福建省福州财政金融职业中专学校干部人事档案整理及数字化加工服务项目方案.docx

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1、FUJIANFUZHOUVOCATIONALSCHOOLOFFINANCE福建省福州财政金融职业中专学校干部人事档案整理及数字化加工服务项目方案一、建设目标为了规范我校干部人事档案整理工作，现需按照上级人事档案规范整理的标准：中共福建省委组织部转发关于做好文件改版及干部人事档案有关工作的通知（闽委组通201275号）、干部人事档案收集归档规定（中组发（2009）12号）、干部人事档案数字化技术规范（GB/T33870-2017）,对我校现有在职在岗教职员工的干部人事档案进行重新规范整理及数字化加工。我校人事档案数量如下，以实际完成数量为准，需按上级档案规范整理的标准及要求于六个月内完成。档案整

2、理服务要求（预估量）明细具体如下：编号类别项目规格数量单位1教师人事档案档案整理鉴别完整性、合格性；分类、排序、编目、技术加工、装订。三龄（年龄、工龄、党龄）二历（学历、工作经历）核查鉴定、初审。160卷2教师人事档案档案扫描A4幅面扫描、处理、图像审核、转换;彩色、300dpi,tif格式32000页3文书档案（新式立卷）档案整理按照最新简化立卷整理规范要求，进行排序、划分保管期限、编页、著录、打印归档封面、装订、装盒、打印目录等1000件4文书档案（新式立卷）档案扫描A4幅面扫描、处理、图像审核、转换；彩色、300dpi,tif格式8000页5软件管理系统档案管理系统（单机版）系统具有收、

3、管、存、用四项基本功能1套6备份硬盘移动硬盘一块用于数据备份2T1块1、最终结算金额以实际完成加工数量为准。2、以上档案件数大约为估量，待整理完毕后据实采购。3、扫描单价为A4幅面单面价格（其它幅面请转换标价）。二、人事档案整理及数字化加工具体流程及内容干部人事档案整理工作内容包括：统一实施从“案卷调取一分类排序一编制页码一数据审核录入f扫描f图像处理一质检一目录打印f案卷装订f品质检验一成品入库一挂接一数据备份”的工作流程，最后组织成果验收。2.1 案卷调取2.1.1 服务方每日从学校方管理员处调取当时应加工的干部人事纸质档案，并填写干部人事档案领卷表。2.1.2 项目加工时建立流程跟踪单。

4、领取纸质档案，并在纸质档案盒上粘贴流程跟踪单，参与项目人员须签名、注明参与时间。2.2分类排序能按档案材料所反映的内容和形式特征，分成：履历、自传、鉴定、学历、政审、党团、奖励、法纪、职务、其他等十大类别，构成独立的案卷整体。再根据材料的性质，选用“时序”、“主次关系”“混合”之其一的排列法进行材料的组合，构成每一卷内材料的顺序。2.3编制页码能对排序后的档案材料按类别填写类序号,在每件材料（以件为单位）的右上角空白处（反面在左上角）用2B铅笔编写类号，在每件材料的右下角空白处（反面在左下角）用2B铅笔编写页号。2.4数据审核录入2.4.1基本信息数据采集录入根据干部名册、任免表采集录入干部基

5、本信息数据到档案管理信息系统。2.4.2协助学校完成人事档案“三龄两历一身份”的核验及按照2020年9月修订的干部任免审批表填写规范参考完善规范干部任免审批表。根据2018年11月20日正式施行的中共中央办公厅印发的干部人事档案工作条例（以下简称条例），条例第三十六条规定：干部人事档案审核应当在全面审核档案内容的基础上，重点审核干部的出生日期、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作经历、干部身份、家庭主要成员及重要社会关系、专业技术职务(职称)、学术评鉴、奖惩等基本信息、，审核档案内容是否真实、档案材料是否齐全、档案材料记载内容之间的关联性是否合理以及是否有影响干部使用的情形等。也就是说，干部

