做好新时代企业文书工作路径建议思考.docx

《做好新时代企业文书工作路径建议思考.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《做好新时代企业文书工作路径建议思考.docx（9页珍藏版）》请在优知文库上搜索。

1、做好新时代企业文书工作路径建议思考公文即公务文书，是指各级党政机关、群众团体和企事业单位在开展工作、管理政务中，按照特定的形式，经过一定的处理程序形成和使用的书面材料，具有传达政策法令、指导工作等重要作用。文书工作是企业工作中不可缺少的组成部分，起到了上传下达的重要作用，企业文书也是辅助领导工作的重要助手。新时代信息技术的飞速发展让文书工作更加便捷，但也改变了原有的工作模式，使文书工作面临新的挑战。企业管理人员应该更加重视这项工作，提高文书工作水平，采取一定的措施来面对挑战。一、文书工作在企业发展中的重要性（一）对企业管理者发挥着参谋与助手的重要作用。文书每天要接收上级传达的文件、本级印发的文

2、件、下级上报的文件以及外单位的往来文件，在处理文件的过程中，能够了解到企业方方面面的信息，文书需要对各类文件进行归纳整理，便于领导随时调阅，为企业管理者提供决策依据。文书还需要对重大的会议和活动进行记录，作为企业重要的管理文件。公文不仅包含着企业管理者需要传递的信息及安排的工作，同时也代表着企业的形象，反映了公司内部管理是否有序，因此文书有责任按照规则标准对企业印发的公文严格进行审核，保证公文用词准确、内容科学有效，避免信息传达失误或工作布置出错。（二）是联结企业内外、上下关系的桥梁和纽带。在企业中，管理制度、会议精神、工作要求、通报表彰、请示报告等都以公文为载体，在上下级和部门之间进行流通；

3、文书需要将文件精神、决策信息传达至相关部门，并进行沟通协调，确保政令畅通，在一定情况下还需要按照领导要求进行督办，保证各项工作能够有序开展和完成。企业之间需要利用函件等正式的公文进行沟通和问题反馈，同时作为企业之间协商的依据，文书成为了公司与外部企业之间沟通的渠道。因此，文书工作推动着企业的正常运转，对生产经营起到了正向促进作用。（三）是档案管理工作的基础。在文书工作中产生的对企业具有较强参考价值、原始记录性比较强的文件，按照一定要求进行处理后就会转化为档案。档案记录了企业的历史发展渊源，关乎着企业今后的发展方向，并需要按照档案管理要求进行保存。档案的前端工作就是文书管理工作，两者之间分为两个

4、不同的流程，又有效地衔接在一起。要想保证档案的质量，就需要做好公文的收集与整理，这就要求文书工作人员树立较强的责任心，发挥主观能动性，做好日常的文书管理工作，防止文件的丢失和泄露，并协助档案管理工作人员完成档案组卷工作。因此，文书工作的水平直接影响着企业档案管理工作的完整性、规范性、系统性。二、文书工作面临的机遇（一）提高办公效率。计算机的广泛应用，早已使文书从纸笔摘录的繁琐工作中得以解脱。在信息化飞速发展的今天，同声转换等高科技软硬件技术也日趋成熟，文字的编辑工作越来越省时省力，会议记录也不再拘泥于文字形式，录音、影像等都能够用来作为会议资料存储的载体，并且能够更加精准地记录会议内容，既提高

5、了效率，也避免了资源的浪费。对于文书及公文的发起人来说，传统模式的文件流转和传阅是最耗时的，纸质转签单需要按照流程依次寻找相关负责人进行意见的签署，降低流转效率。随着信息化技术在企业中的广泛应用，许多企业拥有公文管理系统，部分信息化程度高的企业还建立了穿透式管理的一体化公文系统，相关办理人员可以实时关注文件流转环节及领导批示意见，电脑端和手机端还可以互通互联，使文件审批和传阅打破了时空和时间的束缚，大大提高了办公效率。（二）方便资料存储。传统模式下，企业公文和资料大多以纸张的形式进行存储，随着企业成立的时间延长，积累的公文所占用的空间逐渐增加，且纸张容易受到损坏，非常不利于公文的留存。现在则多

