会议室管理制度合集[15篇].docx

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1、会议室管理制度合集15篇会议室管理制度1一、目的为了进一步加强会议室管理，提高使用率，明确各部门使用公司会议室的规定及申请使用流程，特制定此制度。二、定义本制度的会议室主要指的是宝威学堂大楼7楼第一会议室、第二会议室及第三会议室三、用途会议室用途：公司会议、部门会议、员工培训I、员工工作面谈、招聘面试、客户接待以及适合在会议室举办的小型活动、竞赛活动等的场所，无特殊情况不可挪为它用。四、会议室使用规定1.会议室均由行政人事部统一管理，统筹协调安排使用，并负责卫生、安全以及对室内设备物品的管理；2 .部门或个人需要使用会议室时，需提前半天向行政人事部前台人员提出申请并填写会议室使用申请表，经行政

2、人事部准许后方可使用。临时性使用会议室，必须经行政人事部负责人同意后方可使用；3 .使用原则：先申请，后使用。没有按规定申请的部门或个人,在没有冲突的情况下，补充相应手续后可使用；但如有冲突，必需礼让先申请使用会议室的部门或个人；特殊情况下，经相互之间协商后可以调整使用顺序。但行政人事部不负责协商，由使用者自行协商；4 .遇公司层级的紧急及重要的会议时，已申请使用会议室的部门或个人，在不能调换的情况下，部门或个人应先让公司层级的.重要会议；5 .部门及个人需在所预约的时间到达会议室并开始使用。超过10分钟仍未到达会议室的，行政人事部有权对会议室的使用另作安排；6 .部门及个人应按预约的时间内使

3、用完毕，不得超时使用。如需延长使用时间，需及时通知行政人事部。如在紧接的时间段内已安排给其他部门或个人使用，超时使用的部门或个人必须离开该会议室，终止使用该会议室；7 .任何部门或个人在使用会议室期间，必须爱护会议室的设备设施并且安全使用。严禁私自接拉电源，私自移动设备。如因个人原因造成设施设备损坏，须照价赔偿；8 .会议室内的所有设施设备，未经允许，不得带出会议室；9.会议室使用期间，使用部门或个人自行负责会议的模式安排、人员接待、会议记录等，但如有需求可申请由行政人事部予以协助；10 .会议室使用期间，使用部门或个人需保持会议室的整洁。使用完毕后，务必将所有移动过的桌子、椅子、设施设备等还

4、原，离开时需关闭空调、投影仪等电源设备；I1.如部门或个人临时取消申请，再需使用时需重新申请。五、程序1.申请流程1）部门或个人到前台处查询会议室的使用状况；2）部门或个人向前台申请，申请中需包括使用时间、规模大小、拟用设备等情况；3）前台人员根据部门或个人的申请需求作出安排，并在会议室使用登记表上做记录；4）前台人员需将会议室使用申请表张贴在会议室指定位置处；5）部门或个人按时间使用会议室。2.使用流程1）部门或个人按会议室使用规定使用会议室；2）部门或个人自行指定人员安排会务工作。3.交还流程1）部门或个人使用完毕后，前台人员需检查会议室，发现不按规定使用的，及时要求部门或个人改正；2）如

5、部门或个人不改正，前台人员应及时上报行政人事部负责人协调；3）如部门或个人拒绝改正，行政人事部将出处罚通告，对部门或个人作出处罚。会议室管理制度2为加强公司会议纪律，规范公司会议管理，提高会议质量，特制定本方法。一、会议类别：公司会议包括年终会、月例会、部门会议、专题会、订单评审会、公司临时会议等。1,年终会：由总经理/总经理助理主持，各部门负责人各自总结本部门年度工作状况，根据公司总体要求和指标提出下一年度的工作安排等。2、月例会：每月定期召开，由总经理/总经理助理主持，部门主管级以上员工出席。各自汇报当月的工作完成状况及下月的,工作安排。3、部门会议：由公司各部门负责人自行支配，部门全体员