6、人事档案审核需要重点审核干部的“三龄两历一身份”和家庭情况等信息、O干部人事档葭审核的一般方法是：先依据最新的干部任免审批表和干部履历表，作为现在工作中使用的干部相关信息，比照最新的干部任免审批表和干部履历表的信息是否与其他档案材料的记载一致，不一致做好记录并作核实处理，差缺的材料要进行补充，无法补齐的材料要做好说明，补充材料、说明材料、认定材料全部归入档案。2.4.3目录录入为确保档案数据采集准确无误，该工序将在专用的档案管理软件上进行。按照类别、排列顺序及干部人事档案目录格式，逐条采集材料的“十类”信息，形成档案目录、目录录入采用软件字段级联技术，保证目录著录100%正确，并生成保留电子目

7、录。2.5档案扫描对规范整理好的干部人事档案进行逐件逐页档案扫描处理。(1)扫描技术要求：分辨率：300dpio色彩：24Bit真彩色。格式：为单页JPEG。压缩方式：jpg。容量：每张图像容量大小控制在IMB以内。(2)总体质量要求：确保在扫描过程中不对档案原件造成二次损伤。符合国家标准干部人事档案数字化技术规范(GB/T33870-2017)o保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰，不漏页、不多页。(3)扫描加工要求：档案纸质情况差，易造成褶皱、撕裂、破损、弄碎等情况的，应采用文件拍摄仪、零边距平板扫描仪等相应设备进行扫描，以保护原件。为更好的展现档案原貌，全部采用彩色单页jpg的存储格式

8、，扫描分辨率为300dpio扫描时，应根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素,设置最佳的扫描明暗度、对比度，保证原始扫描图像效果与原件吻合。采用平板或自动进纸方式扫描，应确保纸张扫描时放置端正，从而保证原始扫描图像无歪斜，减少后期处理可能带来的图像损失。档案中的材料应整页扫描。超长页进行分页扫描后,要拼接成一页。根据纸质材料类型采用高速扫描仪、零边距平板扫描仪、大幅面图纸扫描仪等设备进行扫描。对于一般的档案材料宜采用高速扫描仪，对于不可拆解的文件或是纸质情况差的采用零边距平板扫描仪。对于大于A3幅面的材料可采用大幅面图纸扫描仪。2. 6图像处理2.1.1 6.1扫描后的原始图像需要进行优化处理。确

9、保成品图像清晰、端正、不失真，根据档案扫描后的具体情况，要进行如下图像处理：图像歪斜：采用自动或手动纠偏功能，调整图像角度。图像偏斜度不超过2度，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。图像脏点、脏斑:对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循保持档案原貌的原则。为了节省存储空间，应对图像进行裁边处理，去除多余白边。字迹泅透：采用字迹锐化的功能，清晰字迹笔画。图像深浅不一：采用平衡功能，调整图像深浅一致。裁边：如需对数字图像进行裁边处理，应在距页边最外延至少2至3毫米处裁剪图像。图像拼接处信息要完整，

10、不能缺少信息。2.1.2 档案扫描、图像加工质量要求：图像要求：图像完整、整洁、无歪斜、无黑边，浏览及打印清晰。数据对应：系统档案数据与扫描图像100%正确对应。数据审核：100%进行数据二次审核、保证影像数据完全正确。数字化关键质量指标：加工对象加工完整率100%,数据内容完整率100%；加工进度保证率100%。档案原件：二次损伤率WOl%o;100%不缺失。扫描图像：漏扫率同原稿相比过浓或过淡的比率3%。；倾斜度超过1度的比率W1%。；版心不居中，版心大小不一致的比率Wl%0o图像质量：图像质量情况完好率98%。格式封装：图像文件的命名准确率100%o符合国家标准干部人事档案数字化技术规范

