合同评审和合同管理规定.docx

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1、1 .目的规范公司各类合同和协议、责任书的管理，加强和完善合同立项、评审、签订、实施、保管的程序，防范合同风险，确保公司各项经营工作正常有序地进行，特制定本制度。2 .适用范围适用于公司全部的合同、协议、各种责任书的签订、评审和管理。3 .定义3.1 合同、协议：合同又称为契约、协议，是两个或是两个以上同等的当事人之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。公司合同大致为以下几种：A、选购合同：己方选购方作为甲方，销售方作为乙方全部统称为选购合同。具有法律效力。（包含原材料选购、辅料选购、备品备件选购、办公用品选购、劳保用品选购、设备选购、外协选购、技改合同、基建合同等）B、销售合同：己方销售

2、方作为甲方，选购方作为乙方全部统称为选购合同。具备法律效力。C、技术合同：无论己方是合同的甲方或是乙方，技术买卖之间的合同统称为技术合同，具备法律效力。D、框架协议：框架协议没有合同的具体内容，只是一种签订具体合同或其他合作的意向，不具有合同的效力，违反框架协议只负缔约过失责任。E、协议：公司和个人签订的某方面的协议，一般公司作为甲方。具备法律效力。比如：外协培训协议书、保密协议等3.2 责任书：是公司或是上级和公司之下属责任人、团体签署的一种具有法律责任的责任状。如：平安生产责任书、设备管理责任书、绩效考核责任书等。4 .职责4. 1合同评审小组：A、组长：董事长或总经理；B、组员：分管副总

3、、总工（总监）、财务总监、法务负责人、选购部负责人、质管部负责人、市场部负责人、项目工程部负责人与承办部门（当事部门）负责人C、全面评审合同全部项目和细微环节，确保所签订的合同对公司不存在法律风险。4.2 选购部：负责主料、辅料、备品备件、办公用品选购合同的立项、起草、询价，召集相关部门评审、签订、实施之具体的操作。4.3 市场部：负责销售合同、销售协议、代理商协议、售后服务协议的立项、起草，召集相关部门评审、签订、实施之具体的操作。4.4 设备管理部:负责设备买卖合同方面的立项、起草，召集相关部门评审、签订、实施之具体的操作。4.5 综合部：A、公司作为甲方和下属公司成员签订具备法律效力的劳

4、动合同、责任书和协议方面的立项、起草，召集相关部门评审、签订、实施之具体的操作。B、网络管理员：对各部门电脑、打印机等办公设备立项、起草，召集相关部门评审、签订、实施之具体的操作。4.6 财务部：A、财务合作方面具备法律效力的合同和协议方面的立项、起草、召集相关部门评审、签订、实施之具体的操作。B、参与公司全部合同的评审，并负责合同的正本文件的存档和档案管理。C、评审付款、收款与结算方式的合理性和可行性，以与确认成本与利润指标等。4.7 法务负责人：负责公司全部合同的评审、签订与履行过程中所签订的一切书面文件的合法合规性审查，并对可能产生的法律风险提出防范看法，规避合同的法律风险。4.8 8总

5、工办：负责技术买卖合同、技改合同方面的立项、起草，召集相关部门评审、签订、实施之具体的操作。4.9 质管部：A、负责检测、化验、测量仪器设备方面的选购立项申请B、负责参与评审合同有关质量方面事宜的评审。4.10 其他部门：作为合同主体的责任部门参与合同的立项、起草，召集相关部门评审、签订、实施之具体的操作。5 .合同的编号5.1 合同编号的责任部门A、选购部：负责原材料选购、辅料选购、备品备件选购、办公用品选购、劳保用品选购、设备选购、外协选购、运输外包合同等方面合同的编号B、市场部：负责销售合同、销售协议、代理商协议、售后服务协议方面的编号C、总工办：负责技术买卖合同、技改合同、基建合同方面

