文书工作培训资料.docx

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1、文书工作培训资料第一讲应用文写作基础知识2一、做好准备2二、谋篇布局4三、语言的锤炼7四、日常公文写作需注意的几个细节问题8第二讲常用公文与文种的写法10一、决定的写法10二、通知的写法10三、通报的写法11四、报告的写法13五、请示的写法14六、意见的写法15七、函的写法15八、会议纪要的写法16九、述职报告的写法17十、调查报告的写法20十一、工作总结的写法21第三讲应用文标题常见病例分析24一、要素不全24二、乱用文种24三、提炼不精25四、题不达义。26五、用词重叠26七、滥用符号26八、标注不规范27第四讲应用文的结构28一、开头28二、主体29三、结尾30第五讲应用文的格式32一、

2、公文用纸幅面及版面尺寸32二、字32三、行32第六讲案例分析33第七讲归档文件整理规则44考试范围与题型50一、考试范围50二、考试题型50第一讲应用文写作基础知识关于经常与文字打交道的人说，掌握文章写作的通常规律，具备各类常用文体写作的基本能力，把握公文写作的具体细节，是我们必备的素养。我觉得十分精辟话进行概括：第一句是：“万变不离其宗。就是说，要注意把我所写应用文的“神”，要行散而神聚，写文章的目的是表达观点、说明问题，因此应围绕观点与主题运用多种有效的构思；（出处荀子儒效：“千举万变，其道一也。”庄子天下：“不离于宗，谓之天人。”）第二句是：“密切联系实际”，就是说在语言的组织上，务必紧

3、跟公司实际情况，表达出公司的个性特征。比如每年都有工作总结，假如仅仅变些数字，材料的谋篇布局没有新意，语言表达还是老生常谈，这样的文章就不可能有吸引力。下面简单谈一谈公文写作中的一些基本常识与需要注意的几个问题。一、做好准备“巧妇难为无米之炊”。只有准备充分，起草公文才能奋笔疾书，一气呵成，反之就只能不知从何处入手，“十步九回头”，写了撕、撕了写，别别扭扭，很难写出“高屋建飘，势如破竹”的公文来。那么，起草公文需要做好什么准备呢？（一）要提高个人的思想修养与学识储备。一方面，正确的世界观、政治观、道德观、艺术观、美学观、历史观、伦理观、文化观对作者的文风、作品的质量至关重要。古人说：“志高者意

4、必远J写作者树立了正确、远大的理想，写作时才能正确地“言志”，做到文意深远。另一方面，“读书破万卷，下笔如有神”，作者只有博览群书，对各方面的知识才能融会贯穿、运用自如。同时，公文写作要求的学识既要博，也要专，要有很开阔的视野。假如让你写整个公司的半年总结，你就要对公司的各方面工作有一个全面的熟悉。因此，平常我们要做有心人，要把公司发任何一个文件作为今后撰写应用文的素材，只有这样才能写出适合公司的应用文来。（二）要掌握领导意图、语言风格。所谓“领导意图”，就是领导对撰写某一公文的目的与打算。假如在起草公文前，不熟悉领导意图，只能是自作主张，瞎写一气。因此，在公文写作前，务必把领导意图搞清晰。对

5、领导意图，熟悉得越具体越好，越透彻越好。当然，有的时候领导对领导意图不可能谈得那么具体、那么透彻,这要靠平常对近期领导关注问题的掌握程度了，要靠充分发挥主观能动性了。有了领导意图，写作就有了“尚方宝剑”，就明白写些什么了。“语言风格”就是领导讲话风格与习惯。假如不熟悉领导的语言风格，讲话稿写的再好，与领导行不成共同语言，领导也不可能欣赏。这就要求我们通过参加会议等多种途径掌握领导的语言风格。（三）要熟悉实际情况。各级机关的任务，就是要做好中央与上级精神与当地实际结合的文章。只有熟悉当地实际情况，才能做好上下结合这篇文章，才能有针对性地提出问题与解决问题。要熟悉当地实际，就要多翻阅一些资料，经常

