项目档案管理制度.docx

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1、XXXXXXXXXXXXXXX标档案管理制度XXXXiCommunicationEngineeringCo.,Ltd二零一九年三月十二日档案管理制度信息档案资料是企业根据有关管理规定，在施工过程中形成的应当归档保存的各种图纸、表格、文字等技术文件的总称。本项目主要信息档案为工程资料，工程资料是工程的重要组成部分,工程资料的形成过程是个逻辑性、综合性强的工作，为了使工程资料管理规范化、标准化特制定如下的实施细则。1、资料管理机构人员及岗位职责1.1、 资料管理组织机构为有秩序的进行资料管理，真实反映工程实际，项目部设置专门部室进行资料管理,并设专职人员执行操作。资料管理部门为资料室，设资料内业管

2、理人员二名，所属管辖部门为资料室。资料管理机构小组名称姓名职务组长：副组长：成员：1.2、 资料管理人员职责1.3、 总工程师岗位职责(资料方面)(1)项目总工程师是工程资料管理的主要责任人，对工程资料的全过程进行管理；(2)定期组织相关人员进行资料管理的学习，提高整体资料管理水平。(3)指导各个相关部门负责人对资料的管理工作，保证资料与工程进度同步。(4)定期对工程资料进行检查，召开资料检查分析会议，及时分析及处理检查过程中发现的问题。2、质检部长岗位职责(资料方面)(1)协助项目总工程师搞好资料管理工作。(2)检查资料填写是否正确，规范。(3)收集所有相关资料，及时与各个科室进行沟通，掌握

3、工程的第一手资料。3、工程部长岗位职责(资料方面)(1)协助质检部长收集工程资料，及时将工程中发生的资料递交质检部。(2)建立施工日志，准确记录各种原始施工数据并整理装订，妥善保管。(3)保证工程资料的及时性，做到每道工序报验前相关资料准备齐全。(4)各种洽商、施工方案、审批文件及时进行办理。4、档案管理负责人岗位职责(1)、在项目总工程师指导下开展工作，负责施工资料的管理工作。(2)、做好施工图纸及技术文件的收发与追溯工作，建立收发台帐，及时存档(至少一份)。(3)、严格按照工程质量资料规范化管理范本做好各类施工资料，做到资料真实、完整、齐全、有效，并及时归档。(4)、负责收集和整理各分包单

4、位编制的施工资料，及时存档。(5)、日常工作中，要主动与各部室协调，督促、检查、整改、汇总、编目、归档各种施工资料，做好接受相关单位检查的准备，做到资料齐全完整。(6)、按照合同约定的要求，做好竣工资料的编制与组卷，及时移交给相关单位。5、合同部负责人岗位职责(1)、协助质检部长、项目经理作好相关工作。(2)、负责与设计、监理、等单位的信息与资料传递工作。(3)、负责项目资料的整理和归档工作。(4)、负责各施工单位的施工资料的检查监督工作。(5)、参与工程竣工验收及工程交接工作，检查。(6)、负责工程施工技术资料的收集、整理、归档等工作。6、档案员岗位职责(1)、认真执行工程质量资料规范化管理

5、范本，对不合格的工程技术资料有权要求责任人重做，并报告技术负责人。(2)、随工程进度向有关人员收集工程施工技术资料，并分门别类进行整理，编好目录归档。(3)、按时整理并在规定时间内按照规定要求整理出一套完整的竣工资料，按时提交。(4)、负责关于资料、文件、图书的传阅、登记和管理。(5)、项目资料员必须认真学习施工技术资料管理的有关规定，熟练掌握业务知识。(6)、项目内业资料必须整齐、全面，不得拖欠后补。(7)、项目资料员必须要有高度的责任心，未经有关领导同意不得擅自修改、外借、挪用所有资料。(8)、所有下发或外发的文件经项目总工程师审核，项目经理审批签字，方可发放。1.3.资料管理制度1.3.

