财务报销管理制度.docx

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1、财务报销管理制度第一章总则第一条为了进一步强化和完善财务管理制度，合理控制费用支出，规范公司的会计核算工作和财务报销行为，使公司财务管理更加制度化、规范化；充分发挥财务在公司经营管理中的作用，以保障和提高公司的经济效益，特制定本制度。第二条本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况，将财务报销分为职工薪酬及福利费、职场固定费用、日常费用和专项支出等与经营相关的支出，以下分别说明借款流程及各项支出具体的财务报销制度和流程。第三条本制度适用公司总部全体员工。第二章借款及预付款管理规定及流程第四条借款是指公司员工因公务需要的临时性借款；预付款是指因公司业务需要,需预先支付的房租、装修、购买家具设备及各

2、项需要预先支付的款项。第五条借款及预付款管理规定（一）出差借款：专员级员工出差且差旅预算在XXXX元以上的，其他职级单次出差预算在XXXX元以上的凭审批后的出差申请表按批准额度办理借款，出差返回一周内办理报销还款手续。（二）日常物资采购借款：凡涉及公司日常物资采购借款，经办人凭审批后的物资采购清单按借款审批流程和审批权限办理借款。公司日常零星物资采购单项业务超过XXX元以上的支出以银行转账支付，不得用现金支付。（三）备用金借款：有备用金的部门每月按时报销，具体参照备用金管理制度，报销时提供备用金卡的交易流水，每年年底办理备用金返还，次年重新办理借款。（四）各项工程预付款：凡涉及公司装修、消防、

3、空调改造等需要支付预付款，由经办人依据审批后的“合同或协议”（双方签字盖章生效）按规定的付款方式及金额填写借款单，按审批程序批准后办理付款手续。（五）办公设备、家具采购预付款：凡涉及公司各项家具、设备采购需要提前预付货款，由经办人依据审批后的“合同或协议”和物资采购清单按规定的付款方式及金额填写借款单，按审批程序批准后办理付款手续。（六）各项借款金额超过XXXXX元应提前一天通知财务部备款；否则财务部有权拒付超出的借款金额。（七）公司各项预付款原则上必须使用XX汇款（含商务支付）或转账支票方式支付，若因特殊原因需要现金支付必须经董事长批准。（八）凡涉及公司经济业务需要领用转账支票的，由财务人员

4、在支票上完整填写出票日期、收款人、大小写金额及用途后，由经办人在支票存根上和支票领用登记簿上签收；任何人不得将空白支票交给其他单位或个人，作废支票要及时交回财务部留存；遗失支票，领取人必须在第一时间告知财务部并按规定和程序办理挂失手续，若遗失支票已被支付，领取人要按全额赔偿已支付金额。（九）借款冲账规定1、借款冲帐以借款单借款事由为依据，据实报销，借款应专款专用，不得挪作他用，超出借款事由范围使用的，须经分管领导批准，否则财务部有权拒绝冲帐。2、领取支票者应在一周内办理冲帐手续。3、借款有剩余的，应及时将剩余款项打入公司账户，并到财务部领取相应的收据。4、分次付款且有合同约定的借款或预付款在经

5、济合同执行完毕后10日内凭有效票据报销并结清借款或预付款。5、单项借款业务借款后20日内凭有效票据报销并结清借款或预付款。（十）凡无理由未按规定期限报销冲账者，本着“前款不清后款不借”的原则，财务部将不予办理该经办人的再次借款；凡超过两个月不冲账者，财务部将停办该经办人所在部门的所有借款和报销。第六条借款及预付款流程（一）借款人凭审核批准的出差申请表、物资采购清单、“合同或协议”等填写借款单注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、付款方式等。（二）审批流程：申请人f部门负责人f费用管理部门一分管总f董事长f分管会计一财务负责人一出纳付款。（三）财务付款：会计审核f财务负责人审核f

