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1、XX县民政局公文处理办法为使公文处理工作规范化、制度化,提高办文质量和效 率,根据国务院发布的党政机关公文处理办法和县委办 公室、县府办公室有关规定,结合我局实际,修订本办法。第一条公文管理(一)局办公室是局机关公文处理的管理机构,负责公 文的办理、管理、整理(立卷)、归档等,并指导下属各事 业单位公文处理工作。(二)凡需局受理的公文,统一由局办公室签收、登记、 审核、拟办、督办。未经局办公室受理的公文,运转中如发 生压误、漏办、丢失等情况,一律由送、接公文人员承担责 任。(S)局领导和局机关各股室收到或外出参加会议带回 的需局受理的公文(包括领导讲话材料),应统一送局办公 室处理。(四)局机
2、关工作人员调离工作岗位时,应将本人暂存、 借用的公文进行整理、登记、移交和清退。(五)公文办理完毕后应及时存档。不具备归档和存查 价值的公文,经过鉴别并经局办公室负责人批准,可以销毁。(六)对应销毁的涉密文件资料应交县保密局统一销 毁。(七)机要文件由局办公室负责管理,按有关规定执 行。第二条 文件形式、适用范围(一)紫民公元年份)义号。适用于:以局名义向上 级机关请示、报告工作,对全局性重要工作作出决定、提出 意见、进行安排,对下级重要请示事项的批复,转发或印发 重要文件等。(S)紫民函(公元年份)X号。适用于:回复上级机 关交办事项的办理情况,向县人大常委会专门委员会报送议 案办理意见,答
3、复县人大代表建议和县政协委员提案;答复 下级民政部门、局下属事业单位的请示事项,批复县民政局 职能范围内的审批事项;以局名义与平行机关或不相隶属机 关之间联系商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审 批事项等;以县民政局名义向各镇社会事务办,局机关各股 室、下属各事业单位部署工作等。第三条拟稿、审核和签发(一)局机关行文,由各股室根据业务范围负责起草; 涉及两个以上股室时,由一个主办股室牵头共同起草。(二)公文起草稿应使用计算机打印。草拟公文要做到 情况真实,重点突出,观点明确,结构严谨,条理清楚,文 字精练,标点正确,篇幅力求简短;符合行文规则,正确使 用文种。(S)公文中的数字,除部分结
4、构层次序数和在词、词 组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字 必须使用汉字外,应使用阿拉伯数字。(四)公文结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为 “(一)”,第三层为第四层为“(1)”。公文中第一层标题后一般不加标点符号,第二层及以下 层次要加标点符号,一般为句号。(五)以局名义拟制公文要统一使用“XX县民政局公文 拟稿签发单工(六)公文送局领导签发前,先由局主办股室负责人对 公文内容和文字表述进行初审,然后送局办公室对公文进行 审核。未经局办公室审核、签字的公文,不得送局领导签发。(七)公文正式印制前,必须由主办股室认真校对,确 保无误后印发,校对者对文件校对质量负全责。无校
5、对人签 字,不得正式印制和用印。(A)以局党组名义制发的文件,由局党组书记或局党 组书记授权的党组成员签发。以局名义制发的文件,由局长 或局长授权的副局长签发。(九)领导签发公文,应表示同意、不同意或其它具体 意见,圈阅视为同意。签发公文时,应使用碳素墨水笔或蓝 黑墨水笔在“XX县民政局公文拟稿签发单”上明确签署意见、 姓名和具体日期。(十)我局与外单位联合发文,由主办股室拟稿,并与 有关单位协商一致,经局办公室审核后,送本局领导和有关 单位领导签发。外单位与我局会签文件,一般按职责分工和 职务对等原则签发。如涉及重大问题,可由局分管领导提出 意见,报局长审签。(十一)代县政府和县府办公室草拟
6、的文件,由相关业 务股室负责起草;涉及两个以上股室时,由一个主办股室牵 头共同起草。代拟稿送局办公室审核后由局长签署意见,报 县府办公室。第四条印发和归档(一)公文按规定程序进行审核、签发后,方可编号、 付印。公文印制和格式把关由局办公室负责,公文起草、校 对、装订、分发由主办股室负责。(二)以“紫民”、“紫民函”代字印发的公文,由局办 公室负责编号、登记。(S)公文印发后,局主办股室应将正式印制件2份连 同原稿、公文签发单一并交局办公室存档。每年年终,下属 各事业单位要将本单位本年度正式印制的公文一式三份送 局办公室存档。(四)公文归档的范围:本局收发文电;会议文件、党 组会议、局长办公会议
7、记录;工作总结、述职报告和重要报 表、信函、照片、录音、录像及反映本局重要活动的有关材 料等。局办公室要做好公文整理立卷工作,并按照有关规定 定期向档案部门移交档案。个人不得保存应当归档的公文。(五)联合行文,如我局系主办单位,应将原稿和印制 件归档;如我局系会签单位,应将原稿复制件和印制件归档。第五条收文办理(一)局办公室收到公文(含政府内网传递的文件)后, 要认真做好登记,并填写“XX县民政局文件呈批单”或“XX 县民政局文件传阅单”,提出拟办意见报局领导批示后办理。(二)局办公室收到平级或下级单位报送的需由我局审 批的公文后,应进行审核。经审核无误的,应及时送局领导 批示办理。对内容表述
