物业档案管理制度.docx

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1、(一)档案管理制度档案管理是企业重要的管理内容之一，物业行政办指定专人负责档案管理工作，为规范物业的档案管理，特制定本制度。1 .物业的档案资料规定由物业负责监督保管，由文员专职文件存档、注记工作。2 .有关物业管理验收档案、图则、管理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档，文件柜要求上锁，未经主管许可，他人不得动用。3 .物业管理案资料必须按物业规定要求存档，做到图有袋、文有夹，报告类文件编目录索弓I,档案类文件有存档文件清单及编号目录。4 .物业管理档案目录及存档文件清单每季度上报物业备案。5 .物业管理档案在历任主管调职、任职时应向物业或接任者办理移

2、交手续、经确认后方可离任。6 .物业管理档案日常需经常使用部分应复印备份，原件存放在档案中不得随意使用。7 .因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经主管书面确认，如有违反的作泄密处理。8 .物业将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况，对不符要求的保管责任人将作适当处分。9 .物业管理资料因保管不当而导致遗失、泄密、私自抄录、摄、描绘、撕毁档案等，对物业管理有重大影响及损害物业管理物业利益的，物业将视情节轻重追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。档案保密管理制度1 .档案是物业的宝贵财富，因此档案部门和H作人员，必须遵守保密制度履行保密手续严格遵守保密十条原则确保档案的安全。2 .凡

3、是利用档案，必须经档案人员提供，任何人不得直接动用。3 .借阅档案必须严格按照档案借阅制度办理手续，限期使用，按期返还，返还档案要认真检查核对，发现问题及时追查。4 .利用绝密、机密档案以及引进技术资料、科研成果、发明创造、专利、新产品、新工艺等技术文件材料，须严格履行审批手续，未经批准的，严禁提供利用。5 .外单位查阅档案，需持介绍信经物业领导和主管部门批准。复制档案和外供图纸和技术文件，统一由物业档案管理部门严格按照审批手续提供，任何单位和个人一律无权外供。对于擅自向外转借、提供图纸资料和技术文件等档案材料者，必须追查责任。6 .失效的产品图纸和技术文件材料以及其他经鉴定审批拟销毁的档案资

4、料，统一按物业下文件由物业组织回收，统一销毁，其他任何单位和个人一律无权处理或自行销毁。7 .发现有关泄密事件，应立即报告，及时追查。8 .不允许传抄、自行翻印机密文件和带密级的档案材料。9 .不允许将机密文件带回家中和到领导办公室随意翻阅文件。严禁携带机密文件、档案资料游览、参观、探亲、访友，出入公共场所。档案复制制度1 .本单位员工因工作需要复制一般文件材料时要经部门负责人审批；本单位员工复制本职H作范围以外的档案，需经部门负责人同意；复制机密档案材料须经档案保管员和单位领导审批后方可复制。2 .外单位一般不予复制，确因工作需要应持单位介绍信，经档案保管员和单位领导审批后方可复制。3,复制

5、后要及时进行登记。档案统计制度1 .档案统计工作是以档案工作中大量的现象为对象，以表格、数字的形式揭示档案和档案工作中诸现象的现状、发展过程及其一般规律性的工作。2 .统计作用。档案统计工作，为制定档案工作的方针、政策，编制档案事业发展规划，开展档案科学研究，进行定性分析与定量分析，提供科学的依据。3 .统计内容。对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和状况，以及档案的构成、利用、机构和人员等情况的基本统计和其他专门统计。4 .统计任务。对档案和档案工作的发展情况进行统计调查、统计分析、提供资料，实行统计监督。5 .统计对象。对档案实体及其管理状况的统计和档案事业的组织与管理现状的统计。6

6、.统计方法。档案统计工作，必须把零星的个别的原始资料，进行综合整理，使之成为能反映整体现象的资料，再进行分析和研究,总结出典型性的经验教训，以提高档案的科学管理水平。7 .按期统计。平时必须积极收集资料，做好单项的统计；半年必须做好各项工作的初步统计；年终必须进行全面的系统的统计。8 .专人统计。配备统计人员，熟悉统计业务；掌握统计资料，数字统计连贯；准确统计数字，按时统计上报。档案库房管理制度1 .档案保管工作，是采用一定的技术设备、措施和方法，对档案实行科学保管和保护，防治档案损毁延长档案寿命，维护档案安全。2 .按专业类项进行保管，做到档案存放条理化、排列系统化、保管科学化，以利于档案的

7、保护管理。3 .坚持以防为主、防治结合方针，切实做好档案“十防”（即防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光、防泄密）H作，确保档案完整安全。4 .加强库房基础设施建设，逐步购置先进设备，改善库房管理条件；引用先进科学技术，实行科学管理。5 .库房要保持温度在摄氏14-24C相对湿度在45-60%之内；保持清洁干净，做到无尘、无虫、无鼠、无有害气体污染。6 .库房管理人员要做到天天打扫卫生，每天上下班各检查一次温湿度，每月清理二次档案柜卫生，发现有字迹褪变和纸张破损的案卷,及时进行抢救。7 .接交的档案，要认真清点，履行签字接交手续；档案外借，要认真清点，履行批准手续，并保证按期归还；非工作人员不得进库房,以防意外；在库房里不准吸烟。档案销毁制度1 .档案的销毁，是指对没有保存价值的不归档文件和保管期限无须继续保存的档案进行销毁处理。2 .档案销毁，必须按照国家规定档案销毁的标准，严格进行鉴定。3 .经过鉴定确需销毁的档案，必须写出销毁档案内容分析报告，列出档案销毁清册。4 .档案销毁，必须严格执行审批制度，履行批准手续。5 .批准销毁的档案，应及时送造纸厂化为纸浆或焚毁，且要有两人鉴销；销毁完毕，鉴销人要在销毁清册上写明某日已销毁并签名盖章。6 .档案的销毁，必须在相应的案卷目录、档案总登记簿和案卷目录登记簿上注明“已销毁”。