6、深入下去，搞些调查研究，事物是不断进展变化的，现代化建设日新日异，新情况、新问题、新事物层出不穷，这就需要我们经常地熟悉当地实际，把握新鲜事物，否则，就容易犯“照抄、照搬、照传”的毛病，就容易发生“言之无物，空话连篇”的弊端。这是公文写作的大忌。（四）要统筹兼顾，科学组织。在遇到写大材料，一人准备汇报材料来不及的时候，就需要多人合作,共同完成。经验的做法就是采取“统一分一统”的组织写作方法，即：统一研究写作提纲，分头去写，最后一人统稿。二、谋篇布局文章谋篇布局的好坏，直接影响表达效果，因此在确立了公文的主题后，就要围绕主题对整个公文结构进行谋篇布局，考虑文章的组织构造及它们之间的逻辑联系，使其

7、“首位开阖，繁简得当，各极其度J（一）基本要求一是完整连贯，首尾圆合。所谓完整是指文章的结构布局有头有尾，首尾对应，通篇一体。要求文章的部分与部分之间，片断与片断之间，前言与后语之间，都要紧密连接，以一贯之，结构严谨、完美。二是疏密相间，错落有致。我们在安排层次与段落时，长短要适当搭配，其密度不要均等，要根据公文主题表达的需要，有详密、有疏落，使全篇布局疏密相间，错落有致。总之，要有的放矢，合理安排，才能使公文错综其势，舒缓自如，给人一种抑扬顿挫、节奏铿锵之感。三是波澜起伏，曲折变化。“文似看山不喜平。”文章布局应该崇曲忌直。谋篇布局的波澜起伏与曲折变化,反映了客观事物的错综复杂与进展变化，同

8、时，也能满足读者、听者的审美要求。但是，务必合乎法度，既要出人意外，又要在情理之中，要使开合、起落、曲直、伸缩等等，恰到好处。（二）基本内容文章的结构包含内部结构与外部结构两种。1、内部结构。所谓文章的内部结构，就是文章思路的内在逻辑结构。在叙述性文体里，称之为“线索”；议论性、说理性文体里，称之为“脉络”。不管什么文体，只要有一贯到底的思路，一脉贯穿的逻辑，它就必定有一缕贯穿的线索与脉络。思路是线索与脉络的基础；线索与脉络是思路的表现形式。文章的主题、人物、事物、中心事件、感情等都能够为线索，如会议纪要以决议事项为线索，做好以决议事项轻重缓急为序，关于XX的调查报告以“实际情况、存在问题、解

9、决方案”为线索。作为我们公司，平常撰写的公文要紧是说理性质的文体，基本遵循“提出问题一一分析问题解决问题”的脉络形态，它自身务必要具有条理性、贯穿性与严谨性,即：分清先后顺序，有条不紊地表达思想；合乎逻辑，合乎人们的思维形式，使文章流畅贯穿；思想脉络细密周严，没有缝隙，没有漏洞。2、外部结构。所谓外部结构，就是文章的外部存在形式。它的要紧内容包含：一是层次与段落。层次是指文章各部分内容表达的次序，它着眼于思想内容的划分，段落是行文时自然形成的基本单位，它侧重于文字表达的需要。层次与段落既有区别，又有联系：层次着眼于思想内容的划分，段落侧重于文字表达的需要；通常来讲，层次大于段落，即几个段落表达

10、一个层次，但也有的时候段落的划分恰好与层次一致，二者相等；层次安排方式有总分式、并列式、递进式与对比式，根据作者的思想或者者线索来决定，段落划分强调的是集中、完整与匀称。二是过渡与照应。过渡与照应是使文章内容前后连贯的一种重要结构手段。过渡在文章中起承上启下的作用，它使先后有关的两个层次与段落上下连贯，前后衔接。照应就是文章前后内容关照呼应，能使结构严密，脉络连贯。三是开头与结尾。古人语“起句当如爆竹，骤响易彻，结句当如撞钟，清音有余J因此“虎头龙尾”是好文章的半壁江山，当然，如何开头与结尾，应从文章的整体出发，有利于主题的表达与全文各部分的与谐。公文开头多用开篇点题式：开门见山,起句发意，直

11、接揭示主旨，落笔入题，说明缘由，交代作者写作的缘由；开头总说，提摄全文，先揭示文章的中心，然后再分说。公文、特别是领导讲话稿的结尾方式通常有两种：醒明主旨，篇末点题；展望未来，鼓励斗志，向人们提出希望，发出号召，指明方向，鼓舞人们为实现目标去努力奋斗。（三）如何谋篇布局要锻炼思路。谋篇布局是思路的表现形式，因此，我们写文章要提高谋篇布局的能力，根本的是要认真锻炼思路，加强思维活动的逻辑性、条理性的训练。毛泽东曾说：“写文章要讲逻辑，就是要注意整篇文章、整篇讲话的结构，开头、中间、尾巴要有一种关系，要有一种内在联系，不要互相冲突J只有对内容通过精心思考，对文章的谋篇布局做到胸有成竹，再动笔写作，

