采购控制程序.docx

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1、采购控制程序制订:日期:审核:日期:批准:口期:发行日期:实施日期:序号修订生效日期修订内容摘耍版次页数修订人审核人批准人1首版发行AO71.0目的保证所有采购的物料满足公司的要求，规范公司的采购作业流程，确保采购的顺利进行，且能适时，适质，适量，适价供应生产所需的材料。2.0范围适用于我司所有原材料，辅料，包装材料，设备及外发加工的采购程序控制。3.0定义3.1原材料：指生产中直接形成产品，对产品质量有直接影响的物料。3.2辅助材料：指不直接形成产品，但对产品质量有间接影响的物料。4.0权责4.1 总经理（或副总经理）：负责对各部门提出的采购申请之核准。4.2 各部门：负责工作必需品的采购申

2、请。4. 3PMC：负责公司所有物料的采购计划申请。4.4 采购部：负责供应商开发，打样，报价，订购作业的实施及跟进。4.5 品质部：负责生产原物料，辅料，包材物料的品质确认。4.6 仓库：负责来料数量点收，送检，收退料办理及存储。5.0作业内容5. 1原材料的样品承认5.1.1 采购样品物料回厂后，由采购部填写样品测试送检单，表单及样品一同转交研发中心（或总经办）审批，然后由研发中心安排相关部门对样品进行检测，并保持测试记录。样品测试完毕，研发中心，品质部应在样品测试送检单上注明测试结果及写上建议。（样品若涉及费用，由采购部办理入库领用手续）5. 新厂商，新物料投入使用前，由采购部视情况组织

3、品质部，研发部对新厂商进行评鉴，评鉴合格后应少批量多批次订购试用验证，三批订单质量无异常纳入合格供应商名录。知名品牌代理商，无法进行实地评鉴的，可由采购部凭样品，代理授权证明，公司三证等相关资料会签纳入合格供应商名录。具体按供应商管理程序执行。6. 1.3新厂商，旧物料投入使用前，由采购部填写ECN会签，通知各单位有新厂商导入。5. 2原材料的请购5.2.1采购部定期向PMC提供各物料的MOQ及订购周期。5.2.2PMC根据订单及库存，参考订购周期生成物料请购单，经部门主管审核并由总经理或是授权人员批准方可送采购部执行订购。5.3模具的请购及采购：由研发中心提出请购并负责将开模图纸及相关要求提

4、供给采购，采购再发给供应商报价，经比价，议价后交由总经理批准，签定开模合同，依议定条款执行。若供应商是现有合格供应商，则不需要评鉴。若是新供应商，由采购部主导会同品质部，研发中心去供应商现场评鉴，评审合格方可发包承制。5.4外发加工材料回厂后需要二次外发加工的，由PMC开具委外加工单，获批后交由采购部执行,同时通知仓库备料，由采购知会供应商领料，并与仓库当面清点外发物料。5.5紧急请购除无该项物品，即造成工作之停止进行外，一律不得列为紧急请购案件。由申请单位填写采购申请单，注明“紧急请购”于备注栏，采购部立即进行采购。5. 6采购询价、议价、比价1. 6.1采购员收到获批之采购申请单，应先审核

5、其品名规格数量是否详细正确，若未详细正确，应退回请购部门予以修正。5. 6.2有料号之采购项目若属新厂商，新单价，或价格有调整，应经总经理核准后方可进行采购作业。6. 6.3所有生产物料或其它产品采购必须遵循“同等最优”原则进行询比议价采购。除特殊情形外（客户指定或淘宝），所需采购项目选择至少有二到三家合格之供应商，要求供应商提供书面报价单。7. 6.4采购价格经总经理核准后，扫描档存放于电脑公共盘归定路径，纸档存入报价单文件夹。若有更新，及时签核抽换，失效档不保留。5.7订购作业5.7.1订单下达：采购部应及时在ERP系统制作采购订单依规定程序审批。5.7.2订单发送：采购订单发送给供应商并

