XX省公路建设项目档案管理实施细则.docx

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1、四川省公路建设相关项目档案管理管控实施细则（征求意见稿）第一章总则第一条为加强和规范公路建设相关项目档案管理管控工作，促进公路建设相关项目档案更好地为我省公路建设事业服务，根据科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-2008）.国家重大建设相关项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T28-2002）,公路建设相关项目文件材料立卷归档管理管控办法（交办发2010382号）、四川省重大建设相关项目档案管理管控办法（川档发200845号）等有关规定，结合我省公路建设实际，制定本实施细则。第二条本实施细则适用于我省境内新建、改建和扩建的高速公路和国、省道干线及农村公路建设相关项目档案管理管

2、控工作，专用公路建设相关项目档案管理管控可参照本办法执行。本实施细则所称建设工程，是指土建工程、房建工程、绿化工程及机电工程等。第三条本实施细则所称公路建设相关项目档案，是指在公路建设相关项目的提出、立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中直接形成的具有保存查考利用价值的各种形式和载体的历史记录。公路建设相关项目档案是公路建设相关项目实施过程中形成的重要资产，是相关项目竣工验收、质量评定、运行维护、改扩建等工作的重要依据，是国家档案的组成部分。第二章管理管控职责第四条公路建设相关项目档案实行集中统一管理管控。按照“统一领导、分级管理管控”和“谁投资谁管理管控”的原则，实行公

3、路建设相关项目档案工作相关项目法人负责制，做到职责明确、依法推进。第五条相关项目法人（建设单位）作为第一责任主体,应将公路建设相关项目档案工作纳入领导工作议事日程，纳入工程建设相关计划和管理管控程序，纳入招投标制、合同合约管理管控及监理工作合适的内容，纳入相关人员的岗位职责。建立健全相关项目档案工作制度，落实档案管理管控机构，配备具有相关工程专业知识、能够适应相关项目文件材料立卷归档工作需要的专职档案管理管控人员，并保持其稳定性。各参建单位应建立以相关项目法人单位档案部门为核心、各参建单位专兼职档案人员为基础的相关项目档案工作体系，从开工到竣工，每个标段、每个工作程序都要明确档案管理管控责任部

4、门和责任人。负责做好本单位形成的公路建设相关项目文件材料的收集、整理和归档工作，对各参建单位相关项目文件材料的收集归档工作进行组织协调、监督指导，并接收汇总相关项目文件材料，与工程建设同步收集、同步整理、同步归档。提供相关项目档案管理管控所需经费、场地和设备等条件，确保相关项目档案完整、准确、系统和安全。列入重大相关项目名单的公路建设工程，在监理工程师签发开工令后一个月内，应向交通主管部门或档案行政管理管控部门报送四川省重大建设相关项目档案管理管控登记表（附件1）。第六条勘测、设计、施工、监理、科研等参建单位应按照合同合约约定的要求，各自完成公路建设相关项目相关文件材料的形成、收集、整理、归档

5、和移交工作；监理单位还应负责对施工单位竣工文件材料形成、收集和整理归档工作进行督促和检查，在交工验收前向相关项目法人单位提交相关项目档案质量审核意见。公路相关项目建设过程中，各参建单位应根据工作需要，配备与档案数量相适应的必要的档案保管保护设施设备，采取防火、防盗等“八防”措施，确保档案安全。第七条各级交通运输主管部门应加强对所辖区域内公路建设相关项目档案工作的领导，加大监督指导力度，在检查公路建设相关项目时，要求建设单位同步做好相关项目档案工作，做到事前指导、中间检查、最后验收；审查建设相关项目竣工验收申请时，对未经档案专项验收的相关项目，不予同意进行相关项目竣工验收；进行相关项目档案登记，

6、按规定参加或组织相关项目档案专项验收。第八条各级档案行政管理管控部门应建立健全公路建设相关项目档案管理管控工作协调机制，加强对本级公路建设相关项目档案工作的监督、指导和检查，帮助解决相关项目文件材料在形成、积累、归档和整理过程中遇到的问题,做好咨询与服务；加强对公路建设相关项目档案人员业务培训，提高相关项目档案人员的业务技能和工作水平；依法做好相关项目档案专项验收。第三章公路建设相关项目文件材料的形成与收集第九条相关项目法人与勘察、设计、施工、监理、科研单位签订合同合约或协议时，应设立档案管理管控专门条约条款，明确文件材料收集范围、归档责任、质量要求、载体形式、完成时间、移交套数、所需费用及违

