《市场主体登记电子档案利用规范》征求.docx

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1、ICS号中国标准文献分类号DB14山西省地方标准BD14/XXXXX-XXXX市场主体登记电子档案利用规范RegulationOnTheUseOfElectronicArchivesOfMarketSubjectRegistrationxxxx-xx-xx实施xxxx-xx-xx发布山西省市场监督管理局发布DB14/XXXX-XXXX-X.1_-r刖百T1范围12规范性引用文件13术语和定义14基本原则25利用范围26文件材料分级37利用权限38档案利用49信息安全5附录A（资料性）企业登记档案查询承诺书（模板）6附录B（资料性）系统内部借阅市场主体登记档案登记表（模板）7附录C（资料性）市场

2、主体登记档案鉴定登记表（模板）8参考文献9刖百本文件按照GB/T1.1-2020标准化导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则的规定起草。本文件由山西省市场监督管理局提出并监督实施。本文件由山西省商事主体登记服务标准化技术委员会归口。本文件起草单位：本文件主要起草人：市场主体登记电子档案利用规范1范围本标准规定了市场主体登记电子档案利用原则、利用方式和要求。本标准适用于山西省市场主体登记电子档案的利用。2规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文

3、件。GB/T18894-2016电子文件归档与电子档案管理规范DA/T58-2014电子档案管理基本术语3术语和定义下列术语和定义适用于本文件。1.1 1市场主体登记电子档案COmmerCialentityregistrationelectronicfiIe具有参考和利用价值并作为档案保存的市场主体登记电子文件及相应元数据、背景信息和支持软件。1.2分级IeveI-to-1eveIadministration对市场主体登记档案应当控制利用部分区分利用对象的行为。1.3利用accessanduse利用者以在线、离线等方式使用电子档案的活动。1.4查全率precisionrate查全率（召回率），

4、是衡量检索系统从数据集合中检出相关数据成功度的一项指标，即检出的相关数据与全部相关数据的百分比。普遍表示为：查全率=（检索出的相关信息量/系统中的相关信息总量）xl00%o3.5查准率recaIIrate查准率（精度）是衡量某一检索系统的信号噪声比的一种指标，即检出的相关数据与检出的全部数据的百分比。普遍表示为：查准率=（检索出的相关信息量/检索出的信息总量）xlOO%o4基本原则4.1 市场主体登记电子档案的提供利用应严格遵守国家相关保密规定。4.2 档案信息管理系统或档案利用平台应根据工作岗位、职责等要求为利用者设置相应的电子档案利用权限。4.3 利用者应在权限允许范围内检索、浏览、复制、

5、下载市场主体登记电子档案、电子档案组件及其元数据。4.4 市场主体登记电子档案及其元数据的离线存储介质不得外借,其使用应在档案部门的监控范围内。4.5 对市场主体登记电子档案采用在线方式提供利用时,应遵守国家相关信息安全的相关规定，从技术和管理两方面采取严格的管理措施。5利用范围5.1 已完成数字化加工的市场主体登记档案和已经归档的市场主体登记电子档案均应纳入利用范围。5.2 查询内容： 企业登记事项：名称、住所、经营场所、法定代表人或负责人、经济性质或企业类别、注册资金或注册资本、经营范围、经营方式、主管部门、出资人、经营期限、注册号、核准登记注册日期等； 企业登记报批文件：部门批准文件、章

6、程、验资证明、住所证明、法人资格证明或自然人身份证明、法定代表人任职文件和身份证明、名称预先核准通知书； 企业变更事项：核准设立子公司或分支机构日期、变更有关名称、住所、法定代表人、经济性质或企业类别、注册资金或注册资本、经营范围、经营方式等事项的各种登记文件及核准变更日期；一企业注销（吊销）事项：法院破产裁定、企业决议或决定、行政机关责令关闭的文件、清算组织及清算报告、核准注销（吊销）日期；监督检查事项：企业被处罚记录及日期、年度检验情况、企业限期整改等日常监管材料； 企业经营情况、财务状况、开户银行及帐号。6档案分级6.1分级原则市场主体登记档案分级应遵循档案内容，确保信息安全，便于提供利

7、用。6.2分级的组织6.2.1市场主体登记部门是市场主体登记档案的主管机构，负责指导、协调本行政区域内的市场登记档案分级工作。6.2.2市场主体登记档案分级一般应由市场主体登记文件材料整理部门负责。6.2.3委托档案中介机构进行分级的，应满足档案服务外包工作规范(DA/T682017)的要求。6.3档案分级范围6.3.1市场主体登记档案中不属于政府公开信息的内容应进行分级。6.3.2市场主体登记档案等级分为内控一级、内控二级和普通级。6. 3.3下列企业登记档案信息属于内部流程，泄露后可能会造成不良后果，或影响企业登记注册正常工作秩序，记载这些信息的页面应划为内控一级：有登记部门审批人员签字页

8、面；一一有登记部门审批领导审批意见或上级领导的批示、指示的页面。6. 3.4下列信息属于商业秘密或者公开后可能导致商业秘密被泄露的，以及属于个人隐私或者公开后可能导致个人隐私造成不当侵害的，记载这些信息的页面应划为内控二级：一一入资凭证、银行询征函等银行出具的资金证明材料；企业经营情况、资产负债表、损益表、股东权益对照表等财务报表；涉及自然人姓名、住所、手机号及身份信息，如身份证、户口本、护照、港澳通行证等。6.3.5其它信息应划为普通级。6.4标识属于内控一级、内控二级的页面应由档案管理员在档案信息系统中进行标识。7利用权限7.1 内控一级信息一般仅供市场监督局有关职能部门查阅。纪检监察机关

