大学后勤中心（实体）物资采购管理暂行办法.docx

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1、大学后勤中心（实体）物资采购管理暂行办法第一章总则第一条为了加强学校物资采购的管理，规范后勤中心（实体）采购行为，提高办事效率和经济效益，结合后勤服务的实际情况，制定本办法。第二条本办法所称物资采购，是指后勤中心（实体）在生产和服务中，利用协议经营或代收代支的经费，以合同或非合同方式有偿取得各种形态和种类的原材料，包括后勤中心（实体）原材料及日常消耗用品等（固定资产、办公用纸除外）。第三条后勤中心（实体）物资采购要严格执行公开透明、公平竞争、公正评选和诚信择优原则。第二章管理机构第四条后勤中心（实体）物资采购管理机构及职责（一）学校采购招标工作领导小组决定有关采购项目采购招标工作重大事项和重大

2、变更等问题；学校纪委监察处、审计处、财务处、校采购招标中心负责后勤中心（实体）物资采购的监督工作。（二）后勤处采购项目招投标小组负责制定后勤各中心（实体）的采购工作规程，指导后勤中心（实体）物资采购项目的采购招标工作。各中心实体分管副处长负责审批后勤中心（实体）物资采购方式。后勤处负责后勤中心（实体）物资采购计划汇总、集中招标项目的组织实施。（S）后勤各中心（实体）成立物资采购小组，负责本中心（实体）物资采购工作。采购小组成员由3人及以上（单数）组成，经后勤处采购项目招投标小组批准后，分别报校采购招标中心、审计处和财务处备案。采购小组具体负责审核本中心物资采购计划申报、中心（实体）招标文件等，

3、组织实施中心物资采购、合同签订、货物验收和付款等工作。（四）后勤各中心（实体）设立采购部或任命相对固定的采购员（采购员每两年轮岗一次），报后勤处备案，按照各中心（实体）制定的采购计划，在其权限内执行采购及其相关事务。第五条审计处按照学校相关规定实施审计监督。第六条监察处依法依规对学校后勤中心（实体）物资采购活动有关的监察对象实施监察。第三章采购程序第一节采购计划第七条物资采购计划的编制应根据全年预算方案或使用需求，结合库存定额、消耗周期、供货周期及市场供求情况及价格而制定。第八条编制采购计划的要求（一）各中心（实体）编制季度采购计划报后勤处备案。在每季度首月5日前报后勤处工程与服务采购科，在季

4、度的第二、三月5日前可各追加采购计划一次。确需临时增加的采购计划报分管副处长审批后实施。（二）编制采购计划、招标文件时要明确采购项目的技术要求和标准，内容包括物资名称、规格型号、技术参数、单位数量、需求日期、预计费用、建议供货单位，对备品配件应注明设备名称及生产厂家。（S）各中心（实体）物资采购结果，每季度报后勤处工程与服务采购科备案。第二节采购方式第九条集中招标用量大、规格统一、种类较少或单一项目、货源充足、能有较多满足需求的合格供应商应标等符合招标条件的大宗物资，采用集中招标的方式采购，主要有大米、冻品、鲜肉、食用油、蔬菜等采购项目。集中招标项目由后勤处负责组织实施。第十条竞争性报价货物种

5、类繁多、单项货物价值低、批量采购金额较大的大批常用物资，采用竞争性报价的方式采购。主要有主食（面粉、河粉类等）、副食（禽类、豆制品、半成品、海鲜、西餐专用冻品、鲜鱼、鲜牛肉、鲜菇等）、干货调料类、易耗品、部分饮料、五金水电材料、建筑材料等采购项目。竞争性报价采购项目由各中心（实体）物资采购小组负责组织实施。第十一条高校联采和农校对接由上级主管部门或广东高校后勤协会组织的广州地区高校联合采购方式采购和农校对接采购，后勤各中心（实体）根据物资品质、价格、供需等具体情况决定是否参与，由后勤处采购项目招投标小组审批。高校联合采购和农校对接采购项目由中心（实体）物资采购小组负责组织实施。第十二条厂家直供

