公文处理制度.docx

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1、公文处理制度第一章总则第一条为使公司（以下简称“公司”）公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据国家有关规定，制定本制度。第二条公司的公文，是公司在依法经营管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是进行公务活动的重要工具。第三条公文处理指公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。第四条公文处理应坚持实事求是、精简、高效的原则，必须做到准确、及时、安全。第五条公文处理工作应遵守中华人民共和国国家通用语言文字法，以国家通用语言文字即普通话和规范汉字作为公文的用语用字，制发的公文须符合有关规范和标准。第六条公文处理必须严格执行国家保密法律、法规以及其他有关规定和企业的保密规

2、定，确保国家秘密和企业商业秘密的安全。第七条积极稳妥推进公文改革，行文实行内外有别，以规范保质量，以简化促效率，提倡采用表单化的方式简化公文处理流程，推动公文管理从职能化管理向流程化管理的转变，以适应现代企业经营管理的需要。第八条积极稳妥地推进办公自动化，逐步建成一体化的公文处理平台，不断提高公文处理的信息化水平。电子介质公文及其审批流程与纸介质公文及其审批流程具有同等效力。电子介质公文的版式，应与纸介质公文的版式保持一致。第九条各分公司（办事处）应设立文秘机构或者配备专（兼）职人员负责本单位公文处理工作。公司综合部是公司公文处理的管理机构，负责公司本部并指导公司所属各公司（办事处）的公文处理

3、工作。第二章公文的分类第十条公司公文分为通用公文和专用公文。（一）通用公文是指内容比较重要、参照国家行政机关公文格式、眉首有套红的发文单位标识的公文。（二）专用公文是指在公司内部使用、具有特定格式和处理程序的公文。（三）公司党组织制发公文，执行中国共产党机关公文条例的规定。公司工会、共青团等群众组织制发本组织公文，依据上级组织的有关规定执行。第十一条通用公文的形式主要有:（一）公司文件用于传达贯彻党和国家的路线、方针、政策；向上级有关单位报送请示、报告和意见；部署全局性重大工作，发布内部管理规章、制度；答复所属单位的请示事项；宣布重要的机构调整和变动事项；奖惩有关单位和人员；转发上级机关和相关

4、单位的文件。（二）公司函用于与不相隶属的单位之间商洽工作、询问和答复问题，通报情况，请求批准和答复审批事项。第十二条通用公文的文种主要有：（一）决定适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。（二）通知适用于发布内部规章制度，转发上级单位和不相隶属单位的公文，批转下级单位公文，传达要求下级单位办理、需要有关单位周知或者执行的事项。（三）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。（四）报告适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见和建议，答复上级单位的询问。（五）请示适用于向上级单位请求指示、批准。（六）批复适用于答复下级单位的请示事

5、项。（七）意见适用于对重要问题提出见解和处理制度。（八）函适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。第十三条专用公文的形式主要有：（一）公司公务1 .工作通报，适用于刊发公司负责人重要讲话、重大工作情况、各专项业务工作情况等知悉类事项。2 .会议纪要，适用于记载、传达会议主要精神和议定的事项，需相关单位知晓或执行的议定事项，需以会议纪要形式加以明确或落实的事项。3 .签报，适用于部门向本公司负责人请示和汇报工作,提出意见和建议。4 .电子函件，适用于公司向下属部门及分公司（办事处）就日常性、临时性、一般性的工作进行询问、商洽、告知等。5 .印发协议,适用于印发原来

6、以文件形式印发的有关协议。6 .备忘录，适用于记载备查的本公司负责人确定的非决策性事项、相关部门共同约定的事项等。7 .内部工作联系单，适用于公司内部各部门之间商洽业务、交接工作等。（二）任免通知适用于对直接管理的人员的任免。专用公文可根据工作实际增减种类。第三章公文格式第十四条通用公文格式一般包括：秘密等级、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、印章、成文日期、附注、附件、主题词、抄送单位、拟文部门、会签部门、印发单位和印发日期等部分。（一）涉及党和国家秘密、企业商业秘密的公文，应当标明密级和保密期限，其中国家“绝密”、“机密”级公文应当标明份数序号。（二

7、）紧急公文应当标明“特急”、“急件二（三）发文单位标识应使用公司法定名称，即“公司”或“公司XX分公司（办事处）公司文件发文标识为“公司+文件”，公司函发文标识为“公司+函二分公司（办事处）文件发文标识为“公司XX分公司（办事处）+文件”,分公司函发文标识为“公司XX分公司（办事处）+函”。联合行文，主办单位标识居前排列。（四）发文字号包括公司代字、年份、序号。发文字号中的序号不编虚位。联合行文的，只标明主办单位发文字号。公司发文代字规则：基准字为“公司的发文字号为“xxxx）XXX号二公司函发文字号遵循以上规则，并在专业简称与年份之间标“函”，即“XX函XXXX）XXX号二分公司（办事处）的

8、发文字号为“（）XXX号（其中第一个XX为分公司或办事处的地域名称），如“XXXX）XXX号”。分公司函发文字号遵循以上规则，并在地域与年份之间标“函”，即“XX函（XXXX）XXX号”，如“（XXXX）XXX号”。（五）请示、报告应当标注签发人姓名。其中，联合发文的应当标注所有单位签发人的姓名；同一单位多位负责人签发的，仅标注分管负责人姓名。（六）公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明公文文种。公文标题中除法规、规章名称和被印发、转发、批转的文件可加书名号外，一般不用标点符号。转发、批转文件，公文标题应避免重复用语和相同文种。（七）主送单位指公文的主要受理单位，抄送单位是除主送单位