6、向对方确认是否有收到，按要求让供应商确认各项订购内容并于24小时之内盖章回传。采购员应认真看清供应商反馈之各项信息，无法依订单交期交货的，必须与PMC确认并获其同意方可延期，否则采购则力争达成订单交期。5.7.3采购订单原件由采购部保存，供应商签回之采购订单，若是现款结算的，则做为请款附件交给财务，若是月结供应商，于月结对账时配单交给财务。5.7.4订购之取消/变更：订单数量、交期或单价若有修改时，则采购员与厂商沟通好修改内容后，直接在ERP原订单上修改，重新走审批流程，要求厂商签回。5.8进度控制5.8.1采购部依采购订单双方确定的交期为控制点，不定期电话跟催，掌握各物料交货进度。5.8.2

7、采购部未能按答复给PMC的交期进行交货时，应将每天所产生之异常统计出，并说明异常原因及处理对策转给PMC做相应调整安排。5.8.3等通知交货的，采购及时与PMC,供应商保持沟通，将最新交货信息反馈给供应商按要求交期和数量送货。5.9采购作业的验收5.9.1原材料收货：仓库人员依采购订单及送货单办理点收，通知品质部IQC进行检验。研发物料由于无物料编号，可以不用ERP系统下订单。研发物料到厂后由仓管做其它入库通知研发领用。5.9.2非原材料收货：厂商交货后，一律由仓库依下列规定办理收货：A.依据请购单核对送货单，并清点数量和核对重量后开立入库单。B.通知请购部门或权责会验一同验收，将检验结果记录

8、并由请购部门复核。C.超交处理：超交数量经采购确认，若供应商为备品赠送，则收货不计价。若需结算由采购与PMC协商是退回给供应商还是补手续收货。D.短交处理：送货数少于订单数量时，由采购部与PMC确认是否需要补齐订单数。F.少数处理：当面清点少数的，由供应商送货人员更改并双方签名确认。特殊情况无法当面清点事后发现少数，由仓管提供相应证据，转交采购部协助处理。5.9.3检验合格：由IQC通知仓管员办理入库手续，依送货单开具入库单，作为厂商之请款依据。5.9.4检验不合格：参考不合格品控制程序A.批量退货，进料检验或已验收入库但于使用时发生不合格或因订购品名规格不符时IQC将来料异常联络兼对策回答书

9、转给采购部，通知厂商处理，并由仓管办理退货。采购部应重点跟催处理结果，将最新的补货交期答复给各部门。B.零散退货：于生产或售后发生不良，经判定为供应商责任的，IQC将退换货信息反馈给采购部与厂商沟通，并将处理结果反馈给仓管和IQC办理退货手续，供应商送货来厂时.，仓管员应先核查有无退货，若有则要求厂商在退货单上签名并取回不良品，原则上零散退货要求每个月清理一次。若经使用后无法界定不良责任归属时，由采购与供应商协商返修方案，若产生费用，经相关授权人员批准后执行返修。C.若判定为特采或选别使用的，由采购部与供应商确认选别方。若为本厂选别，则由选别单位计算工时费用由采购知会厂商并获同意后安排，并保留

10、书面凭证在对账付款时扣除。5.10辅料采购生产部每月25号提出辅料需求，由PMC审核后，采购部进行统一采购，特殊情况再临时采购。5.11固定资产采购5.11.1新开发模具及500元以上设备等需求录入资产请购单，录入资产采购单经常务副总审批后由总经办领导视实际情况指定部门购买。5. 11.2录入资产采购单下发供应商进行采购，如模具开模完成后试模，由研发部确认并填写资产验收单方能结案。5.11. 3其他设备由需求部门填写资产验收合格单方能结案。5.IL4固定资产管理参考“固定资产管理规定”。5.12低值易耗品采购低值易耗品如办公用纸、签字笔等每月25号前各部门提出需求，由人事专员统计后交人力资源部

11、主管确认签字后统一采购。5.13对账、付款：5.13.1对账：采购部依供应商提供的月结对账单及送货单，入库单，退货单采购订单及相应扣款凭证等相关单据核对无误后交由财务复核。双方签名确认后由采购将对账结果发送给供应商，按规定开具增值税发票。5.13.2付款：采购部财务部依据公司管理规定，依报价单及采购订单之付款条件，走完审批流程按时付款。6. O相关文件1 .1不合格控制程序2 .2纠正措施控制程序6 .3供应商管理程序7 .O相关记录7.1合格供应商名录7. 2采购订单7 .3委外订单8 .4采购申请单7. 5物料需求计划表8. O附件8.1 采购流程图采购流程图权责部门流程图流程说明对应表单