文秘必备日常工作会议流程.docx

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1、文秘必备日常工作会议流程组织日常工作会议也是文秘的主要工作之一，日常工作会议也是一门高校问，下面一起来学习日常工作会议主要流程吧。日常工作会议主要流程：会后工作。提到了会中工作所要留意的几个事项，详情请阅读本文。1.会议文件资料的立卷归档1）会议文件的收集整理工作确定会议文件的收集范围。选择收集会议文件的渠道。运用收集文件的不同方法。2）会议文件的立卷归档把会议过程中的一整套材料，包括通知、领导报告和讲话、会议记录或纪要、会议简报、会议报道等，进展分类立卷归档。2 .会议经费结算工作收款的方法和时机。有些会议要由与会代表向主办方支付一些必要的费用（如资料费、培训费、住宿费、餐饮费等）。应在会议

2、通知或预订表格中具体注明收费的标准和方法。应注明与会人员可接受的支付方式（如现金、支票、信用卡等）。如用信用卡收费，应问清姓名、卡号、有效期等。开具发票的工作人员事先要与财务部门确定正确的收费开票程序，不能出任何过失。假如有些工程无法开具正式发票时，应与会议代表协商，开具收据或证明。(2)在订购各种设备和享受效劳时，应驾驭付款的方法和时间。3 .支配与会人员返程案例天地公司邀请全国的客户到新疆乌鲁木齐参加风韵公司新开发的系列扮装品的洽谈订货会。秘书初萌负责支配与会人员的返程工作,初萌想先解决简洁预订的近处与会者的车票问题，再慢慢解决北京等远地难以解决的车票预订问题，而且她想当然地认为，只要为大

3、家尽可能预订火车硬卧票就行了。结果，局部代表因不能刚好拿到返程的车、机票而对主办方特别不满。有些代表拿到票后，又要求更换车票或退票，结果闹得大家不欢而散，使洽谈订货会的工作成果大打折扣。分析会议完毕并不意味着会议工作就完毕了，有外部人员参加的会议应依据会议的长短、外部与会人数多少等状况及早支配好与会人员的返程事宜。做好与会人员的返程工作，主要包括以下两点1 .提早做好与会者的票务登记预订工作应依据会期长短、外地与会人数多少等实际状况和人员的返程事宜，及早支配好外地与会者的行程。要事先了解外地与会人员对时间支配、交通工具的要求，敬重他们的意愿。一般状况下，要按先远后近的次序支配返程机票、车票的预

4、订事宜，要驾驭交通工具的航班、车次等状况，尽早与民航、铁路、公路、港口等部门沟通联系，提前预订好飞机、火车、汽车、轮船票。(4)届时应编制与会者离开的时辰表，支配好送行车辆，派人将外地与会人员送到机场、车站、港口，待他们乘坐的交通工具起程后再返回，如有必要，还应支配有关领导同志为与会人员送行。2 .帮助与会者提前做好返程准备提示与会者刚好归还向主办方或会议驻地单位借用的各种物品。(2)提示与会者刚好与会务组结清各种账目，开好发票收据。(3)帮助与会者检查、清退房间，幸免遗忘各种物品。(4)准备一些装资料的塑料袋和捆东西的绳子等物品，以备急需。(5)帮助局部与会者托运大件物品。4 .会议总结总结

5、工作要以科学的绩效考评标准为指导。绩效考评标准是指对会议工作人员绩效的数量和质量进展评价的准那么，它应具有完整性、协调性和比例性。(1)会议工作总结要依据岗位责任制和工作任务书的内容逐条参照检查。总结工作的方法如下。检查会议目标的实现状况。检查各个小组的分工执行状况。将员工自我总结和集体总结相结合。以总结经验、激励下属、提高工作水平为目的(2)确定会议效果的主要因素有以下几个。是否具有召开会议的必要。会议准备得是否充分。议程是否科学合理。主持人的实力水平。是否严格限制了会议人数。与会人数是否到达了有效沟通信息并形成有效决议的最低限度。会议流程及效劳支配一、会前准备1、办公室人员收到会议通知，首

