法院电子卷宗随案生成扫描服务方案.docx

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1、法院电子卷宗随案生成扫描服务方案第一节项目实施计划3一、项目总体工期计划安排表3二、项目各阶段工作安排4三、详细项目工作计划及部署5四、项目启动7五、项目启动工作安排10六、项目启动会议10七、项目实施进度计划H八、其他保障工期的相关配套措施13第二节归档、整理、扫描实施方案13一、项目实施总体思路14二、项目实施服务原则14三、项目依据及参考标准15第三节归档、整理、扫描操作流程15一、档案接收17二、分类编号18三、组卷整理18四、信息著录21五、档案扫描23六、质量检查26七、装订装盒30八、总体检查31九、上架入库33十、最终验收33第四节数字化加工流程管理软件加工流程及功能概述33一

2、、创建电子卷宗35二、智能扫描识别36三、电子卷宗智能编目39四、电子卷宗目录管理43五、电子卷宗智能校对44六、智能关联匹配45七、二维码应用45八、案件要素回填46九、电子卷宗生成48十、电子卷宗自动归档48第五节档案安全保密措施48一、安全保密性管理措施49二、现场管理控制52三、项目安全保密制度52第一节项目实施计划为保障XX法院档案整理扫描服务项目能够如期按照XX个月内（稍提前完成），我司计划将本项目的实施分为五个阶段：第一阶段为项目准备阶段、第二阶段为项目试运行阶段、第三阶段为正常运行阶段、第四阶段为项目收尾阶段、第五阶段为项目验收阶段。详细的工期进度见工期计划安排表：一、项目总体

3、工期计划安排表本项目服务期限为XX个月，自收到采购人书面通知进场时间开始提供服务之H起计算。详细工期计划安排如下:项目阶段工作描述时间天数时间跨度备注项目准备阶段人员、设备、场地、需求调研、实施标准、流程、实施计划确定等合同签订后X个工作H内项目试运行阶段法院卷宗档案整理、扫描合同签订后第X-XX个工作日项目正式运行阶段法院卷宗档案整理、扫描合同签订后第XX-XXX个工作日项目收尾阶段法院卷宗档案补充整理、补充扫描合同签订后第XXX-XXXX个工作日项目验收阶段扫描验收合同签订后第XX个工作日二、项目各阶段工作安排项目阶段工作安排时限责任人工作描述项目准备阶段项目组组建项目经理合理调配人员项目

4、成员分工项目经理人员的分工协作初安排工作场地软、硬件布置项目经理场地布置项目人员专业知识培训项目经理知识培训保密培训及保密协议签订项目专家签订保密协议项目技术人员调研项目专家确定工作范围项目人员食宿安排项目经理做好食宿准备项目需求再沟通项目专家确定工作计划项目人员及设备进驻项目经理项目试运行阶段项目试运行（流程优化）项目经理包括档案整理、录入、扫描、图像处理、质检、挂接和刻盘各环节顺利运转。项目正式运行阶段项目正式运行（优化人员配置）项目经理主要优化项目的人员配置及分工协作项目收尾阶段项目收尾（质量核查）项目经理主要进行项目内部检查工作，包括邀请相关专家协助内部检查并完善。项目验收阶段项目验收

5、（交接）项目经理双方共同对项目扫描成果进行总体验收及总结三、详细项目工作计划及部署为保障项目整个过程的顺利进行，项目各阶段的工作安排我司做了详细的部署和计划，主要由以下9点构成：（一）人员设备准备严格执行投标文件中承诺设备和人员数量，同时参考确认项目实施计划书进行相应的调整。（二）项目实施场地准备包括场地水电、空调、录像监控设备和防盗门锁的专修工作，还包括场地布置、桌椅板凳和工作岗位卡片制作等工作。（三）需求详细调研我司有着丰富的项目实施经验，但是对于每个客户项目现场情况、档案类型、档案现状、档案具体数量、档案实际工作、档案实施目的、档案工作进度要求、档案利用等都有所不同，所以我司在项目正式开

6、始前，会安排我司有多年项目运作和管理经验的项目经理对项目需求进行详细调研，及时与客户进行需求沟通，保障项目正式执行的成果符合甚至超出客户的预期和期望。（四）实施标准确立项目实施标准的确立，关系到项目整个运行的状况和质量，所以，我司非常重视项目实施标准，在项目正式实施初期，我司会及时与XX法院就项目实施标准进行沟通交流，并最终优化完善项目的实施标准，保障项目实施的标准的准确性，最终确保项目的进程和质量。如有必要，档案整理及数字化标准确立可以邀请相关行业专家参与工作标准细化工作，标准由三方共同确认，我方将参照确认标准做好项目实施工作。（五）实施流程设立项目实施流程的设定，能够起到优化工作环节，提高

7、工作效率，提升管理质量，减轻员工工作强度的作业。我司安排专门的档案专家（从事档案工作30年以上）对项目的流程进行设定和最终优化，有利于提高工作质量和效率。我方参考已确认标准进行项目试运行工作，在此过程中进一步确立和优化流程及操作规范。（六）项目计划制定根据项目试运行情况，确立各岗位日工作量，核实总体工作进度并最终做出详尽的可考量的项目计划。（七）项目正式运行工作包括档案整理、录入、扫描、图像处理、质检、挂接和刻盘各环节顺利运转。（八）项目收尾工作主要进行项目内部检查工作，包括邀请相关专家协助内部检查并完善。（九）项目验收工作双方共同对项目进行总体验收及总结。四、项目启动（一）启动程序（二）签订