6、工应当参与。但会议时间、参与人员等，不得与公司月例会及其它临时会议冲突。11 专题探讨会：为某一事例/项目特地召开的会议，由会议提拟人召集和组织。5,订单评审会：为某一订单特地召开的订单评审会，由生产部召集和主持，业务部、选购部、财务部及其它相关负责人出席。6、临时会议可依据实际状况由总经理、总经理助理或者主管组织和主持。二、会议组织1、公司全部会议组织遵循“谁提拟，谁主持”的原则。2、会议召集人需提前做好相关会前通知打算工作，会议通知需明确会议时间、地点、参会人员等。会议召集前应提前做好会议资料（如会议议题、汇报材料、安排草案、与会人应提交资料等打算的组织工作。3、会议通知一般由会议召集人提

7、前一天以上，并以邮件形式通知参会人和会务协助部门。4、公司全部会议召开均须指定专人做好会议记录，并于24小时内应当将会议纪要以邮件形式发送给相关人员。三、会议纪律1、公司会议全部参会人员均不得无故缺席、迟到、早退。1）参会人员迟到1分钟，必需在会前跟全体参会者诚意致热。迟到3分钟，则站立参与会议。2）参会人员如不能按时出席，需提前向会议召集人请假，未请假者视同缺席，并处于20元/次的经济惩罚。3）凡因通知传达缘由造成应参与会议人员迟到或缺席的，由传达人担当相应惩罚。2、参会人员须自觉遵守会议记录，与会期间应将手机调至振动/无声状态，原则上不允许接听电话。的确因公司业务须要接听的，须经会议主持人

8、同意后，离开会场处理。3、会议主持人为会议考勤的核准人，考勤记录由会议记录员负责。四、附则1、本制度未尽事宜，由总经办负责说明、补充。2、本规定由总经理批准后生效，自颁布之日起执行。会议室管理制度3学院会议室是接待上级领导及召开各种会议的场所，为提高会议室的使用效率，特制定本管理办法。一、学校会议室由党政办公室统一负责使用管理，由保洁公司负责卫生清扫。二、凡以学校名义接待外来客人以及召开的相关会议，由党政办统筹安排，并提前做好各项准备工作，包括会场布置、音响设备的调试、茶水和水果的购买、摄像及录音等要工作到位，责任到人。三、凡学校领导召集的系（院、部）、处（室）专门会议，由党政办公室统一安排使

9、用时间，承办部门应提前一天到党政办公室办理会议室使用申请登记手续，填写会议室使用申请表，并及时领取和交还会议室钥匙。四、凡各系（院、部）、处（室）召集的小型会议或活动，承办部门应提前到党政办公室办理申请登记，并及时领取和交还会议室钥匙。若预定的会议安排与学校临时安排的重大会议发生冲突，以学校的会议优先。五、会议室严禁吸烟，特殊会议及活动除外。六、借用单位要爱护会议室的一切公共设施，在使用仪器设备时，要严格按照仪器设备的操作规范操作，如有损坏或丢失，由借用单位负责；使用结束后，要认真检查各类仪器的开关、照明及设施的使用情况，无异常情况后，关闭门窗，将钥匙交回党政办公室。七、会议室实行“一会一清扫

10、”制度。每次会议结京后要保持会议室的整洁、舒适，借用单位应及时将桌椅摆放整齐，保洁公司将卫生彻底打扫干净，使会议室恢复原貌。会议室管理制度4第一章总则为了规范公司的会议管理，加强会议室的合理利用并对其进行有效管理、保证会议室的整洁及各类设施的完好，提高会议管理工作效率、会议质量，确保公司各项目会议的顺利召开，特制定本管理办法。第二章适用范围第一条会议室仅限于本公司用于举行各类会议、开展各部门培训及重要来宾接待等工作使用。第二条本管理办法适用于公司各级、各类会议的组织和管理。第三章会议的类型及使用原则第三条公司会议类型有公司办公例会、日常工作会议、重要来宾接待会议、专题会议、培训会议和临时会议等

11、。第四条会议室使用原则：一、会议室使用需遵循先登记先使用、先紧急后一般、先全局后部门的原则；临时情况使用各部门之间可本着重要、紧急优先的原则自行协商调整使用，但不可影响后续其他预约情况；二、会议组织部门根据会议类型、参会人员级别和参会人数提前到前台填写会议室预约登记表预约会议室；涉及接待重要来宾或专题会议等重大会议时，应填写会议接待需求表；如遇特殊情况、紧急会议可先通知行政部负责人，根据实际三、情况协调会议室使用，事后补办有关登记；四、部门应在所预约时间到达会议室，并开始使用。若长时间未到，则会议室使用权由行政部另作安排：五、如部门临时取消申请，再需使用时，需重新申请。部门及个人应按预约时间内

