公司档案管理流程.docx

《公司档案管理流程.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《公司档案管理流程.docx（5页珍藏版）》请在优知文库上搜索。

1、档案管理流程一、主要内容与归档范围1、主要内容1.l凡是能精确反映公司各项业务活动的文件、材料、声像、报表，都必需与时归档，确保完整无缺。1.2档案内容包括从成立之日起每年在经营管理工作中形成或公司制发的应归档的文件材料。1. 3负责档案管理的人员必需坚持文书随时立卷的归档制度，并分门别类，做好收集、整理、立卷、归档工作。2、归档范围1.1 行政综合类：包括重要的会议材料；制定的内部法规性、政策性文件；组织变革、变迁、大事记、年报等文件材料；发展规划、工作总结汇报；政府机关颁发的重要文件。2. 2组织人事教化培训类：员工个人档案、员工变动表、员工花名册、培训登记表等。3. 3会计统计类：年度支

2、配、统计报表、财务会计预算报表与其说明，各种季度报表、月报表，政府主管部门下发的有关文件材料。二、档案的管理机构与其主要职责1、管理机构1.1 文书结案后，原稿由公司行政部所辖档案室归档。1.2 各经办部门或个人视实际须要，经有关领导批准后可留存影本。2、档案管理机构主要职责：2.1制定或参与制定档案工作的规章制度；2. 2对公司其他部门文件材料的归档工作，进行指导和监督；1 .3做好公司档案的收集、整理、保管和利用工作；2 .4提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。三、档案的种类1、法规性文件。包括上级颁发、需企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等。2、企业的重大

3、决议。包括由企业股东大会、董事会、督委会、总经理办公会与其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。3、支配性文件。包括公司总体支配或规划、开发支配、营销支配、财务支配等。4、总结性文件。包括公司年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结等。5、批示性文件。包括公司各类支配指标、技术指标、营销指标等。以与公司各类叮嘱、工作指示等。6、凭证性文书材料。包括公司各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、房屋销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。7、证件性文书资料。包括法人营业执照、税务登记证、组织机构代码证、公司获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。8、劳资人力

4、资源资料。包括公司下属各部门的人力资源任命、人力资源调整、人力资源管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。12、题赠性资料。包括上级领导和外协友好部门或个人供应的题词、书画、工艺制品等。四、立卷归档的范围凡属本标准的档案种类中所函盖的文件资料，均应立卷归档。五、立卷归档的时间凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在三日内递交行政部立卷归档。六、立卷归档的要求1、各部门文件档案管理的负责人在规定的归档时间内，把整理审定完毕的档案资料，递交行政部立卷归档。2、移交档案要填写移交清单，移交清单一式二份，双方签字后各执一份。3、归档的文件资料必需完整、真实、精确，请示和批复、印本和底

5、稿、正文和附件必需立在一起。七、档案的借阅1、各部门工作人员可干脆查阅属本部门业务工作范围的档案资料。如需查阅非本部门的重要文件档案，须经公司领导或原形成档案的部门领导批准，方可借阅。2、档案的借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自影印、复制、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借，如有违纪，酌情惩处。3、对珍贵或易损的档案，应制成复制品供应运用。复制可接受复印、照片、重印副本、摘录等方式。复制件应细致校对，与原稿无误后，然后供应运用。如有必要，给复制件加盖公章，以示复制不会有误。4、档案室证明材料只能证明某事在档案上有无记载，而不能对某事下结论。档案管理员不行擅自以档案资料

6、作说明或下结论。5、档案一般不得借出档案室。如有特殊状况，可以作短期外借，最多为十天,但必需经有关领导批准并办理借阅手续。如延长借阅时间,须办理续借手续。逾期不还者，档案管理人员要与时催还。6、借阅档案须妥当保管，若有遗失，将依据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿一切损失。八、档案保密要求1、档案管理员和借阅档案的人员要树立高度责任心，加强保密意识,双方共同做好保密工作。2、档案分一般档案和有密级档案两类。3、有密级档案只许在档案室查阅，不许带离档案室。有密级档案复制时，需经公司主任或副总以上领导批准。4、有密级档案只限归档人运用，其他人员利用需经部门总监或副总以上领导批准。5、外来

7、参观人员，统一由负责接待人答复问题和办理所需材料。6、档案管理员丢失或擅自供应泄露机密，应依据情节轻重，赐予纪律处分，直到依法追究刑事责任。九、档案的保存期限文件保存期限除政府有关法令或公司其他规章特定者外，依下列规定办理：1.永久保存：1.l公司章程；1.2股东名簿；1.3组织规程与办事细则；1.4董事会与股东会纪录；1.5财务报表；1.6政府机关核准文件；1.7不动产全部权状与其他债权凭证；1.8其他经核定须永久保存的文书。2、规章由规章管理部门永久保存，运用部门视其有效期间予以保存。十、档案的保管1、档案保管工作应做到四不：不散（不使档案分散），不乱（不使档案相互混乱），不丢（档案不丢失不泄密），不坏（不使档案遭到损坏）。同时，应做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作，以提高档案的平安性，对破损档案应与时修补。