供水有限公司公文管理制度.docx

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1、XXXX供水有限公司公文管理制度1.o目的为建立健全公文处理规范、流程，确保公文处理工作规范化、科学化，结合集团公司实际，制定本制度。2.0公文种类集团公司公文主要包括以下种类：2.1 决议适用于会议讨论通过的重大决策事项。2.2 决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。2.3 通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。2.4 意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。2.5 通知适用于批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。2.6 通报适用于表彰先

2、进，批评错误，传达重要精神或情况。2.7 报告适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问。2.8 请示适用于向上级单位请示指示、批准。2.9 批复适用于答复下级单位的请示事项。2.10 10函适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。2.11会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。3.0公文格式3.1公文一般由正文、附件说明、发文机关署名、印章、附注、附件、印发单位和印发日期、页码等组成：3.1.1正文公文的主体，用来表述公文的内容；3.1.2附件说明公文附件的顺序号和名称；3.1.3发文机关署名一般署发文机关全称；3 .1.4印章公文中有发文机关

3、署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文、翻印的公文、纪要可以不加盖印章；4 .1.5附注公文印发传达范围、联系人姓名和联系方式等需要说明的事项；5 .1.6附件公文正文的说明、补充或者参考资料；6 .1.7抄送单位除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称；3. 1.8印发机关和印发日期；4. 1.9页码公文页数顺序号。4.2 公文的版式按照党政机关公文格式国家标准执行。4.3 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。4.4 公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，

4、根据实际需要确定。5. O行文规则4.1行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。4.2从严控制公文制发数量。4.3行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，需说明原因。5. 0公文拟制5.1 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。5.2 公文起草应当做到：5. 2.1符合国家法律法规，完整准确体现发文意图，并同现行有关公文相衔接；5. 2.2一切从实际出发，分析问题实事求是，所提措施和办法切实可行；5. 2.3内容简洁，主题突出、观点鲜明，结构严谨，表述准确，用词规范；5. 2.4人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。

5、引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日；5. 2.5公文中使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称；5. 2.6文种正确，格式规范。公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定；5. 2.7拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度；5. 2.8公文涉及其他岗位职权范围内的事项，主办人应当主动与有关人员协商、会签，会签文稿均以会签岗位分管领导签字为有效。如有关人员意见不一致，应尽快协调，仍不能取得一致时，主办人可以列明各方理据，提出建设性意见，请总经理、董事长协调或裁定；5 .2.9公文的信息公开属性、涉密公文密级和保密期限的确定。6

6、.3公文文稿签发前，应当由分管领导进行审核。审核的重点是：5. 3.1行文理由是否充分，行文依据是否准确；5. 3.2涉及有关岗位职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见；5. 3.3重要公文文稿是否按照有关规定经有关会议审议；5. 3.4主题是否鲜明、材料是否真实、判断是否正确、内容是否完整、结构是否严谨、用词是否规范；5. 3.5文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。在不改变原意的情况下,核稿人可对文稿进行删节和文字加工。6. 3.6公文的信息公开属性、涉密公文的密级和保密期限是否恰当。6.2 经审

7、核不宜发文的公文文稿，应当退回起草人并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草人修改后重新报送。6.3 紧急事项需要发文，总经理、董事长外出或无法及时签发的，应向董事长、总经理请示后，可由分管领导签发。6.4 签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期。6.0公文办理公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。6.1 收文办理主要程序是：6.1.1 签收：对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字，签字应当使用全名，做到清晰工整，签收时间应当注明签收的具体时间。签收时如发现问题，必须及时向来文单位查询，并采取相应的处理措施；6.1.2 登记：对公文的主要信息和办理情况应当详细记

8、载。登记内容包括收文日期、收文字号、公文标题、密级和保密期限、紧急程度、公文份数、主送机关、成文日期、分送范围、经办人等。承办部门或个人对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。6.2 发文办理主要程序是：6.2.1复核：已经领导签发的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审；6.2.2印制：严格履行校对、制版、印刷、装订等程序，确保公文印制质量和时效；6.2.3核发：公文印制完毕，应当对成品公文的文字、格式等再作校核，并对用纸、墨色、裁切、装订等进

9、行检查，核实无误后准确及时分发；6.3需要归档的公文及有关材料，档案管理人员应当根据有关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。7.0公文管理7. 1集团公司建立健全公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。7 .2不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。工作人员离岗离职时，其所在部室应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。8 .3新设立的部门应当向集团公司办公室提出发文立户申请。经审查符合条件的，列为发文单位，确定发文字号，部室合并或者撤销时，相应进行调整。8. 0附则8. 1.集团公司权属子公司可参照本办法执行。8.2附件：公文印制版式说明公文印制版式说明1.0总体

10、要求1. 1开本：采用国际标准A4型，成品幅面尺寸为21OnlnIX297mmo1.2 字体与字号：如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。行数与字数：一般每页22行，每行28个字。1.4标点：采用规范全角标点，符合中文排版规范。1.5 文字的颜色：如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。1.6 装订：公文应当左侧装订，采用骑马订或者平订的公文，订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处，允许误差4mm;骑马订钉距均订在折缝线上，平订钉锯与书脊间的距离为3mm5mmo2.0公文中各要素标识规则版心内的公文格式各要素分为版头、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线

11、分割线以上的部分称为版头；置于红色分隔线（不含）以下至公文末页首条分割线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。页码位于版心外。2.1 版头部分2.1.1 份号：如需标注份号，一般用6位黑体阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行；2.1.2 1.2秘级和保密期限：如需标注密级和保密期限，一般用黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注；密级和保密期限用隔开；2.1.3 紧急程度：如需标注紧急程度，一般用黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行

12、排列；2.1.4 发文字号：年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应当标全称，用六角括号括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01）,在阿拉伯数字后加“号”字。普发性公文的发文字号编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布；上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行；2.1.5 版头中的分隔线：发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。2.2 主体部分2.2.1 标题：一般用2号方正小标宋简体，编排在红色分隔线下空二行位置，分一行或者多行居中排布；回行时，做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当；多行标题排列应当使用正梯形、倒梯形或者菱形，不采用上下

13、长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏形；2.2.2 正文：公文首页必须显示正文。一般用仿宋字体，编排在主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一”、“（一）”、“1”、“（1）”标注，特殊情况下可以作适当调整；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。标点符号应当符合排版规则，数字、年份不拆行。批转、转发的公文另页编排，标题居中编排在版心第三行；2.2.3 附件说明：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.xxx”）；附件名称后不加标点符号

14、。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐；2.2.4 附件正文：应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。如附件与公文正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号；2.2.5 附注：如有附注，居左空二字加圆括号标识在成文时间下一行；2.2.6 发文机关署名、成文日期和印章：加盖印章的公文，成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。成文日期中的数字：用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应当标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。特殊情况说明：当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务必使印章与正文同处一面。2.3 页码：一般用4号半角宋体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。3.0公文中的横排表格A4纸型的表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。