6、出纳付款。第三章费用报销的管理制度和流程第七条费用报销的控制原则实行计划管理、分级负责、层层把关。各部门、分公司负责人负责对本部门人员费用报销的实质性、合理性进行审核；财务部会计和财务负责人对报销票据的合法性、可行性及合理性进行审核；分管总和董事长进行最后的审批。第八条费用报销规定（一）公司一切费用支出必须按先申请后办理的原则进行，对未进行申请、审批的费用开支不予报销，特殊情况必须经董事长批准；审批后的报告文件到财务部备案，以便财务备款。（二）公司所有费用支出凭有效票据报销，票据要填写完整、盖章清晰，所报销的费用支出必须真实合规，严禁和杜绝弄虚作假行为。（）报销人在费用发生过程中充分取得费用的

7、相关单据，如：合同或协议、采购清单、验收单等合法的报销要件等，如因未能取得合法（被税务机关认可）的票据而遭受财务人员剔除的部分支出，原则上不予报销，由当事人自行负责。（四）费用发生完毕后，经办人应及时按时间顺序分类整理单据归类填写报销单，发票粘贴区别费用性质（如：交通费、住宿费、餐饮费、招待费、办公费、水电费、日常物品采购费等）分类粘贴，各部门、分公司每月发生的费用做好归类汇总报销，单次报销金额须大于XXX元。（五）报销当事人在填写报销单时，应遵照“实事求是、准确无误”的原则，严格按报销单填写要求项目填写，注明附件张数，将费用的内容、金额、发生时间等要素填写齐全，报销单的所有项目不得涂改，不得

8、调整格式，填写一律不允许涂改，并保证费用金额的大、小写必须一致，否则无效。（六）经财务查询核实为假发票的，一律不予报销。第九条费用报销流程（一）报销人f部门负责人f分管会计f财务负责人f分管总f董事长f出纳付款。（二）报销人应将填写完整、附件齐全的报销单送交本部门负责人进行审核，部门负责人应重点对费用发生的真实性、费用预算金额与实际金额的差异合理性进行审查，审查无异议后，由部门负责人报送财务部分管会计处，由分管会计对报销单后所附的原始发票和单据进行合法性、费用金额正确性进行复核，无误后由分管会计报送财务负责人处，由财务负责人对费用的必要性和有关财务制度及财经纪律规范性进行审查以及费用金额的计算

9、进行稽查，审核无误后交分管总和董事长处，由分管总再次审查和董事长审批。分管总和董事长审查无异议后，在报销单上签署审批意见并签名。（三）报销人取得审批齐全的报销单后，应在2日之内送交财务部；出纳应检查报销单审批手续是否齐备，审核无误后方能付款。（四）报销单送交财务部后3个工作日内付款。第四章职工薪酬及福利费管理制度及流程第十条职工薪酬及福利费包括工资、提成、补贴、五险一金及其他福利（结婚生育贺礼、加班补贴、企业年金）等。第十一条职工薪酬管理制度（一）工资支付流程1、每月10日由人力资源部将工资表交到财务部（含人员变动、额度变动、扣款、五险一金、特批邮件等信息）；2、财务部审核后，按工资审批程序审

10、批；3、每月15日由财务部通过银行代发形式支付工资，遇法定节假日顺延；4、若因员工提供的开户行、卡号有误导致的代发失败，将于18日再次统一发放，遇法定节假日顺延；5、工资每月发放一次，如有补发等情况同下月工资汇总发放。（二）财富端及个贷端提成支付流程1、每月20日由人力资源部将提成表交到财务部（含人员异动、业绩指标、扣款、特批邮件等信息）；2、财务部审核后，按提成审批程序审批；3、每月25日由财务部通过银行代发形式支付提成，遇法定节假日顺延；4、若因员工提供的开户行、卡号有误导致的代发失败，将于28日再次统一发放，遇法定节假日顺延；5、提成每月发放一次，如有补发等情况同下月提成汇总发放。（）五

11、险一金支付流程1、每月初由人力资源部将审批后的借款单、费用明细单交财务部进行借款；2、每月15日由人力资源部提交五险一金实际缴纳明细，若与月初借款有差异应查明原因并按实际情况进行调整。（四）其他福利费（结婚生育贺礼、加班补贴、企业年金）支付流程1、结婚生育贺礼（1）员工凭结婚证、生育证明等到人力资源部申请，取得审批后的公司福利金申请表；（2）申请人填写报销单、粘贴等额食品或餐费发票和公司福利金申请表一部门负责人一分管会计一财务负责人f分管总f董事长f出纳付款。2、加班补贴（1）员工应在工作时间完成本职工作，确因工作需要加班时由部门负责人合理安排加班时间，并填写相关表格。（2）加班补贴标准工作日