6、1、 工程资料管理制度1、工程项目文件资料的管理包括公司文件、项目文件、甲方文件、监理文件、施工技术资料及相关文件等。2、资料负责人在项目总工的领导下，具体负责并指导文件资料的管理工作。3、项目各专业工程师及资料员必须具有资料员上岗证。4、文件资料的归档应做到分类保存、编目清晰、标识明确、装订整齐。资料的填写应做到字迹工整、签字齐全、规范，内容正确。5、注意掌握与工程有关的各类技术规范、规则、标准、标准设计的颁发、修改和作废的动态。定期清理设计图纸和标准图纸，及时补充新图，剔除旧图，作为参考需保存的旧图应有作废标识，并注明修改、作废的日期和依据。6、及时准确掌握国家颁布的各种技术规范、规程、标

7、准及技术政策，指导监督施工队现场贯彻执行。7、负责技术资料组织实施，组织施工验收技术资料的整理和汇总，并保证其质量。8、各类技术交底资料、各种施工记录、施工测量资料、工程日志、技术性资料及时交给质检部。9、资料的填写及编制依据为工程质量资料规范化管理范本，公路工程质量检验评定标准(JTGF80/1-2004)等文件涵盖的技术资料要求。1.3.2、 公司文件管理制度1、对公司文件进行分类收存。类别为质量体系文件、非质量体系文件两类。2、公司文件由项目资料室作接收登记。3、项目资料员在接到公司文件后，根据文件归属类别，附上文件传阅学习单送项目经理或项目书记、项目经理或项目书记学习之后，在文件传阅学

8、习单上签署意见，并决定该文件的学习或传阅范围，保存传阅记录。重要文件由技术负责人或各室主任组织学习，留下学习记录。1.1.1、 应编制文件目录，以便于查阅。1.1.2、 由项目总工做留存或销毁处理意见，留存作废文件进行标识，单独存放，编目，同时在原收文记录上标明作废及销毁日期。1.1.3、 部调出人员不允许带走文件和资料。1.1.4、 项目收发文件管理制度1、项目对外发文应项目经理审批签发，资料室备份，统一发放，发文格式按照项目部统一规定。2、项目文件包括项目外发文件、项目内发或传阅文件两部分。3、外发文件的具体要求：项目外发文件按预算、进度计划、其他方面三类进行发文，并在发放记录上注明原件存

9、放处，由资料室统一标识发放文件编号。4、项目内发或传阅文件的具体要求项目内发或传阅文件按项目经理文件、总工室文件、工程部文件、安全部文件、材料室文件、安全部文件、资料室文件、外来文件共八类进行收发、传阅登记，并在收发、传阅记录上注明原件存放处。建设单位、设计单位、监理单位及其他外部单位对项目的发文，由项目资料室统一接收，并及时上报项目经理，由项目经理签署意见。项目资料员不在时各业务口代收文件，日后移交资料员，资料室做接收记录。项目内发(含发放施工队部分)的文件、通知，各部门各施工队收到后，均应分类编目归档。项目发放施工队的文件规定：发放施工队的文件、通知(不含技术交底)，均在资料室备案，做受控

10、标识，同时由发放责任人保存原件和发放记录。施工队退场前由其责任人回收施工队接收文件资料，并列清单给资料室，资料室汇总移交核算室。施工队的资料管理作为施工队考评内容之一，与结算挂钩。1.1.5、 施工技术资料管理规定1、项目总工应定期检查各专业工程师内业资料的收集报验工作，检查资料员的资料整理归档工作，不定期进行内业工作评比、奖优罚劣。2、各专业技术资料由本专业工程师负责收集整理报验，并随施工进度将技术资料移交项目资料员，核查、整理、归档。3、图纸、方案、技术交底的收发管理：(1)、施工图纸由资料室负责保管、发放，下发施工图纸的日常保管由登记领取人负责，一旦损坏由领取人负责赔偿。(2)、项目资料

11、员根据总工程师的要求将图纸发放给有关人员和有关单位，保存发放记录，图纸持有人调离原岗位或项目时，必须将图纸完好无损交回资料室。(3)、作废图纸由资料室通知作废，并加盖作废标识或回收作废图纸。(4)、方案由总工决定发放范围，资料作发放记录并保存。(5)、安全技术交底、技术交底记录由交底人发放施工队复印件或复写件，资料室留存原件。1.1.6、 竣工资料1、项目经理部按竣工验收条件的规定，认真整理工程竣工资料。2、公司应建立健全竣工资料管理制度，实行科学收集，统一归口，便于存取和检索。3、竣工资料的内容应包括：工程技术档案、工程质量保证资料、工程检验评定资料、竣工图，规定的其它应交资料。4、竣工资料