9、外需要执行或知晓的其他单位。主送、抄送单位及部门名称应当使用全称或规范的简称（统称）。两个以上的主送、抄送单位，可区别情况，按国家行政区划、行政机关的排序排列，或按先大后小、先外后内的原则排列。抄送栏中不同层级之间的单位按照上述原则，按单位层次、序列分行排列。公司公文如需抄送本部，应注明：“本部XXX,Xo（八）在对下属各分公司（办事处）表述本公司时，可使用“省公司”；对上级公司、对系统外部单位行文，表述本公司时，一律使用法定名称或规范简称，即“公司”，不得使用“省公司”，包括抄送给上级公司和系统外部单位的文件。（九）公司普发性公文的主送单位表述为：“本部各部门、各分公司二公司向下属各分公司（

10、办事处）行文时，主送、抄送单位按本部部门、各分公司（办事处）顺序排列，具体排序参照公司组织机构名称表排列。（十）正文每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。正文中一般不夹带图形、表格，图形、表格可放在附件中。正文及附件中凡涉及到单位、机构排列顺序的，按国家行政区划、行政机关、所在单位系列排序，人员顺序按照所在单位系列、职务高低、姓氏笔画等标准排序。（十一）公文如有附件，应在正文之后、成文日期之前注明附件顺序和名称。附件通常与正件一起装订，位置自成文日期及附注之后另一页开始，在主题词前结束。如附件与正件分别装订，应在附件左上角标注“XX文件附件”字样。如果公文是印发、转发、批转某一文件时

11、，被印发、转发、批转的文件即是正件，不能称附件，正文之后无需标注附件,但需另起一页。（十二）通用公文均应当加盖印章。单一机关制发的公文在落款处不需署发文机关名称。印章上不压正文、下压成文日期。联合行文，发文单位都应当加盖印章，主办单位的印章排列在前，其他机关印章按顺序排列。（十三）成文日期，负责人签发的，以负责人签发的日期为准，同一单位多位负责人签发的，以分管负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准；会议通过的决定、决议等以会议通过日期为准。成文日期使用汉字，并标全年、月、日，零写为（十四）公文如有附注（需要说明的其他事项），应在成文日期下1行居左空2字加圆括号标识。“

12、请示”应当在附注处注明联系人的部门、姓名和电话，联系人应能对该公文的咨询做出答复。（十五）主题词应当根据公文内容标注，标引顺序为类别词、类属词、公文文种，最多不超过5个。对外部单位行文，使用国务院公文主题词表和专业主题词表；对内部单位行文可省略主题词。（十六）文件印发单位标印“发文单位名称+综合部门名称”，如“公司综合部”，印发日期为打印完成的日期。（十七）文字从左至右横写、横排。在民族自治地方，可根据需要并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写、排版）。第十五条通用公文中各组成部分的标识规则，参照国家行政机关公文格式国家标准（GB/T97041999）执行。第十六条专用公文的格式按业务和行

13、文的需要确定，原则上按照表单化、模块化的方式处理，具体格式按照相关规定执行。专用公文除另有规定的外，一般不加盖印章。第十七条公文用纸采用国际标准A4型纸（长297毫米、宽210毫米），左侧装订。第四章行文规则第十八条行文应当确有必要，注重效用。第十九条行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。因特殊情况而越级行文，必须同时抄送被越过的上级单位。（一）向党政机关及其他运营商行文，按属地及层级原则以公司名义发出。其中，向国家部委及其他运营商总部行文，应以集团名义发出。（二）根据集团公司要求，本部各部门不使用部门发文。（三）与不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题,向有关主管部门

14、请求批准，使用函的形式行文。（四）发布规章制度、技术标准、重大工作部署、通报性讲话、专项专业工作情况等需要下属各单位广泛周知的事项，可多级行文。第二十条公司可与外部单位联合行文。联合行文由主办单位签批后，依次送交有关协办单位签署意见后返回主办单位，主办单位用印、协办单位会印后由各单位分别下发。主办单位将正式文件及其加盖各单位印章的发文稿纸复印件分别送各协办单位存档。第二十一条请求上级公司批转或者发文的事项，应当在“请示”中说明发文依据、理由，并附代拟稿。第二十二条“请示”应一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当抄送其他单位，但不得同时抄送请示单位的负责人及其相关部门。“报告

15、”不得夹带请示事项。除上级单位负责人直接交办的事项外，不得以单位名义向上级单位负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。第五章发文办理第二十三条发文办理指以公司名义制发公文的过程，一般包括拟稿、审稿、核批、会签、核稿、签发、登记编号、缮印、校对、用印、分发、归档等程序。第二十四条公文草拟应当做到：（一）符合党的路线、方针、政策，国家的法律、法规,集团公司的有关规定。（二）必须从全局出发，情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，言简意明，标点正确，符合公文体例格式要求。同一件公文中的同一概念，应当用相同的表述方式。暂行、试行类文件原则上不超过2年，暂行、试行期满,应及时修订，印发正式实施文件。（三）公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。公司文件适用文种为第十二条所列8种，公司函适用文种仅为函1种，公司部门文件适用文种为通知、批复、通报、意见4种。（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要合理确定缓急程度。要求公文发出后2个工作日内办结的标“特急”,要求5个工作日内办结的公文标“急件”。（五）人名、地名、数字、引文要准确。引用公文，先引标题，后引发文字号，前者加书名号，后者加圆括号。时间应写明具体的年、月、日，必要时可具体到更小的时