五金制造公司岗位职责说明书.docx

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1、XX五金制造公司岗位职责说明书-关注耗雨五金有限公司岗位职责（一）外贸部总经理1 .根据董事会的战略安排，制定海外市场开发方案并组织实施；2 .制定各阶段各国市场的营销策略（价格、产品、分销、促销）和销售目标，并组织外贸业务 员实现该目标；3 .领导部门员工贯彻、落实和执行各项公司制度；4 .审核外销合同并最终审批；5 .定期召开部门会议，听取工作汇报和建议，对员工反应的问题须于两天内做出合理解释或给 予明确答复，并布置短期内的工作；6 .制定业务人员培训和学习计划，并定期组织实施；7 .执行董事长和董事会布置的其他任务；副总经理1 .行使好外贸业务员职责，发挥模范带头作用；2 .协助部门经理

2、工作，如总经理不在公司，代为行使其职能。执行董事1 .行使好外贸业务员职责，发挥模范带头作用；2 .协助部门经理工作，贯彻公司文化和进行组织建设，并向董事长汇报员工所反应的看法及部 门内的重大问题。外贸业务员1 .根据公司安排，向海外客户推销公司优势产品，收集海外订单。2 .协助部门经理制定海外市场开发战略及市场布局规划，实施市场开发计划。3 .发布和与其他同事交流本人所了解的国内同行和海外市场信息。4 .使用公司邮箱进行报价、确认订单、接收客户调查表、发送合同草稿及正本。5 .外出时向本小组同事交接工作；本小组同事外出，须处理好其交接的工作。6 .处理客户询单（1 ）于1小时内回复客户询单，

3、须在允许客户报价日期之前做出明确回复;（2 ）如后收到与其他同事一致的询单，须与先收到者主动沟通；（3）根据公司的利润要求和报价规定，依据购买价格、海运费以及税收成本等依照公司规定 方式进行成本核算，报出目标市场可接受的最高价格；（4 ）报价要求：统一编号（客户编号+日期，如MYSNWO515 ）、条款完整无歧义。7 .客户调查与备案登记：于新客户确认订单后签订合同前，整理补充客户调查表并存储在指定 文件夹或转交合同管理员，同时提醒合同管理员备案发放客户编号。8 .签订合同（1）起草合同草稿，在购买专员确认资源和交货期，通知成本会计预计利润表，其他同事复 核合同草稿后，与客户签订外销合同。（2

4、 ）统一合同编号规矩：客户编号+日期，如MYSNWO515（3）复核其他同事的合同草稿。9 .合同执行跟踪（1）提醒备案：将新签合同扫描件于签回后30分钟内存储在指定文件夹，并提醒合同管理 员备案合同；（2 ）审核信用证开证行资信，在确认预付款到帐或确认LC双人审核无误后（有误须通知客 户修改LC）,在论坛进行购买备案，并提醒合同管理员对购买备案进行组货排序；（3）将合同进展状况及时通知客户，并随时通知客户相应单据；（4）交单后，通知客户公司关于付款速度的奖惩制度并跟踪合同收汇；（5）收汇后，根据成本会计的合同利润表进行合同分析；（6）货抵达客户后，征询客户对公司的看法并发布在论坛上，同时提醒

5、和跟踪佣金的支付状 况。10 .完成公司上级布置的其他任务。（二）购买部总经理1 .根据董事会的战略安排，制定资源开发方案并组织实施；2 .部署供给商信息的整理与汇总，落实供给商认证及备案制度，确保台帐管理员的账目确切无 误。3 .落实购买招标制度，领导部门员工贯彻和执行其他各项公司制度；4 .审核购买合同并最终审批；5 .定期召开部门会议，听取工作汇报和建议，对员工反应的问题须于两天内做出合理解释或给 予明确答复，并布置短期内的工作；6 .制定业务人员培训和学习计划，并定期组织实施；7 .执行董事长和董事会布置的其他任务；副总经理1 .行使好购买专员职责，发挥模范带头作用；2 .协助部门经理

