在插入书签名页码的位置上，选将光标定位在插入书签名页码的位置上，选择择“插入插入”|“引用引用”|“交叉引用交

12、叉引用”命令，弹出命令，弹出“交叉引用交叉引用”对话框，在对话框，在“引用类型引用类型”中选择中选择“书签书签”，在，在“引用内容引用内容”中先选择中先选择“页码页码”，在，在“引用哪一个书签引用哪一个书签”选项中选择选项中选择对应的书签名，单击对应的书签名，单击“插入插入”按钮，如图按钮，如图3-21所示。所示。图3-21 引用“页码”内容 .16交叉引用使用标题时，应先对标题进行定义样式等处理，同样，使用编号项、书签、题注等进行交叉引用也应先进行定义，否则不能进行交叉引用。步骤步骤5 完成效果图如图完成效果图如图3-22所示所示。光标定位处图3-22 完成效果图 小贴士.173.5 制作目

13、录 目录通常是长文档不可缺少的部分，目录通常是长文档不可缺少的部分，Word提供了自动生成目录的功能。在生成目录之提供了自动生成目录的功能。在生成目录之前，要确认文档中已经使用了标题样式，否前，要确认文档中已经使用了标题样式，否则不能生成目录。则不能生成目录。 编制目录最简单的方法是使用内置的大纲编制目录最简单的方法是使用内置的大纲级别格式或标题样式。级别格式或标题样式。.18.19步骤步骤5 将光标定位到要生成目录将光标定位到要生成目录的位置，一般为文档开头或结尾，的位置，一般为文档开头或结尾，然后选择然后选择“插入插入”|“引用引用”|“索引和索引和目录目录”命令。命令。步骤步骤6 在打开

14、的在打开的“索引和目录索引和目录”对对话框中选择话框中选择“目录目录”选项卡，在选项卡，在“格式格式”下拉列表框中选择目录的下拉列表框中选择目录的风格，选择结果可通过风格，选择结果可通过“打印预览打印预览”列表框查看，如选择列表框查看，如选择“来自模板来自模板”选项，在选项，在“显示级别显示级别”微调框中指微调框中指定目录要显示的标题层次，一般定目录要显示的标题层次，一般显示到显示到3级目录，然后指定页码和级目录，然后指定页码和前导符格式，如图前导符格式，如图3-23所示，最所示，最后单击后单击“确定确定”按钮。按钮。图3-23 目录选项卡 .20步骤步骤7 生成目录后，生成目录后，Word自

15、动将文章中所有的标题自动将文章中所有的标题提取出来，并把这些标题所在的页码也一一列出来，提取出来，并把这些标题所在的页码也一一列出来，并在其中加上前导字符。完成效果如图并在其中加上前导字符。完成效果如图3-24所示。所示。图3-24 目录完成效果图 .21.22步骤步骤4 单击单击“选项选项”按钮。按钮。 步骤步骤5 在在“有效样式有效样式”下查找应用于文档的标下查找应用于文档的标题样式。题样式。 步骤步骤6 在样式名右边的在样式名右边的“目录级别目录级别”下键入下键入 1 到到 9 的数字，表示每种标题样式所代表的级的数字，表示每种标题样式所代表的级别。别。 步骤步骤7 对于每个要包括在目录

16、中的标题样式对于每个要包括在目录中的标题样式重复步骤重复步骤 5 和步骤和步骤 6。步骤步骤8 单击单击“确定确定”。完成效果如图。完成效果如图3-24所示。所示。注意注意 如果仅使用自定义样式，请删除内置样如果仅使用自定义样式，请删除内置样式的目录级别数字，例如式的目录级别数字，例如“标题标题 1”。 .23图3-25 “标记目录项”对话框 .24步骤步骤4 若要标记其他目录，可选择文本，单击若要标记其他目录，可选择文本，单击“目录项目录项”框，再单击框，再单击“标记标记”。添加条目结束后，。添加条目结束后，请单击请单击“关闭关闭”。 步骤步骤5 单击要插入目录的位置。单击要插入目录的位置。 步骤步骤6 选择选择“插入插入”菜单上的菜单上的“引用引用”命令，再单命令，再单击击“索引和目录索引和目录”。 步骤步骤7 在打开的在打开的“索引和目录索引和目录”对话框中单击对话框中单击“目目录录”选项卡。选项卡。 步骤步骤8 在在“目录选项目录选项”框中，选中框中，选中“目录项域目录项域”复复选框。清除选框。清除“样式样式”和和“大纲级别大纲级别”复选框。复选框。 步骤步骤9 单击单击“确定