文件收发控制程序.docx

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1、文件收发控制程序编制日期审核日期批准日期流程要素流程目标：流程时间要求流程监控点数目流程主要责任岗库流程涉及职位数目修订记录日期修订状态修改内容修改人审核人批准人1 .目的规范外来文件及公司发文的管理，确保文件办理、签发程序有效控制。2 .合用范围合用于外来文件及公司发文的接收、标识、登记、呈批、审核、执行、发布及归档。3 .术语和定义3.1. 外来文件：指外单位（包括集团总部及各分公司）对我公司发来的需要参考、办理或者遵照执行的文件资料。3.2. 公司发文：指公司就经营管理各项事务以公司或者各部门名义对内或者对外。成文形式发布的决定、通知、通报、请示、报告、报表、往来函件等除工程业务文件以外

2、的行文。3.3. 文件流转责任人：负责公司各级文件收发运作的工作人员。3.4. 审核部门：指发文审核权限表（附表一）中列出的有审核责任的部门。4 .职责4.1. 各部门4.1.1. 收文：负责对日常业务工作中接收到的外来文件交相应的文件流转责任人进行登记，依据批示执行办理，并回复执行情况。4.1.2. 发文：根据业务需要，就有关事项草拟文件，并按审批情况行文发布。主要包括公司日常经营管理文件及项目现场工程文件两大类。42文件流转责任人：1.1.1. 总经理办公室a）档案管理员，负责公司本部文件归档。b）总经理秘书，负责文件接收、登记、送审、督办、发布。1.1.2. 项目秘书：负责本项目经理部文

3、件的登记、编号，并根据权限送审、登记、分发、回收、移交归档等。1.1.3. 各部门文件管理员：负责各部门收到的外来非指令性文件的处理及归档工作。4.3. 审核部门负责按发文审核权限表（附表一）中规定的审核范围审核公司各类发文。4.4. 公司分管领导按分管业务及权限审批文件。4.5. 总经理按权限批准文件。5.工作程序5.1. 收文5.1.1. 收文类别及处理要求：a）集团总部发来的电子版本的文件：由各收件部门按集团要求转发并抄送总经理办公室，需要办理回复的文件，需将办理结果一同抄送总经理办公室，由总经理秘书统一登记到京华文档管理系统中。b）外单位发来的非指令性文件：由接收部门负责人按部门职责范

4、围确定办理方式，并记录办理情况，由部门文件管理员统一编号存档；如属于公共关系、需要多个部门汇签以及需要公司领导批示的文件，统一交总经理秘书登记编号，办理完毕后由总经理秘书统一存档，每年移交总经理办公室档案员归档，可保存电子版本。编号方法示例：收字2002-001oC）项目经理部日常工程业务文件：参照工程文件管理规定及工程项目管理程叙文件执行。d）有关项目建设的常规性政府批文及相关资料，由经办人在收到后及时交总经理办公室档案员存档。e）法规性、强制性，需要执行及回复的文件：按5.1.中以下条款执行。5.1.2. 文件接收：各部门收到文件后填写收文呈批表，统一交总经理秘书登记在收文登记表中并编号备

5、查，编号规则：年度十四位流水号，如2002年第一份收文，编号为：深地收字2002-0001o5.1.3. 文件审批a）总经理办公室主任确定文件办理权限，属部门正常业务范围的文件，直接交相关部门办理。b）如需要其他部门汇签的文件，由总经理办公室主任确定汇签责任部门，总经理秘书交相关部门签署意见。C）如需要公司总监级（含）以上领导审批的，由总经理秘书按总经理办公室主任提出的办理意见呈公司领导审批。5.1.4. 文件处理和发放a）批示需要办理、回复、执行或者参考的文件，由总经理秘书交承办人或者相关部门签收办理，承办情况登记在收文登记表中。b）批示不需要办理的文件，总经理秘书交总经理办公室档案员归档，

