公司档案管理办法.docx

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1、公司档案管理办法第一章总则第一条为规范XX铁路有限责任公司（以下简称公司”）档案管理工作，提高档案管理水平，充分发挥档案的作用，按中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法以及铁路总公司、铁路局有关档案管理的规章制度，结合公司实际，制定本办法。第二条公司在铁路建设中形成的时公司工作、铁路建设具有保存和利用价值的各种门类和我体的文件材料均属国家和公司所有,应按档案工作的有关规定进行收集和管理。第三条档案工作应纳入公司领导工作议事日程；纳入公司规章制度及工作流程；纳入各部门和有关人员的岗位责任制。笫四条公司档案部门统一管理公司形成的各类档案.以维护档案的完整与安全。第二章档案工作机构及其职

2、责第五条公司综合梯设立档案室负责指导文件材料的收集、分类、整理、立卷、归档工作，并对公司各部门档案工作进行监督、检查。公司姝合部负责制定公司档案工作的规章制度和档案工作计划并组织工作计划的实施.公司煤合部晕头组织并指导、监督、检查施工单位竣工档案的编制，工程验交后负责办理境工档案的移交.第六条档案部门应借助先进的信息技术手段为档案的保管利用提供便捷的服务，呆用新技术、新设备来改善保管形式和检索条件，逐步实现档案管理信息化.第三章文件材料归档工作第七条公司各部门应按规定对需归档文件材料进行系统、科学地分类、组合、排列和编目，并定期向档案室移交集中管理，任何个人不得据为己有或者拒绝归档。工作人员调

3、离工作岗位应及时向档案人员办理归档文件材料的交接。文书枝案类归档文件材料由公司各业务部门收集齐全后移交档案室整理、编目；人事档案由档案室负责整理、编目；基本建设档案、科学研究档案、设备仪器档案、会计档案、招投标档案等由相关业务部门设专人负责整理、归档。第八条公司各部门主要归档内容综合部：收文、发文、会议文件、公司领导讲话、简报.会议记录.声像资料、段片（底片）、专题报告、总结、大事记等文件材料。财务部：会计档案及般工计价、各种合同文件、招投标文件和环境评价方面的文件材料。工程管理部：施工图、建设用地、征地拆迁、竣工文件、环境保护、三电迂改、地下管线、文物迂改、林地手续、初舲、竣工等文件材料。安

4、全质量部：预可行性研究、可行性研究、初步设计、科研报告.试脸检测报告、咨询监理及招标文件、质最安全、工作总结报告等文件材料。计划物资部：甲供物资及设备招标的文件材料。第九条公司各部门办理完毕的、具有保存价值的各种找体（照片、实物、声像材料等）的文件材料由专人负责收集齐全，分类整理，组成管理单位、编目（含电子版）后，向公司档案室移交归档。笫十条各类档案文件材料的归档范围、分类、保管期限的划分、整理与编目，应符合国家、铁珞总公司（原铁道部）、铁路局和公司制定的相关规定的要求。归档文件的书写及书写材料和载体材料应规范，法律手绘先备。归档的文件材料应为原件，井齐全、完整、准确、系统。电子文件应与相应的

5、挑质文件材料1.并归档保存。非景照文件材料应与其文字说明1.并归档。外文材料应与中译文一并归档。第十一条归档文件材料的整理应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求。文书档案按归档文件整理规则（DA/T22-2000）、电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002）执行：基本建设档案.科学研究档案、设备仪器档案、招投标档案按6铁路科学技术档案分类与代码（TB/T1588-2005）.科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-2000）、CD电子文件光盘存储.归档与档案管理要求（GB/T17678.1-1999）执行；会计档案按铁路系统会计档案管理实施细则