11、(GB/T33870-2017)o2.1.3 档案扫描、图像质量检查：数字图像不完整、无法清晰识别或图像失真度较大时,应重新扫描。对于漏扫、重扫、多扫等情况，应及时改正。数字图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。对数字图像拼接、旋转及纠偏、裁边、去污等处理情况进行检查，发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像处理。符合国家标准干部人事档案数字化技术规范(GB/T338702017）o2.7图像数据挂接档案扫描完成后，将正确的目录数据及扫描图像数据导入采购人档案管理信息系统中，确保扫描图像与档案管理信息系统中的数据记录100%挂接正确，并在档案管理信息系统中有效检索和显示。数据挂接后

12、，以档案文件级目录数据库为依据，逐条对挂接结果进行检查，包括目录数据与纸质档案数字图像对应的准确性、已挂接数字图像与实际扫描数量的一致性、数字图像是否能正常打开等，发现问题及时进行纠正。2.8目录打印提供的专业制作整理软件具有批量自动打印档案目录确保制作的表单正确、规范、完整。2.9案卷装订每个干部的档案材料，必须装订成卷。装订后的档案，卷面整洁，全卷整齐、平坦，装订结实实用、不漏页、不掉页。2.9.1档案目录置于卷首。目录与材料核对无误，材料排列顺序与目录相符。2.9.2档案材料应左边、下边对齐，在左侧打孔装订结实、齐整、美观，不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件，方便阅读。2.9.3装订时要

13、求档案材料左边、下边对齐，档案材料右边、上边以不超过目录（A4幅面）为准，超大幅面的材料采取折叠处理，过小幅面的材料采取托裱或加边处理。2.9.4档案材料打孔使用干部人事档案专用打孔机，孔距、孔的大小符合相关标准。采取3孔装订，不多孔、少孔，多孔的应予补边、重新打孔。2.9.5档案成卷后，需按照要求在档案盒正面、侧边打印粘贴标号、姓名、籍贯条。2.10品质检验检查分类是否准确，卷内材料排列与目录是否相符，目录准确、有无错别字，每类、每份材料右上角编写的类号和顺序号、每页的右下角（反面在左下角）标示的页码，该备注的信息是否备注，材料标题、形成时间是否准确，是否为同一个人的档案材料；档案盒背脊信息

14、、封面姓名填写是否规范美观；图像与纸质档案材料一致，不多页、不漏页，原始图像、优化图像是否按要求处理，图像方向是否与阅读习惯一致；多余材料袋封面信息是否填写准确。档案装订是否规范。2.11成品入库2.1 2.11.1纸质档案经整理装订后，宜先消毒再入库。入库时应办理归还档案手续，归还的档案数量要清点核对，归还案卷数量与借出案卷数量一致，确保档案案卷没有遗失。确认无误后填写档案归还入库移交单。2.2 1.2档案保管部门应对归还档案再次进行核对，确认无误后，按档案号顺序排列上架。文书档案数字化加工具体流程及内容三、基本流程与要求2.3 对归档材料进行鉴定、分类、打码、著录、编目、装订。具体要求如下

15、：(1)归档材料进行整理时，要注意不同类别、不同保管期限、不同年度、不同业务材料应归入不同案卷，不得混合组卷。(2)归档日期整理前，必须对不符合要求的文件材料进行必要的收集整理。其主要工作内容包括：非红头文件收集，对破损材料进行修复，对文字模糊或褪变的材料进行复制；去除原整理材料用的易腐蚀的金属物或易变脆的塑料物。利用整理设备将材料整齐，避免脱落遗失。(3)对大于A4纸型规格的资料，应按照A4纸型的尺寸加以折叠，尽量减少折叠层次，折痕应尽量位于字迹间隙处。(4)整理前应将“件内的各页按一定方式对齐J采用左上角整理的，应将左、上侧对齐；采用左侧整理的，应将左、下侧对齐。整理要牢固，达到材料不损页，不倒业，不压字。(5)保持10年、30年、永久的纸质材料采用三孔一线左侧线装。(6)整理完成后用自动打码机对档案进行编制档号，并依次排序。(7)装订后案卷应有卷内目录并编制案卷目录(含电子目录数据)。(8)相关档案送至采购人指定地点上架排序入档，并编制相应箱号。(9)整理完成后要编写档案立卷说明。