采购部管理制度与工作流程页.docx

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1、采购管控管理制度规章与工作相关流程一、目的：为规范采购相关流程，提高采购工作的效率，特制定本制度规章。二、适用范围：适用于本公司采购管控管理。三和有关内容：1和总则为加强采购工作的管控管理，提高采购工作的效率，制定本制度规章。所有的采购有关人员及相关有关人员均应以本制度规章为依据开展工作。2和采购基本相关流程采购需求（公司各机构部门）采购计划（采购员）寻找供货商询价和比价和议价一一采购洽谈-协议合同的签订（确定货款支付条件和配送方法方式和售后服务）一一交货质量验收（仓管）-质检（不合格退货）一一入库一计划对账一财务结算。采购相关流程图如下图所示:财务结算1）采购计划：采购员应根据需求机构部门请

2、购单和公司需求计划制订采购计划。2）供应商的选择和考核：供应商的选择与考核，一般从经营情况和供应能力和品质能力等方面评定，并定期从质量和运货和价格和逾期率和是否配合等方面综合打分。3）询价和比价和议价4）协议合同的签订：买卖双方经过询价和报价和议价和比价及其它过程，最后双方签订有关协议，合约即告成立。采购协议合同的签订要根据采购商品的相关要求和供应商的情况和企业本身的管控管理相关要求和采购方针等相关要求的不同而各不相同。需与财务部核实确定货款支付条件和货运方法方式和售后服务等情况。5）交货质量验收：采购员必须确定相关货物品种和数量和质量和交货期的正确无误。以采购员的确定和协议合同为质量验收数据

3、。6）质检：相关货物质检合格则入库，不合格的，需安排补救和退货。7）财务结算：相关货物入库后，财务结算。3和申请商品采购相关流程图1）请购机构部门提出采购需求，填写物质采购计划表2）采购部制定采购计划，由采购部负责任人报总经理和财务审批;3）审批通过后，由采购主管下单。4和申请货款支付相关流程图1) 采购商品入仓后，做应货款支付计划2) 采购员根据供应商账期核对成本金额和货款支付金额是否一致，不一致的找出原因，调整成本金额直至与货款支付金额一致后做应货款支付；3) 采购部审批到期应货款支付4) 总经理批准货款支付5和商品到货质量验收相关流程仓管验货仓管打入库单一成本会计审核入库单一进仓1) 仓

4、库根据供应商送货单质量验收生产产品2) 质量验收后打入库单，核对入库单金额是否与送货单金额一致，一致后方可审核入库，不一致需报采购审核，采购在当日给予答复6和退货相关流程1) 请购机构部门填写退货申请单，写明原因2) 采购部根据供应商协议合同和合作情况，审核退货申请3) 审核通过可退回仓库，仓库每周以供应商为单位做退货单4） 不能退回供应商的，做报损处理，报损比例不得超过O.5%采购管控管理制度规章一、 建立供应商资料管控管理（表）册，售后服务管控管理表。二、 建立和建全比价制度规章，保证采购生产产品的质优价廉。三、 每月底将本月货款支付和欠款和欠票情况进行汇总和总结，并提出下月用款计划。四、

5、 签订采购协议合同后，应全面了解发货情况，如不能及时供货，应将原因提前两日通知请购机构部门或请购人。五、 所有相关货物一律开箱质量验收，发现问题及时和供应商联系，尽早解决。六、 质量验收合格后应在一个工作日内办理入库手续。七和请购单及其提报规定1）请购单应按照要素填写完整和清晰，由公司相关领导审核批准后报采购机构部门；2）固定资产申购按照（固定资产购置申请表）的格式进行填写提报；3）其他材料设备及工程本次项目申购按照（物资采购申请表.）的格式填写提报；4）日常零星采购按照公司印制的按照（物资采购审批单）的格式填写提报;5）请购机构部门在提报请购单是应相关要求采购部签字或盖章接收人请购机构部门备