8、不清、文种使用不当、格式明显错误 的公文,由局办公室进行登记,经局办公室负责人签字后作 退文处理。对属于退文处理的公文,要及时告知报文单位重 新报送。(三)公文运转由局办公室负责。局领导阅批或有关股 室阅办过的文件,应及时退回局办公室进行运转。公文运转 要做到准确、及时、安全、保密、高效,不得压误、损坏、 丢失和疏漏,不允许由来文单位人员持件运转公文。(四)主办股室和单位收到局办公室交办的公文后要及 时办理,不得延误、推诿。紧急公文必须按时限要求办理, 一般文件要一日一清。办理结束后,承办人要在收文处理签 上签注办理结果,并将原件退回局办公室。(五)凡送局领导阅批或交有关股室办理的公文,局办
9、公室要负责催办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催 办,一般公文定期催办。第六条行文规则和文种(一)除县双拥办、县老龄办外,局机关其他股室一般 不对外正式行文,与有关单位进行工作联系确需行文时,可 用便函的形式。(二)向上级机关行文,一般只写一个主送机关。如需 同时送其他机关的,可用抄送形式。(S)除上级机关负责人直接交办的事项外,不得以本 局名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。(四)我局常用的公文文种有:决定、公告、意见、通 知、通报、请示、报告、请示、批复、函、纪要等。选择文 种应根据公文内容和行文关系合理确定。(五)“请示”文种适用于向上级机关请求指示、批准, 应当一
10、文一事,并在附注处注明联系人的姓名和电话。(六)“意见”文种可用于上行文、下行文和平行文。 作为上行文,应按请示性公文的程序和要求办理。作为下行 文,文中对贯彻执行有明确要求的,下级机关应当遵照执行。 无明确要求的,下级机关可参照执行。作为平行文,提出的 意见供对方参考。(七)“函”作为主要文种之一,以文件格式正式行文 时具有法定效力。我局与不相隶属机关之间商洽工作、请求 有关主管部门批准或答复有关部门请求批准事项,应当使用 “函”,不得使用“请示”或“批复”。便函不属于正式公文, 其格式可自定。(A) “办法”、“细则”、“规则”、“规定”,可以应用于 规章、规范性文件和相应公文。第七条公文
11、格式(一)公文一般由份号、秘密等级和保密期限、紧急程 度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、 正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、 附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等部分组成。(二)份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标 注份号,一般用6位阿拉伯数字,标注在公文首页左上角第 1行。涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限,具体 写法为“密级保密期限”,标注在公文首页左上角第2行。(S)紧急公文应根据紧急程度分别标明“特急”、“加 急”,电报应当分别标注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。(四)发文字号包括机关代字、年份和序号。年份、序 号用阿拉伯数
12、码标识;年份应用全称,用六角括号“()”括 入。序号不编虚位(即1不编为001),不加“第”字。联 合行文,只标注主办机关的发文字号。(五)上行文应标识签发人姓名,并平行排布于发文字 号右侧。联合上报的公文,主办机关签发人姓名排列在前, 其他机关签发人姓名在主办机关签发人姓名之下,按发文机 关顺序依次排列,发文字号与最后一个签发人姓名处在同一 行。平行文和下行文无需标明签发人。(六)公文标题由发文机关、事由和文种组成,在红色 反线下空2行排布。在上行文中,公文标题应标明发文机关。 除法规、规章名称加书名号外,公文标题一般不用标点符号。(七)主送机关应使用全称或规范化简称、统称,在标 题下空一行
13、左侧顶格标识。使用“决定”、“意见”、“规定” 等文种时,主送机关可下移至抄送机关之上。(A)公文如有附件,应在正文下空一行左空2字、成 文日期之上标明附件顺序和名称。附件序号使用阿拉伯数字, 附件名称后不加标点符号。(九)公文应在落款处应署发文机关名称。(十)公文除“纪要”外,应加盖公章。公文排版后所 剩空白处不能容下印章位置,应调整行距、字距,务使印章 与正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的方法。(十一)成文日期以本局负责人签发的日期为准,联 合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。公文成文日 期使用阿拉伯数字。(十二)抄送机关是指除主送机关外需要执行或知晓公 文的其他机关。公文如
14、有抄送,应在主题词下一行左空1字 标识“抄送”,后标全角冒号。抄送机关间用逗号隔开,回 行时与冒号后的抄送机关对齐,在最后一个抄送机关后标句 号。(十三)印发机关位于抄送机关之下,左空1字标识“XX 县民政局办公室”;印发日期右空1字用阿拉伯数码标识。(十四)印制公文一般采用双面印刷,页码居页面底端 外侧标识,数码左右各放一条4号一字线,如(十五)公文用纸统一采用国际标准A4型(210mm 297mm),左侧装订。公文一般每面排22行,每行排28个字, 特殊情况需调整时,应做到美观、整齐、大方、规范。(十六)公文中其它组成部分的标识规则,参照党政 机关公文格式(GB/T97042012)等有关规定执行。八、本办法由局办公室负责解释,自印发之日起施行。