XX企业行政办公与人力系统项目提议.docx

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1、兴隆公司行政办公及人力系统相关项目建议书第一章中国科学技术信息研究所介绍中国科学技术信息研究所(ISTIC)是在周恩来总理亲自关怀下于1956年10月成立的，是国家科学技术部直属的国家级综合性科技信息机构。现有职工850人，下设11个业务单位，建有一个独资公司，3个合资公司，1个XX和3个社团组织。四十多年来，中国科技信息研究所作为国家级科技信息研究机构，已在国内外形成了广泛影响。许多研究成果和重大工程相关项目曾荣膺国家奖励。并代表国家参加了联合国教科文组织(UneSCO)政府间信息学相关计划(IIP)和综合信息相关计划(PGI)、国际信息文献联合会(FlD)等国际组织，有关专家担任了相关国际

2、组织的领导职务，参与这些国际组织相关项目的研究与实施。中国科学技术信息研究所信息分析研究中心是专业从事信息分析研究的职能部门，本中心目前共有人员36人，其中拥有博士学位人员4人，硕士和双学士一五人，所有人员都有大专以上学历。中心在信息情报研究、企业知识管理管控、企业信息化建设等方面具有专业级的研究和建设优势。多次承担科技部、国家自然基金委和来自企业的重大相关项目并获得好评。一些相关项目获得国家科技进步二等奖。长期以来，本中心在决策支持系统的信息化建设方面已经形成独特的产品和服务方式。我中心近期承担的与兴隆公司相关项目类似或与此次相关项目有关的研究产品有:中国科技决策支持系统该系统是国家科技部委

3、托、中央级基础性工作相关项目研究工作，经过近两年的积累，已经形成了以CHIANINFO系统为核心的科技决策支持体系，含有地方机构文件报送系统、专家知识管理管控系统等部分。中铁快运公司客户关系系统(CRM)运输行业知识管理管控解决合适的方案北京金环天朗公司公司综合信息管理管控系统渠道销售行业知识管理管控解决合适的方案上海宝刚国际贸易公司企业合适的内容管理管控系统建设销售行业知识管理管控解决合适的方案国家自然基金委课题信息科学领域研究前言调查与比较技术国家自然基金委课题面向企业战略管理管控的竞争情报研究本次相关项目参与人员主要简历相关项目经理胡红亮工学、经济学双学士，国家信息分析师，工程师曾任中国

4、最大的物流园区北京华通物流园区(B-Logistics)信息中心主任、现任中国科技信息系统(CHlNAlNFO)主管，多次主持开发国家级的决策信息系统，在政府、企业信息化建设方面具有丰富的经验。职责：主持系统的整体规划和设计。负责指导后期的实施和维护。相关项目合适的内容主管刘娅英国SUSSEX大学管理管控学硕士，国家信息分析师，工程师现任中国科技信息系统(CHINAlNFo)合适的内容主管、多次主持国家自然基金委有关信息技术的研究相关项目。在知识管理管控系统方面具有比较强的优势。职责：在系统的知识管理管控和组织上，运用优化设计的原则进行系统设计和规划。相关项目主管助理刘雷鸣信息学硕士职责：负责

5、协助相关项目主管进行协调。其他参与人员：第二章相关项目背景北京兴隆置业有限公司是一家具备集拆迁、房地产开发、物业管理管控于一体的全程服务能力的专业房地产公司。多年来，在兴隆公司“诚信一创新”核心理念的指导下，公司取得了长足的发展，各项业务蒸蒸日上，开始步入一个品牌建设的新时期。在公司发展的同时,企业专业化的管理管控使公司的组织结构得到进一步优化。公司现已建立起科学的现代企业组织构架，形成了先进完善的管理管控机制o在企业发展的同时，大量的优秀人才被不断地吸纳进来，在人力管理管控方面需要引入管理管控的系统和知识。在知识经济的大背景下，要想提高工作效率、完善管理管控体系、优化组织结构，兴隆公司需要在