6、工作，如总经理不在公司，代为行使其职能。执行董事1 .行使好购买专员职责，发挥模范带头作用；2 .协助部门经理工作，贯彻公司文化和进行组织建设，并向董事长汇报员工所反应的看法及部 门内的重大问题。购买专员1 .开发供给渠道，考察和认证供给商，整合供给商期货和现货资源，将所考察的供给商资料存 储在指定文件夹，同时将考察报举报布在论坛上。2 .落实部门制定的产品系列开发计划，在论坛公布某一产品新开发资源的详细资料，同时汇总 到资源数据库。3 .完善和及时更新涉及公司业务的全部产品的FOB报价成本表。4 .对外销业务员的询价，于4小时内报出可供产品或相近产品的确切价格、交货期、交货地以 及价格走势看

7、法。5 .于外销业务员提醒后30分钟内在外销合同草稿首页的后面确认资源，须注明组货付款方式 （如：预付10%,提货后15天付清，确认XXX, X年X月X日）。6 .安排组货招标：外销合同备案后，于合同管理员提醒后1小时内发布完招标信息，并通知唐山办、天津办、上 海中平报价，含资源总部在内，在决定购买前至少得到3个部门联系的报价公布在公司论坛购 买招标板块。7 .考察供给商：对于招标过程中出现的低价供给商于招标信息发布后一周内完成资质考察，并报董事会审批。 得到审批后，须与30分钟内将资料备案到指定文件夹。8 .签订购买合同：依照合同管理员签发的组货通知，根据购买总部经理决定的供给商，签订购买合

8、同。9 .对出口管理部询问的待上岗货物数量，当天给予确切答复，不得有误。10 .催收和审核供给商开具的增值税票，增值税票须于付清全款的当月收回并确保品名、金额 无误。11 .开展内贸业务和完成公司上级布置的其他任务。台帐管理员1 .购买合同备案：于购买合同签回后30分钟内备案于指定文件和文件夹。2 .申请购买合同项下的预付款并跟踪付款状况，将付款凭证传真供给商。3 .建立供给商台帐（包括总账和明细帐），根据预付款凭证登记台帐。4 .供给商发货后：（1）将确切的发货明细通知物流部，并在台帐总账内登记实发货物金额；（2）在公司论坛上，详细备案此次发货应收回的增值税发票明细；（3）将发货明细通知资金

9、管理部，申请余款并跟踪付款状况和将付款凭证传真供给商。（4）根据余款付款凭证，登记供给商台帐，台帐必需随时反映出公司对每个供给商的在途预 付款和应付货款。5 .每月25日，通知资金管理部在途预付款金额合计和应付货款金额合计，同时将每月的供给 商台帐总账发送给资金管理部。6 .完成公司上级布置的其他任务。（三）出口管理部总经理1 .统筹安排出口管理部工作，整体把握跟踪全部外销合同的执行进度；2 .部署海运费价格的汇总及更新，落实船代与货代认证及备案制度，确保组货跟单员的港口库 存帐和外贸台帐员的台帐确切无误；3 .落实船务招标制度，同时领导部门员工贯彻和执行其他各项公司制度；4 .审核租船协议或

10、租船合同，并最终审批；5 .定期召开部门会议，听取工作汇报和建议，对员工反应的问题须于两天内做出合理解释或给 予明确答复，并布置短期内的工作；6 .制定业务人员培训和学习计划，并定期组织实施；7 .执行董事长和董事会布置的其他任务。副总经理1 .行使好物流专员或组货跟单员职责，发挥模范带头作用；2 .协助部门经理工作，如总经理不在公司，代为行使其职能。执行董事1 .行使好物流专员或组货跟单员职责，发挥模范带头作用；2 .协助部门经理工作，贯彻公司文化和进行组织建设，并向董事长汇报员工所反应的看法及部 门内的重大问题。物流专员1 .开发更多的优秀货代和船代，提交其详细资料交董事会认证，并随时备案

