Excel数据管理与分析.ppt

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1、十二、十二、Excel数据管理与分析数据管理与分析 内容提要内容提要一、排序工作表数据一、排序工作表数据二、筛选工作表数据二、筛选工作表数据三、分类汇总工作表数据三、分类汇总工作表数据一、排序工作表数据一、排序工作表数据 排序是对工作表中的数据进行重新组织安排序是对工作表中的数据进行重新组织安排的一种方式。排的一种方式。Excel可以对整个工作表或选可以对整个工作表或选定的某个单元格区域进行排序。定的某个单元格区域进行排序。 在在Excel中，可以对一列或多列中的数据中，可以对一列或多列中的数据按文本、数字以及日期和时间进行排序，还可按文本、数字以及日期和时间进行排序，还可以按自定义序列（如大

2、、中和小）或格式（包以按自定义序列（如大、中和小）或格式（包括单元格颜色、字体颜色或图标集）进行排序。括单元格颜色、字体颜色或图标集）进行排序。大多数排序操作都是针对列进行的，但是，也大多数排序操作都是针对列进行的，但是，也可以针对行进行。可以针对行进行。 升序排序升序排序数字：按从最小的负数到最大的正数进行排序。数字：按从最小的负数到最大的正数进行排序。日期：按从最早的日期到最晚的日期进行排序。日期：按从最早的日期到最晚的日期进行排序。文本：按照特殊字符、数字（文本：按照特殊字符、数字（09）、小写英文）、小写英文字母（字母（az）、大写英文字母（）、大写英文字母（AZ）、汉字）、汉字（以拼

3、音排序）排序。（以拼音排序）排序。逻辑值：逻辑值：FALSE排在排在TRUE之前。之前。错误值：所有错误值（如错误值：所有错误值（如#NUM!和和#REF!）的优先级相同。的优先级相同。空白单元格：总是放在最后。空白单元格：总是放在最后。降序排序：降序排序：与升序排序的顺序相反。与升序排序的顺序相反。 简单排序是指对数据表中的单列数据按照简单排序是指对数据表中的单列数据按照Excel默认的升序或降序的方式排列。默认的升序或降序的方式排列。 要进行简单排序，可利用排序按钮进行。首要进行简单排序，可利用排序按钮进行。首先打开要排序的工作表，然后单击要进行排序的先打开要排序的工作表，然后单击要进行排

4、序的列或确保活动单元格在该列中，再单击列或确保活动单元格在该列中，再单击“数据数据”选项卡上选项卡上“排序和筛选排序和筛选”组中组中“升序升序”按钮按钮 或或 “降序降序”按钮按钮 ，所选列即按所设方式进行排序。所选列即按所设方式进行排序。 对文本进行对文本进行简单排序简单排序对数字进行对数字进行简单排序简单排序 多关键字排序，也就是对工作表中的数据按多关键字排序，也就是对工作表中的数据按两个或两个以上的关键字进行排序，此时就需要两个或两个以上的关键字进行排序，此时就需要在在“排序排序”对话框中进行，为了获得最佳结果，对话框中进行，为了获得最佳结果，要排序的单元格区域应包含列标题。要排序的单元

5、格区域应包含列标题。 对多个关键字进行排序时，在主要关键字完对多个关键字进行排序时，在主要关键字完全相同的情况下，会根据指定的次要关键字进行全相同的情况下，会根据指定的次要关键字进行排序；在次要关键字完全相同的情况下，会根据排序；在次要关键字完全相同的情况下，会根据指定的下一个次要关键字进行排序，依次类推。指定的下一个次要关键字进行排序，依次类推。不管有多少排序关键字，排序之后的数据总是按不管有多少排序关键字，排序之后的数据总是按主要关键字排序的。主要关键字排序的。在在“排序排序”对话框进行对话框进行多关键字排多关键字排序序 若要对工作表中的数据按行进行排序，可选若要对工作表中的数据按行进行排

6、序，可选择单元格区域中的一行数据，或者确保活动单元择单元格区域中的一行数据，或者确保活动单元格在表行中，然后打开格在表行中，然后打开“排序排序”对话框，单击对话框，单击“选项选项”按钮，打开按钮，打开“排序选项排序选项”对话框，选中对话框，选中“按行排序按行排序”单选钮，然后单击单选钮，然后单击“确定确定”按钮返按钮返回回“排序排序”对话框，再按上述有关步骤进行设置，对话框，再按上述有关步骤进行设置，最后单击最后单击“确定确定”按钮。按钮。 此处设置字母此处设置字母在排序时是否在排序时是否区分大小写区分大小写此处设置汉字在此处设置汉字在排序时是按字母排序时是按字母还是笔画顺序还是笔画顺序二、筛

