山西省国省公路养护工程项目档案管理规定.docx

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1、山西省国省公路养护工程项目档案管理规定第一章总则第一条为进一步提高国省公路养护档案的标准化、规范化、现代化管理水平，促进档案工作的整体建设，更好地开发档案信息资源，结合我省国省公路养护的特点，制定本细则。第二条应对国道、省道公路小修保养、中修工程、大修工程与改建工程（具体的公路养护工程作业内容见附件一）的养护档案分别立卷归档。本细则只适用于我省境内国道、省道公路小修保养、中修工程与大修工程的档案管理，改建工程另从规定。第三条公路养护档案既要执行交通行业档案管理的制度、规范、标准，又要同意所在地区档案行政管理部门的业务指导与监督。第四条公路养护档案应每年按照档案要求分类整理，装订成册，编好目录，

2、分类归档。第五条各单位形成的公路养护档案应由各单位档案部门实行集中统一管理，不得由各承办部门与个人分散储存。第六条本细则编制根据：（一）法律政策根据1、中华人民共与国公路法（中华人民共与国主席令2004第19号）2、中华人民共与国档案法（中华人民共与国主席令1996第71号）3、中华人民共与国公路管理条例（中华人民共与国国务院令2008年第543号）4、中华人民共与国档案法实施办法（1999年国家档案局第5号令）5、山西省档案管理条例（2000年9月27H）（一）技术规范与标准根据1、公路工程技术标准（JTGBol2003）2、公路养护技术规范（JTGHIO2009）3、建设工程文件归档整理规

3、范（DA/T282002）4、归档文件整理规则（DA/T222000）5、建设项目竣工文件编制及档案整理规范（GB/T118222000）6、科学技术档案案卷构成的通常要求（GB/T118212002）7、照片档案管理规范（GB/T118212002）（三）指导性文件1、交通部科学技术档案分类编号办法（交通部（87）交办字315号）2、交通档案管理办法（交通部交办发2005431号文）3、公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法（交通部交办发2001390号文）4、公路工程竣（交）工验收办法实施细则（交通运输部交公路法201065号）等。5、公路养护工程管理办法（交公路发2001327号）第二章档

4、案管理体制、机构、人员第七条在国家档案行政管理部门统筹规划，组织协调，统一制度、监督与指导下，公路养护档案工作实行“统一管理、分级负责”的原则。省公路局对全省国道、省道养护档案工作进行业务领导。公路分局、公路管理段档案管理部门的具体职责是：（一）贯彻执行国家的法律、法规，部颁标准、规范与省、市、行业的有关规章制度，制定本单位档案管理的规章制度、实施细则；（一）对所属单位的档案工作进行监督与指导，按规定向上级档案馆移交档案；（三）对本单位的归档工作进行指导，集中统一管理本单位的档案；（四）积极开发档案信息资源，编制检索工具，汇编文件资料，做好档案利用工作；（五）会同本单位有关业务部门对已超过保管

5、期限的档案进行鉴定；（六）学习、研究与使用新技术，推进档案管理的现代化；（七）参加工程竣工、科研成果评审鉴定与设备、仪器开箱的文件材料验收工作；（八）培训本系统有关单位档案工作人员，交流档案工作经验；（九）组织完成上级档案部门交办的档案业务工作。第八条各单位应加强对公路养护档案工作的领导，明确分管档案工作的领导。公路分局由分管养护的副局长兼管，公路管理段由分管养护的副段长兼管。各单位应将档案工作纳入本单位总体进展规划，纳入单位管理、生产建设、科学研究与技术管理的规章制度中，纳入分管领导的岗位职责与工作人员的岗位责任制中。第九条各单位应根据国家有关规定与实际需要，配备公路养护档案管理工作人员，并

