办公室实务（第2版）试题及答案汇总 技能训练 项目1--9 概述、 办公室环境管理 ---会议工作.docx

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1、项目一概述任务一了解秘书工作一、阅读下面内容并回答露宝为什么在42岁当了秘书并成了公司的核心人物。微软公司创业之初，第一任秘书是个年轻的女大学生，除了自己分内的工作，对任何事情都是一副不闻不问的冷漠劲儿。盖茨深感应该有一位热心肠的总管式女秘书。不久，总经理伍德一连交上几个年轻女性的应聘资料，21岁的盖茨看后都连连摇头，他对花瓶式的年轻女性没兴趣。伍德犹犹豫豫拿出一份资料递到盖茨面前，”这位女士做过文秘、档案管理和会计员等不少后勤工作，只是她年纪太大，又有家庭拖累，恐怕”不等伍德说完，盖茨已经一目十行地看完了这份应聘资料，“只要她能胜任公司的各种杂务而不厌其烦就行。”就这样，盖茨的第二任女秘书、

2、42岁的露宝上任了。她是四个孩子的母亲，在长年操持家庭后，她希望重新走向社会。露宝把微软公司看成一个大家庭，她对公司的每个员工，对公司里的工作都有一份很深的感情。很自然,她成了微软公司的后勤总管，负责发放工资、记帐、接订单、采购、打印文件等等。露宝成了公司的灵魂，给公司带来了凝聚力，盖茨和其他员工对露宝有很强的信赖心理。当微软公司决定迁往西雅图，而露宝因为丈夫在亚帕克基有自己的事业不能走时，盖茨对她依依不舍，留恋不已。盖茨、艾伦和伍德联名写了一封推荐信，信中给予露宝的工作能力以很高的评价，露宝凭着这封推荐信，重找一份工作不成问题。临别时盖茨握住露宝的手动情地说：“微软公司留着空位置，随时欢迎你

3、。你快点过来吧！”答案42岁露宝曾做过文秘、档案管理和会计员等不少后勤工作，到微软公司上任后有后勤工作经验，能够胜任秘书工作；其次，露宝是个热心肠的人，对秘书工作有很深的感情，负责发放工资、记帐、接订单、采购、打印文件等,变成了一个后勤总管，渐渐地露宝成了公司的灵魂，给公司带来了凝聚力。二、如果你是秘书晓琳，是否应该将李经理的手机号码告诉这位先生？中午，秘书晓琳在前台值班。一位着装前卫的男士满面笑容地走了进来，“小姐，你好！”他先与晓琳打招呼,“我找你们李总有事”。接着，进行自我介绍：“我和你们李总是哥们儿，今天过来是约他打保龄球的。”由于李总下午根本没有约客人，所以，晓琳断定是位不速之客。“

4、李总在不在？”他没等晓琳反应过来，就大大咧咧地朝里面走。“对不起，夏经理，我们李总有事不在公司。”小林急忙挡驾，因为李总交代今天下午不接待客人。“你就是李总的秘书晓琳吧？”来客突然目不转睛地盯着晓琳，顺势从公文包里拿出一张金色卡递给她，“晓琳小姐，我这里有一张瑜伽会馆贵宾卡，请您务必赏光。”“夏经理，您别客气。”晓琳推辞着，“我能为您做点什么？”“晓琳小姐，你别误会。我这就一点小小意思，不成敬意。”他笑着对晓琳说，“不巧我的手机被偷了，李总的手机号码丢了，能否帮我查一下李总的联系方式。”晓琳为难了：如果说自己不知道李总的手机号码，作为秘书就是撒谎，让人家觉得你不诚实：如果说李总的手机号是公司的

5、机密，那也未免太勉强了。答案秘书面对庞大的社会网络，身处复杂微妙的地位，要把握好与人相处的分寸。在与周围人交往过程中，既要积极主动，又要保持适当距离，即在彼此以诚相待的基础上互相尊重，不干扰对方的私生活，在和谐中保持各自的独立，与交往对象维持一种不远不近、不长不短的距离，才能高枕无忧。秘书晓琳不能明确着装前卫的男士是否是李总的哥们，不能贸然将李总的手机号告诉对方，更不能接受对方的瑜伽会馆贵宾卡，所谓无功不受禄。三、作为生产厂长的秘书，应当怎么做？年终，某化工厂向上级领导部门汇报安全生产问题。该厂的生产厂长还未开腔，他的秘书就不断抢先插话汇报情况。最后竟然不等厂长拍板就“越俎代庖”，提前将不成熟