6、份；6）涉及的请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交，为提高效率该清单的电子文档也需一并提交；7）如遇公司急需的物资，公司相关领导不在的情况，可以联系方法方式或其他形式请示，征得同意后提报采购机构部门，签字或盖章确认手续后补。8）如果是指定采购厂家及品牌的生产产品，请购机构部门必须做出书面说明。9）请购单的更改和补充应以书面形式由公司相关领导签字或盖章后报采购部。八和公司物资请购单的提报机构部门（1）公司经营所需的医药物资和劳务和固定资产和及其他本次项目由医务机构部门提报；（2）公司生活及办公的物资和固定资产和后勤服务或其他生活及办公本次项目由行政机构部门提报；（3）公司各机构部门专用的物资

7、由各机构部门自行提报。请购单的接收及分发规定九和请购的接收要点1）采购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整和清晰，检查请购单是否经过公司相关领导审批;2）接收请购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整和不清晰得不采购，相关说明和技术资料不全不采购，库存已超储积压的物资不采购的原则；3）通知仓库管控管理有关人员核查请购物资是否有库存；4）对于不符合规定和撤销的请购物资，应及时通知请购机构部门。2和请购单的分发规定1）对于请购单采购部应按照有关人员分工和岗位职责进行分工处理；2）对于紧急请购本次项目应优先处理；3）无法于请购机构部门需求日期办妥的应通知请购机构部门；4）重要的本

8、次项目采购前，应征的公司相关相关领导的建议。五和采购部职责采购部工作职责1 .制定并完善采购制度规章和采购相关流程：（1）根据公司的长期计划，拟定采购机构部门的工作方针和目标；（2）负责任制定采购方针和策略和制度规章及采购工作相关流程与方法，确保贯彻执行；2 .制定并实施采购计划:(1)根据公司的拓展规模以及年度的经营目标，制订有效的采购目标和采购计划；(2)审核采购需求，统筹策划和确定采购有关内容，制订采购计划；(3)组织实施市场调研和预测和跟踪公司采购需求，熟悉各种生产产品的供应渠道和市场修改变更情况，据此编制采购预算和采购计划；(4)根据采购管控管理程序，负责任采购本次项目的谈判和签约，

9、检查协议合同的执行和落实情况；(6)督导检查仓库的质量验收和入库和出库及管控管理工作，确保采销质量；3 .采购成本预算和控制：(1)编制月度和周采购预算，实施采购的预防控制和过程控制，有效降低成本；(2)采购价格审核和预算和报价，达到有效的成本控制；(4)对采购协议合同履行过程进行管控管理和监督检查，及时支付相关款项；4 .选择并管控管理供应商：(1)根据公司的销售需求，选定价格合理和生产产品质量可靠和信誉好和服务优质的供应厂商，建立长期战略同盟；(2)建立对供应商的资信和履约和售后服务能力及市场价格状况和走势的综合评估系统；(3)不断开发新的供应渠道和供应商，加强对新老客户的走访和调查；(4

10、)制定供应商管控管理办法，加强对供应商的管控管理和考核，确保供应商提供生产产品的优良性；采购部负责任人岗位职责1和直配供应商的引进及维护2和采购部日常管控管理，主要包括：(1)机构部门工作安排(日和周和月)(2)供应商谈判，(3)相关相关流程制定和调整(4)突发事件的处理3和订单的审核，参考安全库存4和应货款支付的管控5和库存金额的管控以及消耗6和审核并调整周月采购需求和计划6和与其他机构部门的协调7和库配需求的统计和采购计划的制定8和日常订单的制定和跟进9和退货处理10和库配供应商的谈判和引进和维护11和批发毛利率与毛利额周和月报表13和货品残损率周和月报表；14和库存商品缺货率汇总日反馈报表（公司标准比例不可超20%）；采购员岗位职责1和系统信息更新2和仓库库存的掌控3和资料的整理（供应商协议合同，报价单和资质和调价归档）4和直配供应商的沟通和维护5和直配供应商引进制度规章的制定和落实6和库存情况周和月报表7和供应商应货款支付的统计和结算与协调8和直配商应收款和应货款支付的统计和结算和监控9和相关表格的制作和归档