9、、公安机关、检察机关、审判机关、国家安全机关在办理涉及市场监督管理部门案件时，报请单位分管企业注册登记工作的领导批准后，方可查阅与案件有关的页面信息。7.2 纪检监察机关、公安机关、检察机关、审判机关、国家安全机关、律师事务所等相关部门、企业凭相关证明文件可调取内控二级档案文件。7.3 有关社会组织、企业、公司现任股东可查阅普通级档案文件。公司前任股东需查阅时，应通过法律程序由受理案件的人民法院依照本办法规定查阅。8档案利用8.1查询8.1.1线下查询8.1.1.1查询流程申请人至市场监督管理局办事大厅或档案室，递交申请材料，由工作人员通过“企业档案电子影像管理系统”现场办理。8.1.1.2查

10、询材料不同的利用者申请查阅市场主体登记电子档案时，应提供下列法律证明文件，并填写企业登记档案查询承诺书（见附录A）：一纪检监察机关、公安机关、检察机关、审判机关、国家安全机关查阅时应提供注明所查企业名称且加盖公章的调取证据通知书、查阅人身份证或工作证。一律师查阅时应提供律师执业证书、律师事务所开具的与承办案件有关的证明文件、企业登记档案查询承诺书，“与被查企业名称相符的法院立案证明（或相关法律事务委托合同）”。一本企业、与本企业有股权关联关系的组织需提交“加盖公章的本企业介绍信或者委托书”、“营业执照正本或副本原件”。注：与本企业有股权关联关系的组织是指股东企业、下属企业及本企业投资企业。一企

11、业查阅时董事会成员、监事会成员以及无法在线自助查档的法定代表人、自然人股东需要查询本企业档案需提交“本人身份证二一与被查企业无关联关系的公民，因涉及案件查档，需提交“与被查企业名称相符的法院立案证明（或判决书）一企业或各种团体组织需申请查档的，查询人需提交“单位介绍信（加盖公章）”、“与被查企业名称相符的法院立案证明”。一现任股东凭身份证明文件可查阅普通级登记信息。8.1.2线上查询申请人登录“晋企查”企业档案查询平台PC端或移动端。点击导航栏“网上服务”栏目，进入网上服务项目列表，找到“企业电子档案查询”，点击进入。输入企业名称或企业统一社会信用代码进行查询。8.1.3内部部门借阅档案内部部

12、门确因特殊原因需要将纸质市场主体登记档案借走查阅的，应填写系统内部借阅市场主体登记档案登记表（见附录B）,经分管领导及档案管理部门负责人批准后方可借出，借阅时间不得超过5个工作日，如需延长应重新办理借阅手续。8.2鉴定8.2.1有关机关依法需要对市场主体登记档案原件进行鉴定的，市场监督管理局可以提供鉴定服务。8.2.1鉴定流程8.2.1.1持有关机关介绍信和调取证据通知书、承办人的有效证件向档案管理部门提出申请。8.2.1.2按规定填写市场主体登记档案纸质材料鉴定登记表（见附录C）,经市场主体登记档案管理部门领导批准后，指定一名工作人员负责接待。8. 2.1.3市场主体登记档案鉴定工作应在指定

13、地点进行，无特殊情况，市场主体登记档案原件不得借离档案室以外。鉴定中不得在市场主体登记纸质档案上加注、勾划、涂改、折叠。9. 2.2鉴定材料申请鉴定市场主体登记电子档案时，应提供下列法律证明文件：一司法鉴定机构持单位介绍信、资格证、职业证原件及复印件、法院出具的鉴定委托函、委托协议等。9信息安全9.1 市场主体登记档案在提供利用时要对档案信息进行安全保护，确保电子档案在利用过程中的保密性和完整性。涉密电子档案利用应满足国家保密法律法规要求。10. 2应基于安全的网络和离线存储介质实施市场主体登记档案的利用管理。10.1 执行规范的工作程序，采取必要的技术手段，对市场主体登记档案利用全过程实行监

14、控。10.2 案利用者不得强行破解加密电子档案，对非法破解者，电子档案提供部门可依法追究破解者的法律责任。附录A（资料性附录）企业登记档案查询承诺书（模板）申请人郑重承诺：一、严格遵守国家法律、法规和规章，全面履行应尽的责任和义务。二、承诺不侵犯他人隐私、商业秘密等在先合法权益，仅限于查询与承办法律事务相关的企业相关信息。三、因本人非法泄露所查档案所涉及个人隐私、商业秘密等相关信息，需要承担相应的法律责任。特此承诺。申请人签署：年月曰附录B（资料性附录）系统内部借阅市场主体登记档案登记表（模板）借阅部门借阅人姓名统一社会信用代码（或注册号）查、借阅档案卷、件数复印张数借阅原因处室领导签字分管局长签字档案中心领导签字借阅日期承办人归还日期承办人备注附录C（资料性附录）市场主体登记档案鉴定登记表（模板）申请鉴定机构名称待鉴定市场主体名称鉴定内容委托人鉴定原因受理意见经审查，材料齐全，符合鉴定要求，建议准予鉴定。受理人签字：日期：核准意见备注参考文献1中华人民共和国档案法（中华人民共和国主席令第四十七号）2中华人民共和国档案法实施办法（国务院令第676号）3中华人民共和国政府信息公开条例（中华人民共和国国务院令第711号）4企业法人登记档案管理办法（工商（1990）第166号）5企业登记档案资料查询办法（工商企字（2003）第35号）6GB/T18894电子文件归档与电子档案管理规范