2024电大作业办公室管理形成性考核册作业答案.docx

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1、中心广播电视高校行政管理理专科办公室管理形成性考核册作业答案（2024）第一次形成性考核作业题目解析一、将办公室实务工作的简要内容填入下列表格，内容基本相同的填在一行中。这道问题是针对教材第一章中办公室实务范围和内容予以设计的，主要考虑是，让同学们对办公室的具体业务有一个比较全面的了解，能够对三类文员，即国内一般性文秘工作、国外一般性文秘工作和国内外企文员工作的共性工作和一般性区分有一个大致的了解。同学们在填表格内容时，应当留意要会“合并同类项“，也即将内容基本相同的，填在同一行中。当然有些内容可能因工作管辖范围和责任等因素置放在一起未必合适,但只要能够自己说出理由也是可以有自己的推断和归类的

2、。问题源于教材第一章第2点“办公室实务的范围和内容”。（P3-P5页）参考性解答：办公室实务工作一览表序号国内一般性国外一般性国内企业（含外企）1文书撰写按上司的口头或书面指示完成信函O记录上司指令及会谈、会议内容。2文书制作复印资料。打印文稿及表格。文书处理在权限内按自己的意思发出信函。信函和邮件的处理。4档案管理档案管理。5会议组织支配会议事务，并做会议记录或纲要。记录上司指令及会谈、会议内容。6调查探讨帮助上司打算书面的财务报告、探讨报告。7信息资料打算好公司要公开的资料；替上司收集演讲或报告的资料；整理并组织好粗略的资料。收集及整理各种信息。信访工作替上司接洽外界人士。例如记者、工会职

3、员等。接待来宾和员工的来访。9接待工作接待来访来宾；替公司来宾订饭店的房间、订机位、发电报、打电话。10协调工作以电话往来维持和外界的良好公共关系。11督查工作督导一般职员或速记员。12日程支配替上司定约会并做好记录；为上司支配旅行或考察。日常事务阅读并分类信件；自动处理例行的事务；替上司保管私人的、财务的或其他的记录。通讯事务、电话；照料上司身边的琐事。14办公室管理办公室环境的布置和整理；保管办公室设备及用品。15其他临时交办的事项以速记登记上司交待的事项；执行上司留在录音机中的叮嘱。执行上司交办事项。16替上司申报交纳所得税及办理退税。外出办事，如银行、邮局等。上面的回答可供参考，因为有

4、些内容划分在一类中好像不是很妥当。比如：记录上司指令及会谈、会议内容一项，它既可以是文书撰写的内容，也可以是会议组织的内容；这种状况，可以将两栏都填上这一项。还有些内容要分开来写。比如：通讯事务、电话、信函和邮件处理一项，前两项是日常事务的内容，后两项则是文书处理的内容。又如外出办事，如银行、邮局等工作也可能是“其他临时交办的事项”栏中的工作内容。二、办公用易耗品主要包括哪些？这个问题教材中有明确的表述，只是同学在回答问题时，除了回答出教材中的有关内容以外，还应留意在日常办公室工作中，随着现代化办公技术手段的改变，又有许多新的易耗品出现，教材所列出的项目肯定不全，我们应当予以留意，如墨盒、墨粉

5、等等，当然完成作业可以依据教材内容回答即可。问题源于教材第一章第5点的“办公用品的种类”。(P19-P20)办公用易耗品主要有：1 .信封、纸张；2 .软盘、光盘等；3 .铅笔；4 .圆珠笔；5 .签字笔或钢笔；6 .修正液或修正带；7 .印盒；8 .各种小型机器，如订书机(包括订书针)、打孔机、装订机(包括装订线)、日期号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等；9 .小刀；10 .日历等；11 .其他，如标签纸、直尺、三角尺、透亮胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大头针、纸夹等。三、简要阐述文员工作的三个步骤，相互关系如何？这个问题主要是通过对文员工作三个步骤的相识,加深同学们对文员实务中工