6、保持档案管理工作人员的相对稳固。档案管理工作人员通常应具有大专以上文化程度与公路养护工程专业知识，其要紧职责是：（一）贯彻执行档案管理工作的各项规章制度，掌握档案管理现代化技术；（一）指导有关部门做好文件材料的收集、整理等归档工作，提高档案质量;（三）做好档案的收集、整理、鉴定、登记与统计等基础工作，熟悉所保管的档案情况；（四）保护档案的安全，做好防护工作。对破旧、字迹模糊或者变质的档案,应及时修补或者复制；对库存档案发现可疑情况或者者发生意外事故，应及时进行检查，并将检查的结果立即向单位领导报告；（五）开展档案业务指导工作，并采取各类有效措施，检查督促所属单位做好档案工作；（六）做好档案利用

7、服务工作，编制适用检索工具，迅速准确地查调档案，汇编档案资料；（七）遵守保密制度。未经批准，不得利用职权擅自扩大档案的利用范围，不得泄露档案的机密内容，确保档案的安全；（八）档案保管人员调动工作时，应在离职前办好档案的交接手续。第三章公路养护档案内容及分类第十条公路小修保养档案内容（一）路况登记资料1、路面平面略图；2、公路基本资料；3、路况示意图；4、构造物卡片包含桥梁、隧道、渡口、过水路面、房屋等;5、登记表包含涵洞、挡土墙、绿化等。（二）检查与验收资料1、日常养护检查记录；2、中间检查记录；3、定期检查记录；4、巡查经历录。第十一条公路中修工程档案内容（一）工程合同与造价文件1、合同文件

8、；2、决算书。（一）施工大纲及批复1、施工大纲；2、施工大纲批复。（三）技术交底与会议纪要1、设计交底与会议纪要；2、施工图交底会议纪要；3、关键施工技术交底纪录；4、竣工验收会议纪要。（四）工程施工过程资料1、开工报告；2、停工报告；3、复工报告；4、竣工报告；5、水准点、操纵点与基准线复测记录;6、施工日志及施工原始记录。（五）施工质量操纵资料1、工程项目划分表；2、计量仪器、设备检定（测试）报告;3、工程质量检验评定表及汇总表；4、工程质量保证资料；5、工程质量事故报告及处理记录。（六）竣工图目表1、竣工图目录；2、变更单与有关竣工图参照汇总表；3、设计变更单；4、业务联系单；5、竣工图

9、纸。（七）工程总结及工程竣工验收报告1、施工总结；2、监理工作总结；3、设计工作总结；4、工程竣工验收报告单。第十二条公路大修工程档案内容（一）工程合同与造价文件1、合同文件（包含招、投标文件）；2、决算书。（二）施工组织设计、监理大纲及批复1、施工组织设计；2、施工组织设计批复；3、监理大纲；4、监理大纲批复。（三）技术交底与会议纪要1、设计交底会议纪要；2、施工图交底会议纪要；3、关键施工技术交底记录；4、竣工验收会议记要。（四）工程施工过程资料1、开工报告；2、停工报告；3、复工报告；4、竣工报告；5、水准点、操纵点与基准线复测记录;6、施工日志及施工原始记录；7、监理日志及监理原始记录

10、。（五）施工质量操纵资料1、工程项目划分表；2、计量仪器、设备检定（测试）报告;3、工程质量检验评定表及汇总表；4、工程质量保证资料；5、工程质量事故报告及处理记录。（六）竣工图表1、竣工图目录；2、变更单与有关竣工图参照汇总表；3、设计变更单；4、业务联系单;5、竣工图纸。（七）工程总结及工程竣工验收报告1、施工总结；2、监理工作总结；3、设计工作总结；4、工程竣工验收报告单。第十三条公路改建工程档案内容改建工程档案内容应按现行公路工程竣（交）工验收办法（交公路发201065号）的规定，包含综合文件、决算与审计文件、监理资料、施工资料与科研、新技术资料等五方面内容。第十四条公路养护档案分类编