6、的来年生产计划倒豆子似地向上级领导进行了汇报。答案秘书是为领导工作服务的，具有助手作用。向上级领导部门汇报安全生产问题，应该由生产厂长完成，而不是由秘书“越俎代庖”地汇报，如果生产厂长指派秘书进行汇报，秘书可以根据领导要求完成此项汇报任务。任务二了解秘书的职业道德及工作的悟性一、亚蒂公司是如何取代飞达公司与澳方签约的？吴莉在此事件中应负何责？对于秘书而言，有何启示？飞达外贸公司总经理秘书吴莉业务能力较强，且人缘很好，深受领导器重。他的好友艾丽是亚蒂公司的业务经理，两人关系甚密。一次聚会时，性格开朗的吴莉一时兴起，信口开河地告诉艾丽：由于协助总经理与澳大利亚某公司谈成一笔生意，自己在本月底将拿到

7、很大一笔奖金，到时请她到黄山旅游。等到约定日子，吴莉跟随总经理在当地最好的涉外饭店准备与澳方签订合约。可是，左顾右盼硬是不见澳方谈判代表。答案亚蒂公司在掌握飞达外贸公司与澳大利亚某公司初步达成合作意向的信息后，主动出击，与澳大利亚某公司沟通联系，谈合作意向，最终与澳大利亚某公司成功签约。飞达外贸公司总经理秘书吴莉在此次事件中应负主要责任，本公司与澳方合作刚刚达成初步意向，尚未签约，明知自己的好友艾丽是亚蒂公司的业务经理，两个公司存在业务竞争，还信口开河泄露机密。这一事件告诉我们，作为秘书，一定要绷紧保密这根弦，不论是面对陌生人还是好友，都要一视同仁，千万不能在聚会兴奋之余忘乎所以。二、谈一下小

8、王为什么被停职去参加培训？今天是星期一，上午来公司的客人特别多，前台秘书们忙得不可开交。中午吃饭时间，资格最老的秘书李姐利索地做了一下工作安排：今天中午秘书小王值班，其他同事去食觉吃饭休息。小王把饭菜打回，正在低头吃饭时，听见轻轻敲桌子的声音。小王抬头一看，一个五十岁左右的中年人，穿着一件普通的夹克衫，夹着一个黑色的公文包，正在敲前台的桌子。小王就有点不高兴，面无表情地问：“请问你有什么事？”来人说：“对不起，耽误你吃饭了。请问张总经理在吗？我想见他。”小王说：“现在是休息时间，你有预约吗？来人回答说：“之前没来得及。”小王以为对方是来排销东西的。就说：“我们总经理不在，请你下次预约再来吧，”

9、那人说：“你打电话问问，说不定他现在回来了，小王不耐烦地说：“不在就是不在，请回吧。”这位客人走后，中午再没有人来，小王吃完饭后，美美的小睡了一会。下午1：OO正式上班，总经理秘书张丽打电话到前台，询问中午是否来了一位深圳的客人，他是总经理非常重要的客人，现在人在哪里？李姐叫小王按电话，因为中午是她值班。小王告诉张丽说：“中午是来过一个客人，是不是深圳来的她忘记问了，因办公室没有提前打招呼，她也不知道来人是总经理的重要客人，觉得那个客人像是推销东西的，又没预约，所以就让他回去了。”张丽说：“那可麻烦了，今天下午深圳序达公司的总经理秘书打电话过来询问他们老总到了没有，说他们老总是到这边开会，顺便

10、过来找我们老总再谈谈深圳那边合作项目的事情，所以他们老总没让提前打招呼，说自己过来就行了。现在人走了，这怎么向总经理交代？”小王一听也傻了眼。过了几天，小王被停职去参加培训，因为公司认为她要学的东西还很多。答案小王作为前台秘书在接待客人时，行为很不规范，表现得不够专业，前台秘书必须严格遵守公司的规定，举手投足都应该表现出秘书的专业素养，对每个客人都要给予真诚的欢迎和热情的服务，要对每一个客人一视同仁，不能以貌取人。小王在以貌取人的同时，没有认真探究来人的目的何在，无论何时，来者都是客，都应该热情接待，表现出小王秘书工作的悟性不够，阅历与经验欠缺，才会出现被停职去参加培训的结果。项目二办公室环境