6、企业人力资源管理管控、行政管理管控等方面实现电子化和信息化，以达到提升企业形象和核心知识管理管控能力的目的。目前兴隆公司在信息化建设方面还处于薄弱的基础阶段，公司原始资料数据不能形成信息积累。更谈不上增值、共享和为决策支持服务。基本的问题包括：（1）公司规模和组织管理管控在逐步扩大，信息化的需求比较加大。（2）企业门户形象与公司的品牌不匹配。（3）行政办公和人力资源综合管理管控系统缺乏，效率低。（4）客户管理管控系统尚没建立（5）竞争情报和技术情报系统系统没有建立的基础。企业门户建设：企业门户是企业对外宣传和展示的重要舞台，对第三章基本需求分析中国科学技术信息研究所前期承担了兴隆公司的网站建设

7、工程，在和兴隆公司的管理管控人员接触中初步解了公司的特点。在初步确定和兴隆公司进行行政办公和人力资源的开发合作后，我们对兴隆公司的人力资源状况进行一些初步的调研和论证（包括向相关的管理管控人员发送初步的调查表格和主管人员的当面交流），经过初步的分析，我们提出以下的分析报告结论。（1）兴隆公司目前的行政人力资源管理管控还停留在手工管理管控阶段、工作效能低，人力浪费严重。（2）目前公司关于行政和人力资源部分的基础数据库尚没有建立，不利于公司的信息化管理管控和资料的积累。（3）员工没有共享资源的办公桌面和公共交流的平台。（4）人力管理管控人员没有各类报表和信息为领导决策提供支持。（5）兴隆公司具有自

8、身管理管控方面的独特需求。例如公文和重大事项的合作议事制度方面。在确定进一步合作的前提下，我中心将介入到兴隆公司的行政办公和人力系统的建设中来，将会更多地与公司管理管控人员进行充分的交流和沟通，以确定让系统能满足公司发展的需求。第四章相关项目设计草案基本原则：按照我们多年来在企业信息化建设的经验，应该一开始形成“总体规划、分布实施”的总原则，按照该原则的指导思想，我们将兴隆公司的信息化工作分成如下图所示意的若干部分。兴隆公司信息化建设体系结构示意图市场情报系统基础数据层员工库、公文库、合同合约库、客户情况库、市场情报库、公司信息库已经完成行政及人力资源系统一期待完成部分其中各层表示的合适的内容

9、为：基础数据层面：包括员工的基础数据、企业基础数据、人力基础数据、合同合约基本数据、市场和情报数据以及公司的基本情况。该层是信息系统建设的基础，也是需要认真设计和规划的部分。业务层次：主要是完成具体业务流程而产生的，其数据来源于基础数据层次并获得其他外部的数据。该层次主要解决企业在经营和管理管控上的问题。能解决企业管理管控效率低下，层次不高的局面。而客户关系和市场情报等系统的建设将直接给企业带来经营上的机遇。决策支持层：将直接为企业的决策提供支持，该系统的建立十分依赖基础数据层和业务管理管控层的建设水平，企业的高层领导能通过该层了解企业经营和管理管控方面的问题和状况，以便为企业的长远发展做出有

10、利的决策。第一期建设行政及人力资源系统体系结构示意图个人办公任何系统的建设都不是一躇而就的事情，因此，结合兴隆公司的实际情况，我们建议首先对外开展企业门户的建设，以提高公司的外在形象；对内进行行政办公和人力资源管理管控的建设，以便提高工作效率，节约劳动成本。行政及人力资源管理管控功能图个人信息个人办公公文管理管公共信息重要通知待办事宜提示公司新闻公司论坛创建公文创建公文流程公文流转审批公文处理入库合同合约管合同合约订 立合同合约执 行合同合约变更 合同合约结算 执行评估合同合约资付款相关计划 付款审定人力资源二二匚人事基本信息管理管控招聘管理管控人事合同合约管理管控薪资管理管控综合考评绩效人力

