XX综合能源企业项目档案管理办法.docx

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1、南网能源综201333号附件原Q/CSG-E南方电网综合能源有限公司企业管理管控制度Q/CSG-E213007-2013南方电网综合能源有限公司相关项目档案管理管控办法2013年8月28日发布2013年8月28日实施南方电网综合能源有限公司发布1总则22定义23规范性引用文件44职责65管理管控合适的内容和方法65.1归档范围75.2基本要求85.3相关项目档案管理管控方法及工作流程125.4相关项目档案管理管控工作的考核285.5归档时间285.6档案的保管及利用295.7档案的鉴定和销毁316附则317附录31南方电网综合能源有限公司相关项目档案管理管控办法（2013版）1.总则1.1 为

2、加强和规范公司相关项目档案管理管控工作,确保相关项目档案的完整、准确和系统，实现公司系统相关项目档案一体化管理管控，保障相关项目管理管控文件资料的可追溯性，根据中华人民共和国档案法、企业档案管理管控规定、中国南方电网XX档案工作规定、南方电网综合能源有限公司档案管理管控办法等法律法规和制度规定，结合公司实际情况，特制定本办法。1.2 公司相关项目档案管理管控工作实行集中管理管控、分级负责的原则。1.3 公司相关项目档案管理管控必须严格执行国家保密法规和公司保密工作相关规定。1.4 本办法适用于公司各部门（单位）及所属机构（含全资及控股企业）的相关项目档案管理管控。2 .定义2.1 相关项目：指

3、公司参与管理管控的相关项目，包括公司投资的相关项目（全额投资或控股投资）及非公司投资的相关项目（如公司承揽的工程相关项目、咨询相关项目等），以下统称为“相关项目”。2.2 相关项目管理管控单位:指公司为完成相关项目管理管控合适的内容和目标而设立的相关项目管理管控机构，包括相关项目公司、相关项目管理管控部（事业部）、相关项目工作组等，以下统称为“相关项目管理管控单位二2.3 相关项目文件：指产生于相关项目全过程，流通于上级主管单位、政府机构、建设单位、勘察单位、设计单位、供应商、施工单位、监理单位、调试单位和运维单位等与相关项目有关的文件资料。从相关项目立项开始到相关项目竣工投产直至运维结束整个

4、相关项目周期，包括立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理、竣工验收及后评价、运维等相关项目全过程管理管控所形成的文字、图表、声像等形式和纸质、光盘等不同载体的全部文件。主要包括下列文件：（1）相关项目标准文件（包括工程审查文件、批复文件、评估文件、相关项目建设准备文件等）；（2）设计院提供的勘察报告可研报告初步设计询价书施工图纸（包括竣工图纸）等；（3）制造厂家（含国外厂商）提供的设备制作图组装图安装说明书出厂试验及检验报告用于设计的资料等；（4）工程信函及会议纪要；（5）招投标资料（包括招投标过程中的答疑）及合同合约文件;（6）施工调试过程文件（如开工报告、工程联系单、图纸会审记录、施工

5、调试过程记录等）；（7）相关项目后评价文件；（8）相关项目运维文件；（9）相关标准、规程、规范；2.4 ）其他有关相关项目文件（含各类电子文档及声像资料）。2.5 相关项目档案：指经过鉴定、整理并归档的相关项目文件，包括相关项目从酝酿、决策到建成投产及相关项目运营期的全过程中形成的、应归档保存的文件材料。2.6 相关项目电子文件：指在相关项目管理管控过程中形成的，依赖计算机等电子/数字设备生成、交换或存储以及阅读、处理，并可在通信网络上传送的具有凭证效力的各类数据和文件，包括相关项目前期文件、相关项目施工文件、相关项目监理文件、相关项目竣工图和相关项目竣工验收文件、相关项目运维文件等在内的各类

6、相关项目文件电子版。2.7 相关项目电子文件归档:是指相关项目管理管控单位及各参建单位通过内网、档案信息化系统或其他脱机存储介质向公司档案部门移交经整理的相关项目电子文件。包括物理归档和逻辑归档。物理归档是指：把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案归口管理管控部门移交的过程。逻辑归档是指：在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理管控权限向档案归口管理管控部门移交的过程。2.8 电子化移交:是指通过管理管控信息系统或其他存储介质向公司档案归口管理管控部门移交经整理的相关项目电子文件。主要分为相关项目建设、运维资料电子文件移交和工程设备信息电子化移交两大部分。2.

7、9 参建单位:指参与公司投资或承揽相关项目的技术服务、勘察、设计、供货、施工、调试、咨询等各种业务的合作单位。3 .规范性引用文件3.1 中华人民共和国档案法（中华人民共和国主席令1987第58号）3.2 中华人民共和国档案法实施办法(国家档案局令第5号)3.3 企业档案管理管控规定(国家档案局、国家经贸委、国家计委档发20025号)3.4 重大建设相关项目档案验收办法(档发20062号)3.5 建设相关项目(工程)档案验收办法(国档发19928号)3.6 科学技术档案案卷构成的一般要求(GB/T11822-2008)3.7 电子文件归档与管理管控规范(GB/T18894-2002)3.8 照