6、并知会相关部门。5.1.5. 文件的执行回复a）各责任部门根据领导批示在规定时限内办理或者执行完毕有关事项后，需要将收文及反映办理情况的所有资料，回复给总经理秘书统一归档保存。b）如无法办理或者执行，经办人应以书面形式说明情况送部门经理审核后回复总经理秘书，经领导批示允许后，回复情况与收文一起归档。5.1.6. 项目经理部收文参照以上程序执行，要严格履行登记、编号、呈批、发放、办理信息反馈、资料归档等程序。工程文件管理按工程文件管理作业指引执行。5.2. 发文5.2.1. 根据业务需要，就某事项需要行文的，由各部门负责起草文件。5.2.2. 发文审批a）附表一中对内发文彩用邮件审批方式，不需要

7、填写发文审批表。b）其他发文均要由起草部门填写发文审批表，附待审批文件，属部门审批权限范围的，由经办人直接交部门经理审核或者由审核部门汇签。c）需要由公司领导审批的，由各审核部门汇签完毕后，由经办人交总经理秘书登记，按审批权限呈送公司领导审批。汇签及审批权限参见附表一：附表一:发文审批权限表发文对象发文类别经办部门审核部门和领导批准人对内发文各类公文各部门总经理办公室总经理或者授权领面向顾客销售价格表销售经营部销售经营部财务管理部财务分管领导导模型、平面图、户型、环境会所平面、装修标准等设计相关资料万创销售经营部项目经理部法律室公司总经理重大投诉及意见的处理结果或者回复客户服务中心法律室客户服

8、务分管领导售楼书、广告、围板、展示会内容、促销活动等营销广告和品牌宣传资料销售经营部销售经营部法律室客户服务中心客户服务分管领导公司总经理销售手册、认购书销售经营部销售经营部法律室客户服务中心客户服务分管领导公司总经理万客会刊物、公告、宣传资料等万客会销售经营部法律室万客会分管领导面向媒体新闻稿件各部门法律室分管公共关系领导面向政府常规性报政府部门批准的图纸、数据、文件等申请资料各部门负责人非常规性对政府承诺、保证等公文各部门公司业务分管领导公司总经理面向集团上报总部的财务、成本数据分别由财务、成本部门的经理审核把关，部门自行上报上报总部的销售数据销售经营部财务部上报总部的请示报告类文件按照集

9、团有关规范要求逐级审批上报上报总部的非请示类、非财务/成本/销售类的信息各部门总经理办公室主任用于集团内各分公司间交流的公司正式文件各部门总经理办公室分管总经理办公室的公司领导发文对象发文类别经办部门审核部门和领导批准人面向合作方非常规性的对施工单位的承诺、保证等需公司加盖公章的正式公文各部门5.2.3.文件发布a）如经审核不允许发文，由总经理秘书回复起草部门，程序终止。b）文件经审批定稿后，由起草部门根据批示的最终稿件打印出正式行文,并负责校对，确保行文正确。c）公司级文件由总经理秘书统一编号，各部门发文由各部门自行编号，编号规则参见附表二。附表二：发文编号规则发文类型编号方法示例备注公司级

10、红头文件深万地字2002第001号按年度分别编制，由总经理秘韦统一编号部门正规行文如：总经理办公室发文深地办字2002第001号各部门文件字由总经理办公室统一给定各类工程文件按工程文件编号执行d）确定文件密级，根据公司相关规定，并在正式文件首页左上角标注。e）需要加盖公司印章的，由总经理秘书登记盖章。5.2.4. 文件发布形式：a）属于对内发布的文件，由总经理办公室统一发布，普发文件的发布形式为：邮件知会、网上发布、公司公告栏发布；如只发至指定人员，由总经理秘书以邮件知会形式发布，需要发放纸质文件时，要填写文件签收表，由收件人签收。b）属于各部门对外发布的文件（对政府的文件除外），由经办部门填写文件交接登记表，并请收件单位签收。c）文件签收完毕，文件交接登记表由各经办部门负责保管。d）项目经理部参照以上程序执行。5.2.5. 发文归档:发文资料归档范围包括：发文审批表、最终审批稿、正式文件（印刷品、正式出版的报刊或者广播电视广告样带），归档要求按文件分类、保管期限、移交时间及密级一览表的规定执行。6.支持性文件6. 1.质量记录及档案管理程序7. 2.工程文件管理作业指引8. 相关记录及表格8.1. 收文呈批表7. 2.收文登记表7.3. 发文审批表7.4. 文件交接登记表7.5. 文件签收表