6、作运行科学有效性的相识，同时也能够对三个步骤之间的关系问题有一些概念性的相识，留意用一些联系的观点来看待问题，也就是相识到三个步骤不是分开独立的，而是相互联系形成一个循环系统。问题源于教材其次章第1点”文员工作指导思想”。(P25-P27)文员工作分为三个步骤：支配、实施和检查。1 .支配的步骤，在事情没有起先前要先做好支配，充分了解即将起先的工作内容，并思索以什么方法进行效率会最佳。2 .实施的步骤，是依据支配从事工作的阶段，这个阶段检查是否依据当时所拟定的依次进行；上司所指示的工作无论是哪一种，都要正确地实施；协作上司预期的期限。3 .检查的步骤，是通过评估，探讨工作是否依据支配实施，是否

7、达到了预期，要分析支配和实绩的差异，并把以前进行过的工作或别人做过的工作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析。三者的关系为：先作支配，付诸实施，然后检查结果，围绕“支配一一实施一一检查”这样一个滚动的过程开展。三者相互联系形成一个循环。文员首先要细致制定支配，然后依据这个支配去实施，并严格检查其结果，使得这个结果对下一次的支配有所帮助和启示。同学们在回答这道题目时，须要留意本题一共有两个小问题。不仅要阐述文员工作的三个步骤是什么，而且还要说明三者之间的关系如何，答案须要自己组织，而且要能够理解自己所回答的问题。教材中有相应的论述，同学们应能够依据参考性答案，自己进行相应的归纳，能够用自己

8、的语言组织答案更好。四、依据“优先依次”处理工作原则，虚拟一份半天或一天工作（或家务）支配书。本题主要考核本课程的其次章第1点的“依据优先依次处理工作”这一学问点。在依据“优先依次”制定支配书时，要按以下三个步骤进行：1 .将自己要做的事情分为：A.是否应当做的事？B.是否做或不做都无所谓的事？C.是否不行以做的事？对于A要集中精力做，对于B和C可以从支配中删掉。2 .对于A类事情再进行分类，分为：重要并且紧急的事（优先做）；紧急但是并不重要的事（其次做）；重要但是并不紧急的事（第三做）；虽有做的价值，但是既不重要也不紧急的事（可以请他人代劳）。3 .与上司形成默契，可以干脆找上司商议、请示。

9、本题的例子请同学们见教材第28页，问题的关键是同学们应当尽量结合自己的工作生活实际，我们每个人在自己的工作生活支配中都会有自己支配做的、急于做的、非做不行的一些事情，而能够依据“优先依次”支配自己的工作并处理事情，就会极大地节约时间，有效利用时间，就会使得工作忙而不乱，井然有序。同学们在制定支配书时肯定不要抄袭。五、从下列文员工作方法中，随意选择一种或两种，谈谈你的工作体会或对此工作方法的相识。1 .请示方法和报告方法；2 .支配方法和总结方法；3 .受意方法；4 .传达方法；5 .进言方法；6 .变通方法和挡驾方法；7 .分工方法与合作方法。本题源于教材其次章第3点的“文员的工作方法”（P3

10、2-P39）。下面以“受意方法”为例组织相关答案，同学们可以参照答题思路作答。8 .简要说明受意方法：受意就是文员接受和领悟上司的意图。可以分为干脆受意（即领悟上司在会议讲话、文件批示、工作部署或与文员谈话时，干脆就某一问题或某项工作所发表的看法和想法等，易于文员推断和领悟）和间接受意（即上司在平常随意交谈的状况下，或与其他人员谈话种就某一问题、某项工作发表的看法和看法等）。受意方法要留意：（1）擅长领悟上司意图，不要曲解上司意图；（2）备好记录本，记录下指示要点；（3）留意倾听，专心推断指示的用意；（4）必要时可以提问，直至明白意图为止，但不要打断谈话；（5）如有不同看法，可以公开提出，但要

11、言之成理，并要留意方式、看法；（6）接受指示后，要不失时机地贯彻实施。9 .结合实际谈体会。我曾经经验过一件事情，使我充分相识到，在受意时，充分做好记录的重要性。才起先工作时，我到一家房地产公司当文员。有一天，总经理把我叫到办公室让我写一份公司的简介，内容要包括四个部分一一公司的历史、公司的现状、公司的硬件和软件配备、公司取得的成果。当时，我没有阅历，没有带上记录本，记录下指示的要点；事后，又怕显得自己没有实力，而没有去请示总经理。只好凭自己大脑中的记忆写，结果写出来的简介根本就不行。后来，我再次向总经理询问，并备好了记录本做好了记录，依据总经理的授意，才写出了各方满足的公司简介。从这个事情中

