XX企业档案管理操作手册范文.docx

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1、弘盛档案管理管控操作手册目录一、档案管理管控平台综述2二、档案案卷管理管控3三、档案文件管理管控平台错误!未定义书签。四、档案文件的列表导入错误!未定义书签。五、档案借阅管理管控错误!未定义书签。档案管理管控操作手册一、档案管理管控平台综述档案管理管控分为文书档案和工程档）颉操作路径为：工联工作管理管控f档案管理管控f分类档案I；一文书档案/工程档案如右面图1所示。双击打开进入档案管理管控平台界面,如下面图2所示（以文书档案为例）集团财务笫产管理Q共享平台杀办公事务管理口知识管理备资源管理。档案管理用Q图纸基础数据+。档案基础数据总选项设置由Q档案管理点B分类档案管理文书档案昌科技档案总财务档

2、案J）声像档案总图书资料总工程档案田Q图纸管理总资料妇还田金报表查询图1，目录缀pFff11，SWIE）也导入O）YieQ）编投Q）带旺苒锄期务更理Q）隔点分公卧其。行，第。行】svaa-UX醇里江班醛段工世gW面网幽支隹届金竹曲7刊【！舟舱圈的舞濒宾L住宅城嬲母工刑魄脓岷G声亨覆处魅ta%RS三S蝙铁：础投木1触县北翻砥Ie驱贿却酸财遂掰福凫1Wi部台做储靴快-二期国USa山经济适用方国犒分公司宸遥讯发都（一切&era正1号福5说百福帏卜区二国初分公司每天目北通红柘ET字沽贻UWW三三三f柒标imBsa苏阳公司2W三%g向永捶大卸弃自fW65而市调fSMB三做工崎WIJiW二刑IZ）=MiQ

3、i）三修改0），$询期三R义的第酩ea5ft三信息谡建树B文书修国江胭醯虹程励 量人9 上给雷谶）酶猫融中 窜否谴，回自愈0加碑文朝国江的豺傩殿挂 尾金竹花欧H3慢 国南嫡懒额 琬题住瑞工程防 瑜江獭林麒 国前箫脏推术 国孵县谢枝馥 国前醺脏掾术 剧系县W/绿戢 国般目蝇骸 方熟娥绘逢ffl 面箍暗合徽 国酷3期-二期 5烟峰齐邈房 面;凉分公司 国S号研犍期厂 瑜蛔欧耳撕 S/我冏区二 国分公司 瑜无新育才职 国红桥灯宇活始 国颁目笥 国皤官庄登加 国苏船公司 面就B花园 施和纵触目韶tS谭T脸)箧做)询也-W文的翔监ft SfA 5ft组织目录树：显示的是当前操作员拥有的登陆组织列表，选择

4、相应的组织，在其下建立档案目录分类（文书档案以年份分类，工程档案以工程相关项目分类）；二、档案案卷管理管控1、文书档案酹件工程所居目录档嘘盒号原档号案触媵页数图3如上面图3所示，在档案管理管控平台组织目录树中，选中相应的档案目录，点击“新增”，出现案卷管理管控平台，如下面图4所示：，目录雉炉一新增.复制z-三QD4帕般的取洎晌S如W务处理,（2010年文韬案：共。行，第。行1图4U文书档案=J向江苏省警举受股Rj11Eaa向江苏华建照分公届北京分公司第一工Q北京分公司Je三工国北京分公司第四工北京分公司算七工国北京分公司金备安集北京分公司装恼工Q江苏华建宏切分公届河微份公司第一工集谭加时公司J

5、e三工国海M母公司三处二谭加分公司第四工国深th6公司第五工国徐圳份公司第七工Q深劫份公司七处二屈河州份公司第九工Q谭生时公司建十工国深加分公司设备安深圳市苏建建筑对绿江苏华建源百分公国海南分公司第一工文书档案案卷管理管控平台字段说明:编号数据名称来源说明其他说明1档号自动生成组织号.年+流水（2位）2保管期限选择录入永久、长期、短期3密级选择录入绝密、机密、秘密、普通4件数自动生成本卷内文件总份数5页数自动生成本卷内文件总页数6案卷题名手工录入卷名7立卷单位选择录入8存放位置手工录入实体档案存放地点9起始日期自动生成卷内文件最早成文日期10终止日期自动生成卷内文件最新成文日期工程档案案卷管理

6、管控平台字段说明:编号数据名称来源说明其他说明1档号自动生成相关项目编号.流水（2位）2工程相关项目选择录入该操作员拥有权限的相关项目3保管期限选择录入永久、长期、短期4密级选择录入绝密、机密、秘密、普通5件数自动生成本卷内文件总份数6页数自动生成本卷内文件总页数7案卷题名手工录入卷名8立卷单位选择录入9存放位置手工录入实体档案存放地点10起始日期自动生成卷内文件最早成文日期11终止日期自动生成卷内文件最新成文日期注意：在对工程档案进行建卷时，一定需要先进行相关项目切换文书档案案卷分类要求：1 .文书档案每年以保管期限立卷，将文件以卷内目录形式进行归档。2 .档号:以公司总部为例,档号OL20

7、1001代表总部2010年永久卷;档号OL201002代表总部2010年长期卷;档号01.201003代表总部2010年短期卷;档号01.201102代表总部2011年长期卷;2、工程档案寻航IBl板功能列袤页I快速性接访i叱访中大 天气越报 飞机航班 火主R寸刻 公并爻涌 汽主B寸刻 北豉网站待批列表工苏弘盛健设工程才限公司企业OOO1宏盛Mt设:当的年度2011：会计期1;运作见9999率建卷工程档案案卷分类要求：Ol基建文件卷；03施工管理管控资料卷;05施工测量记录卷；07施工记录卷；09过程验收资料卷；11竣工图卷；13荣誉资料卷02监理资料卷；04施工技术资料卷;06施工物资资料卷

8、；08施工试验资料卷；10竣工验收资料卷；12声像资料卷；各区域若对工程档案案卷分类有特殊要求，可进行相应调整，以满足地区档案馆或区域公司自身的相关要求规定。档案文件字段说明:编号数据名称来源说明其他说明1文件标题手工录入/自动生成2保管期限选择录入/自动生成永久、长期、短期3文件编号自动生成规则:相关项目编号.年+流水（3位）4档号自动生成所属卷的档号5材料属性选择录入原件、兔印件6页数手工录入本文件页数7份数手工录入8责任者手工录入9顺序号自动生成卷内文件的顺序号，可修改10单据编号自动生成原业务单据编号11文件日期手工录入成文期12项目选择录入/自动生成该操作员拥有权限的相关项目13存放

9、地点手工录入14竣工资料选择录入是、否15备注手工录入方式为：在上述图6”文件归档选择”对话框中，选good档案类型和档案目录后，点击“归文件”，即出现上述图8“档案文件维护平台”。录入完毕后，点击保存，文件就会自动归至该档案目录下的未归卷平台内，如下面图9所示IE新胤除Q)回附件(Q),在海9移动如凶导入t)保存(三)档号0121010.03案卷即名施工管理资料卷工程项目：呼和洁梧市海克广场一J俣时期艮：长嘱一密级：普遢目件数：o数：匚立卷单位江苏华建北京分公司一二口存放位置：江苏华建北京公司档案室XXXX起始日期2007-04-07R终止日期：2010-08-27目工作流：口印扑图9图15单据编号规则：组织号+固定前缀+年(4)+月(2)+流水码(2)。录入完毕后，点击保存，并核准。系统按年度在公司总部和区域公司分别形成档案借阅登记一览表。