11、管理任务一办公室环境布置技巧一、请根据现有条件和办公需要，布置一间布局合理、方便实用的办公室。某公司市场部新近迁入新办公区域。请你布置两间相对的办公室：一间长8米宽4米，一间长10米宽8米。市场部设经理1人，秘书1人，销售人员6人。你可以任意设置隔断，但必须有一个小型会议室。新办公区域示意图如下：答案二、请分析员工办公室布置存在的问题并提出解决此问题的方案。王亮上三楼进入某公司的员工开发办公区，三面是墙壁，一面窗户虽有阳光，但光照不足，照明主要靠屋顶的日光灯，灯光较昏喑，让人有种压抑和憋闷的感觉。在办公里面能听到清清楚楚的小车鸣笛声站，站在窗边能看到外面大街上车来车往。答案该办公室的自然光照明

12、不足，人工光的光亮昏暗；办公室没有远离噪声源，能明显感受到噪音。应该提高人工光的亮度，使其接近自然光；如果办公室的声强值超过70分贝，或在办公室和噪声源之间种植绿化带。天花板及墙壁采用吸音、隔音建筑材料，临街窗户应安装双层玻璃。秘书应任务二办公室环境的维护与管理一、阅读下面案例，谈谈赵秘书应该如何处理此件事情。一日，海潮公司赵秘书在公共热水房打热水时，发现供大家使用的饮用水壶的电源线由于长时间超负荷运行，导致电源线发热，为办公环境安全买下了隐患。答案赵秘书应将此情况记录下来，并及时向领导汇报，征得领导同意后，找专业人员对老化的电源线进行更换。二、阅读下面内容，谈谈你对这件事的感悟。某公司总经理

13、办公室和技术部的工作人员一起加班到深夜。第二天早上秘书刚上班，还没走进办公室，就看到门口等候了两位未预约的客人。这两位可人事总经理刚刚结识的重要客人，其中一位是欲与总经理合作的在某世界五百强企业担任全球副总裁的客人。一进办公室，发现办公杂乱不堪，办公桌上、沙发上、茶几上、地上到处都是文件材料，室内空气污浊所有的东西都不在正确的位置上。答案秘书每天下班前后或者每项活动结束后，一定要迅速打扫办公区域。如果时间来不及，应当在第二天早晨提前来到办公区域进行打扫。任何时间，秘书都应保持办公环境的整洁，因为办公室的很多工作具有不确定性。三、请将办公室中部分公用资源存放的正确位置填写进表2-4o序号公用资源

14、名称办公室中正确存放的位置1公用电话号码簿柜子里或书架Jt2钢笔文具用品盒3复印纸不带锁的抽屉4杂志文件柜等固定地点5参考书桌面或抽屉里6电话左手边7公用文件夹文件柜项目三办公室时间管理任务一时间管理一、阅读下面内容，请按照时间管理方法，帮助张帆将当天待处理的10项工作进行排序。张帆是某公司总经理秘书，面对繁杂的工作，她非常勤奋，每天工作十多个小时，周六、周日经常加班，但工作仍是忙乱不堪，总感觉时间不够用，张帆很苦恼。周一上班，秘书张帆需要完成很多工作，她迅速地开始逐一工作，搞得手忙脚乱，临近下班时间，仍有部分工作没有完成。以下是她某天上班遇到的十项待办事务：总经理感觉近一段时期各种业务会议太

15、多，耗去了大量时间，要求秘书拟定一个控制会议次数和时间的方案。今天下午X国汽车销售商麦尔先生来公司商谈代理本公司产品在该国销售的具体事宜（意向书已于7月上海车展时交换），秘书须做好谈判准备工作。本市XX职业学院欲与我公司建立长期的合作关系，将我公司设为该院秘书专业的“实习基地”，人力资源部问秘书部门是否愿意接纳实习生，是否愿意建立长期协作关系。通知销售部落实一名业务骨干（最好是经理或副经理），后天陪同总经理去东北出差0发动机车间一技师的女儿考上了清华大学，昨天己拿到录取通知书，要以公司总部名义给他打祝贺电话，通知他到财务部领取本公司颁发的奖学金3000元。省党报记者写了一篇国务院总理视察我公司的通讯稿，已发到公司电子信箱，要求公司领导过目确认事实，打印并加盖公章后传真回去。总公司各部门和各分公司今年招聘了一批管理人员，将于下周开始进行岗前集中培训，人力资源部要求总经理秘书给新职员作一次公文处理的讲座。海尔公司企业文化顾问XXX先生被本市XX集团请来作专场企业文化建设的讲座，询问总经理是否参加。总经理后天要去东北出差，须落实往返机票。10天后香港歌星刘德华来本市开演唱会，会议组织者来函问本公司是否需要优惠的集体入场券，如果不回电，视做放弃。答案张帆当天待处理的十项工作排序（1）处理省党报记者写了一篇国务院总理视察我公司的通讯稿，己发到公司电子信箱，