11、号是按照交通部科学技术档案分类编号办法（交通部（87）交办字315号）中所确定的公路工程类目进行分类。大类、属类不变，小类设七个类目，即：道路维修（含路基、路面）、桥梁维修（含涵洞）、独立隧道维修、交通工程维修（含沿线设施）、公路绿化（含环境保护）、公路养护（含公路养护作业安全）、其他（含与公路的干扰）。在小类下设三个一级类目，即：国道、省道、其他（战备路、旅游路等）。在一级类目下设三个二级类目，即：小修保养护、中修工程、大修工程。在二级类目下设三级类目、在三级类目下设四级类目，三级与四级类目的具体设置参照附件二公路养护档案分类大纲。示例1：国道108线灵石路面改造工程施工组织设计的档号：GL

12、51G10832I-N其中：GL公路（大类）；51一道路维修（属类小类）；G108国道108（一级类目）；3大修工程（二级类目）；2施工组织设计、监理大纲及批复（三级类目）；1施工组织设计（四级类目）；N一施工组织设计流水号。示例2：省道301线天镇段公路基本资料的档号：GL57S301112N其中：GL公路（大类）；57一公路养护（属类小类）；S301一省道301（一级类目）；1一小修保养（二级类目）；1路况登记资料（三级类目）；2公路基本资料（四级类目）；N公路基本资料流水号。第四章公路养护档案的管理第一节公路养护档案的归档与储存第十五条各单位的档案，应作为一个全宗进行整理与保管。一个全宗

13、内的文书档案，可根据本单位的实际情况，按年度、机构、问题、保管期限等方式排列；科技档案应按不一致类别、项目分别上架排列。第十六条各单位应建立、健全文件材料的归档制度。（一）凡本单位各项活动中形成的具有储存价值的文件材料，均由文书处理部门或者文件材料形成部门按照交通部公布的有关档案质量标准的规定与要求进行整理，并定期向档案部门归档；凡本单位在养护生产与工程实施中形成的具有储存价值的科技档案，应执行交通行业科技档案管理制度、规范、标准。（二）文书档案通常应在第二年上半年向档案部门归档；科技档案应按不一致类别及专业特点进行归档；声像档案通常在年终向档案部门归档，其中会议形成的声像档案，需在会议结束后

14、两个月内就由会议主办单位负责归档。第十七条档案库房（含胶片库、磁带库）的温度应操纵在14-24oC,有调节设备的库房温度日变化幅度不得超过2；相对湿度应操纵在45%60%,配有调节设备的库房湿度日变化幅度不得超过5%。储存母片的胶片库温度应操纵在1315,相对湿度应操纵在35%45%。第二节对电子档案、照片、音像档案的要求第十八条对电子档案的要求如下：（一）设计图纸应数字化储存。（二）应建立动态公路设施基础数据库，做好路面管理系统、桥梁管理系统、隧道管理系统、基础数据库的软件备份及数据更新与备份。（三）应做好文安、数据、影像记录等电子文件的储存与保护，逐步实现科技档案电子化，逐步建立档案信息化

15、检索体系。（四）电子文件在归档移交前，归档与接收部门均应对归档电子文件的载体及技术环境进行检测，确保载体的安全利用。第十九条.照片档案分为照片与底片。案卷内照片与底片的顺序编号应相同。以每张照片为单位，从1开始编写，写在正面右上角；底片号应用铁笔横排刻写在胶片乳剂面片边部。底片由拍摄单位储存。（一）如用数码相机时，拍摄单位储存光盘。（二）照片参见号一一是指与本张照片有联系的其他档案的档号。（三）照片的文字说明一一有六要素，即事由、时间、地点、人物、背景、摄影者。要求文字简洁，语言通顺，通常不超过200字。（四）照片的案卷题名一一一个案卷要拟写一个案卷题名，写在封面上。案卷题名应概括案卷内全部照片的基本主题，通常包含责任者、问题、名称三部分。（五）照片档案保管期限一一根据文件材料中有关的内容确定。第二十条音像档案要收集齐全，做到文字材料与音像材