12、的整理应符合下列要求：(1)工程技术档案的整理应始于工程开工，终于工程竣工，真实记录施工全过程，可按形成规律收集，采用表格方式分类组卷。(2)工程质量保证资料的整理应按专业特点，根据工程的内在要求，进行分类组卷(3)工程检验评定资料的整理应按单位工程、分部工程、分项工程划分顺序，进行分类组卷。(4)竣工图的整理应区别情况按竣工验收的要求组卷。1.1.7、 文件、资料保密规定1、项目部全体员工要树立爱护项目资料，保守项目秘密的观念。2、未经项目领导同意，任何人不得私自拷备或复印资料，转借他人使用的酌情给予扣除。3、归档的项目文件未经项目经理同意不得外借；归档的技术资料未经总工同意不得抽撤涂改、销

13、毁、外借。2、资料管理实施细则2.1、 实施细则1、对单位工程、施工工法、分部(子分部)、分项工程的划分，对应地列出分项工程应形成的工程资料明细表，详见附件工程资料分类明细表。2、资料填写、编制及归档严格按照工程质量资料规范化管理范本、公路工程质量检验评定标准(JTGF80/1-2004)等文件涵盖的技术资料要求进行编制。一律用碳素笔填写字迹清晰、填写准确。3、每周五由资料管理组织机构对所形成的施工资料进行检查，并填写检查记录及整改记录，明确责任人员。4、做好分包单位工程资料的交底工作及管理工作，过程中即要使分包单位形成的资料齐全、完整、有效、合规（降水单位形成的降水资料及外来试验报告等）。5

14、、每月25号完成资料的整理和统计工作，并形成当月工程资料月度统计表，汇总后报监理单位。6、对已完成的分项/分部工程、报验工作已结束的，资料管理小组及时对资料进行复核，然后报监理单位复核，在2个月内完成该批资料的预立卷工作。7、每年年底做好工程资料的年度统计汇总工作，并形成工程资料年度统计表。8、单位工程划分：单位工程、施工工法或类型、分部（子分部）、分项工程的划分及工程代号执行公路工程质量检验评定标准（JTGF80/1-2004）及其它标准配合使用。9、检验批表格：按照监理下发标准表格形成。质量标准参照国家、行业、苏州市地方相关标准最高要求执行。2.2、 工程技术审批资料施工单位应编写工程技术

15、文件，经施工单位技术部门审查通过，填写工程技术文件报审表报项目监理部。总体施工组织设计应以土建标段为报审对象。单位（子单位）工程施工组织设计、危险性较大工程安全专项施工方案报审以单位工程作为报审对象。分部工程、单位工程专项施工方案的文件报审以单位工程报审对象。涉及专业分包如防水、钢结构等施工方案的文件报审，以单位工程或单体工程作为报审对象。1、总体施工组织设计、危险性较大工程安全专项施方案的文件报审执行建设部建质2004213号文件。编制单位栏编制单位名称为施工单位，而不是项目部，申报人是施工企业技术部门的专业人员，技术负责人是施工单位技术部门负责人。中间栏施工单位审核人为施工企业技术负责人，由于该文件申报非常重要，中间栏施工单位名称处必须加盖施工单位公章。另外加盖公章的资料还有地基验槽记录、单位（子单位）工程质量竣工验收记录等。2、施工测量放线报审资料将施工测量方案、线桩的校核成果、水准点的引测结果填写施工测量放线报验表附工程定位测量记录报项目监理部。在施工场地设置平面坐标控制网（或控制导线）高程控制网后，填写施工测量放线报验表报项目监理部，。对施工轴线控制桩的位置，车站各层墙柱轴线、边线，地面及高架车站、车辆段建筑门窗洞口位置线、水平控制线、