6、少部分指定牌子的原材料及其他用品（如同一品牌/厂家的调味料、饮料、清洁剂、维修配件、汽车轮胎、汽车油料等），或须国家特许经营的原材料（如食盐、烟酒等），经中心主任批准后，可以采用厂家直接供货方式购买。厂家直供采购项目由中心（实体）物资采购小组负责组织实施。第十三条自行采购符合下列条件之一，各中心（实体）可进行自行采购。（一）中心（实体）厂2个食堂的蔬菜等原材料。（二）单价在IooO元以下、紧急需用、规格特殊复杂、用量较少、种类繁多的零散物资（如易耗品、日常办公用品等），且每批次采购总金额在20000元以内的采购项目。（S）以围餐标准出品，日常经营需用到的部分高级干货、高级调味料、高品质三鸟、海

7、鲜等副食，每月采购金额原则上不超过80000元；如遇大型聚餐或接待，需增加自行采购金额的除外。（四）应急抢险材料。自行采购由中心采购部（采购员）通过市场询价方式,按照货比三家、价低质优的原则，经中心主任批准，由采购员实施采购。第三节采购实施第十四条集中招标采购的程序（一）各中心（实体）采购部提出需求并编制招标文件，由后勤处审核。（二）后勤处在采购招标中心网页、后勤处网页发布招标公告。自招标文件发出之日起至投标人提交投标文件截止之日止，公示期不得少于10天。（三）开标、评审和定标1、评标委员会由后勤处采购项目招投标小组成员及中心（实体）主任组成。监察处、审计处、财务处、校采购中心派人监督。2、投

8、标供应商按照招标文件要求，编制投标文件，在招标文件规定的时间、地点递交招标文件。3、开标后勤处按招标文件确定的时间和地点组织开标，由监督人员检查各投标单位招标文件密封、签署等情况，核对投标单位授权代表的身份证等信息。4、评审、定标评标委员会按照招标文件规定的评标办法评标并推荐中标候选供应商。（四）发布中标公告、发出中标通知书采购结果在学校采购招标中心网页、后勤处网页进行公示，时间不少于3个工作日；公示结束后，如无异议，后勤处在5个工作日内向中标单位发出中标通知书。第十五条竞争性报价程序（一）中心（实体）采购部根据上月使用情况提出本期采购清单，包括所需采购商品的品牌、规格、用量等，汇总后制定出当

9、期物品采购报价表。（二）中心（实体）在采购招标中心网页、后勤处网页、中心（实体）网页、学校公共场所、报刊等途径发布采购信息，广泛征集供应商并接受报名。（S）供应商审查资格1、基本资质审查。由中心（实体）物资采购小组负责对供应商进行基本资质审查。对基本资质符合的供应商，可安排实地考察。其中供应食品原材料的供应商必须考察。2、实地考察。中心（实体）组成实地考察小组，每次参与实地考察人数为单数且不少于3人。考查内容按项目采购实际情况确定，实地考察合格后方准予参加竞争性报价。3、对已进行基本资质审查且实地考察合格的供应商，即可参加竞争性报价。在日后供货过程中，实地考察小组将会不定期对其进行抽查，若抽查

10、结果不合格，将取消供货资格，一年内不接受其报价。4、凡在资质审查中弄虚作假、供货过程中违反合同的供货商，取消参与竞争性报价的资格。（四）凡资格审查合格者，由中心采购部通知供应商领取当期的物品采购报价表，并按时参加竞争性报价会议。（五）召开竞争性报价会1、组织：各中心（实体）物资采购小组负责组织实施，中心（实体）小组成员参加。其中鸡蛋、海鲜等市场价格波动较快，竞争性报价次数频繁，参加人员由中心确定。2、监督：纪委监察处、财务处、审计处、后勤处代表参加。3、根据价低择优的原则评定供货单位，与会人员签名，形成会议纪要。（六）中心负责供货合同的编制、签订和存档。（七）各中心按供货合同做好采购物资的验收