6、的编号D、综合部：负责具备法律效力的劳动合同、管理责任书和协议方面的编号E、财务部：负责具备法律效力的财务融资、贷款等方面的合同和协议书编号5.2 合同编码规则为：公司（字母）-一部门分类（字母）-一年月+依次号（见下图）YNXXXXXXXXXX年月+编号：如：201601001选购部：P0D；市场部：MSD；总工办：GEO；综合部：HDR；财务部：FD永宁公司名称拼音缩写如：YN-P0D-201601001,表示选购部2016年1月OOl号选购合同5.3 责任书、公司上级和下级部门签署的协议可以不必要编号。比如：平安生产责任书、劳动合同、公司单独和个别员工签署的薪资福利合同等。6 .合同的保

7、存和保管6. 1综合部负责保存和保管：劳动合同、平安责任书、设备管理责任书、绩效考核责任书、公司和个人签署的避险协议以与与此性质相关的一些协议。7. 2文控中心（档案室）负责保存和保管：技术合作方面的合同和协议。6. 3财务部：负责保管A、选购合同：包含原材料选购、辅料选购、备品备件选购、办公用品选购、劳保用品选购、设备选购、外协选购等相关类型的选购。B、销售合同：产品的销售合同、销售提成协议、代理商协议、特别的销售提成协议等相关类型的合同。C、技术合同：发生费用的技术买卖合同、技改合同、基建合同相关类型的合同。D、机密级别的合同：薪资合同、融资合同、贷款合同等。6.4合同的存档方式：A、合同

8、的保管由特地的文件夹存放，一个文件夹存放一个部门的合同文件。B、合同文件夹必须要有书目表、文件去向登记表等，文件的存档方式依据文件管理程序、文件管理规范中的相关条款执行。C、文件夹中的合同文件，整理时间每个季度，整理一次，将已经执行完毕、没有后遗症的合同文件，另外标示封存，封存的格式，依据未封存之前的格式一样叠放，文件夹中仅仅存放目前正在执行的，尚未结算完成的文件。7.各种选购性质合同的形成方式：7. 1各种生产性主/辅料、耗材、备品备件、低值易耗品；办公用品方面的选购合同1 .1.1各部门依据生产安排和适时需求，填写材料安排表，经部门部长审核，分管副总的审批，总经理和董事长批准之后，将审批完

9、毕的材料安排表转移到选购部。7 .L2选购部接到经过审批之后的材料安排表：A、先在公司供应商优选库中找寻合格的、已经供过货的供应商，进行谈判。B、假如优选库中无供应商，则重新找寻供应商，至少3家，实施报价、对比价格具体选购限制程序、选购管理固定执行。7.1.3选购在边找寻供应商的同时，边起草相关的选购合同，以便确定好价格之后，可以签署选购合同和协议7.L4待选购责任人确定好各种因素和条件，认为条件成熟之后，则将选购合同递交到选购委员会进行合同评审。7.2项目制合同7.2.1 技改合同、基建合同等属于项目制选购合同。7.2.2 项目制的选购合同，必需由总工办先立项，并做具体的技术分析，具体参照设

10、计限制程序相关条款进行7.2.3 2.3立项的项目书必需事先经过公司董事会或是公司企业管理委员会几天探讨通过之后，进入项目技术标书的设计阶段7.2.4 发布技术标书，进行招标、评标；选定中标供应商，进入合同的起草阶段。7.2.5 合同起草之后，将进行合同评审阶段。8 .其它方面合同形成方式全部合同先由合同主体的责任部门立项、起草，起草完毕之后，依据实际状况和相关要求确定是否起先实施合同评审。9 .合同评审内容9. 1建设工程（土建）合同A、审核施工单位的资质、业绩与信誉度；B、审核费用是否合理。主要测算干脆材料费用、干脆人工费用、其他费用、间接费用与取费标准、定额选用、交（竣）工日期等；C、审

