公司档案管理制度.docx

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1、本文由第一公文gongwen.Ikejian收集整理公司档案管理制度第一条为了规范公司档案管理工作,保证档案的完整性及保密性,理顺工作程序,明确工作职责,杜绝资料流失,特制定本制度。其次条档案管理机构及其职责1、公司档案工作实行二级管理,一级管理是指公司综合管理部的统筹管理;二级管理是指各部门的档案资料管理工作。2、综合管理部档案管理员负责公司全部档案资料的统一收集管理,各部门的档案管理员负责本部门档案资料的运用管理。3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定,细致细致地做好档案保管以及利用工作,充分发挥档案资料的作用。4、综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导,每年对二级

2、档案管理进行一次检查验收。第三条归档制度1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动,具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。2、凡属归档范围的文件资料,均由公司集中统一管理,任何个人不得擅自留存。3、归档的文件资料,原则上必需是原件,原件用于报批不能归档或相关部门保留的,综合部保存复印件.4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要刚好归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。5、业务活动中涉及金融财税方面的资料,由财务部保存原件;属于人事方面的资料,由人力资源部保存原件;属于工程建设方面的,由规划建设部保存原件。以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理部备案。6、

3、由公司对外签订的经济合同,应保留三份原件,综合管理部保存一份,财务部及合同执行部门各保存一份。特殊状况只有一份原件时,由综合部保存原件。7、在归档范围内的其他资料,由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。部门须要运用的可复印或复制,归档范围外的由各部门自行保管。第四条档案保管制度1、公司综合管理部设存放档案的特地库房,各部门应依据保存档案数量,设置存放档案的箱柜,并具备防火、防潮、防虫等平安条件。2、归档资料要进行登记,编制归档书目。3、档案管理员要科学地编制分类法,依据分类法,编制分类书目;依据须要编制专题书目,完善检索工具,以便于查找。4、档案要分类、分卷装订成册,保管要有条理,主

4、次分明,存放科学。5、库存档案必需图物相符,帐物相符。6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料,了解利用者的需求,驾驭利用规律。7、依据有关规定及公司实际状况,确定档案保存期限,每年年终据此进行整理、剔除。8、经确定需销毁的档案,由档案管理员编造销毁清册,经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。、严格遵守档案平安保密制度,做好档案流失的防护工作。10、凡公司工作人员调离岗位前必需做好资料移交工作,方可办理调动手续。第五条档案借阅制度1、档案属于公司机密,未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。2、借阅档案资料,须经档案保管部门负责人批准。阅档必需在

5、办公室指定的地方,不得携带外出。须要借出档案的,须经档案保管部门负责人批准。3、借阅档案,必需履行登记、签收手续。4、借出档案材料的时间不得超过一周,必要时可以续借。过期由档案管理员催还。须要长期借出的,须经分管副总经理批准。5、借出档案时,应在借出的档案位置上,放一代替卡,标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人,以便查阅和催还。6、借阅档案资料者必需妥当保管档案资料,不得随意转借或复印、不得拆封、损污文件,归还时保证档案材料完整无损,否则,追究当事人责任。7、借出档案材料,因保管不慎丢失时,要刚好追查,并报告主管部门刚好处理。8、重要档案、机密档案不得借阅,必需借阅的要经分管副总经理同意,必需外借的,由总经理审批。第六条二级档案应依据资料的性质和部门须要,每三年移交一次,必需保留的尽量留复印件,其余资料交综合管理部统一保存.第七条本制度从二O一年十月一日起执行。本文由第一公文gongwen.Ikejian收集整理

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