11、资源状况分析（一）功能分类介绍（1）个人行政办公桌面：该系统是员工工作的基本平台，相当于实际的办公桌面系统。员工在此桌面上具有个人公共信息（如公司的通讯录、通知、个人资料、电子邮件等），公司论坛系统、新闻发布系统（包括共创刊物发表系统）等。该系统是员工工作的基础，按照不同权限和职位拥有不同的功能界面。个人信息。包括简略资料和完全资料两部分，简略资料能便于员工之间的了解，尤其是人员变动频繁的机构很有必要建立。完全资料包括了员工个人的所有合适的内容。公共信息：包括公司通讯录和资料库等，个人简单信息修改后在这里实时得到体现很查询。通知公告：公司的重要通知，将以高亮滚动的形式进行提示。 待办事宜提示：

12、如对需要审批、或应答的问题的提示。 新闻系统：包括向共创刊物发表文章和网站发布等。 兴隆论坛：员工的企业内部论坛（2）公文流转审阅系统该系统是为有效解决兴隆公司很多中层干部经常外出，文件的流转审批费而设计的一个功能模块，也是提升公司办公效率和习惯的重要管理管控改革。经过次模块的建设，经常为等一个领导的签字或意见耽误时间和效率的现象将得到根除，并将建立其文件档案的电子化管理管控体系。具体的模块包括： 创建公文筹建公文实际上包括：拟稿：拟稿人进行填写主题词、文件标题、主送部门、抄送部门、报抄部门、附件、机密程度、紧急程度等合适的内容查询：可根据公文的机密程度（一般、机密、绝密）进行有选择的查询。合

13、同合约文件（详见下面介绍的合同合约管理管控）基础部分也是在次 创建公文文流程可以根据企业需要随时调整流程，流程结束后由文件及相关信息直接归档。归档后的文件，可以按机密等级分权限进行查询，查询权限可以由用户指定。2 .收文流程收文流程主要是处理收到上级部门及其它部门的公文，对收文进行登记和维护，并提供查询,同时对收文的全过程进行有效控制和跟踪，实现完善的收文流程等。收文流程主要包括：收文：登记人将收到的公文进行登记整理，交领导进行审批。审批：领导将收到的公文进行批阅，批阅完成后交办理人进行办理。办理：办理人将领导批阅过的公文进行办理，办理完成系统自动存档。查询：相关人员可以对收到的公文及其信息进

14、行查询。公文的概念是一个很重要也很具有灵活性的模板，在次系统下，企业发生的很多流程都可以根据次得到规范化的处理，例如：3 .会议流程实现会议室管理管控、会议审批、相关计划、准备、记录、查询的功能。在会议召开前可以对会议的议题和合适的内容进行审批和准备，准备合适的内容包括合理地安排会议的参加人员、时间、场地、合适的内容议题，准备会议文件，以电子邮件或打印会议单的方式发放会议通知等。对已召开的会议可以对出席情况、议题讨论结果、会议决议等合适的内容作记录并整理会议纪要。会议流程主要包括：起草会议：由起草人填写会议相关计划，其中包括会议的合适的内容、开会时间、地点等合适的内容，发送给会议安排人进行安排

15、。会议安排：会议安排人收到会议相关计划，进行会议的安排，并填写会议的安排情况等信息，然后进行开会。会议总结：会议的总结人进行会议的总结并提交会议纪要，发送给领导进行审批。领导审批：领导收到会议的总结后进行审批，审批完成后进行会议数据自动存档。查询：可根据会议的机密程度（一般、机密、绝密）进行有选择的查询。5 .出差流程出差流程是实现出差前的申请和审批、出差后的总结、审批和费用的报销等，同时对出差的全过程进行有效控制和跟踪，实现完善的出差流程等。出差流程主要包括：出差申请：由出差申请人填写出差任务单，发送审批人进行审批。出差审批：审批人进行出差任务单的审批，审批完成后发送出差申请人。出差返回：出差申请人出差返回，填写出差情况汇报及差旅费，抱审批人进行审批。出差汇报：审批人进行出差情况汇报及差旅费的审批后，发送财务部进行审查及报销。财务：财务进行差旅费的审查及报销，最后系统自动存档。查询：公司领导及个人可对出差的情况进行查询。6 .工作相关计划工作相关计划主要实现企业员工、部门领导在不同阶段的本次工作总结及下次工作相关计划，并提供查询和维护，同时对工作相关计划和总结的全过程进行