7、约责任等。公路建设相关项目各阶段文件材料收集范围按照本实施细则附件2执行。第十条公路建设相关项目各阶段文件材料收集归档工作责任分工按照如下进行：（一）公路建设相关项目在立项审批、工程准备、科研、交（竣）工验收、工程招标、资金管理管控等阶段形成的文件材料由相关项目法人单位负责收集；（二）公路建设相关项目在设计审批、工程勘测等阶段形成的文件材料由勘察设计单位负责收集；（三）公路建设相关项目在施工过程中形成的文件材料由中标施工单位负责收集；（四）公路建设相关项目在监理过程中形成的文件材料由监理单位负责收集。第十一条各有关单位应按照收集归档责任分工，建立健全相关项目文件材料收集归档制度和预立卷制度，按

8、照公路相关项目建设程序的不同阶段文件材料产生的自然过程，分别做好预立卷工作。在相关项目建设过程中，相关项目法人应结合相关项目进度，对文件材料的形成与收集情况进行检查和考核。第十二条收集归档的相关项目文件材料应为原件。其中，相关项目立项审批等文件，原件保存在相关项目主管单位的，相关项目法人可将复印件归档保存；供货商提供的原材料及产品质量保证文件为复印件的，须在复印件上加盖销售单位印章并注明原件存放处后归档保存。第十三条收集归档的相关项目文件材料应能全面、准确地反映工程建设的实际过程。勘察及测量基础资料、施工记录须是现场原始记录，记录合适的内容和数据应能反映抽查频率和质量指标，如需清稿，须将原始记

9、录与清稿后的记录文件一并归档保存；表单填写合适的内容规范，自检意见、监理意见应明确，产生及使用部位标注清楚，书写工整，相关签署手续完备，且为相关责任人亲笔签名，不能采用打印或印章。特殊情况需要代签的，代签人应持有应签人的委托书，在签字处盖上应签人的签名章，并在盖章处右侧签上代签人的姓名，不允许直接代签应签字人的姓名。开工申请批复单、变更申请批复单、单位（分部、分项）工程评定表、检验申请批复单、中间交工证书这五种文件上的盖章单位应为施工单位（相关项目部）和监理单位（总监办）共同盖章。第十四条实行计算机辅助相关项目管理管控的公路建设相关项目，现场形成的原始记录本须相关责任人亲笔签名，并在原始记录本

10、封面上加盖相关单位公章。与原始记录本数据相对应的、经计算机辅助形成的电子文件，必须制成纸质文件，相关责任人须亲笔签名。当计算机辅助形成的电子文件采用了可靠的电子签名方式时，制成纸质文件并加盖相关单位公章，与相应的电子文件一并归档。纸质文件相对应的电子文件的形成与归档应符合中华人民共和国电子签名法及电子文件归档与管理管控规范(GB/T18894-2002)的有关规定。第十五条相关项目文件材料的载体应符合档案保护要求，纸张优良，书写工整，字迹清楚，图样清晰，图表整洁,修改规范；格式基本统一，小于A4及16开纸张规格的出厂证明、材质合格证等应粘贴在A4纸上；书写和装订材料应符合耐久性要求，禁止使用红

11、色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等书写及绘制；写错的文字，用斜线划去，在旁边书写正确文字，不允许用涂改液修改或用刀刮改，并由修改人签字或加盖私章(扁章)。盖章应使用红色印泥。计算机印制的文字材料和图纸应采用激光打印机打印，不允许使用喷墨打印机和针式打印机。表格式样应铅印或用计算机激光打印。复印件应清晰；热敏纸传真件，需复印保存。第十六条对于声像档案，相关项目法人应从相关项目管理管控角度进行收集，施工单位应在隐蔽工程、关键工序、结构物重点部位等方面进行收集，监理单位应从相关项目质量监理角度进行收集。数码照片应刻录在不可擦写光盘上，同时还须冲印出6英寸纸质照片。第十七条已经实行计算机辅助相关