6、以电子文件的形式进行存储，不仅存储的渠道较多，还不易丢失；手写笔记以及领导的批示文件也可以通过拍照、扫描进行二次保存。近年来，文书可能还会受限于电脑和硬盘的存储空间，如今信息技术的飞速发展使电子产品的存储空间越来越大，文书工作所产生的文件、音频、视频等文件都能有效保存。公文管理系统还能够通过大数据分析对文件质量、流转速度、文件类型等进行分类和统计，从而提升整个文件流转及办理过程的效率和质量。（三）加速文件检索。企业每天要生成和接收大量的公文，各部门需要以某些文件为依据进行工作部署，员工需要了解与自身相关的文件要求，这都会涉及文件的搜索和查阅。如果采用传统的纸质模式，工作人员需要在大量的纸质资料

7、中进行翻阅；在计算机应用的初期，采用电脑文档存储，也需要根据日期、台账等查看多个文件夹。这些方式都会耗费大量的精力，有时还会无功而返。如今通过信息化公文管理系统，可以通过关键词、部门、人员等多个字段来达到精准搜索，相似的文件也可通过时间排序作为区分，极大程度节省了文件检索时间。各部门还可以通过字段的搜索下载公文台账，甚至可以批量下载公文，为部门的工作梳理提供了方便。（四）实现信息共享。对于企业来说，利用传统方式来传递公文信息所消耗的时间成本是极大的，文书需要将公文打印出来依次传阅，异地子公司和人员还需要进行邮寄，管理成本较高、时效性差。现如今，公文自印发之日起即可传达至每一位基层员工，其他文件

8、也可通过邮箱、云盘、企业微信等多种方式实现共享，企业员工接收到的信息能够保证真实可靠，也更加完整。同时，文书工作所产生的公文可以按照管理要求直接转至档案系统，实现无缝对接，甚至可以按照预定进行分类保存，从而减轻了档案管理工作负担，保证了档案资料的完整性。三、文书工作存在的挑战（一）公文的保密工作存在问题。当今社会，很多事情越来越透明化，文书记录的手段和途径也越来越多，电子文件共享的方式多、速度快，使企业内部各类工作秘密极其容易泄露，导致管理成本增高，对管理者的能力要求也更高。电子文件的存储方式同样也存在泄漏的风险，如果存储文件的电脑、硬盘出现损坏，会对企业造成极大的损失；如果文件保存在云盘或数

9、据库，一旦被不法分子利用网络手段进行入侵，企业将遭受巨大的影响，甚至会连累到上下级企业及兄弟单位。目前，部分企业的保密制度还有待完善，执行力度有待加强，一些重要管理部门的文书保密意识淡薄，通过各种途径随意传播企业内部文件，造成内部信息的肆意公开,企业对泄密人员也没有采取有效的措施。长此以往，将对企业的生产经营造成不良后果，轻则导致重要文件泄漏，重则导致企业管理脱轨。（二）信息化程度有待提高。在信息化手段推广的过程中，企业中往往采用传统的文书模式与信息化管理并行的方式开展工作；由于企业的信息化程度参差不齐，部分企业无法通过线上的方式直接进行文件传输，需要通过其他途径下载后二次操作，反而增加了文件

10、流转的工作量；还有些高层管理者对电子文件法律效力存疑，要求纸质版文件和电子版文件一起进行归纳整理。以上这些情况不仅使文书信息化管理工作形同虚设，还会大大增加文书人员的工作量。（三）文书工作人员的能力有待提高。文书工作是一项业务性很强的工作，尤其随着信息化程度的不断加深，办公节奏加快，工作模式的逐渐优化，企业对文书工作质量有了新的要求，文书人员也面临全新挑战。随着信息化水平的提升，文书工作基本已实现自动化、智能化，但许多文书缺少信息化的管理理念和思维方式，对公文软件缺少全面的认知和探究，仅被动、机械地通过信息化软件完成收文、发文和流转，个人能力和业务水平没有跟上时代发展的步伐。此外,企业对文书工

