公司物资采购规范化管理制度.docx

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1、公司物资采购规范化管理制度一、目的为加强采购计划管理，规范采购工作，保障公司及子公司运营所需物品的正常持续供应，降低采购成本，特制定本制度。二、适用范围本办法适用于公司总部所有物资（包括固定资产、易耗品、营销礼品等）的采购。三、职责权限1、公司董事长负责采购管理制度的审批；2、公司财务部负责采购管理制度的。3、产品中心负责采购管理制度的制订。四、采购原则1、询价和比价原则对于货物的采购，必须有两个以上的供应商提供报价，并在质量、价格、交货期、售后服务、信用、客户群等因素的权衡基础上进行综合评估，与供应商进一步协商最终价格，但临时采购的货物因紧急情况除外。2、一致性原则买方订购的物品必须符合采购

2、申请中列出的要求、规格、型号和数量。如果市场条件不能满足请购部门的要求或成本过高，采购人员必须及时反馈信息，以便申请部门更改请购单或参与Q因具体情况不能与请购单完全一致的，经审核，差额不超过请购单的5-10虬3、低价搜索原则采购人员应随时收集市场价格信息，建立供应商信息档案，了解最新的市场趋势和最低价格，实现最优采购。4、清廉的原则(1)自觉维护企业利益，努力提高进货质量，降低进货成本。(2)诚实自律，不收受礼品、贿赂、邀请，不主动联系供应商。(3)严格执行采购制度和程序，自觉接受监督。(4)加强学习，广泛掌握与采购业务相关的新材料、新设备和市场信息。(5)工作认真细致，无失误，不因自身工作失

3、误给公司造成损失。5、招标采购原则所有大宗或经常使用的项目都要进行谈判或招标，由采购、财务等相关部门共同参与一段时间(一年或半年)确定供应商和价格，签订供应协议，简化采购流程，提高工作效率。对于价格随市场快速变化的商品，除了缩短招标间隔外，还需要随时掌握市场情况，调整采购价格。6、审计监督原则：采购人员应自觉接受财务部门或公司领导对采购活动的监督和询问。对于采购人员在采购过程中违反诚信制度的行为，公司有权根据公司相关制度对相关人员进行处罚，甚至追究其法律责任。五、材料分类:（一）材料分类1、固定资产：单位价值在IOOO元以上，使用寿命在一年以上的有形资产。2、操作材料：与操作有关的各种物品。3

4、、营销礼品：节日礼品、营销礼品等4、办公用品：与办公有关的物品。5、后勤物资是指厨房和宿舍物资。6、其他物资：其他需采购的相关物资。（二）采购安排：总公司统一采购：代理商填写采购申请单，由部门经理批准，子公司总经理审核。原则上由总公司产品销售中心统一采购。（子公司门店业务提供的办公用品、物流食堂菜肴及调味品、零食、水果等临时消耗品，由部门经理备案后报子公司总经理批准，财务审核后可由子公司自行采购）六、采购流程：1、请购单：用户部门填写采购申请单，经部门经理和子公司总经理批准后，提交产品销售中心。购货申请表应注明产品名称、规格型号、数量、需求日期、参考价格、用途等Q2、询价、比价、洽谈：（1）每

5、项（材料）原则上报价应在三家以上。（2）采购员接到报价单后，需进行比价、议价，并填写询价记录表，按低价原则进行采购。(3)在下列情况下，不需要比价、议价:独家代理、独家制造、独家产品、原零配件无替代品，但仍需报价记录。3、样品的提供和确认：(1)如需提供和确认样品，必须确定样品发货周期，并由采购人员负责跟踪。收到样品后，必须第一时间送到需求部门进行确认,如有必要，必须与财务部等部门相关人员进行确认。(2)如果样品需要保存，必须密封以便将来比较。4、供应商选择：(1)具有法定经营主体的。(2)质量、交货期、价格、服务等条件良好。(3)有良好信誉的(4)客户认可的供应商。采购方应建立供应商信息账户

6、。5、合同签署：(1)供应商通过样品评审后，采购部与选定的供应商签订合同。(2)因交易发生的争议，按合同约定的条款处理。6、后续的进展(1)为保证按时交货，采购人员应提前通过电话、传真或亲自与供应商进行跟踪，以确保货物(材料)的及时供应。(2)如采购物品(材料)不能在规定时间内发货，采购人员必须提前通知请求部门寻求解决办法，并必须与供应商重新确定发货日期并通知请求部门。7、验收和仓储：采购的货物（材料）到达公司后，经营性固定资产、材料、配件、非经营性固定资产、大宗劳动防护用品等项目（材料）由需求部门验收。办公用品和其他常用用品经仓管员验收合格后，由仓管员出具入库表,并按入库程序办理入库手续Q验

7、收不合格的，应通知采购部门，并在2天内办理换货（退换货）手续。8、对账付款：采购付款实行审批制度，具体程序如下：（1）采购人员凭采购申请单、入库单、采购发票到财务部门申请付款；（2）付款方式：A.金额在200元以下的，由产品销售中心和副总经理（总经理）签字，经公司财务部门审核后，以现金方式支付。B.金额在200元至1000元之间，由产品销售中心和副总经理（总经理）签字，经公司财务部门审核后，以转账方式支付。C.金额在IOOO元以上的，由产品销售中心、副总经理（总经理）、公司财务部、董事长转账支付。（3）要求预付款项的部门直接填写转账汇款申请表Q经产品销售中心、副总经理（总经理）、公司财务部门审核，董事长签字后，即可先行办理汇款手续Q财务部相应挂账，发票到账后，经办部门办理发票入账手续冲账。七、本制度自20XX年3月1日起执行，其解释权归财务部。