12、，我体会到了在受意时，做好记录的重要性。同学们在回答这道题的时候，可以只选择其中一个或两个题目进行回答。回答问题的思路是，首先说明所写方法的基本含义，这个主要依照教材中的表述作答即可。回答时还应将方法涉及到的相关留意事项予以说明，如受意方法要留意的问题,进言法要留意的问题等等。回答时还肯定要要留意结合教材，联系实际作答。既做到简要说明教材中的相关学问点，又能够结合实际谈出自己的体会。这是一个比较典型的理论结合实际的题目，信任我们在工作中常常会用到这样一些方法，关键是我们平常可能不会太留意这些方法，而一旦将这些方法理论化又会使我们觉得有些不便,但我们还是应当更为自觉地运用并能够结合实际谈出我们自

13、己的一些相识。为了帮助同学学习这部分内容，下面举例说说进言方法。我是公司一名主管，在做了大量工作并经过深化的调查分析后，觉得有必要向自己的上司提出一些建议，经过反复思索，在这样一些时机下，我应当选择哪个时机，请大家帮忙出出办法。A.在领导午间休息的时候提出来。B.首先简洁地介绍一下你发觉的问题，然后在提出自己的见解。C.在员工的婚宴上向领导提出来。D.直截了当地提出建议。参考答案：大多数领导者都有午休的习惯，午休期间是忌讳被打搅的，因此选项A时间选择不恰当。选项C在员工婚宴这样喜庆的场合中，提出工作建议是不适合的还是另选时机为妙。因而C项也非最佳选择。选择D是和性格直爽的领导比较相宜，我们应当

14、考虑到假如这位领导很爱面子，很留意礼节性的东西，这样做胜利的几率就很小，所以选择D想也不是很合适。在四项答案中选择B应当是比较恰当的。这个选项既留意了说明自己所发觉的问题，同时也把自己的见解予以表达。就四个选项而言，A和B选择时机不当，即适时、适地不当，而D项适度有所欠缺。下面一段文字材料供同学们在学习进言方法时参考：刚好给领导提出科学、合理的看法和建议，既是下属的应尽职责，更是下属展示才能、赢得上司赏识和器重的一条重要途径。但是,科学合理的建议并不肯定能被领导接受和接受，给领导献言献计的部属也不肯定都能得到领导的信任和重用。这里的关键就在于要驾驭向领导进言的技巧和方法。一、适销对路提建议的最

15、终目的是要让领导接受，但建议能否被接受，首先取决于建议的内容是否“对路”，是否适合领导的“口味”。韩非子就曾提出，下属不能随意向上司进言。他提出几种状况：其一，君主隐私策划的事，不知情者贸然进言就会有危急；其二，君主表里不一的事，谁把状况说破，谁就会有危急；其三，为官经验还不深，还未得到君主的信任时，假如把自己的才能全显露出来，那么即便谋划胜利也不会受赏；假如谋划失败，反而受怀疑。韩非子所列举的这些状况，其实就是由于未对领导的脾性、好恶等进行充分驾驭所导致的。这其实就是在告诫我们，知事当然重要，而知人则更为重要，因为，不同的领导具有不同的特性、习惯和思维方式，对于特定问题，有着不同的考虑，而这些都有可能确定性地影响下属建议的命运，影响领导对下属的评价。因此，下属欲做到“百发百中”，就首先要做到“知己知彼”，不仅要学会“胸中有良方”，还要学会“对症下药”，对领导及其领导方式、工作方法有肯定的了解。为此，应当做到：1.要领悟领导所实行的方针；2 .要洞悉领导的人格和行为；3 .要驾驭领导对下属的期盼；4 .要顺应领导的工作方式和工作思路；5 .要明白领导的好恶及对问题的看法；6 .要理解和体