11、作重视不够，缺少专业的培训，很多文书对制度文件没有深刻的认知，对工作软件操作不熟悉，导致流程上频繁出错，影响工作的推进，有时候还会对工作的开展起到负面作用，甚至给企业带来不必要的麻烦。在人员流动性强的时代，文书岗位的更替也会对文书工作造成不同程度的影响，文书工作人员需要一个长期的了解、学习及适应阶段,才能熟练掌握各项办公软件和专业软件，为企业的健康发展出力。四、迎接文书工作新挑战的若干措施（一）增强意识，做好保密工作。作为文书，要认识到保密工作的重要性，克服麻痹思想，增强政治责任心，严格遵守保密纪律，切实做好文书管理的安全和保密工作。在新时代发展时期，要认识到保守企业秘密安全的重要性，在充分利

12、用信息化手段和网络技术来提高工作效率的同时，还要提高防范意识，增强软硬件的防护能力，防范商业秘密外泄的风险。因为文书工作的特殊性，在日常工作中接触领导层、管理层的机会较多，有可能得知关于企业经营与发展的核心信息，作为文书要时刻谨记保密守则，坚决做到不听、不看、不说。如果在文件收发的过程中涉及国家秘密，更要小心谨慎，严格按照规范流程做好涉密文件的管理工作，杜绝一切泄密风险。（二）规范制度，梳理公文模板。一是完善制度规范，这是做好管理工作的前提。文书人员要关注国家党政机关及上级单位对公文的规范要求，并结合本级企业情况对制度进行优化完善或提出合理化建议，促进工作顺利开展。二是落实制度，这是做好工作的

13、保障。文书人员要严格遵守制度中规定的公文格式要求，按照流程规范化管理文件；企业也可制定相应的奖惩措施，促使公司各级人员正视文书工作的重要性，激励文书在日常工作中更加认真、细致。三是梳理模板，这将为文书工作锦上添花。文书工作负责人应该记录公文中容易出错的地方，梳理企业经常用到的发文类型，将易错点和常用发文形成模板，方便文书日常参考使用；如果部分文书岗位更替，文书模板也能使新文书尽快适应新角色。（三）加强文书工作信息化程度。很多管理者已经看到了大力推广信息化、数字化对企业带来的优势，企业的高层领导也应该更加重视文书管理的信息化建设工作，将文书管理软件贯穿全公司，并与档案、人资、财务、经营等系统进行

14、关联，全方位提升企业的工作效率。开发人员在大力推广信息化的过程中，也要同步解决信息的安全及可靠性管理问题。作为文书，要努力学习并掌握现代化管理技能，对电子文档进行科学管理，积极应对法律效力等问题的挑战。（四）加强系统培训，提高人员素质。文书需要具备较高的政治素质、文化素质和业务素质，企业要重视对文书人员的系统培训，全方位提升文书的素质和工作能力。一是加强思想教育培训，不断提高政治理论水平，增强辨别是非的能力，时刻保持清醒的头脑、严谨的工作态度以及强烈的责任心，及时、准确地处理好各类文件。二是加强写作培训，牢记公文的格式要求、用词规范等等，提高文件质量；文书也要关注国家大事，掌握企业动态，使公文

15、表述更加准确。三是加强业务培训，不仅要解读文书相关的工作制度文件，加深对业务和流程的理解，同时也要强化对办公系统的培训,培养信息化管理理念，将二者有机结合，并在实践中进行探究，切实提高公文处理能力。四是加强保密培训，熟悉国安保密、商业秘密、工作秘密等保密要求，认识泄密所带来的危害与处罚，了解常见的泄密途径，增强文书人员的保密意识和安全意识。五、结语综上所述，信息化的发展将先进的技术带入到文书管理工作中，提高了文书工作的效率和质量，但同样也使企业面临一系列挑战。企业管理人员应该积极面对信息化所带来的变革，增强企业信息的安全性，为企业可持续发展奠定基础。文书工作在企业管理中至关重要，企业文书更要把握机遇,借助新时代发展的优势，充分利用信息化手段，增强自身的信息化管理理念，不断优化文书管理工作。