6、（原播办199712号）及铁路系统会计档案管理实施细则补充规定（六处办200161号）执行；声像档案按铁路声像档案管理暂行办法（办档（1993）M号执行；照片档案按6段片档案管理规范（GB/T11821-2002）执行。第十二条归档叶问文书档案：当年形成的文件材料应在办理完毕后的第二年上半年归档。基本建设档案：业务部门形成的按年度归档，施工单位形成的在其工程项目竣工胫交后三个月内归档或分阶段、单项归档。会计档案：在会计年度终了后由会计部门整理归档,保管一年后（出纳人员不得兼管会计档案）向档案室移交。招投标档案：应在每个项目招标结束后归档。科学研究档案：应在每项科研谭题完成或停止后归档。设备仪器

7、档案：应在每个设备仪器安装调试或使用后归档。电子文件、照片及底片、声像材料、实物等载体的文件材料可随时归档或与纸质文件的归档时间一致.第四章档案管理第十三条归档后的纸质档案和电子档案按不同类别、年度、保管期限等送行系统的排列。文书档案按年度一保管期限一类别排列：基本建设档案按线路名称一阶段一专业一里程排列；会计档案按类别一年度一保管期限排列：招投标档案按类别一项目排列；设备仪器档案按类别一设备顺序号排列：科学研究档案按项目一专业排列。第十四条对有破损或字迹模糊的挡案，应及时进行修补或复制，以是长档案的寿命。第十五条档案库房要安全坚围，保持适当的温度和相对的湿度，按照“八防”（防火、防盗、防潮、

8、防蛀、防尘、防光、防涅、防有害气体）要求，配备和添置必要的设备设施，设专人负责管理,建立定期检查和清点制度，确保档案的安全和长期保存。第十六条建立档案登记和统计制度。对档案的入库、移出、保管、利用等情况及时进行登记和统计。第五章档案利用第十七条漏制多种检索工具采用不同的查询方式满足利用者带要，建立科学快捷的计算机检索系统。第十八条制定档案借阅、摘抄、艮制制度，严格履行借何手续。严格遵守保密制度，交阅密级档案或外借工程建设档案资料须经公司领导批准。第十九条党务类档案和会计档案、人事档案只限于档案形成部门的人员查阅。第二十条携带档案外出应派专人专车,不得将档案带至公共场所。第六章档案移交与格段第二

9、十一条建设工程结束后各卖档案应按有关规定进行移交。文书档案、会计档案待机构撤销或合并后向接管单位移交；设计文件及招投标档案待工程狰交后向接管单位移交；竣工文件的编制移交按4铁路建设项目竣工文件编制移交办法（办20028）和铁路建设项目竣工验收交接办法（铁段设200823号）执行。第二十二条没有归档和存查价值的公文，经公司有关部门鉴定和分管领导人枇喧，在立卷归档工作结束后销毁。在收发文簿上加尧“销段”戳，编制销毁清单，由分管领导签字，并有两人监销,保证不丢失、不漏销。对已过保管期限确无保存价值的档案适时提出销毁建议，经综合部负责人审核同意.报公司分管领导批准后按销毁办法实施。第七章考核、奖励与处

10、罚第二十三条公司对有下列行为之一的部门和档案工作人员予以奖励：（一）在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩突出的：-）举报、制止档案违法行为，查及档案速法案件表现突出的。第二十四条有下列行为之1.的，由档案部门提出建议，有关主管部门对直接责任人员依法给予行政处分。（一）损毁、丢失属于公司所有档案的：（一）擅自提供、抄录、公布屏于公司所有档案的：（Z）涂改、伪造档案的：（四）擅自出卖或者转让公司所有档案的：（五）不按规定归档或移交档案的；（六）明知所保存的档案面临危险而不果取措施，迨成档案损失的。*件一:公司文件材料归档范围和保管期限表（文书、基建、招投标.科研、设备仪器档案）文件材料不归