12、项目管理管控的，电子文件须与纸质文件同步归档；在与设计单位签订合同合约时，应对电子版设计文件归档提出明确要求；如无条件形成电子文件的，对利用率高的竣工文件，可采取图像扫描或缩微方式，进行档案复制。电子文件及纸质文件数字化的形成应符合有关规定的要求。第十八条竣工图由施工单位在设计文件基础上负责编制，相关项目法人指定由设计单位编制或施工单位委托设计单位编制的，应明确施工单位和监理单位的审核及签字认可责任。竣工图的绘制须与工程施工同步进行，应能全面、准确、清晰地反映相关项目竣工时的实际情况，做到与施工现场对应、与质保资料对应、与实际数据对应。竣工图按相关项目顺序排列并编写册数。竣工图编制要求按照本实

13、施细则附件3执行。第四章公路建设相关项目文件材料的整理与归档第十九条公路建设相关项目文件材料分为综合管理管控类、设计类、施工类、监理类、科研类、交竣工验收类、特殊载体类等7类。公路建设相关项目档案分类合适的方案及档号编制规则按照本实施细则附件4执行。综合管理管控类包括立项审批文件、工程准备文件、工程招投评标及合同合约文件、工程管理管控文件、资金管理管控文件、设备管理管控文件、其他文件等。设计类包括工程勘测资料、设计基础资料、初步设计文件、施工图设计文件等。施工类包括施工准备文件、施工质量控制文件、其他文件等。监理类包括监理单位就工程质量、安全、进度、费用控制与相关项目法人和施工单位的来往文件等

14、。科研类包括课题报告、任务书及批准文件、研究合适的方案、试验记录、分析计算数据、专家评审及技术鉴定报告、经批准的新技术应用资料等。交竣工验收类包括竣工图、交工验收文件、试运行记录、单项验收文件、竣工验收文件、接管养单位相关项目使用情况报告等。特殊载体类包括建设前原始地形地貌状况图、照片、重要土岩样本，重大活动、重大事故、自然灾害声像资料，隐蔽工程、关键工序、桥梁隧道等结构物重点部分施工声像资料等。第二十条公路建设相关项目文件材料归档移交前，由文件材料形成单位，在相关项目文件材料预立卷的基础上，按照文件材料的自然形成过程并保持其内在有机联系，进行系统化整理组卷。公路建设相关项目文件整理要求按照本

15、实施细则附件5执行。第二十一条公路建设相关项目文件材料保管期限分为永久、30年、10年三种。应根据相关项目的实际情况、相关项目文件材料的特性及利用价值，分别确定案卷的保管期限。公路建设相关项目档案的保管期限自归档年度开始计算。第二十二条公路建设相关项目文件材料密级分为绝秘、机密、秘密三级。应根据国家及交通运输部有关保密规定，分别确定案卷的密级。加强公路建设相关项目涉密文件材料的管理管控，涉及国家秘密、企业商业秘密、技术秘密的，不得对外泄漏。第五章公路建设相关项目档案的移交与汇总整理第二十三条公路建设相关项目各承包单位应在合同合约段交工验收前，将已经系统化整理的相关项目档案连同案卷目录（含电子版

16、目录）和案卷编制说明，经相关项目法人单位和监理检查合格后，移交相关项目法人单位，并按规定办理移交手续。公路工程竣工档案交接单格式见附件6o合同合约段未完成相关项目档案整理的，相关项目法人单位不得组织交工验收。案卷编制说明合适的内容包括本合同合约段相关项目建设合适的内容、档案整理执行的标准、相关项目档案整理情况及案卷数量、竣工图编制质量及其他需要说明的问题。相关项目法人（建设单位）负责保管全套相关项目档案原件。移交相关项目档案套数由相关项目法人单位根据实际需要确定，并在合同合约中明确。第二十四条相关项目法人单位负责对接收的全部相关项目档案进行系统化整理、排列和存放。案卷排列顺序按照综合管理管控类、设计类、施工类、监理类、科研类、交竣工验收类、特殊载体类依次进行汇总整理和排列。施工单位和监理单位形成的案卷，依路线进行方向，以合同合约段为单位，按路基、路面、桥梁、互通立交、隧