12、才能写出结构严谨，逻辑性、条理性强的文章。要列好提纲,或者打腹稿。这是起草公文的一道重要工序。按提纲写稿子，有许多好处:能够帮你组织材料；能够使你想问题更周到；免得一面写一面想，吃力不讨好。列提纲，一定要在掌握领导意图与吃透“两头”的基础上进行。提纲列的越细致越好，不要光列大题目，还要列小题目，就连每个小题目里各写几层意思，哪一层意思放在哪一个题目里面，每一层意思用什么材料也要考虑清晰。比较简短的公文，能够不列提纲，但一定要打好腹稿。打腹稿，尽管不一定形成文字，但对文稿的谋篇不拘也要想明白。有了好的提纲或者好的腹稿，文章等于完成了一半，起草公文就会得心应手。三、语言的锤炼准确、简洁、鲜明、有文

13、采是公文语言的基本要求。准确。公文代表着领导机关或者领导集体的声音与意见，不准确，模糊不清，摸棱两可，执行的标准就不好把握，就不好执行。简洁。毛泽东同志说：“文字要简短，使他们顷刻之间能看完；要精警,使他们一看起一个印象。”公文务必简短扼要，特别是领导讲话一定要注意多用短句，忌用长句子，不要用过多修饰，把意思讲明白就能够。鲜明。公文，表达要清晰、明白，不管赞成或者反对什么、提倡或者禁止什么、确信或者否定什么，都要非常确切地表述与说明，使人心领神会，一目了然。还要简洁易懂，不能用那些华丽而不易懂的辞藻；不能用那些自己生造的语言；不能有“学生腔”、“文学腔”；不讲空泛的“普通话”,多讲实实在在的“

14、地方话”，多用大家能够懂得的语言。有文采。我们说，通常情况下公文的语言风格讲究简洁、平实。但并不是说一定要形成那种干巴生硬、缺乏生气的八股文章。古人讲：言而无文，行之不远，就是这个道理。马克思共产党宣言中开篇一句：“一个幽灵，共产主义的幽灵在欧洲游荡”就极其生动；毛泽东的著作，唐诗、宋词、汉文章信手拈来，恰到好处，各类排比句、比喻运用自如，使所要表达的思想更深刻、更生动。因此，我们在追求内容到位的同时，也要努力写出富有文采的好文章来。四、日常公文写作需注意的几个细节问题（一）公文写作的标题。题好一半文，标题实际上就是公文的题眼，是观点及公文逻辑结构的集中表达。按照层次大小划分，标题能够划分为大

15、标题、小标题，一级标题、二级标题等。标题的确立应根据公文的中心思想与层次要求具体确立,一篇文章的标题与标题之间应层次分明、逻辑严谨、相互照应。公文的标题既要求紧扣文意、层意、段意，不能跑题、偏题与以偏盖全，又要求语言简洁精练，有些公文，比如讲话的语言务必表达领导同志的感情色彩与风格要求。在公文写作中，有的时候公文的内容较多，人们看起来、听起来，留下印象的内容并不多，所记下来、留下印象的大多是文章的题目与各个标题，因此公文好的标题或者标题群，能引人入胜，起到事半功倍的效果。（二）公文写作的观点。好公文的关键是要有新意与创意，按部就班，对着葫芦画瓢，表达不出个人的观点是写不出好公文的。因此公文写作者平常务必通过经常学习党政理论与有关专业知识，深刻领会上级政策，经常调查研究熟悉当地实际，多上下结合深入思考来提高自己的“悟性”，身在外而心在内，虽不是领导，但多从领导的角度来思考问题0同时，在执笔时，注意要以工作为中心，以思路为纽带，把多个观点、观点群有机联系起来，做到主次有位、先后有序，既前后园合，又错落有致。（三）注意排版与公文格式。人靠衣装，写应用文也如此。关于应用文的写作，要十分注重人们所说的“约定俗成”的格式要求。这种写作规范并非是一种严格规定的法定形式，而是无数前人在写作实践中所取得的某种共同的认识与约定，也能够说是一种审美趣味上的趋同与共识。可见，“约定俗成”尽管不属法