7、选工作表数据二、筛选工作表数据 在对工作表数据进行处理时，有时需要从工在对工作表数据进行处理时，有时需要从工作表中找出满足一定条件的数据，这时可以用作表中找出满足一定条件的数据，这时可以用Excel的数据筛选功能显示符合条件的数据，而的数据筛选功能显示符合条件的数据，而将不符合条件的数据隐藏起来，且隐藏的数据不将不符合条件的数据隐藏起来，且隐藏的数据不会被打印出来。要进行筛选操作，数据表中必须会被打印出来。要进行筛选操作，数据表中必须有列标签。有列标签。 Excel提供了提供了自动筛选、自定义筛选和高级自动筛选、自定义筛选和高级筛选筛选三种方式。自动筛选可以快速地显示出工作三种方式。自动筛选可

8、以快速地显示出工作表中满足条件的记录行，自定义筛选可以按照用表中满足条件的记录行，自定义筛选可以按照用户的要求设置筛选条件，高级筛选则能完成比较户的要求设置筛选条件，高级筛选则能完成比较复杂的多条件查询。复杂的多条件查询。 自动筛选一般用于简单的条件筛选，筛选时自动筛选一般用于简单的条件筛选，筛选时将不满足条件的数据暂时隐藏起来，只显示符合将不满足条件的数据暂时隐藏起来，只显示符合条件的数据。条件的数据。 使用自动筛选可以创建使用自动筛选可以创建3种筛选类型：按列种筛选类型：按列表值、按格式或按条件。不过，这三种筛选类型表值、按格式或按条件。不过，这三种筛选类型是互斥的，用户只能选择其中的一种

9、。是互斥的，用户只能选择其中的一种。 单击要进行筛选操作工作表中的任意单元格，单击要进行筛选操作工作表中的任意单元格，然后单击然后单击“数据数据”选项卡上选项卡上“排序和筛选排序和筛选”组中组中的的“筛选筛选”按钮按钮 ，此时工作表标题行中的每个，此时工作表标题行中的每个单元格右侧会显示一个三角形的筛选按钮，接下单元格右侧会显示一个三角形的筛选按钮，接下来就可以进行筛选操作了。来就可以进行筛选操作了。 将将“销售员销售员”中姓中姓名为名为“王芳王芳”和和“高敏高敏”的记录筛的记录筛选出来选出来 若在若在“筛选筛选”箭头下拉列表选择箭头下拉列表选择“文本文本筛选筛选”或或“数字筛选数字筛选”或或

10、“日期筛选日期筛选”项，项，然后在其子选项中选择相应选项项，可以自然后在其子选项中选择相应选项项，可以自定义筛选条件进行筛选操作。定义筛选条件进行筛选操作。 通配符通配符“？”和和“*”也可以用作文本筛也可以用作文本筛选的比较条件，其选的比较条件，其中中“？”表示任意表示任意单个字符，单个字符，“*”表表示任意多个字符。示任意多个字符。 “销售额”大于100000，小于1000000的记录被筛选出来 在高级筛选中，筛选条件又可分为多条件在高级筛选中，筛选条件又可分为多条件筛选和多选一条件筛选。筛选和多选一条件筛选。 高级筛选用于根据多个条件来查询数据。高级筛选用于根据多个条件来查询数据。要通过

11、多个条件来筛选单元格区域，应首先在要通过多个条件来筛选单元格区域，应首先在选定工作表中的指定区域创建筛选条件，然后选定工作表中的指定区域创建筛选条件，然后单击单击“数据数据”选项卡上选项卡上“排序和筛选排序和筛选”组中的组中的“高级高级”按钮按钮 ，打开，打开“高级筛选高级筛选”对话框，对话框，接下来分别选择要筛选的单元格区域、筛选条接下来分别选择要筛选的单元格区域、筛选条件区域和保存筛选结果的目标区域。件区域和保存筛选结果的目标区域。 要同时筛选出满足多个条件的记录，筛选条件必须输入在同一行中。要同时筛选出满足多个条件的记录，筛选条件必须输入在同一行中。 条件区域必须具有列标签，并且确保在条