8、保密协议档案是客户的核心资产，保障档案的安全是我司首要考虑的工作，我司严格要求档案管理人员和利用者树立保密观念，贯彻执行中华人民共和国档案法和中华人民共和国保守国家秘密法，共同保守档案机密。在项目正式进场前，我司会安排专门的档案保密培训，同时与每个员工就本项目签订项目保密协议。全面对客户的档案保密进行负责。另外，我司也会与贵方签订正式的项目保密协议，包括但不限于项目实施过程中、实施后期项目所有商业秘密。（三）项目需求调研我司有着丰富的项目实施经验，但是对于每个客户项目现场情况、档案类型、档案现状、档案具体数量、档案实际工作、档案实施目的、档案工作进度要求、档案利用等都有所不同，所以我司在项目正

9、式开始前，会安排我司有多年项目运作和管理经验的项目经理对项目需求进行详细调研，及时与客户进行需求沟通，保障项目正式执行的成果符合甚至超出客户的预期和期望。（四）实施标准确立项目实施标准的确立，关系到项目整个运行的状况和质量，所以，我司非常重视项目实施标准，在项目正式实施初期，我司会及时与XX法院就项目实施标准进行沟通交流，并最终优化完善项目的实施标准，保障项目实施的标准的准确性，最终确保项目的进程和质量。（五）实施流程设定项目实施流程的设定，能够起到优化工作环节，提高工作效率，提升管理质量，减轻员工工作强度的作业。我司安排专门的档案专家（从事档案工作10年以上）对项目的流程进行设定和最终优化，

10、有利于提高工作质量和效率。（六）制定实施计划实施标准和实施流程设定好后，我司项目经理会根据项目的实际情况制定具体的项目实施计划，项目实施计划需与XX法院进行详细比对并确定。项目实施计划一旦双方签字确定，我司会严格按制定好的项目实施计划进行项目的实施工作，推进项目的具体进程工作。五、项目启动工作安排工作安排时限责任人配合人项目组成立项目经理总公司行政项目成员分工项目经理总公司行政工作场地软、硬件布置项目经理总公司行政项目人员专业知识培训项目经理总公司行政保密培训及保密协议签订项目经理总公司行政项目技术人员调研项目经理总公司行政项目人员食宿安排项目经理总公司行政项目需求再沟通项目经理总公司行政项目

11、人员及设备进驻项目经理总公司行政注：为保障本项目按照招标人的时效要求快速进入正常运转状态，以上事项可能多个事项同时推进进行。确保项目组能够在XX个工作日内完成各项项目进场准备工作。TK、项目启动会议项目启动会议的内容：1 .召集项目有关人员开会正式宣布项目正式开始;2 .介绍项目的背景，目标，组织结构；3 .确定项目参与各方的职责和工作范围；4 .规定项目的沟通模式（通常情况/重大事件）；5 .协商项目各方的相关联系方式。七、项目实施进度计划根据招标文件的要求，本项目的服务协议期限为自合同签订之日起XX个月内。本项目实施进度表中所列时间从合同签订之日算起。项目阶段工作安排详细说明工期项目准备（

12、合同签订后5天内完成人员配备、培训及正式进场工作）人员设备准备：严格执行投标文件中承诺的时间和人员数量，同时参考确认项目实施计划书进行相应的调整。准备工作包括人员准备和设备准备：人员准备工作及人员基础性培训工作。项目实施场地准备：包括场地水电、空调、录像监控设备和防盗门锁的专修工作，还包括场地布置、桌椅板凳和工作岗位卡片制作等工作。本项工作需要客户相关负责人给予支持和配合。项目试运行需求详细调研：详细调研XX法院对于项目的期望和目标，工作的内容及数量等安排档案专家1名详细与XX法院负责人进行调研，制定详细的工作计划。实施标准确立：档案整理及数字化标准确立邀请相关行业专家参与工作标准细化工作，我

13、方负责所邀请专家的全部费用，完全符合各项标准与要求，标准必须由三方共同确认，我方将参照确认标准做好项目实施工作。确保档案顺利移交。实施流程设立：我方参考已确认标准进行项目试运行工作，在此过程中进一步确立和优化流程及操作规范。我方将及时处理工作中的各项问题，此阶段工作量将处于逐步提升工程中。项目计划制定：根据项目试运行情况，确立各岗位日工作量，核实总体工作进度并最终做出详尽的可考量的项目计划。我方负责出本项目的工作计划，供XX法院审核通过后正式按照项目计划进行项目运行和管理工作项目正式运行项目正式运行工作：包括档案整理、录入、质检各环节顺利运转。项目正式运行期间须保证每日完成计划的工作量。项目收

14、尾项目收尾工作：主要进行项目内检工作，包括邀请相关专家协助内检并完善。项口收尾阶段的内检工作，进一步确保项目工作的质量。项目验项目验收工作：双方共同对项目进行月度验收、总体验收及总结。按照项目整理验收标准进行项目验收。项目管理项目管理工作：包括项目各环节监控、质检管理、人员管理和绩效考核管理。项目管理过程中须及时做好设备维护和人员储备更换工作。八、其他保障工期的相关配套措施任何项目的实施均存在一定的风险，为保证本项目的按照工期进度顺利完成实施，我司将从以下五个方面限制风险的发生。1.XX公司从公司现有工人中，挑选最熟练、最精干的扫描加工人员，组成一支强劲的档案整理、扫描加工队伍，挑选对计算机软硬件精通的技术人员，保证加工环境的正常运作。做好和用户的沟通工作，保证工作协调，利于业务的开展。2 .XX公司配置性能稳定的扫描仪及电脑等硬件，减少由于硬件问题而造成不必要的时间浪费。3 .XX公司在合同签订后提交详细的工作计划，并在工作过程中不