6、先需问清楚会议效劳要求，然后将具体支配转告会务工作人员，由会务工作人员准备会议前工作，了解与会人员的相关资料，并做好会务登记，保持良好的信息沟通，促进会议的顺当进展。2、确定会议的出席人数，依据与会人员状况及会议规格适时调整会议场地，并对会场的各项设施进展谨慎检查。3、草拟会议议程，经上级领导批准后分发全部与会人员。会议议程是会议内容的概略支配，议程中应涵盖主题、时间、地点，参加人员及议题支配等具体事项，开会之前要将会议议程传达给与会人员O4、合理支配相关会务工作人员，其工作人员要做到以下几点：(一)仪容仪表着装统一干净，不穿拖鞋、响钉鞋。接待人员短发不遮眼,长发后梳成马尾或盘髻。要求化淡妆，

7、不浓妆艳抹，不佩戴首饰。(3)坐站姿态标准端庄，不翘腿。(二)语言(1)语调温顺亲切，音量适中，平凡话标准。(2)语言文明礼貌，适时运用您好、您请用、请、感谢、“对不起、没关系等礼貌用语。(3)对效劳对象主动打招呼，不漫不经心，不粗言粗语，不大声喧哗。(三)看法敬业、勤业、乐业，精神饱满，落落大方。(2)微笑效劳，看法恳切、热忱、周到。(3)工作过失失误刚好订正并当面赔礼致歉。(4)说明问题有礼有节。(四)纪律会议效劳前不吃异味食品。(2)不在会议期间运用电话。(3)效劳过程中不打哈欠、喷嚏、挖耳鼻。(4)严格遵守职业道德。5、办公室应在会议召开前一天，以文件、邮件、电话等形式通知与会人员会议

8、的时间、地点及其他具体留意事项。6、重要会议的召开，应提前做好必要的彩排工作，会议期间的演讲稿件和电子演示文档须要统一标准，并测试投影仪等电子设备是否能正常运用。7、会场款待的水果及饮品选购要在前一天准备好，并遵照与会人员的数量及会议规格进展合理购置;如会议完毕后有支配宴会的要求，应确定宴会时间，选好宴请场所，并依据公司接待预算的金额确定菜单;宴会中所需饮用的酒水也应提早预订。8、参照与会人员的名单制作名牌，名牌以红底纸张打印，上面分别注明单位名称，名字及职位，留意文字大小适当，清楚易识。纸张裁剪规格为8.5*15.1ICm,并运用两面三角名牌架摆放。9、会场的座次支配要分清主次，特殊是有贵宾

9、参加会议的状况下，更要支配妥当。座椅的数量应按出席人数摆放，并多预留两到四位。10、会务工作人员进展会场布置：（1）检查会议室卫生状况（桌面、桌洞、椅子、地面、地毯、杯具、水壶等），确保会议室干净及会议用品的清洁。依据与会人员的人数摆放好演讲台、桌椅、横幅（会标）、桌牌、花草、签到桌、指示牌、果盘、笔、本、会议议程及其他会议所须要的文件。接受拉线的方式，确保桌椅、杯具等会议用品的整齐摆放。摆放花卉时，如椭圆长桌中间空地、会议室角落，另外会议桌上也可订做鲜花花束，但要把握好尺寸，不行过大过高，花卉颜色可视会议主题而定。依据会议议程，合理支配与会人员的座位、座牌、发言人、领导人讲话依次、其它会议物

10、品以及是否须要音乐、是否须要投影仪等,刚好检查确保所需物品的齐全，做好会议前的准备工作。依据发言人位置摆放话筒，并调试（话筒位置的凹凸、效果及接口等），确保话筒及音量正常，如须要音乐，要提前试播，确保正常播放;如须要投影仪，那么依据会议实际须要确定投影仪、幕布的摆放位置，由工作人员进展调试。准备并调试好备用话筒，以备会议过程中话筒突发状况，刚好更换。（5）会议所需的备品要按以下要求摆放：座位的正前方摆放座次牌，右手正前方杯垫及水杯（杯把向右侧转45度），靠近水杯位置摆放消毒湿巾（也可不备），左手前方可放置水果或瓶装纯净水（以防领导不喝茶水）,正中放置笔记本、会议议程、会议资料及其他与会议相关的

11、纸质文件，文件右侧那么摆放签字笔。其他物品，如激光笔、抽取式纸巾等可随机摆放，留意桌面整齐划一，不行过于拥挤、杂乱。具体微小环节：茶杯：茶杯定位。拇指和食指拿杯把，杯把要求对齐椅子的右侧扶手，摆放成一条直线，茶杯盖上的花竖与杯把垂直，茶杯上的标记相同对准客人，摆放统一。杯垫、玻璃杯：拇指与食指拿起杯垫放在茶杯的左侧，杯垫上两个花瓣的夹角对准客人，与茶杯的距离约为ICM,手指握住玻璃杯的底部摆放在杯垫上，切勿用手指碰杯壁，杯底的花纹要以竖条纹对准客人。矿泉水：摆放时，拇指与食指握住矿泉水的两个红标摆在杯具的左侧，与其旁边的玻璃杯一指之隔，汉字标记一面对准客人。毛巾托:毛巾托竖着放在杯与玻璃杯中间