12、件值与筛选区域之间至少留条件区域必须具有列标签，并且确保在条件值与筛选区域之间至少留了一个空白行或空白列。了一个空白行或空白列。 设置筛选条件时，对于文本类型，可用设置筛选条件时，对于文本类型，可用“*”匹配任意字符串，或用匹配任意字符串，或用“?”来匹配单个字符；对于数字来说，可直接在单元格中输入表达式。来匹配单个字符；对于数字来说，可直接在单元格中输入表达式。 选中选中“在原有区域显在原有区域显示筛选结果示筛选结果”单选钮，单选钮，将筛选结果放置在原将筛选结果放置在原数据处，不符合条件数据处，不符合条件的行隐藏。的行隐藏。选中选中“将筛选结果复将筛选结果复制到其他位置制到其他位置”单选单选

13、钮，将筛选结果复制钮，将筛选结果复制到工作表的其他位置。到工作表的其他位置。多个条件一起筛选，即利用多个条件一起筛选，即利用高级筛选功能查找出同时满足多个条件的记录。高级筛选功能查找出同时满足多个条件的记录。多条件筛选结果：查找出多条件筛选结果：查找出“职工工资明细表职工工资明细表”中中“应应发工资发工资”大于大于“3000”的的“林林”姓职工姓职工 多选一条件筛选多选一条件筛选，也就是在查找时只要满足，也就是在查找时只要满足几个条件当中的一个，记录就会显示出来。几个条件当中的一个，记录就会显示出来。 多选一条件筛选多选一条件筛选结果：结果：“单位单位”为为“件件”，或，或“数量数量”大于大于

14、70的记录被筛选出的记录被筛选出来来取消筛选：取消筛选：若要取消在数据表中对某一列进行的若要取消在数据表中对某一列进行的筛选，可以单击该列列标签单元格右侧的筛选按筛选，可以单击该列列标签单元格右侧的筛选按钮钮 ，在展开的列表中选择，在展开的列表中选择“全选全选”复选框，然复选框，然后单击后单击“确定确定”按钮。此时筛选标记消失，该列按钮。此时筛选标记消失，该列所有数据显示出来。所有数据显示出来。 若要取消在数据表中对所有列进行的筛选，若要取消在数据表中对所有列进行的筛选，可单击可单击“数据数据”选项卡上选项卡上“排序和筛选排序和筛选”组中组中的的“清除清除”按钮按钮 ，此时筛选标记消失，所有，

15、此时筛选标记消失，所有列数据显示出来。列数据显示出来。 三、分类汇总工作表数据三、分类汇总工作表数据 分类汇总是把数据表中的数据分门别类地统计处分类汇总是把数据表中的数据分门别类地统计处理，无需建立公式，理，无需建立公式，Excel将会自动对各类别的数据进将会自动对各类别的数据进行求和、求平均值、统计个数、求最大值（最小值）行求和、求平均值、统计个数、求最大值（最小值）和总体方差等多种计算，并且分级显示汇总的结果，和总体方差等多种计算，并且分级显示汇总的结果，从而增加了工作表的可读性，使用户能更快捷地获得从而增加了工作表的可读性，使用户能更快捷地获得需要的数据并做出判断。需要的数据并做出判断。

16、 要进行分类汇总的数据表的第一行必须有列标要进行分类汇总的数据表的第一行必须有列标签，而且在分类汇总之前必须先对数据进行排序，以签，而且在分类汇总之前必须先对数据进行排序，以使得数据中拥有同一类关键字的记录集中在一起，然使得数据中拥有同一类关键字的记录集中在一起，然后再对记录进行分类汇总操作。后再对记录进行分类汇总操作。 分类汇总分为简单分类汇总、多重分类汇总和嵌分类汇总分为简单分类汇总、多重分类汇总和嵌套分类汇总三种。套分类汇总三种。 简单分类汇总指对数据表中的某一列数据简单分类汇总指对数据表中的某一列数据以一种汇总方式进行分类汇总。以一种汇总方式进行分类汇总。 在各销售在各销售员数据的员数据的最下方插最下方插入汇总行入汇总行 对工作表中的某列数据按照两种或两种以上对工作表中的某列数据按照两种或两种以上的汇总方式或汇总项进行汇总，就叫多重分类汇的汇总方式或汇总项进行汇总，就叫多重分类汇总，也就是说，多重分类汇总每次用的总，也就是说，多重分类汇总每次用的“分类字分类字段段”总是相同的，总是相同的，“汇总方式汇总方式”或或“汇总项汇总项”不不同。同。 按按“销售员销售员”对对“销售量销售