职业学院档案管理办法.docx

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1、XXXX职业学院档案管理办法第一章总则第一条为规范学院档案工作，提高档案工作管理水平,有效保护和利用档案，充分发挥档案在学院事业发展中的作用，根据中华人民共和国档案法中华人民共和国档案法实施办法和普通高等学校档案管理办法，结合学院实际情况，制定本办法。第二条本办法中所称的学院档案，是指学院在从事教学、科研、管理、招生及其他各项活动中直接形成的对学院、学生和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。第三条档案工作是学院工作的重要组成部分，也是学院事业发展的重要基础工作之一。学院把档案工作纳入学院整体事业发展规划，并加强对档案工作的领导与管理。第四条学院档案工作贯彻统一领导、

2、分级管理、集中保管的原则。第五条全院师生员工都有保护档案和利用开放档案的权利和义务。第二章管理体制与机构设置第六条学院档案工作在学院主要领导的统一领导下开展，由一位副院长分管。学院设立档案室，具体负责档案工作，档案室挂靠在学院办公室。第七条学院各部门负责人全面负责本部门的档案管理工作，各部门必须明确一名专（兼）职档案员，负责档案材料的收集、整理、组卷和归档工作。第八条学院档案室负责接收、收集、整理、保管和提供利用学院及各部门形成的档案。第九条档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备相应的档案专业知识、接受继续教育和岗位培训。第三章档案管理第十条学院实行文件材料形成部门、课题组立卷的制度。由立卷

3、人按文件材料的自然形成规律，加以系统整理组卷，编排页号或件号，填写卷内目录，交本部门档案管理员检查、装订后向学院档案室移交，并填写XXXX职业学院档案移交清单（附件1）。第十一条学院档案室负责对各部门移交的档案进行整理、分类、鉴定和编号。第十二条学院办公室负责建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作,明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。第十三条学院文件材料的归档范围是：（一）党群类：主要包括学院各级党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学院关于党群管理的文件材料。（二）行政类：主要

4、包括学院行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学院关于人事管理、行政管理的材料。（三）学生类：主要包括学院培养的学历教育学生的高中（中职）档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。（四）教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按国家教委、国家档案局发布的高等学校教学文件材料归档范围（87）教办字016号）执行。（五）科研类：主要内容包括综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、扩大应用等。按国家科委、国家档案局发布的科学技术研究档案管理暂行规定（国档发（1987）6号）执行。（六）基本建设类：主要内容包括综合管理，

5、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生产技术准备、试生产基建预算、概算、决算、器材管理等八个方面。按国家档案局、国家计委发布的基本建设项目档案资料管理暂行规定（国档发（1988）4号）执行。（七）仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。（八）产品生产类：主要包括学院在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。（九）出版物类：主要包括学院自行编辑出版的学报、教材、其他学术刊物等。（十）外事类：主要包括学院派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习

6、进修的材料；学院聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学院开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料。（十一）财会类：指学院在事业经费财务管理和企业财务管理工作中产生的有保存价值的文件材料，包括综合管理、会计凭证、会计账簿、会计报表、工资清册等及上级颁布的有关指令性文件。按财政部、国家档案局发布的会计档案管理办法（财预字（84）第85号）执行。（十二）其他类：主要包括声像档案、人物档案、其他专题档案等第十四条归档的文件材料要求质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家和学院有关标准执

7、行。纸质文件材料和电子文件材料应当同步归档。第十五条学院档案材料归档时间为：（一）学院各部门综合管理类档案应当在次学年6月底前归档；（二）各二级学院教学类档案应当在次学年寒假前归档；（三）科研类、基建类档案应当在项目完成后两个月内归档，周期长的科研或基建项目可分阶段归档；（四）办公自动化产生的电子文件实时归档。第十六条学院与其他单位分工协作完成的项目，学院应当至少保存一整套档案。协作单位要将承担任务有关的档案复制件送交学院保存。第十七条学院中的个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按照规定向档案室移交，集中管理，任何个人不得据为已有。第十八条档案的保管（

8、一）存放档案必须有专柜，排列方法要科学系统，便于查找。（二）定期进行库藏档案清理、校对工作，做到帐物相符，对破损和载体变质的档案要及时进行修复或复制。（三）档案保存在专门档案柜内，并落实八防（防火、防盗、防虫、防光、防潮、防尘、防高温、防污染）措施。（四）胶卷、底片、照片、录音（录像）带的保管，要用特制密封盒、胶片夹和影集等。按编号顺序排列在柜内。第十九条学院各门类档案的保管期限为永久、长期、短期三种。一、永久：凡是在学院工作中产生，对学院和社会有长远利用价值的档案，列为永久保管。二、长期：凡是在学院工作中产生，对学院和社会有较长时间利用价值的档案，列为长期保管，保管期限一般为30年。三、短期

9、：凡是在学院工作中产生，短期内（10年内）对学院或社会有一定的利用价值的档案资料，列入短期保管。第二十条档案室对保管期限已满的档案，经鉴定和确认已失去保存价值后，征得档案形成部门的同意，并报主要领导批准，在销毁人员和监销人员完备手续后，方可销毁。未经鉴定和批准的档案，任何人无权销毁。第四章档案的利用与公布第二十一条档案室应按照规定向全院至社会开放属于开放范围的档案。第二十二条档案室应积极主动地开展档案利用工作，制定综合档案的查阅制度。查阅档案须填写XXXX职业学院档案查阅审批表（附件2）,复制档案须填写XXXX职业学院档案复制审批表（附件3）由部门负责人同意，学院办公室负责人审核，学院主要领导

10、批准。第二十三条学院档案室要按照国家有关规定公布档案。未经学院授权，其他任何组织或者个人无权公布学院档案。属下列情况之一者，不对外公布：（一）涉及国家秘密的；（二）涉及专利或者技术秘密的；（三）涉及个人隐私的；（四）档案形成单位规定限制利用的。第二十四条档案室所保存的档案，主要供本院利用。外单位或个人需要查阅时，应持单位介绍信及个人身份证，填写XXXX职业学院档案查阅审批表审查批准后，方可查阅，不可借出。第二十五条学院重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，须经学院主要领导批准。第二十六条加盖学院公章的档案复制件，与原件具有同等效力。第五章奖励与处罚第二十七条学院对在档案工作中做出显著成

11、绩的单位和个人给予奖励。（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的;（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的;（三）在档案学研究及档案史料研究工作中作出重要贡献的；（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给学院档案室的；（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。第二十八条有下列行为之一的，学院将按照国家监察部等关于档案管理违法违纪行为处分规定，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员，给予相应处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；（三）涂改、伪造档案的；（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的;（六）其他违反档案法律法规的行为。第六章附则第二十九条本办法自发布之日起施行。第三十条本办法由学院办公室负责解释。