12、的正前方约2CM处。笔记本、会议资料等文件：对齐桌子外沿，对准椅子正中。笔：放在笔记本、会议资料的右侧，留意笔的标记朝上方放置。11、会议起从前一个小时要准备好足够热水，会议进展中留意始终保持倒水的壶满，以备刚好的加水。12、准备工作的检查会务工作人员应提前一个小时进入会场，检查会场整体效果，确保各项准备工作到位，在全部物品摆放完毕后分别检查桌子两侧的茶杯、玻璃杯、矿泉水是否在一条直线上（如不在一条直线上做适当的调整），同时检查全部物品是否符合摆放要求（如不符合的遵照摆放标准摆好）。翻开电子设备，翻开照明灯及通道门，做好引导工作。如需运用空调，应提前半小时开启。13、准备工作完成后会场外应设有

13、与会人员签到处，签到处最好设在入口通道较明显的地方。如与会者涉及公司外部人员，可视具体需求摆设请赐名片名牌于签到处。然后，会前15分钟站在会议室门口两侧，双手自然交叠在腹前，面带微笑恭候与会人员的光临。在与会人员距会议室门2米处主动拉门让其进入，同时依据不同的身份和年龄运用敬语问候（如早上好、下午好等文明用语）。二、会议过程中1、会议起先后工作人员快速斟倒茶水，假如须要毛巾，工作人员应先备毛巾（上毛巾的时候留意用夹子，不能用手干脆拿），再斟倒茶水。首次倒茶后应在15分钟左右再次续水，以后每隔15分钟或20分钟续一次水，如客人杯中有茶水应征询客人看法，并礼貌地小声对客人说：对不起，请问须要加水吗

14、?或做个手势，待客人同意时方可进展。可依据实际状况（领导杯中水的水量）来灵敏驾驭倒水时间。倒水时，右手拿暖瓶，左手的小拇指和无名指夹起杯盖，用大拇指、食指和中指握住杯把，将茶杯端起，侧身，在领导的身后缓缓倒水后放回茶杯，一切行为应在客人右手方完成。通常会议室内不许吸烟，如特殊状况需摆放烟缸，烟缸内烟头不得超过三支应刚好更换，会场中均运用托盘效劳。2、工作人员在音控室时随时留意音响监听，发觉问题刚好查找问题所在，并快速解决。（刚好检查话筒、调音台、功放机、协调器、音响等设备的连接状况）。3、依据会议议程，刚好关注下一位发言人的话筒开关及位置，如遇到话筒突然失常，应快速更换备用话筒。4、会议中要留

15、意视察主席台，发觉领导如有须要帮助时，刚好上前询问。5、假如会议过程中运用国歌、国际歌,播放过程中全部工作人员要站立行注目礼，不准随意走动。6、在会议过程中，遇到参会人员有特殊的要求，应尽量赐予解决，如不能刚好解决，请其稍等，然后立刻向上一级报告，并尽快赐予答复。7、会议中间休息时，工作人员要尽快整理睬场，补充和更换各种用品。8、在会议进展中，工作人员不允许随意进出会场，要保持并维持会场秩序，使会议能够在静谧的环境中顺当进展。三、会议完毕阶段1、会议完毕时，工作人员应刚好翻开通道门，站立两侧，礼貌相送，微笑点头，并说慢走、再见。2、会后刚好做好会场清理工作。检查会场内有无与会人员遗留的物品，假设发觉有遗留物品应快速做好记录并刚好归还。3、会后严格做好工作人员应不询问、争辩、外传会议内容，不带无关人员进入会议室。4、如单位外部与会人员有参观单位环境的意愿，在不影响单位正常办公的状况下，工作人员应做好指引和陪伴工作。5、协作拍摄人员工作，并组织与会人员在指定地点进展合影留念。如会议完毕后有支配宴会，应提前与饭店工作人员确定到场时间，并通知与会人员及做好陪伴和接待工作。6、组织会场的后期整理和清洁工作。与会人员所用茶杯、毛巾等物品洗刷干