8、片档案管理管控规范(GB/T11821-2002)3.9 建设工程文件归档整理规范(GB/T503282001)3.10 国家重大建设相关项目文件归档要求与档案整理规范(DA/T28-2002)3.11 归档文件管理管控规则(DA/T222000)3.12 电力工程竣工图文件编制规定DL/T5229-20053.13 电力工程达标投产管理管控办法中电建协工20066号3.14 中国建设工程鲁班奖评选办法建协200817号3.15 中国电力优质工程奖评选办法2011年版3.16 中国南方电网XX档案管理管控制度3.17 中国南方电网XX档案基础管理管控作业指导书3.18 中国南方电网责任有限公司

9、基建相关项目档案管理管控规定3.19 南方电网综合能源有限公司档案管理管控办法4 .职责4.1 公司职能部门职责4.1.1 公司综合部是公司相关项目档案的归口管理管控部门，负责公司相关项目档案管理管控制度的制定和修订，负责对公司相关项目档案工作进行组织协调、指导、监督、检查，负责公司本部所属相关项目档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等工作（包括本部门形成的涉及相关项目管理管控的各种载体材料的收集、整理和归档工作）。4.1.2 公司财务与资产经营部负责职责范围内的涉及相关项目管理管控方面的档案（如相关项目财务决算资料、合同合约文件、相关项目后评价文件等的收集、整理、移交）。4.1.3

10、公司人力资源部负责职责范围内的涉及相关项目人事档案的收集、整理、移交。4.2 公司事业部、下属机构职责4.2.1 负责相关项目档案文件的收集、整理和移交等工作。4.2.2 设立专门的文档管理管控机构或指定专人负责相关项目建设全过程管理管控文件的收集、接收、标识、分发、更新、记录、保管、借阅、归档等工作。4.2.3 负责协调和督促参建单位完成职责范围内相关项目文件的收集、整理，并牵头组织对参建单位收集整理的相关项目文件进行归档初审；4.2.4 根据公司规定或归口管理管控部门要求需完成的其它事项。5 .管理管控合适的内容和方法公司相关项目档案管理管控遵循“谁主办、谁形成、谁负责”和“统一领导、统一

11、标准、集中管理管控、分级负责”的原则，实行“前期准备、过程控制、同步归档、分阶段移交”的管理管控方式。确保建设相关项目档案的完整、准确、有序、规范及安全。5. 1.归档范围5.1.1 公司相关项目档案管理管控以相关项目为管理管控单位，相关项目归档资料包括相关项目建设期归档资料和相关项目运营期的归档资料两类。按相关项目档案管理管控过程分为相关项目文件管理管控前期准备、相关项目文件收集、相关项目文件整理、相关项目文件中间检查、相关项目文件归档审查、相关项目文件移交归档、相关项目档案验收七个方面的合适的内容。5.1.2 纸质文件归档范围：相关项目建设期归档资料包括从相关项目立项直至竣工投产、评优及相

12、关项目后评价的全套工程档案资料。5.1.3 电子文件归档范围：按国家关于纸质文件归档的现行有关规定执行，即相关项目管理管控过程中产生的电子文件，凡具有重要凭证性、依据性和参考利用价值的均应收集归档。对实行办公自动化联网的，其归档的正式电子文件应记录有公文拟稿、核稿、签发以及承办等流转环节的责任人和相关意见;正式电子文件必须保证其不被非正常改动，用扫描仪等设备获得的图形电子文件，以JPEG、TlFF为通用格式归档。对办公自动化系统以外形成的电子文件，由相关项目管理管控单位各专兼职档案员负责收集归档。5.1.4 声像文件归档范围：按国家关于声像文件归档的现行有关规定执行，即相关项目管理管控过程中产

13、生的电子文件，凡具有重要凭证性、依据性和参考利用价值的均应收集归档。包括但不限于相关项目开工典礼、奠基基地原貌、地上地下建筑基础、重大设施、设备安装施工阶段概貌和管线布置情况及工程竣工落成的声像材料。5. 2.基本要求5.1.1 相关项目档案的管理管控工作，必须贯穿于工程建设始终，做到相关项目档案管理管控与相关项目建设进度同步。5.1.2 整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求。5.1.3 纸质文件收集及归档要求：（1）归档的文件材料应为原件，因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料，文件材料归档后不得更改。（2）非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。

14、外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。（3）具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。（4）文件材料一律用微机打印，确需书写的文字材料，需字迹工整，归档文件材料的载体和字迹必须符合耐久性要求。（5）归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。反映同一合适的内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。（6）公司与其他单位合作完成的相关项目，公司作为主办单位的保存全套文件材料，公司作为协办单位的保存与承担任务相关的正本文件。有关合同合约、协议另有规定的，按其规定执行。5.1.4 电子文件的收集及归档要求5.

15、1.4.1 电子文件的载体要求：电子文件载体主要分为磁性载体、光学载体两种。磁性载体包括磁带、软磁盘、硬磁盘。光学载体包括只读光盘，可写人光盘、可擦写光盘等。推荐使用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。5.1.4.2 电子文件的收集要求1）电子文件记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文及其电子版本的定稿均应和正式纸质文件被保留。2）对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等。文字型电子文件以AML、RTF、TAT为通用格式。3）对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEA,TIFF为通用格式。4）对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。5）对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链结技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的