11、认证过的货代和船 代。2 .全面了解海运市场信息，登记VPN上的海运价格汇总表，并根据市场行情随时更新海运价格 汇总表；对外贸业务员的海运费询价，两小时内予以确切答复。3 .安排船务招标，根据合同管理员提醒，于半个工作日内发布完毕租船招标信息，招标的有效 期为货物预计生产完毕的日期。4 .根据租船招标结果和出口管理部经理的批示，在购买专员确认预到港货物日期和数量后，起 草租船协议并提交出口管理部经理审批。5 .租船协议签订后，在VPN指定文件和文件夹内进行备案。根据租船协议出具出口委托书，通 过出口委托书确保提单和其他文件符合信用证的规定。6 .办理报关装船事宜：(1)申请许可证、办理商检、确

12、切填写报关委托书并协助货代通关，同时索要下货纸复印件 转交外贸制单员；(2)领取核销单时，须提交详细的装船出库单并完成核销单备案登记；(3)协调好货代与船代的关系，确保货船的按时衔接，保证货物安全出运。7 .办理货物通关后的相关事项：(1)通关后一个工作日内索取报关单预录入明细，并转交购买专员；同时督促货代跟踪报关 信息，直至信息录入电子口岸。(2)于通关后一个工作日内向船务公司索取大副收据或场站收据复印件；(3)经本人与另外同事双人审核提单后，确认提单样本，同时在船公司寄出正本提单前，须 再次确认提单正本的传真件；(4)装船后尽快索取提单，如第4天仍未取得提单，须向总经理汇报。8 .于通关后

13、第20天，催收核销单和报关单直至收回；9 .完成公司上级布置的其他任务。外贸台帐员1 .货物装船出运后，登记外销合同利润表、港杂费明细账、海运费明细账以及佣金明细账。2 .提前一周报港杂费、海运费和佣金的支付计划，支付时凭相应发票和协议向资金管理部请款。3 .跟踪港杂费、海运费以及佣金的支付状况，在确认款项付出后，及时处理相应明细账目。4 .完成公司上级布置的其他任务。组货跟单员1 .打印新签订的外贸合同，并以纸质文件形式进行建档；2 .根据外销合同及LC要求，制定组货说明，须明确以下内容：组货数量、包装明细、包装数 量、产品技术参数、最晚交货期，确保其符合合同及LC要求；3 .审核购买合同，

14、保证购买合同符合组货说明的要求;4 .建立和管理好港口库存总帐和明细账：货到港口后，及时进行入库登记；货物装船后，及时 办理出库，确保港口实际库存与账目一致；5 .每周联系天津办进行一次盘库，如账物不符，须当天找出原因；6 .联系唐山办或与购买部沟通，管理组货台帐，明确货物在产数量、已产数量、港口库存数量 和装船数量，确保货物所处状态划分得清楚明确；7 .安排陵头的喷、挂或粘贴工作，保证每捆货物有2-4个码头和货抵达客户后暖头不受损。8 .完成公司上级布置的其他任务。制单员1 .严格审核信用证，确保信用证条款的收汇安全性和押汇的可行性，如需改证，于半天之内通 知外贸业务员。2 .审核信用证时，

15、与船务专员沟通，确保船公司可以实现信用证对船只、提单及船证的要求。3 .信用证审核无误后3个工作日内制作全套议付单据样本；租船协议签订后，复核出口委托书; 装船后，复核提单确认件和最终的提单正本传真件。4 .对照下货纸或大副收据，确保议付单据上的货物数量与实际装船数量一致。5.保证押汇，如 因特别状况不能押汇须公布在论坛上或报董事长批准，但须保证正点交单。6 .每周五，报资金管理部下一周的预计交单状况，包括预计交单日期和金额。7 .于交单后半个工作日须完成以下工作：(1)在论坛应收款管理板块，备案交单明细状况；(2 )将全套单据正本扫描件存储在VPN指定文件夹；(3)将全套单据打包上传至公司网站客户服务系统8 .完成公司上级布置的其他任务。(四)资金管理部会计主管1 .调度和管理公司滚动资金，及时办理出口退税，复核检查财务会计和成本会计的工作2 .开拓公司的融资渠道，降低资金成本，办理融资手续，负责公司资金筹措及投放工作；3 .主持制定各项财务制度，编制财务成本计划、信贷计划，并监视其贯彻执行；4 .领导部门员工落实贯彻各项公司制度；5 .定期召开部门会议，听取工作汇报和建议，对员工反应的问题须于两天