11、、入库、存储、分发等工作。第十六条厂家直供程序（一）厂家资格审查。参照本办法第十五条第（三）点执行。（二）定价。先由厂家提供所需采购物品的书面报价,中心根据同类产品市场价格核准后，报中心主任批准确定。（S）合同签订、验收等工作参照本办法第十五条第（六）、（七）点执行。第十七条自行采购程序各中心（实体）制定本中心（实体）物资采购规程，完善内控机制，报后勤处批准后实施。第十八条采购合同的签订（一）与签订合同相关的一切活动都必须遵守合同法及有关法律法规。（二）所有通过集中招标、竞争性报价、厂家直供等方式进行采购的，都必须与供应商签订书面采购合同。（S）由各中心（实体）负责合同的起草、编制、送审、修改

12、、签订、执行、履约监督等相关事务。（四）合同审批、签订手续按学校合同管理的有关规定和程序进行办理。第十九条订货、验收、退货管理程序（一）各中心（实体）按采购合同规定的条款执行订货、验收、退货。(二)食堂订货、验收、退货管理程序1、订货(1)厨师长根据厨师的使用反映、学生喜好、销量、生产计划、不同时节等因素，结合本期各品种的价格，提出订货的建议品种和数量。(2)食堂经理及楼层主管对厨师长建议的品种和数量进行审核。(3)食堂经理或主管把审核过的订单交由仓管员，仓管员负责按规定时间通过电话或传真方式向每期中标的供应商下订单。2、验收(1)每个食堂配备专兼职验收员3人，由经理安排，半年轮换一次。(2)

13、中心所有食堂、面点部仓管员11人，各食堂间的仓管员每半年轮岗一次。(3)每批货物到货后，由仓管、验收员、采购员等至少3人同时现场验收，合格后再进仓；食堂经理或主管负责监督。验收工作由1名中心副主任分管并随时抽查监督。(4)验收时要与招标时留取的样品进行比对。(5)后勤处每季度组织一次抽查供货质量。3、退货(1)对验收不合格或货不对板(样板)的货物，当场退货，不得入仓。(2)每次退货，验收员或仓管员必须做好内部记录，填写信息反馈单，记录退货具体信息并上报中心，供应商当场签名确认。中心收集整理信息反馈单，如未达到违约条款的，视情况作出口头或书面警告；如达到违约条款的，则按合同规定处罚。(3)若供应

14、商对验收结果有异议，由中心分管验收的副主任、采购部、监控部等相关技术人员到场认定；若仍存在争议，则由后勤处、监察处、审计处、校采购招标中心组成小组进行复核。第二十条采购结算(一)采购票据。供货单位提供的税务票据应符合国家税务票据的有关规定，由中心报帐员按照学校财务的有关规定办理报帐结算事务。(二)采购付款。在合同规定时间内，以支票、转账方式结算货款。(S)报账结算时应附有的票据：1、集中招标类项目的公开招标文件(交中心报帐员备案、备查)。2、竞争性报价类项目附会议纪要、竞争性报价合同等作为报账结算附件。3、自行采购类项目应附有中心采购部审核文件，并附有经办人签名及分管采购主任签名的清单明细表等

15、相关文件作为报账结算附件。4、自行采购蔬菜应提供收款人的收款票据、收款人签名、电话号码等相关证明文件。第四章监督与违规违纪的责任第二十一条采购部（采购员）必须遵守的采购纪律：（一）采购方式符合国家、学校及中心的有关规定；（二）严格执行采购计划；（S）严格坚持货比三家，择优选择供应商；（四）主动、及时、全面、客观提供全部所需资料；（五）对供方的评价要客观、公平、公正，不受任何人或单位的干预而影响选择供方的结果，做到诚信办事；（六）严守采购活动的商业机密，完整保存所有记录,积极配合有关部门的查询和检查；（七）对与自己有利害关系或有潜在利害关系的供方或投标人，要主动回避；（A）中心（实体）物资采购小组、采购员不得私自接触供方或投标人，不得接受供方或投标人的任何馈赠，不得参加供方或投标人以任何形式组织的宴请、娱乐等活动；（九）不得向供方提出任何不合理的要求作为订立合同的条件；（十）不得以任何方式非法干涉招标投标活动，不得以不合理的条件限制或者排斥潜在投标人，不得对投标人实行差别待遇和歧视；（十一）与招标投标活动有关的当事人应当保证招标投标过程的公正、公平，不得向他人透露已获取招标文件的投标人名称、数量以及影响公平竞争的其他情况。第二十二条凡在供货过程中违反合同的供货商今后不得再参与我