12、加班：晚20:00之后补助为XX元/次，超过晚22:00之后，补助为XX元/次。（3）如发现为获取加班补助，采用不正当手段（如正常工作时间故意降低工作效率、虚增工作任务等）取得加班机会进行加班者，一经发现并核实，公司有权取消加班补助。（4）加班补助凭加班申请表及“地铁充值票、打车票”于每月（1日至31日）汇总申报一次，次月20日前报销完毕，过期不予报销。（5）报销流程加班补贴须由人力资源部审核加班统计表，核实加班时间；申请人凭据实取得的发票、审核后的加班统计表一部门负责人f分管会计f财务负责人f分管总f董事长f出纳付款。3、公司年金按照公司年金管理制度的要求，缴纳公司年金的员工如需领取，先向人

13、力资源部提出申请，人力资源部同财务部核实领取金额和收益后，自申请日起30日内予以支付。第五章职场固定费用报销规定第十二条职场固定费用包括房租、物业费、取暖费、制冷费、空调电费、装修、消防等固定费用。第十三条职场固定费用报销规定（一）由行政部根据合同约定统一申请支付，后附相对应的合同、协议、催缴单、费用清单、验收单等，并负责索票报销冲账。（二）装修、消防等分次支付的费用，支付尾款时必须附全款发票和相应的验收证明。第六章日常费用报销制度第十四条日常费用主要包括差旅费、办公经费、业务招待费等与经营相关的费用。第十五条差旅费报销规定（一）差旅费报销标准按下发的出差及差旅管理制度执行。（二）差旅费报销的

14、一般规定1、拟出差人首先填写出差申请单，详细注明出差地点、目的、行程安排、交通工具及预计差旅费用项目等，并按审批程序和权限进行报批。2、出差人符合借款规定的，将审批过的出差申请单交财务部，按借款管理规定办理借款手续。3、有借款的出差人应在出差返回一周内（以回程车票日期为准）办理报销事宜，根据差旅费用标准填写出差费用明细，并按审批程序和权限进行费用报销，结清借款。4、出差人借款前款不清的，一律不再预借差旅费。5、同一目的地多部门多员工共同出差的，责成其中一人完成本次出差人员的全部报销工作，不得拆分多次报销。第十六条办公经费报销规定（一）办公经费包括日常办公用品、快递费、电话费、宽带费、绿植费、保

15、洁费、桶装水、办公设备租赁、耗材、水电费等和分公司筹备期发生的代办服务费、证照等开办费用。（二）办公经费报销的一般规定：1、办公用品、快递费、电话费等由各部门受益分摊的费用，须后附经各部门负责人签字确认费用的分配表；2、发票鼓励开具商品明细，若发票内容为“办公用品”、“文化用品”等统称的，需要提供与发票一致的明细清单，清单须盖发票专用章；3、快递费需提供存根联和快递费明细表；4、水电费需提供缴费通知单或水电表的起止数量；5、办公用品由行政部根据需求及库存情况经分管总审批后集中采购，并指定专人负责，详细登记办公用品的进、出情况。第十七条业务招待费报销规定（一）招待费是指公司管理人员及各职能部门在业务往来中招待有关人员所发生的餐费、礼品费及其他相关费用。（二）招待费报销实行“事前申请，确认标准，按标准报销”的控制程序，对超出标准的招待费公司不予报销。（三）公司内部人员来往费用不在招待费列支。第七章专项支出报销制度第十八条专项支出主要包括软件及固定资产购置、咨询顾问费用、广告及宣传活动费及其他专门立项的费用等。第十九条专项支出报销的一般规定（一）软件及固定资产购置支出（包括大修理支出）应依据立项批准的合同或协议执行。（二）报销时须提供软件调试验收合格证明