11、档范围和保管期限年限的说明：1、文件材料不归档范围：上级机关普发的不需本公司办理的；任免、奖惩非本公司人员的；供工作参考的文件材料；本公司的重份文件；无查考利用价值的事务性、格时性文件，一般性文件的历次修改稿、校对稿；公司内部互相抄送的非公式文件。本公司领导兼任外单位职务形成的与本公司工作无关的文件材料。同级机关的不需贯彻执行和办理的文件材料；下属单位的供参回的简报、情况反映，抄报或超级抄报的文件材料。2、保管期限分永久、长期、短期三种.永久，30年以上：长期，10年以上至30年以下（含30年）：短期，10年（含K）年）以下一、文书档案序号归档范围保管期限1党务类1.1党委工作党委工作总结、大

12、事记、决定.决议，更要的通知、调研报告及专题总结永久年度工作计划、一般性的通知和掖告、工作制度和办法等长期党务工作的荷报、通报短期上级机关对公司重大问题的指示、批示文件永久上级机关对公司一般性、音发性的文件材料短期1.2组织X作对党员、党员干部考察、考核、任免、政审决议、决定等永久党员入党、转正.延期、殂党.取消加各期资格的决议、决定及党员名册：党组织、党员的统计报表永久公司党拼机构设置.调整、人员漏制等方有决议、决定及通知；俎织工作的规章制度；党费收支与党组织关系介绍信及存根长期1.3宣传反映公司重要活动的简报、编辑出版物的样本与定稿永久公司宣传工作的报告、会议记录.调研材料等长期1.4纪检

13、上察纪检与监家工作的决定、通知、统计报表、会设记录与纪要.请示掖告及上级批复永久更大案件的立案报告、调查依据、审登结论、处理意见等材料永久一般案件的调查处理材料；纪检与监察工作的规定、通报长期2工会类工会工作计划、总结、决定.通知、会仪记录、统计报表；公司民主管理、劳动竞赛、表彰先进、劳保福利方面的文件树料：工会会费与财务管理材料长期工会制发的规章制度：文体活动等方面的文件材料短期3行政贷理类3.1公司办公会.联席会会议记荥、纪要.决定等：上级领导和机关视察的题词、指示、讲话材料：公司工作总结、重要的报告永久公司董事会、粘事会、股东会为成及变更及股东大会方面的文件材料永久行上级机关颁发的本公司

14、应执行的有关文件长期政机构设立、掖并、交更、更名及编制；机构组税简则、启用与废止印模等方膏的永久事文件材料务工商行政管理方面的材料重要的（首亚执照等）永久工商行政管理方面的材料一般的长期文秘、机要.保帝、信访等方面的文件材料长期政法工作方面的文件需执行的长期政法工作方面的文件参考性的短期档案工作和档案管理方面的文件法规性文件长期档案工作和档案管理方面的文件一般的短期其他行政事务方面形成的材料更要的长期扎他行政事务方面形成的材料一般的短期3.2法律及公证事务中形成的文件材料更要的永久安法律及公证事务中形成的文件材料一帔的长期全公司安全保卫工作的计划、忌结、报告.请示与批复、决定,办法.通苑，报表

15、长期保等重要文件材料卫上级机关额发的本公司应执行的安全保卫方面的文件长期安全保卫工作的一般文件材料短期3.3审计机关批准的审计任务书：专项审计的重要通知、报告、决定、评价书（结论）、永久审调宣与证明等材料it审计工作会议记录与纪要、计划、藏告、总皓、决定、办法、请示与批复等长期工作上级机关颁发的本公司应贯彻执行的有关审计工作文件长期3.4公司内部机构设置、人员福制方面的有关文件材料：永久干部职工的任免与招秒.奖惩.考察.职称评得等方面的文件材料永久劳公司职工名册，劳动人事统计及表永久动公司干部、人事、工资、劳动保护.保险政茹姓文件；工作总结长期人公司干部职工调动介绍信及存根,工资转移证等长期*上级机关领发的本企业应贯彻执行的有关