12、使用完毕，若后续时间无其他安排，可超时使用。但若紧接的时间段内已安排了其他部门使用，超时部门必须离开会议室，终止使用该会议室。第四章会议准备第五条会议组织部门应根据会议类型、与会人员级别等内容，提前到行政部指定人员进行登记预约，涉及重大会议时，应填写会议接待需求表，经行政部审批。第六条所有会议的主持人、召集部门、与会人员及与会领导都应该做好充分准备工作，以便会议高效、有序进行。第七条会议组织方或人员的会议前需要准备以下内容：一、明确会议主题、会议主持人、会议时间、明确参会人员，准备会议议程表、会议资料及签到表，并且指定人员进行会议纪要;二、涉及接待重要领导或贵宾的会议，需要提前与行政部确认该贵

13、宾或领导的.住宿、行程、界餐等安排及相关费用等事项；三、会议通知由会议组织方或人员发布。第八条行政部会议前必须根据会议类型及会议组织方需求，需要准备以下内容：一、应于会议前10分钟，准备好茶水、茶歇（水果、点心）、会场布置（包括会议电脑、视频会议链接、音响、投影、条幅标语、座位及名牌、照明、笔、信纸、鲜花等）工作；二、涉及接待重要来宾的行政工作，包括酒店住宿、来宾用车、用很预定等。第五章会中服务和会议要求第九条会场服务会场服务主要由行政部负责。一、引导座位：会议组织方或人力行政人员应于会前准备好座位名牌，可引导与会人员尽快就座，特别要注意主要领导人员和重要贵宾人员的座次位置；二、茶水服务：会议

14、开始后，人力行政人员应指定前台工作人员，每隔1520分钟添加茶水，根据与会人员饮水情况，自行调整添加茶水间隔时间；三、维护会场秩序：保证会场内外安静，注意会场周围无关人员大声喧哗或闯入会场内，影响会议正常进行；四、内外联系、传递信息：做好内外联系及信息传递工作，包括会议进行中领导对外要办的事项、外来人员电话接听、重要日程安排及接待等事项。第十条会议要求一、请与会人员严格遵守会议时间，切勿迟到或无故早退；二、会议主持人应把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会人员；三、会中，与会人员应及时关闭手机铃声，打开震动；请勿随意打断他人发言；急需接听电话，须到场外接听。第六章会后工作第十一条会议结束

15、后，各部门应做好收尾工作。一、会场清理：各部门使用后要及时关闭投影仪，视频等设备,椅子及时归位。行政部会后检查并整理会场，保持会场清洁。清点会场设备，保证会场内设备完好。会议室使用完毕后，随时关闭门、窗和全部设施、设备、电源，其实做好防火、防盗及其他安全工作;二、会议纪要：由会议组织部门指定人员做好会议纪要，并成文由与会人员签字确认；三、贵宾接待工作：涉及会后接待用餐或接待用车，由责任部门陪同，行政部协助安排用餐及行程用车，直至接待工作结束。第七章会议室的管理第十二条会议室由行政部指定专人管理，各部门在使用会议室过程中，要保持卫生，禁止吸烟，爱护室内设备。会议室内的设备、工具、办公用品未征得公司同意，任何人不得随意拿出会议室或挪作他用。第十三条会议室的环境卫生由行政部安排专人打扫，要做好日常清洁工作。为保持公司形象，公司员工切勿将私人物品摆放于会议室。第十四条如遇下班或节假日，会议室管理人员应做到门窗关闭、电源关闭，遥控器等小件物品应及时收纳，做好防火、防盗安全工作。第八章附则第十五条本制度由行政部指定，经区域总经理审批，报批集团通过后生效。第十六条本办法的解释权和修改权归行政部所有。第十七条其他内容附件一：会议室预约使用登记表附件二：会议接待需求表会议室管理制度51.