11、核质量与技术条款；D、审核服务与承诺条款；E、审核合同价款、付款方式、开票方式是否明确且符合公司规定；F、审核违约责任、质量索赔条款；G、审核质量保证与质量保障体系是否满意要求9.2买卖合同（包含选购合同和销售合同）A、审核供应商的选择状况；B、审核比价核价、优质优价（性价比）状况；C、审核备品配件、随机配件的供应条款；D、审核交付周期、质保期、售后服务与承诺条款；E、审核合同价款、结算方式等是否明确且符合公司要求和规定；F、审核违约责任、质量索赔条款；G、审核质量保证与质量保障体系是否满意要求；9. 3加工承揽（技改、修理）合同A、审核承揽方的资质、业绩与信誉度B、审核比价核价（性价比）与加

12、工费用标准是否合理；C、审核质量与技术条款；D、审核交付周期、质保期、售后服务与承诺条款；E、审核合同价款、结算方式是否明确且符合公司规定；F、审核违约责任、质量索赔条款；G、质量保证与质量保障体系是否满意要求。9.4 运输合同A、审核运输单位的资质、业绩与信誉度B、评审运输费用标准（性价比）是否合理；C、审核合同价款、结算方式是否明确且符合公司规定；D、评审服务与承诺条款；E、评审运输过程中货物毁损、灭失应担当损害赔偿责任条款；F、审查有无违约责任的条款，是否符合合同法的有关规定。9.5 商务合同（包含财务和技术合作、设备选购等）商务合同是指：公司与有关合作伙伴商定并打算签订的设备技术引进合

13、同、国际贸易代理合同、谈判备忘录、补偿贸易合同、专项协议书、销售确认书等。A、审核合作伙伴单位的资质、业绩与信誉度；B、审核费用、责任是否合理。主要测算取费标准、间接费用，审核双方的责任、权利、利益的对等关系的条款等；C、审核质量与技术条款；D、审核服务质量与承诺条款；E、审核合同价款、付款方式是否明确且符合公司规定；F、审核违约责任、质量索赔条款；G、审核质量保证与质量保障体系是否满意要求。9.6 其它一般责任书、协议则不必特地组织合同评审小组评审，一边评审一边审批，直至走到审批结束10.评审程序10.1 合同评审实行召开专题会议的形式。专题会议由合同承办部门负责召集。10.2 合同评审工作

14、起先前，先由合同承办部门和其他有关部门起草合同文件，合同文件应优先采纳示范合同文本；如无合同示范文本，则可结合实际状况起草或与合同对方共同起草合同文本。10.3 合同评审组织部门（合同承办部门）原则上应至少提前1个工作日将须评审的合同文件与供应商的选择、核价比价、服务与承诺等相关资料送交各评审参与部门。10. 4合同评审专题会议应做好以下工作：A、细致听取合同承办部门关于询价比价、同等协商、厂家选择等状况的介绍；B、审查要约（询价函）、承诺（报价函）的内容；C、评审合同的条款。重点评审合同价款、质量、交货期、服务与承诺、违约责任、损失赔偿等条款；D、对被评审的合同提出结论性看法。参会人员均应在

15、合同评审记录上签字。10. 5合同评审的人员范围：A、合同金额在5万元内（含5万），由各部门部长评审后，分管副总审批，总经理批准；B、合同金额在5万以上，由分管副总召集各部门评审后，总经理审批，董事长批准；10.4 合同评审通过后，合同承办部门将合同文件和汇总后的评审看法送交财务部审核，后分别报分管副总和财务总监审查，最终报请公司总经理和董事长审批。10.5 假如合同文件未得到审核人或审批人同意，则合同承办部门应依据审批（核）看法接着完善合同内容，并与合同对方进一步协商后形成修订后的合同文件，再次报请审（核）批人审（核）批。10.6 审批人批准签订合同文件后，合同承办部门负责依照经批准的合同文件与合同对方办理协商签约事宜。10. 8合同文件的审核、审查、审批11. 9评审记录的保存请见本合同6.012. 10合同文件变更、解除的评审。发生合同条款变更